Book 1
Ce que je fais
6 000 Études et perfectionnement
« “Qui s’instruit, s’enrichit” qu’y disaient ! »
Cette série comprend tous les documents produits, reçus ou réunis dans un cadre de vie académique, qu’il s’agisse de la formation préscolaire, d’études régulières ou de perfec-tionnement. Ces documents touchent tous les aspects administratifs, académiques et para-scolaires de la vie étudiante.
7 000 Gestion des emplois
« Travailler, c’est trop dur... »
Zacharie Richard
Cette série comprend tous les documents reliés à la recherche et à l’occupation d’un emploi rémunéré, qu’il soit permanent, temporaire ou ponctuel, qu’il s’exécute pour son propre compte ou pour un employeur. On y retrouvera aussi les documents relatifs à la préparation à la retraite.
8 000 Loisirs et divertissements
« J’aurais voulu être un artiste... »
Luc Plamondon
Cette série recouvre les activités de développement personnel autres que les activités sco-laires et de perfectionnement (voir les rubriques 6 000 et 7 300-70). Des premiers appren-tissages aux habiletés acquises, elle contient les documents qui témoignent des intérêts développés dans tous les domaines du savoir, des jeux ou de la détente.
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6 000 Études et perfectionnement
« Qui s’instruit, s’enrichit » qu’y disaient !
Cette série comprend tous les documents produits, reçus ou réunis dans un cadre de vie aca-
démique, qu’il s’agisse de la formation préscolaire, d’études régulières ou de perfectionnement.
Ces documents touchent tous les aspects administratifs, académiques et parascolaires de la vie
étudiante.
Dans chaque sous-série, on formera un dossier par année ou par session en classant les documents
dans l’ordre des activités énumérées ci-dessous :
-10 Activités administratives
Les activités administratives concernent l’admission, l’inscription, la confirmation des résultats obte-
nus et toutes les opérations de nature financière reliées aux études.
Parmi ces documents, on trouvera : demandes d’admission, formulaires d’inscription, cartes d’étudiant,
dossiers de prêts et bourses, factures et reçus, ententes avec des institutions bancaires, bourses
d’études, relevés de notes, bulletins scolaires, diplômes et autres distinctions, comme les médailles
de mérite scolaire, etc.
-20 Activités académiques
Les activités académiques touchent tout ce qui se rapporte à l’assistance aux ateliers ou aux cours, aux
exercices et aux examens.
Parmi ces documents, on trouvera : plans et notes de cours, travaux, évaluations, copies d’examens,
rapports de stages, etc.
-30 Activités parascolaires
Les activités parascolaires peuvent être artistiques (troupe de théâtre, chorale, etc.), scientifiques
(club de naturalistes, d’astronomie, etc.), sportives et communautaires (aide aux démunis, campagne
pour le tiers-monde, scoutisme, bénévolat, radio étudiante et journalisme étudiant, etc.)
Parmi ces documents, on trouvera : journaux étudiants, publications, programmes de spectacles, car-
tons d’invitation à des rencontres d’anciens, etc.
e que je fais
C
Les règles de gestion suivantes s’appliquent à l’ensemble des unités de classification de cette série.
Pour fins fiscales, garder 6 ans :
• les preuves de paiement de scolarité et autres frais connexes,
• les dossiers de prêts et bourses après remboursement complet.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• les demandes d’admission jusqu’à leur acceptation ou leur refus, • le formulaire d’inscription à une activité scolaire ou parascolaire jusqu’à la fin de l’activité, • le plan de cours jusqu’à la fin du cours,
• les cartes d’étudiants jusqu’au remplacement,
• les autorisations d’absence pour la durée de l’absence,
• les copies d’examens jusqu’à l’obtention du diplôme.
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Aux fins de consultation et de référence, garder tant qu’utiles :
• les notes de cours, les notes de recherche, les rapports d’activités et de stages, les travaux
scolaires,
• les photographies, les vidéocassettes, les dévédés, les documents sonores, • les recommandations, les relevés de notes, les certificats et diplômes d’études, • le journal étudiant auquel vous avez contribué et le livre des finissants de votre promotion, • les marques de mérite scolaire.
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les documents qui témoignent des institutions scolaires que vous avez fréquentées, • les documents qui témoignent de vos années d’études et de vos résultats scolaires, • les documents qui témoignent de vos activités parascolaires,
• les photographies, les vidéocassettes, les dévédés et les documents sonores datés et iden-
tifiés relatifs à vos activités scolaires et parascolaires les plus significatives,
• les documents qui témoignent de votre personnalité et de vos intérêts personnels, • les documents qui témoignent des étapes importantes de votre vie.
6 100 Niveau petite enfance
Cette sous-série comprend tous les documents réunis dans le cadre de la formation préscolaire
du niveau petite enfance. Ces documents touchent tous les aspects administratifs, académiques
et parascolaires de cette formation.
Dans cette sous-série, on formera un dossier par année dans l’ordre des activités énumérées dans l’encadré apparaissant sous la rubrique 6 000. Ainsi :
6 101 Première année du niveau petite enfance, [-10] pièces relatives aux activités administratives.
Voir 6 000 C
e que je fais
Voir 6 000
6 200 Niveau maternel
Cette sous-série comprend tous les documents réunis dans le cadre de la formation préscolaire
de niveau maternel. Ces documents touchent tous les aspects administratifs, académiques et
parascolaires de cette formation.
Dans cette sous-série, on formera un dossier par année dans l’ordre des activités énumérées dans l’encadré apparaissant sous la rubrique 6 000. Ainsi :
6 201 Première année du niveau maternel, [-10] pièces relatives aux activités administratives.
Voir 6 000
Voir 6 000
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6 300 Niveau primaire
Cette sous-série comprend tous les documents réunis dans le cadre de la vie académique de
niveau primaire. Ces documents touchent tous les aspects administratifs, académiques et para-
scolaires de la vie étudiante.
Dans cette sous-série, on formera un dossier par année dans l’ordre des activités énumérées dans
l’encadré apparaissant sous la rubrique 6 000. Ainsi :
6 301 Première année du niveau primaire, [-10] pièces relatives aux activités administratives.
