Utilisation du plan de classification

 

Archives familiales

Les archives familiales sont constituées des fonds d’archives personnelles de chacun des membres d’une

même famille.

 

Fonds d’archives personnelles

Chaque membre de la famille constitue son propre fonds d’archives personnelles en regroupant les documents

qu’il produit, reçoit ou rassemble dans le cadre de ses activités, de ses fonctions et de ses intérêts.

Chaque fonds d’archives personnelles se subdivise, au besoin, en séries (qui représentent des domaines

d’activités), sous-séries (qui représentent des activités) et sous-sous-séries (qui représentent des sous-

activités ou des groupes de dossiers). Chaque série, sous-série ou sous-sous-série contient à son tour des

dossiers constitués de pièces qui ont un lien entre elles.

 

Structure de classification du fonds d’archives personnelles

 

Niveau 0 000 SÉRIE : domaine d’activités

Dossier1 (s’il y a lieu)

Pièce2 1 / Pièce 2 / etc.

 

Niveau 0 000 SOUS-SÉRIE : activité

Dossier ou Dossier

Pièce 1 / Pièce 2 / etc. Sous-dossier [-10]

Pièce 1 / Pièce 2 / etc.

Sous-dossier [-20]

Pièce 1 / Pièce 2 / etc.

 

Niveau 0 000 SOUS-SOUS-SÉRIE : sous-activité ou groupe de dossiers

Dossier

Pièce 1 / Pièce 2 / etc.

 

1. Chaque dossier se classe selon les consignes fournies dans le plan de classification ou encore par ordre alphabétique, chronologique ou

numérique.

2. Les pièces de chaque dossier ou sous-dossier se classent par ordre chronologique, de la plus ancienne à la plus récente.

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Procédure de classification

 

1. Prendre connaissance du document.

2. Identifier le type de document et l’activité dont il découle.

3. Déterminer dans quel contexte il se situe afin de le joindre à l’ensemble des documents relatifs à

une même activité, soit la série ou la sous-série.

4. Consulter l’index pour repérer la cote numérique associée au type de document et l’activité à

laquelle il correspond.

5. Repérer, dans le plan, l’unité de classification à laquelle correspond cette cote.

6. S’assurer que le document à classer est conforme à la définition de cette unité spécifique de

classification.

7.1. Dans le cas d’un nouveau dossier : ouvrir un dossier dans lequel sera classé le document, en

attribuant à ce dossier une cote et un titre.

7.2. Dans le cas d’un dossier déjà existant : ajouter le document dans le dossier en respectant l’ordre

chronologique.

 

Exemples : Où classer...

 

1. ... la police d’assurance sur les biens mobiliers ?

En suivant la procédure de classification ci-dessus, vous obtenez la réponse suivante : 9 800 Gestion des assurances des personnes et des biens mobiliers

Le titre du dossier ainsi créé dans cette série sera :

9 800 Police d’assurance automobile

Regrouper dans ce dossier toutes les pièces relatives à la police d’assurance automobile

Le dossier « Police d’assurance sur les biens » est classé sous la cote générale 9 800 parce que les assurances couvrent tous les types de biens mobiliers en même temps.

 

2. ... le curriculum vitæ produit en vue d’un emploi sollicité à l’Office de la langue française ?

En suivant la procédure de classification ci-dessus, vous obtenez la réponse suivante : 7 200 Sollicitation d’emplois

Le titre du dossier ainsi créé dans cette sous-série sera :

7 200 Office de la langue française

Regrouper dans ce dossier toutes les pièces relatives à la sollicitation d’un emploi à l’Office de la langue française, dont le curriculum vitæ.

 

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3. ... la convention collective des fonctionnaires de la Ville de Gatineau où vous êtes employé?

En suivant la procédure de classification ci-dessus, vous obtenez la réponse suivante : 7 300 Occupation d’emplois, [-30] Relations professionnelles

Le titre du sous-dossier ainsi créé sera :

7 300 Ville de Gatineau, [-30] Relations professionnelles

Regrouper dans le sous-dossier « Ville de Gatineau, [-30] Relations professionnelles » toutes

les pièces relatives aux relations professionnelles, dont la convention collective.

 

4. ... le diplôme de maîtrise en histoire de l’Université de Montréal ?

En suivant la procédure de classification ci-dessus, vous obtenez la réponse suivante : 6 600 Niveau universitaire, [-10] Activités administratives

Le titre du sous-dossier ainsi créé sera :

6 600 Université de Montréal / Session Hiver 2000, [-10] Activités administratives

Regrouper dans le sous-dossier «Université de Montréal / Session Hiver 2 000, [-10] Activités

administratives» toutes les pièces relatives aux activités administratives, dont le diplôme de

maîtrise en histoire.

 

Signification des pictogrammes

 

Énumération des types de documents quel que soit leur support. (Papier, dévédé, pellicule,

photographie, etc.)

 

Mode de classification des documents

 

Avertissement

 

Utilisation courante et obligation légale

 

Constitution de la mémoire familiale et personnelle

 

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