CAPÍTULO 8: Planejamento: Preparando o caminho

CAPÍTULO 8

Planejamento: Preparando o caminho

 

“Você tem de refletir sobre as grandes coisas enquanto

está fazendo as pequenas coisas, para que todas as

pequenas coisas sigam na direção certa.”

ALVIN T OFFLER

 

Você já imaginou construir uma casa sem seguir passo a passo a orientação de uma planta? Já pensou em montar um quebra-cabeça de 5 mil peças sem ter noção da imagem final? Imaginou montar um armário novo sem ter em mãos as instruções que indiquem o lugar certo de cada parafuso? Muitas situações corriqueiras necessitam de imagens claras que indiquem, desde o início da caminhada, aonde queremos chegar. Precisam de um mapa bem elaborado, de um plano de ação detalhado ou de instruções precisas. E na nossa vida, isso também é necessário? Será que nossos dias não seriam mais fáceis se cada um de nós já nascesse com um manual do usuário? Claro que seriam! Mas, de qualquer forma, ninguém vem ao mundo com seu plano de vida pronto e acabado. Assim, cada um é responsável por criar o seu.

As imagens determinam nossas ações. Se você não tiver uma imagem daquilo que pretende fazer, tenderá a ficar imóvel ou andar a esmo. Se a imagem daquilo que precisa ser feito for confusa, nossa tendência é agir com preocupação, incerteza e dispersão. Mas, se essa imagem estiver clara, as chances de uma ação eficaz aumentam consideravelmente. Planejamento é o ato de criar a imagem mais precisa do sonho que se pretende realizar. É nesta fase que a mágica acontece.

Planejar é uma atividade fundamental da esfera da importância. Através do planejamento, conseguimos ganhar tempo e atuar de forma proativa. Sempre que planejamos, estamos reduzindo as urgências e evitando as circunstâncias. Quanto mais planejar, mais tempo você terá.

Mesmo sendo muito importante, o planejamento é uma palavra evitada e até mesmo odiada por muita gente. A maioria das pessoas detesta planejar. Já ouvi os mais variados motivos para se evitar essa etapa do processo. Os mais comuns falam da falta de tempo e do aspecto maçante que aparentemente a cerca. “Planejar é muito chato”, dizem. Muitas pessoas afirmam que o planejamento engessa o processo criativo e compromete a espontaneidade. Outros argumentam que essa é uma forma de se iludir: planejar nada mais é do que dar uma tonalidade cor-de-rosa a uma realidade que sempre se mostra dura e cruel. “No papel é uma maravilha; na prática, um desastre.” Outros simplesmente alegam falta de habilidade para essas tarefas: “Não sei planejar, prefiro ir a uma vidente…”

Se você é uma dessas pessoas que não gostam de planejamento, tenho uma boa e uma má notícia. Para começar, a boa: o planejamento na administração pessoal é um processo simples, indolor e com resultados rápidos. A fase de planejamento foi desenvolvida de forma a tornar o processo prazeroso, organizado e eficaz. A má notícia: não existe forma de melhorar a produtividade que exclua o bom planejamento. Por isso, aprenda com a ideia e convença-se de que o processo nada tem de difícil, chato ou engessado. Depois que você aprender, tudo fica transparente e natural.

De acordo com uma pesquisa do Sebrae, uma das principais causas de falência das micro e pequenas empresas no país é justamente a falta de planejamento. Sem um plano de negócios, a empresa anda às cegas no mercado. Ela torna-se incapaz de prever resultados, de realizar metas, de avaliar riscos, de tomar decisões com confiabilidade.

O planejamento é uma das características encontradas nas pessoas bem-sucedidas nos negócios. Os empresários de sucesso têm metas e um plano para alcançá-las. Ter uma meta e desprezar o planejamento seria o mesmo que tentar fazer um bolo especial de nozes sem seguir uma receita. A não ser que você seja um excelente confeiteiro, o resultado final pode ser tudo, menos o bolo de nozes. O mundo está repleto de pessoas de sucesso que sabem planejar.

Admiro muito o jornalista e empresário João Doria Júnior. Em seu programa de TV, Doria já entrevistou mais de mil personalidades do mundo dos negócios e do show business. Ele é um empreendedor de visão e tem entre suas características uma destacada preocupação com a qualidade e um senso de planejamento muito aguçado. A soma dessas qualidades costuma produzir bons efeitos. Um dos seus empreendimentos é o Market Plaza, um shopping center sazonal que funciona na cidade de Campos do Jordão durante os meses do inverno. O sucesso desse empreendimento se deve à atenção que o projeto recebe diretamente de Doria. Cada detalhe do projeto – até mesmo a incidência de luz sobre a placa de cada loja – é acompanhado de perto. Nada pode sair errado. No ano de 2003, Doria fundou o LIDE, um grupo que reúne alguns dos maiores líderes empresariais do país. A intenção desse grupo é discutir as mudanças necessárias para um país como o Brasil.