Voir 6 000
Voir 6 000
6 400 Niveau secondaire
Cette sous-série comprend tous les documents réunis dans le cadre de la vie académique de
niveau secondaire. Ces documents touchent tous les aspects administratifs, académiques et
parascolaires de la vie étudiante.
Dans cette sous-série, on formera un dossier par année dans l’ordre des activités énumérées dans
l’encadré apparaissant sous la rubrique 6 000. Ainsi :
6 401 Première année du niveau secondaire, [-10] pièces relatives aux activités administratives.
Voir 6 000
Voir 6 000
e que je fais
C 6 500 Niveau collégial
Cette sous-série comprend tous les documents réunis dans le cadre de la vie académique de
niveau collégial. Ces documents touchent tous les aspects administratifs, académiques et para-
scolaires de la vie étudiante.
Dans cette sous-série, on formera un dossier par session dans l’ordre des activités énumérées dans
l’encadré apparaissant sous la rubrique 6 000. Ainsi :
6 501 Première session du niveau collégial, [-10] pièces relatives aux activités administratives.
Voir 6 000
Voir 6 000
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6 600 Niveau universitaire
Cette sous-série comprend tous les documents réunis dans le cadre de la vie académique de
niveau universitaire. Ces documents touchent tous les aspects administratifs, académiques et
parascolaires de la vie étudiante.
Dans cette sous-série, on formera un dossier par session dans l’ordre des activités énumérées dans l’encadré apparaissant sous la rubrique 6 000. Ainsi :
6 601 Première session du niveau universitaire, [-10] pièces relatives aux activités administratives.
Voir 6 000
Voir 6 000
6 700 Perfectionnement
Cette sous-série comprend tous les documents réunis dans le cadre de sessions de perfec-
tionnement en dehors d’un contexte d’emploi (voir la rubrique 7 300-60, ci-dessous). Ces docu-
ments touchent tous les aspects administratifs, académiques et parascolaires de la vie étudiante.
Dans cette sous-série, on formera un dossier par session dans l’ordre des activités énumérées dans l’encadré apparaissant sous la rubrique 6 000. Ainsi :
6 701 Première session de perfectionnement, [-10] pièces relatives aux activités administratives.
Voir 6 000 C
e que je fais
Voir 6 000
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7 000 Gestion des emplois
« Travailler, c’est trop dur... »
Zacharie Richard
Cette série comprend tous les documents reliés à la recherche et à l’occupation d’un emploi ré-munéré, qu’il soit permanent, temporaire ou ponctuel, qu’il s’exécute pour son propre compte ou pour un employeur. On y retrouvera aussi les documents relatifs à la préparation à la retraite3.
Les règles de gestion suivantes s’appliquent à l’ensemble des unités de classification de cette série.
Pour fins fiscales, garder 6 ans :
• les documents relatifs aux frais de recherche d’emploi,
• les documents relatifs à la rémunération de travail,
• les documents relatifs aux avantages sociaux.
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les documents qui témoignent du cheminement de votre carrière et ceux qui attestent de
la qualité de vos relations avec votre milieu de travail,
• les témoignages d’appréciation,
• les rapports d’activités ou de stages qui témoignent de vos implications professionnelles, • les textes que vous avez produits dans le cadre d’activités de représentation ou de diffusion, • vos cartes professionnelles et de visite,
• les documents qui révèlent une maladie grave.
7 100 Préparation au marché du travail
Cette sous-série comprend les documents produits et reçus dans le cadre de démarches faites au-près d’organismes ou de professionnels en orientation ou en placement, les documents reliés aux sessions et ateliers préparatoires à toute demande d’emploi de même que la documentation sur
e que je fais les professions intéressant le créateur du fonds d’archives. C
Voir 7 000
Voir 7 000
3 On veillera à s’assurer qu’il ne s’agit pas ici des documents de l’entreprise elle-même, fût-elle de nature familiale. Ces documents
peuvent être classés en s’aidant des ouvrages suivants : Guide de classification et de classement des documents des associations
et autres organismes de même nature, Québec, Association des archivistes du Québec, 1997 et le Guide de gestion des archives
d’entreprise, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Réseau des services d’archives du Québec, 2009
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7 200 Sollicitation d’emplois
Cette sous-série concerne les dossiers de demandes d’emploi faites auprès des employeurs éventuels.
Parmi ces documents, on trouvera l’appel de candidature, la lettre de convocation, le curriculum vitæ spécifique à chaque demande d’emploi, les lettres de présentation et de recommandation, etc.
On formera un dossier par employeur ou par emploi sollicité.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• les offres d’emploi, les appels de candidatures, les lettres de recommandation, les convoca-
tions, les descriptions de poste jusqu’à la fin du processus d’embauche,
• les demandes d’emploi jusqu’à leur acceptation ou leur refus,
• les curriculum vitae jusqu’à leur remplacement.
Voir aussi 7 000
Voir aussi 7 000
7 300 Occupation d’emplois
Cette sous-série contient tous les documents témoignant des liens avec l’employeur et le milieu
de travail. C
e que je fais
On formera un dossier par employeur ou par emploi en classant les documents dans l’ordre suggéré ci-dessous. Ainsi :
7 301 Premier emploi : Bombardier Inc., [-10] pièces relatives à la gestion de l’emploi.
7 301 Premier emploi : Bombardier Inc., [- 20] pièces relatives à la gestion de la paie et autres ré-munérations.
Etc.
Les règles de gestion suivantes s’appliquent à la sous-série.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• les frais de déplacement ou de représentation jusqu’au remboursement, • les autorisations d’absence jusqu’au retour au travail,
• les feuilles de présence pendant une année,
• les bordereaux et talons de paie pendant 2 ans,
• les conventions collectives en vigueur,
• les griefs jusqu’à leur règlement,
• les démissions jusqu’à la fin du processus de départ.
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Aux fins de consultation et de référence, garder :
• le certificat de travail,
• le contrat d’engagement,
• les rapports d’activités,
• les conférences que vous avez prononcées ou qui vous ont interpellé, • les descriptions de tâches.
