Introduction

Pour plusieurs, passé et archives riment avec vieux, anciens et inutiles, oubliant que

la minute qui s’écoule appartient déjà au passé, que le mot tracé,

comme l’image et le son fixés, sont « archives ».

Gilles Héon, dans Les Chemins de la Mémoire, tome III.

La durée de conservation des documents, surtout ceux en format papier, tels que déclarations de revenus, fac-tures, bordereaux de paye ou garanties préoccupe beaucoup de personnes. C’est pourquoi nous vous offrons une version revue et augmentée du guide Comment classer vos archives personnelles produit par Gilles Héon, archiviste, et ses collaborateurs.

Le but premier de cet ouvrage consiste à aider les gens à trouver leurs documents en les organisant facilement par sujet, puis, pour chacun d’eux, de proposer des délais de conservation en regard des lois en vigueur et de vos besoins pressentis. Finalement, vous pourrez constituer un fonds familial, ou plus simplement une série de documents que vous conserverez pour laisser un héritage et pour étoffer les recherches des généalogistes. Par ailleurs, ce guide sera également utile à l’archiviste qui traite les fonds d’archives privés, c’est-à-dire des docu-ments acquis par un centre d’archives et qui constituent un fragment de l’identité et de l’histoire québécoises.

Vous remarquerez que ce guide est organisé selon 13 séries documentaires représentant les sphères de votre vie et réparties dans quatre parties faciles à retenir: Ce que je suis, Ceux et celles que je fréquente, Ce que je fais et Ce que je possède.

De chacune de ces séries découlent les regroupements logiques par sujets des différents types de documents que vous produisez ou recevez. Pour chaque sujet, une durée de conservation est associée. Ces délais sont sym-bolisés par les pictogrammes suivants :

Vous observerez d’abord le sablier; celui-ci vous permettra de connaître la durée minimale pen-dant laquelle vous devez garder un document en fonction des lois gouvernementales. Par la suite, vous pourrez décider de disposer ou de conserver certaines pièces.

Pour vous aider dans votre choix, nous avons ajouté un deuxième pictogramme, un coffre aux tré-sors vous suggérant la conservation d’éléments significatifs pour vous ou pour votre entourage. Par exemple, pensez à vos photographies qui illustrent qui vous étiez, ce que vous faisiez, où vous viviez. Cela pourra intéresser les générations futures.

Nous aimerions vous rappeler que dans le cas où vous décideriez de disposer de vos documents, il faut prendre les arrangements appropriés : déchiqueter ceux qui comportent des informations personnelles, comme votre adresse, votre numéro d’assurance sociale ou vos numéros de compte bancaire. Le vol d’identité est monnaie courante et personne n’est à l’abri; il faut savoir prendre les précautions de base.

En ce qui concerne les documents que vous souhaitez conserver pour la pérennité, certaines actions préventives sont à respecter. En effet, un endroit sec et frais demeure souhaitable. Pour les documents technologiques, des mesures différentes s’ajoutent. La désuétude des supports rend inopérante leur lecture. À la vitesse où les sys-tèmes évoluent, comme les ordinateurs, les appareils d’enregistrement (audio et vidéo), dans quelques décen-nies leur contenu deviendra illisible par les machines. C’est pourquoi nous recommandons d’imprimer vos docu-ments numériques. Un autre moyen existe, mais constitue un effort supplémentaire : la conversion régulière et systématique. Concrètement, voici un exemple. Jadis, les films se retrouvaient sur pellicules. De la pellicule, il a fallu passer à la version BETA, puis au format VHS. Ensuite, celui-ci devenant désuet a été remplacé par le dévédé. Dans quelques années, de nouveaux formats apparaîtront et nous devrons nous adapter.

Le guide Comment gérer vos documents personnels se propose de vous aider en suggérant une méthode d’organisation des documents et en déterminant le temps de conservation pour ceux-ci. Nous espérons que vous y trouverez des éléments d’information qui retiendront votre attention et pour lesquels vous attendiez des réponses. Dans d’autres cas, il y a peut-être un archiviste près de chez vous pouvant vous aider.

Natalie Bissonnette

Archiviste professionnelle

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