Voir aussi 7 000
-10 Gestion de l’emploi
Ces documents concernent l’engagement ou la nomination, l’attribution et la description des tâches
régulières ou ponctuelles, l’évaluation et la gestion du rendement, les avancements d’échelon, les
modifications d’emploi et les promotions, les rapports d’activités, les recommandations et les sanc-
tions de l’employeur, les démissions ou les départs, etc.
-20 Gestion de la paie et autres rémunérations
Ces documents de nature financière concernent la gestion des sommes perçues ou dues dans
l’exercice d’un emploi (remboursement des frais de déplacement ou de représentation, augmenta-
tion salariale, prime au rendement, boni, bordereau de paie, état des dépôts de salaire, feuilles de
temps, autorisations d’absence, congés de maladie, congés de maternité, dossier-assiduité, relevés
d’emploi, etc.)
-30 Relations professionnelles
Ces documents touchent à tous les aspects du travail professionnel, dont la vie syndicale. Elle com-
prendra les relations avec les supérieurs et les collègues de travail. Enfin, y sera évoquée la participa-
tion aux activités sociales et récréatives dans l’organisation.
-40 Contributions professionnelles
Ces documents, produits par le créateur du fonds d’archives, témoignent de sa créativité et de son
expertise dans le cadre de sa prestation d’emploi..
-50 Relations publiques
Ces documents relatent toutes les activités de représentation (conférences, exposés, montage ou ani-
mation d’expositions ou de cours, publications, etc.) faisant appel à l’expertise de l’employé, créa-
teur du fonds d’archives, et approuvées par l’employeur.
e que je fais -60 Connaissance de l’entreprise C
Ces documents d’information, produits par l’entreprise, portent sur son histoire de même que sur les
lieux et bâtiments qu’elle a occupés.
-70 Perfectionnement en emploi
Ces documents concernent les congrès, colloques, cours, stages, sessions de perfectionnement suivis
à la demande de l’employeur ou approuvés par lui et, par conséquent, assumés financièrement par
lui en tout ou en partie.
-80 Fin de l’emploi
Ces documents sont produits ou reçus par le créateur du fonds d’archives à l’occasion de la fin de sa
prestation d’emploi. Cette section se distingue de la -10, parce qu’elle n’est utilisée que lors de la
cessation du lien d’emploi.
Parmi ces documents, on trouvera s’il y a lieu : avis de licenciement, lettre de démission, documents
relatifs aux prestations d’un régime de retraite ou à une autre forme de pension ou de rente, té-
moignages d’appréciation, discours, etc.
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7 400 Préparation à la retraite
Cette sous-série touche à tous les aspects de la préparation à la retraite, qu’il s’agisse de planifica-
tion financière, de questions juridiques, d’avantages sociaux ou d’adaptation psychosociale à cette
nouvelle étape de la vie.
Voir 7 000
Voir 7 000
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8 000 Loisirs et divertissements
« J’aurais voulu être un artiste... »
Luc Plamondon
Cette série recouvre les activités de développement personnel autres que les activités scolaires
et de perfectionnement (voir les rubriques 6 000 et 7 300-70). Des premiers apprentissages aux
habiletés acquises, elle contient les documents qui témoignent des intérêts développés dans tous
les domaines du savoir, des jeux ou de la détente.
Les règles de gestion suivantes s’appliquent à l’ensemble des unités de classification de cette série.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• la preuve d’adhésion ou d’abonnement à un club, un groupe, un organisme, voire une
publication, pour la durée de l’affiliation,
• le formulaire d’inscription à une activité jusqu’à la fin de l’activité,
• les réservations jusqu’à la prestation des services ou jusqu’à la fin du processus de réclamation.
Aux fins de consultation et de référence, garder :
• les photographies, les vidéocassettes, les dévédés et les documents sonores.
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• la preuve de votre adhésion à un organisme pour lequel vous avez occupé un poste admi-
nistratif ou auquel vous avez adhéré plus de 10 ans,
• les photographies, les vidéocassettes, les dévédés et les documents sonores datés et iden-
tifiés relatifs aux activités dans lesquelles vous vous êtes illustré ou qui sont particulière-ment importantes pour vous,
• les documents qui témoignent de vos intérêts particuliers et des traits de votre personnalité.
8 100 Expression de la créativité
Cette sous-série comprend les documents ayant trait aux réalisations personnelles en matière arti-
sanale, artistique, littéraire et scientifique, technologique, et ce, dans un contexte autre que celui
e que je fais des contributions sociales et professionnelles (voir les rubriques 5 300 et 5 400). C Parmi ces documents, on trouvera : compositions musicales, dessins, écrits (poèmes, pièces de théâtre,
romans, nouvelles, etc.), esquisses, photographies, recettes culinaires, sites Internet, blogues, etc.
Selon les besoins, des subdivisions peuvent être créées pour regrouper les différents aspects des ac-
tivités de création culturelles, scientifiques, sociales, religieuses, politiques, sportives, artistiques ou
culinaires du créateur du fonds.
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les compositions musicales, les dessins, les écrits (pièces de théâtre, poèmes, romans, nou-
velles, etc.), les sites Internet et blogues, les esquisses, les photographies et autres réalisa-tions graphiques dont vous êtes l’auteur,
• les diplômes, les certificats et autres preuves de reconnaissance, • les certificats de droits d’auteur,
• les brevets d’invention.
Voir aussi 8 000
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8 200 Participation à des activités de loisirs et de
divertissements
Les documents de cette sous-série témoignent d’une participation active à diverses formes de loi-
sirs et de divertissements en tant qu’interprète, artiste, militant, partisan, sportif, etc.
Selon les besoins, des subdivisions peuvent être créées pour regrouper les différents aspects de la participation du créateur du fonds à des activités culturelles, scientifiques, sociales, religieuses, poli-tiques, sportives, artistiques ou culinaires.
Aux fins de consultation et de référence, garder tant que signifiants pour vous :
• les partitions musicales, les textes dramatiques, les programmes de spectacles auxquels
vous avez participé en tant qu’interprète,
• les coupures de journaux qui relatent votre participation,
• les inscriptions et la programmation des activités dans lesquelles vous vous êtes illustré ou
impliqué.
Voir aussi 8 000
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les partitions annotées que vous avez interprétées comme soliste,
• les textes annotés que vous avez joués comme comédien,
• les documents qui témoignent de votre contribution comme artiste, militant, sportif, etc.,
• les diplômes, les certificats, les trophées, les médailles et autres preuves de reconnais-
sance.
Voir aussi 8 000 C
e que je fais
8 300 Assistance à des activités de loisirs et de divertissements
Les documents de cette sous-série témoignent des activités de loisirs et de divertissements aux-
quelles on assiste à titre de spectateur, comme une pièce de théâtre, un tournoi sportif, un con-
cert, une assemblée politique, un cours de décoration intérieure, etc.
Selon les besoins, des subdivisions peuvent être créées pour regrouper les différentes activités cul-turelles, scientifiques, sociales, religieuses, politiques, sportives, artistiques ou culinaires auxquelles a assisté le créateur du fonds.
Aux fins de consultation et de référence, garder :
• les preuves d’abonnements pour la durée de l’abonnement,
• les billets de spectacle jusqu’à la fin de la représentation,
• les programmes de spectacle qui vous ont marqué.
Voir aussi 8 000
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Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les documents qui témoignent de vos intérêts culturels,
• les documents qui rappellent un événement des plus significatifs pour vous.
Voir aussi 8 000
8 400 Réalisation de voyages
Cette sous-série regroupe les documents portant sur les voyages et excursions d’agrément.
On rangera les itinéraires, les réservations, les notes, les factures, les billets de spectacles ou de mu-
sées, les photographies, les dépliants, etc., par ordre chronologique de voyages ou d’excursions.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée de la police d’assurance et jusqu’à la fin
du processus de réclamation :
• la liste des effets personnels en cas de perte ou vol.
Aux fins de consultation et de référence, garder jusqu’au retour du voyage :
• les cartes géographiques et itinéraires,
• les dépliants et autre documentation,
• les numéros de téléphone, adresses et coordonnées utiles,
• les numéros de cartes de crédit, de guichet automatique et les codes d’accès Internet, • les billets et horaires des compagnies de transport.
Voir aussi 8 000
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les notes et cartes qui documentent un voyage significatif (originalité, durée, distance, in-
cidents, etc.) pour vous,
• les factures ou preuves d’accès à des endroits prestigieux (hôtels, musées, théâtres, cathé-
drales, concerts, parcs d’attractions, zoos, etc.),
• la documentation recueillie,
• le compte rendu ou récit du voyage.
Voir aussi 8 000
e que je fais 8 500 Développement des intérêts C
Cette sous-série rend compte de recherches dans divers champs d’intérêt personnel.
Parmi ces documents, on trouvera dans cette sous-série : notes personnelles, textes de conférences,
articles de presse, ouvrages publiés annotés, illustrations, etc.
Selon les besoins, des subdivisions peuvent être créées pour regrouper les différents centres ou do-
maines d’intérêts du créateur du fonds : culturel, scientifique, social, religieux, politique, sportif,
artistique ou culinaire.
Aux fins de consultation et de référence, garder tant que pertinents :
• les notes de recherche que vous avez compilées,
• les textes de conférence qui vous ont inspiré,
• les articles de journaux ou de revues qui vous ont particulièrement intéressé, • les ouvrages publiés que vous avez annotés,
• les illustrations qui vous ont inspiré.
• Voir aussi 8 000
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Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les ouvrages que vous avez annotés ou qui vous ont été dédicacés, • les textes dont vous êtes l’auteur,
• les illustrations que vous avez produites,
• tout document de recherche ou de compilation qui témoigne de vos intérêts personnels.
Voir aussi 8 000
8 600 Développement de collections
Cette sous-série contient tous les documents reliés à la constitution et la gestion de collections.
Parmi ces documents, on trouvera : documentation spécialisée, listes de biens acquis, évaluations des biens acquis, factures, preuves d’authenticité, etc.
Selon les besoins, des subdivisions peuvent être créées pour regrouper les différents types de collec-tions du créateur du fonds : culturel, scientifique, social, religieux, politique, sportif, artistique ou culinaire.
Aux fins de consultation et de référence, garder tant que propriétaire :
• la documentation spécialisée, les dossiers de recherche et les illustrations, • les preuves d’authenticité et les évaluations,
• les factures et les polices d’assurance.
Voir aussi 8 000
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver : C
• la liste détaillée avec illustrations des œuvres ou objets collectionnés, e que je fais
• l’historique des œuvres et des objets collectionnés,
• les notes d’acquisition ou d’aliénation des œuvres ou des objets collectionnés.
Voir aussi 8 000
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Ce que je possède
9 000 Gestion financière
« Ah ! Si j’avais des sous... »
Pierre Delanoë
Cette série témoigne de la situation budgétaire du créateur du fonds d’archives et de ses relations financières avec divers intervenants publics et privés.
10 000 Gestion des biens mobiliers
« Heureux ceux qui possèdent... »
De la locution latine Beati possidentes
Cette série contient tous les documents relatifs aux biens mobiliers gérés par le créateur du fonds d’archives, c’est-à-dire les meubles et objets qui peuvent se transporter. Il peut égale-ment s’agir de biens que le créateur du fonds d’archives prévoit acquérir en conservant de la documentation ou en demandant une soumission.
11 000 Gestion des biens immobiliers
« La maison sous les arbres... »
Pierre Delanoë
Cette série touche à tout ce qui a trait à la propriété louée, habitée ou exploitée à titre de pro-priétaire ou de locataire. Il faut entendre comme propriété tout terrain, bâtiment, résidence et dépendances, de même que tout accessoire ou autre élément faisant corps avec le terrain ou les constructions qui s’y trouvent (piscine creusée, circuit électrique, drain, etc.)
12 000 Garde d’animaux
« Deux pigeons s’aimaient d’amour tendre »
Jean de La Fontaine
Cette série souligne l’attachement à des animaux gardés aux seules fins du bien-être réciproque et sans connotation de gain pécuniaire. Acquisition, soins quotidiens, traitements vétérinaires, euthanasie, vente et don sont notamment documentés dans cette série.
13 000 Gestion de l’information
« Les paroles s’envolent, les écrits restent »
Du proverbe latin Verba volant, scripta manent
Cette série permet de retracer rapidement les informations qui peuvent être dissimulées dans les séries et sous-séries ci-dessus. De même, elle permet de rassembler les données utiles en cas d’urgence et de désastres naturels.
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9 000 Gestion financière
« Ah ! Si j’avais des sous... »
Pierre Delanoë
Cette série témoigne de la situation budgétaire du créateur du fonds d’archives et de ses relations
financières – assurances, déclarations fiscales, placements, etc. – avec divers intervenants publics
et privés.
Les règles de gestion suivantes s’appliquent à l’ensemble des unités de classification de cette série.
Pour fins fiscales, garder 6 ans :
• les déclarations fiscales et tous les documents annexes,
• les relevés de compte,
• les relevés d’épargne et placements,
• les quittances
• les preuves d’utilisation de transport.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• la correspondance tant qu’existe le lien d’affaire,
• les courriels, les communiqués, les brochures tant que l’information est pertinente, • les contrats (adhésion, crédit, emprunts hypothécaires, prêt) pour leur durée plus 6 ans, • les réclamations jusqu’à la fin du processus de réclamation ou de la période de contestation, • les documents juridiques pour la durée du litige,
• les documents relatifs aux propriétés immobilières tant que propriétaire.
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les déclarations fiscales,
• les bilans financiers annuels,
• les documents qui témoignent des étapes importantes de votre vie.
9 100 Tenue du budget
Cette sous-série contient les documents produits par le créateur du fonds d’archives pour assurer
le contrôle de son budget.
Parmi ces documents, on y trouvera : compilations personnelles des revenus et dépenses sous forme
de relevés mensuels ou annuels, prévisions budgétaires, bilans des actifs et des passifs, plans
comptables, etc.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• le plan comptable jusqu’à son remplacement,
• les bilans financiers tant que pertinents,
ossède • les prévisions budgétaires pour deux ans.
Voir aussi 9 000
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C
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9 200 Gestion des placements
Tous les types de placements collectifs et personnels, sous forme d’investissements monétaires
tels que épargne-études, fonds équilibrés, fonds d’actions, REER, CELI, dépôts à terme, régimes de
retraite, etc., sont pris en compte dans cette sous-série.
Parmi ces documents, on trouvera : correspondance, brochures et communiqués, prospectus, formu-laires et contrats d’adhésion, instructions de placement, conventions de dépôt, certificats d’actions, sommaires de portefeuille, relevés de placement et de transaction, carnets d’actionnaire, avis de transfert, demandes de souscription additionnelle, attestations des actions détenues, etc.
On formera un dossier par fournisseur. Ainsi :
9 200 REER FTQ, correspondance et publicité.
Aux fins de consultation et de référence et pour fins fiscales, garder tant que propriétaire plus 6 ans :
• les prospectus,
• les instructions de placement,
• les conventions de dépôt,
• les certificats d’actions,
• les obligations,
• les sommaires de portefeuille,
• les carnets d’actionnaire,
• les avis de transfert,
• les demandes de souscription,
• les attestations des actions.
Voir aussi 9 000
Voir aussi 9 000
C
e que je p
ossède
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9 300 Relations avec les organismes publics
Cette sous-série concerne toutes les transactions financières liées aux revenus des particuliers et
qui interviennent avec les organismes publics, qu’il s’agisse de la perception ou de la remise de
sommes d’argent.
9 310 Gouvernement fédéral
On y retrouvera les documents relatifs aux déclarations de revenus, à l’assurance emploi, aux presta-
tions fiscales canadiennes, à la pension de la sécurité de la vieillesse et à tout autre programme du
gouvernement fédéral.
Pour fins fiscales, garder 6 ans :
• les acomptes provisionnels, • les reçus aux fins d’impôt,
• les déclarations des revenus,
• les relevés des prestations reçues des programmes d’aide fédéraux, • les avis de cotisation.
Aux fins de consultation et de référence, garder :
• les guides du bénéficiaire tant que l’information est pertinente.
Voir aussi 9 000
Voir aussi 9 000
9 320 Gouvernement provincial
On y retrouvera les documents relatifs aux déclarations de revenus, au régime des rentes, aux alloca-
tions familiales et à tout autre programme du gouvernement provincial.
Pour fins fiscales, garder 6 ans :
• les acomptes provisionnels, • les reçus aux fins d’impôt,
• les déclarations des revenus,
• les relevés des prestations reçues des programmes d’aide provinciaux, • les avis de cotisation.
Aux fins de consultation et de référence, garder :
• les guides du bénéficiaire tant que l’information est pertinente.
Voir aussi 9 000
ossède
Voir aussi 9 000
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C
50
9 330 Municipalité
Parmi ces documents, on trouvera : comptes liés à la perception des droits de mutation et des taxes municipales, avis d’évaluation foncière de ses propriétés et documents liés aux services dispensés par la municipalité et aux élections municipales.
Pour fins fiscales, garder 6 ans :
• les factures de droits de mutation et de taxes.
Aux fins de consultation et de référence, garder jusqu’à remplacement :
• les avis d’évaluation au rôle foncier,
• les avis de modification du rôle de la valeur foncière.
Voir aussi 9 000
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les factures de taxes municipales.
9 340 Commission scolaire
Parmi ces documents, on trouvera : comptes des taxes scolaires, ainsi que documents relatifs aux ser-vices dispensés par la commission scolaire et aux élections scolaires.
Pour fins fiscales, garder 6 ans :
• les factures de taxes scolaires.
Voir aussi 9 000
9 400 Relations avec les institutions financières
Cette sous-série réfère aux relations établies avec les banques, les caisses et les autres institu-
tions financières telles que dépôts, emprunts, hypothèques, crédits, etc.
On formera un dossier par institution en classant les documents dans l’ordre suggéré ci-dessous :
-10 Correspondance et publicité
-20 Gestion de la carte-client
-30 Relevés des opérations (relevé de compte, etc.)
-40 Emprunts personnels (contrat de prêt, relevés, etc.)
-50 Emprunts hypothécaires (acte d’hypothèque, relevés, etc.) C
-60 Marge de crédit (demande de service financier, contrat de crédit, convention, etc.) e que je p
-70 Dépôts et placements (certificat de dépôt, relevé des épargnes et placements, etc.)
-80 Chéquiers et talons de chèques
Ainsi : ossède
9 400 Caisse populaire Desjardins des Trois-Vallées, [-10] correspondance et publicité. 9 400 Caisse populaire Desjardins des Trois-Vallées, [-20] gestion de la carte-client.
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Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• les demandes de services financiers tant que prestataire du service, • la carte-client et la carte de crédit jusqu’au remplacement,
• les relevés des transactions par guichet automatique et les coupons de caisse jusqu’à 3 ans
si seule preuve de transaction,
• le certificat de dépôt pour la durée du dépôt,
• les chéquiers et les talons de chèque jusqu’à 6 ans après le remplacement.
Voir aussi 9 000
9 500 Relations avec les établissements commerciaux ou de crédit
Cette sous-série concerne la gestion des dossiers de crédit (Sears, La Baie, Visa, Master Card, etc.)
autres que ceux dispensés par les institutions financières mentionnées dans la rubrique 9 400 ci-
dessus.
Parmi les documents, on trouvera : conventions d’adhésion et d’utilisation, avis de renouvellement et
relevés de compte.
On formera un dossier par établissement. Ainsi :
9 500 Master Card, correspondance et publicité.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• les conventions d’adhésion et d’utilisation tant que prestataire du service, • les avis de renouvellement jusqu’à la fin du délai d’adhésion,
• la carte-client et la carte de crédit jusqu’au remplacement.
Voir aussi 9 000
9 600 Relations d’affaires interpersonnelles
Cette sous-série contient les documents relatant des ententes financières intervenues entre des
individus (mère et fils, colocataires, amis, etc.) dans le cadre de relations interpersonnelles.
Parmi les documents, on trouvera : billets, conventions de partage de frais, reconnaissances de dette, etc.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• les billets, les conventions de partage de frais et les reconnaissances de dette jusqu’au paie-
ment final des frais partagés ou jusqu’à la fin des procédures de réclamation.
ossède Voir aussi 9 000
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
e que je p • les billets, les conventions de partage de frais et les reconnaissances de dette qui té- moignent d’un état de vie, tel le premier bail, la résidence à l’étranger, le début d’une C cohabitation significative, etc.
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9 700 Relations avec les entreprises de services
Cette sous-série regroupe les documents échangés avec les entreprises de service, telles que les
services d’électricité, de câblodistribution, de téléphonie (avec ou sans fil), de chauffage, de trans-
port en commun, de location d’automobile, d’accès Internet, de support informatique, d’accès
satellitaire, etc.
Parmi ces documents, on trouvera : correspondance, brochures, contrats, états de compte et des fac-tures récurrentes.
Selon les besoins du créateur du fonds, créer un dossier par fournisseur.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• les états de compte et les factures pour une durée de 3 ans,
• les cartes d’appels jusqu’à leur remplacement,
• les cartes d’autobus pour une durée de 6 ans
• les horaires de transport en commun jusqu’à leur remplacement.
Voir aussi 9 000
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• un exemplaire annuel des états de compte ou factures.
9 800 Gestion des assurances des personnes et des biens
Cette sous-série regroupe les documents relatifs aux assurances détenues pour la protection des
personnes (santé, hospitalisation, invalidité, médicaments, vie) et des biens (accident, automo-
bile, budget, biens de collection, biens mobiliers, biens immobiliers, emploi, emprunts, habitation,
hypothèque, placement, responsabilité civile, voyage).
Parmi ces documents, on trouvera : correspondance, communiqués, brochures, demande d’adhésion, contrat ou certificat d’assurance, avenants, relevés de compte, désignation du bénéficiaire, avis de cotisation, demande de prestation, etc.
Selon les besoins du créateur du fonds, on ouvrira un dossier par fournisseur de services d’assurance.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée de la police d’assurance ou jusqu’à la fin du processus de réclamation :
• le certificat d’assurance,
• les avenants, C • la désignation du bénéficiaire, e que je p
• les avis de cotisation,
• les demandes de prestation,
• la liste des effets personnels en cas de perte ou vol.
Voir aussi 9 000
ossède
Voir aussi 9 000
53
10 000 Gestion des biens mobiliers
« Heureux ceux qui possèdent... »
De la locution latine Beati possidentes
Cette série contient tous les documents relatifs aux biens mobiliers gérés par le créateur du fonds
d’archives, c’est-à-dire les meubles et objets qui peuvent se transporter. Il peut également s’agir de
biens que le créateur du fonds d’archives prévoit acquérir en conservant de la documentation ou
en demandant une soumission.
Parmi ces documents, on trouvera : soumissions, coupons-rabais, coupons de caisse, factures d’achats
ou de réparation, garanties, reçus, modes d’emploi, publicité, guides d’entretien, certificats
d’authenticité, abonnements, etc.
Chaque sous-série comprend des dossiers susceptibles de contenir des documents relatifs aux inter-
ventions suivantes :
• Cueillette d’information et documentation
• Emprunt, location ou acquisition
• Utilisation
• Entretien et réparation
• Disposition
Les documents relatifs aux biens acquis aux fins de collections sont conservés dans la sous-série 8 600
Développement des collections.
Les règles de gestion suivantes s’appliquent à l’ensemble des unités de classification de cette série.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• la correspondance d’affaires, les courriels et la documentation de référence tant qu’existe
le lien d’affaires,
• les documents publicitaires, tels que catalogues, dépliants, communiqués tant que pertinents, • le certificat de garantie jusqu’à la fin ou le renouvellement de la garantie, • les factures d’achat et de réparation pour une période de 6 mois ou tant que la garantie
est en vigueur,
• les documents juridiques, tels que constat d’infraction, contravention, etc., de même que
plaintes jusqu’à la fin des procédures de réparation, de paiement ou de contestation.
Aux fins de consultation et de référence, garder jusqu’à l’acquisition ou la prise en charge formelle du bien :
• les certificats d’évaluation et soumissions,
• la commande ou demande de service,
• le certificat de livraison,
• les coupons-rabais,
• le formulaire de vente.
Aux fins de consultation et de référence, garder tant que propriétaire :
• le contrat d’achat et de réparations majeures,
• le guide d’utilisation, mode d’emploi, mise en garde, guide d’entretien, carte d’entretien,
ossède manuel de l’usager, • le reçu de caisse, relevé de transaction, état de compte,
• les photographies, les vidéocassettes, les dévédés et les documents sonores, • les certificats d’authenticité.
e que je p Aux fins fiscales, garder 6 ans :
C • les titres de transport,
• les reçus de paiement de biens imposables.
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Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, et ce, à l’égard de vos biens qui ont une valeur sentimentale (bague de fiançailles, etc.), historique (service de vaisselle des arrières-grands-parents, etc.), patrimoniale (meubles anciens, etc.) ou esthétique (œuvres d’art, etc.), con-server:
• les contrats et factures d’achat, de réparations majeures ou de vente, • la liste documentée des biens acquis,
• les photographies, les vidéocassettes, les dévédés et les documents sonores datés et iden-
tifiés relatifs aux biens que vous avez acquis,
• la documentation de recherche.
10 100 Habillement et accessoires de toilette
Cette sous-série contient tous les documents relatifs à l’acquisition et à la conservation de vête-
ments, d’accessoires vestimentaires et de toilette, de bijoux, de montres, etc.
Voir 10 000 ci-dessus
Voir 10 000 ci-dessus
10 200 Moyens de transport
Cette sous-série contient tous les documents relatifs à l’acquisition et à l’utilisation de véhicules et
autres moyens de transport.
Voir 10 000 ci-dessus
Voir 10 000 ci-dessus
10 300 Articles de sport et jeux
Cette sous-série contient tous les documents relatifs à l’acquisition et à l’utilisation d’équipements
et articles de sport.
Voir 10 000 ci-dessus C
e que je p
Voir 10 000 ci-dessus ossède
55
10 400 Meubles et accessoires de maison
Cette sous-série contient tous les documents relatifs à l’acquisition et à la conservation de meubles
(fauteuils, chaises, tables, lits, commodes, vaisseliers, etc.) et d’accessoires de maison (rideaux,
tapis, lampes, extincteurs, articles de toilette, bibelots, miroirs, etc.)
Voir 10 000 ci-dessus
Voir 10 000 ci-dessus
10 500 Articles de bricolage, de menuiserie et de jardinage
Cette sous-série contient tous les documents relatifs aux équipements, outils et accessoires néces-
saires aux travaux de bricolage, de menuiserie et de jardinage.
Voir 10 000 ci-dessus
Voir 10 000 ci-dessus
10 600 Appareils et accessoires électriques et électroniques
Cette sous-série contient tous les documents relatifs aux appareils et accessoires électriques et
électroniques utiles à la vie courante, sauf ceux qui sont liés à l’alimentation.
Voir 10 000 ci-dessus
Voir 10 000 ci-dessus
10 700 Biens culturels
Cette sous-série contient tous les documents relatifs à l’acquisition et à la conservation d’archives,
de volumes, de cartes et plans, de disques, de photographies, d’antiquités, d’œuvres d’art,
d’enregistrements sonores et visuels, etc.
Les documents relatifs aux biens acquis aux fins de collections sont conservés dans la sous-série 8 600
ossède Développement des collections.
Voir 10 000 ci-dessus
e que je p Voir 10 000 ci-dessus
C
56
10 800 Articles liés à l’alimentation
Cette sous-série contient tous les documents relatifs aux articles de table (vaisselle, couverts, us-
tensiles, surtouts, nappes, etc.), aux aliments ou boissons et à leur contenant spécifique (théière,
cave à vins de garde, etc.) ainsi que les appareils utilisés pour la conservation et la préparation
des aliments (réfrigérateur, congélateur, cuisinière [électrique, gaz, bois], four micro-ondes, robot
culinaire, etc.)
Voir 10 000 ci-dessus
Voir 10 000 ci-dessus
10 900 Biens spécialisés
Cette sous-série contient tous les documents relatifs à des équipements spécifiques ou spécialisés
(télescope, métier à tisser, guitare, maquettes, etc.) non visés par une des catégories de biens
mobiliers énumérées ci-dessus.
Les documents relatifs aux biens acquis aux fins de collections sont conservés dans la sous-série 8 600 Développement des collections.
Voir 10 000 ci-dessus
Voir 10 000 ci-dessus
C
e que je p
ossède
57
11 000 Gestion des biens immobiliers
« La maison sous les arbres... »
Pierre Delanoë
Cette série touche à tout ce qui a trait à la propriété louée, habitée ou exploitée à titre de pro-
priétaire ou de locataire. Il faut entendre comme propriété tout terrain, bâtiment, résidence et
dépendances, de même que tout accessoire ou autre élément faisant corps avec le terrain ou les
constructions qui s’y trouvent (piscine creusée, circuit électrique, drain, etc.)
Les règles de gestion suivantes s’appliquent à l’ensemble des unités de classification de cette série.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• la correspondance d’affaires et les courriels tant qu’existe le lien d’affaires, • les communiqués tant que pertinents,
• les documents juridiques jusqu’à la fin du litige.
11 100 Possession de biens immobiliers
Cette sous-série touche à tout ce qui a trait à un bien immobilier acquis aux fins d’habitation ou
d’exploitation, ou encore aux fins de location à d’autres personnes physiques ou morales.
On formera un dossier par propriété en classant les documents dans l’ordre des activités énumérées
ci-dessous :
-10 Acquisition et/ou disposition de la propriété
Parmi les documents, on trouvera : documentation de recherche en vue de l’acquisition de la proprié-
té, contrats et autres documents qui permettent d’en retracer l’histoire, titres de propriété, notam-
ment acquise par héritage, évaluations immobilières, documents de courtage, c’est-à-dire contrat
de courtage, certificat d’inspection, promesse d’achat, avis de révision, convention de modification,
fiche technique, certificat de localisation, offre et contrat d’achat ou de vente, mémoire de réparti-
tion et, s’il y a lieu, déclaration et acte de copropriété.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• les documents de courtage suivants : évaluation immobilière, contrat de courtage, certi-
ficat d’inspection, promesse d’achat, avis de révision, convention de modification et offre d’achat jusqu’à la signature du contrat d’achat plus 6 ans,
• le mémoire de répartition jusqu’à la fin de la transaction plus 6 ans, • les titres de propriété, le contrat d’achat ou vente, le certificat de localisation, la déclaration
de copropriété, l’acte de copropriété tant que propriétaire.
Voir aussi 11 000
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
ossède • le titre de propriété, notamment acquise par héritage,
• le contrat d’achat ou vente,
• le certificat de localisation,
• la fiche technique,
• les photographies, les vidéocassettes, les dévédés et les documents sonores datés et iden-
e que je p tifiés relatifs aux lieux où vous avez habité, C • la documentation de recherche si la propriété a une valeur historique, architecturale ou esthétique reconnue.
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-20 Gestion matérielle
Parmi les documents, on trouvera : plans, dessins et devis d’architecture, d’aménagement paysager et de décoration, demandes de permis de construction ou de rénovation, certificats d’autorisation, de-mandes de travaux, soumissions, contrats de construction ou de rénovation, certificats de garantie, plan de mesures d’urgence et, s’il y a lieu, règlement de copropriété. De même, on tiendra compte des documents relatifs à la domotique, la sécurité, la qualité de l’eau, la gestion des déchets, le recyclage, la fosse septique et à la gestion de la piscine ou autres plans d’eau, etc. (voir aussi 9 330 ci-dessus en ce qui concerne les relations avec la municipalité).
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• la demande de permis et le certificat d’autorisation de construction ou de rénovation
jusqu’à la fin du permis plus 6 ans,
• la demande de travaux, la soumission et contrat d’exécution des travaux de construction ou de
rénovation jusqu’à 6 ans après la fin des travaux ou le règlement de toutes les réclamations,
• le certificat de garantie tant qu’en vigueur,
• le plan de mesure d’urgence jusqu’à une nouvelle version,
• les règlements de copropriété jusqu’à une nouvelle version,
• les plans, les dessins et les devis d’architecture, d’aménagement et de décoration tant que
propriétaire.
Voir aussi 11 000
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les plans, les dessins et les devis d’architecture, d’aménagement paysager et de décoration
si la propriété a une valeur historique, architecturale ou esthétique reconnue.
-30 Gestion financière
Considérant que les documents relatifs aux demandes et attributions de subventions à la rénovation de même qu’aux taxes foncières sont classés sous la cote 9 300, que les documents relatifs au financement hypothécaire sont classés sous la cote 9 400 et que les documents relatifs aux assurances sont classés sous la cote 9 800, on rangera dans la présente sous-série 11 100-30 les relevés de dépenses et revenus, les factures et les comptes d’honoraires, les réclamations, de même que les reçus.
Aux fins fiscales, garder 6 ans :
• les relevés de dépenses et de revenus,
• les factures payées,
• les comptes d’honoraires payés,
• les preuves de revenu de location,
• les reçus.
Voir aussi 11 000
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver : C
• les factures et les comptes d’honoraires relatifs à des travaux spécialisés en matière patri- e que je p
moniale, architecturale ou esthétique.
ossède
59
-40 Relations avec les locataires ou les copropriétaires
Parmi les documents, on trouvera : correspondance et communiqués, baux, plaintes et réclamations
et, dans le cas des copropriétés, avis de frais communs de même que convocations, ordres du jour,
procès-verbaux et rapports de vérification nécessaires à la tenue des assemblées générales des
copropriétaires.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• le bail jusqu’au renouvellement ou au règlement de toutes les réclamations, • les plaintes et les réclamations jusqu’au règlement final,
• les avis de frais communs jusqu’au renouvellement,
• les convocations, les ordres du jour des assemblées générales des copropriétaires jusqu’à
la fin de l’assemblée,
• les procès-verbaux et les rapports de vérification déposés aux assemblées générales des
copropriétaires tant que propriétaire.
Voir aussi 11 000
11 200 Occupation de biens immobiliers loués
Cette sous-série touche à tout ce qui a trait à un bien immobilier loué par le créateur du fonds
d’archives et habité par lui ou encore à un espace loué d’un propriétaire aux fins d’entreposage ou
de stationnement, par exemple.
Parmi les documents, on trouvera : baux, correspondance et avis sur divers sujets, réclamations,
plaintes, photographies, etc.
On formera un dossier par bien immobilier loué. Ainsi
11 201 Québec, 16, boulevard Saint-Cyrille.
Aux fins de consultation et de référence, garder pour la durée prévue :
• le bail tant que locataire du même logement,
• le contrat d’entreposage tant qu’en vigueur,
• les plaintes et les réclamations jusqu’au règlement final.
Voir aussi 11 000
Pour documenter votre histoire personnelle et celle de votre famille, conserver :
• les documents qui témoignent d’un état de vie, tel le premier bail comme étudiant, comme
jeune famille, etc., ou de propriété à l’étranger,
• les photographies, les vidéocassettes, les dévédés et les documents sonores datés et iden-
tifiés relatifs aux lieux où vous avez habité.
ossède
e que je p
C
60
11 300 Déménagement
On regroupera dans cette sous-série les documents relatifs au changement de domicile.
Parmi les documents, on trouvera : documentation de recherche de nouveau domicile, soumission et contrat de déménageur, soumission et location de camion, certificat de garantie, avis de change-ment d’adresse et de numéro de téléphone, etc.
Aux fins de consultation et de référence, garder jusqu’à la fin du nouvel aménagement ou la durée de la garantie ou règlement du litige :