Um dos encontros do LIDE se deu em torno de Henrique Meirelles. Dono de um currículo invejável como executivo da área financeira, Meirelles tornou-se presidente do Banco Central do Brasil no governo de Luís Inácio Lula da Silva. Tive a oportunidade de participar de algumas reuniões de planejamento para o evento e fiquei impressionado diante da quantidade de detalhes levados em conta. Aspectos que outros empresários delegariam a subordinados foram acompanhados pelo próprio Doria: da qualidade das toalhas de mesa ao esquema de recepção dos convidados. A lista de planejamento do evento me surpreendeu. Nada foi esquecido, inclusive os possíveis problemas que poderiam acontecer e a melhor maneira de solucioná-los. Esse tipo de procedimento sem dúvida reduz as possibilidades de erro e, claro, aumenta consideravelmente as chances de sucesso. O nome de tudo isso? Planejamento.

Algumas pessoas costumam atribuir o sucesso, sobretudo dos outros, à sorte. Você acha que o Doria tem sorte por promover eventos bem-sucedidos? Fica cômodo responsabilizar a sorte por tudo de bom que acontece com os outros e o azar por tudo de ruim que acontece conosco. É bom esclarecer: o planejamento não garante o sucesso, mas reduz as chances de fracasso. A única certeza nessa história é que, quanto mais você se planejar, mais “sorte” você terá!

A única regra importante no planejamento é a flexibilidade. O cenário pode mudar e, quando isso acontece, o plano deve ser adaptado conforme a nova realidade. Por essa razão, um princípio fundamental a ser observado nessa etapa é: escreva seu plano a lápis. A referência ao lápis, claro, é metafórica. Ela significa apenas que é preciso haver a possibilidade de mudanças. Outro detalhe: jamais culpe o planejamento pelos possíveis fracassos ou acidentes de percurso: eles acontecem espontaneamente, a despeito de qualquer plano. E tenha certeza: quando há um planejamento benfeito e realista, os efeitos dos possíveis incidentes são identificados com muito mais presteza.

Espero que você tenha se conscientizado da importância de planejar. Mas, se ainda restam dúvidas, proponho que faça um teste. Experimente colocar em prática durante três semanas o modelo explicado nesta fase de planejamento e veja a diferença que ele pode fazer na sua produtividade pessoal.

O plano pode ser feito diretamente no computador. Se preferir usar lápis e papel, você

poderá imprimir os formulários sugeridos no site www.triadps.com/triad.

 

Projetos

Antes de detalharmos o processo de planejamento, precisamos definir com precisão o conceito de projeto. Estamos constantemente envolvidos com projetos e às vezes nem nos damos conta disso. Na definição do PMBOK, um documento do Project Management Institute (PMI), que visa a melhores práticas, padrões e referências para gestão de projetos, um projeto é “um empreendimento temporário com objetivo de criar um produto ou serviço único”. Nesta metodologia, a definição adotada é a seguinte: “O projeto é o conjunto de duas ou mais ações e recursos necessários para concluir uma tarefa não rotineira com prazo e escopo definidos.” Nosso conceito para projetos será uma ferramenta para conseguir executar melhor suas atividades de longa duração.

É importante não confundir metas com projetos. Metas são sonhos, objetivos de vida relevantes, desafiadores e conectados a sua identidade. Projetos têm menos relevância: o desafio pessoal é menor ou inexistente e as condições para sua realização já existem ou podem ser facilmente alcançadas.

Ou seja, um projeto é composto pela descrição ou pela imagem do produto final, que se materializará como consequência da execução do projeto. Ele deve prever todas as ações necessárias até sua conclusão, indicar os responsáveis por cada um desses passos e definir os prazos para cada etapa. Se, entre essas tarefas, alguma for muito grande ou complexa, talvez seja o caso de elaborar um projeto específico para ela. Isto mesmo: tarefas de grande porte devem ser transformadas em projetos para facilitar sua conclusão.

Conheci muitas pessoas que tinham o hábito de procrastinar suas tarefas. Simplesmente as engavetavam e as deixavam ali dias e dias. Até chegar o momento em que aquilo que poderia ter sido feito com tempo, com tranquilidade, entrasse na esfera da urgência. Na maioria dos casos, a dimensão da tarefa estava errada.

Vamos tomar como exemplo a tarefa de elaboração de um plano de negócios para a criação de uma empresa. Se você colocar essa tarefa na sua agenda é bem provável que ela não saia do lugar ou demore mais que o previsto para ser concluída. Você pode até perder a vontade de executá-la, pois acha que ela nunca terá fim. Isso acontece porque a elaboração de um plano como esse é um projeto; não apenas uma tarefa. O plano de negócios é um conjunto de pequenas tarefas. Ele inclui a definição de metas e estratégias, a pesquisa sobre os concorrentes, o desenvolvimento de pesquisas de mercado, o detalhamento do produto, as projeções financeiras e daí por diante.

A partir do momento que você prioriza uma tarefa de um projeto, ela tem menor duração e pode ser executada sob seu controle e conforme a sua motivação. Na verdade, você não executa um projeto. O que faz são pequenas ações que conduzem à conclusão daquilo que você buscava. É fundamental que você saiba diferenciar um projeto de uma meta, conforme mencionado anteriormente. Veja os dois casos a seguir. Eles mostram claramente essa diferenciação:

Por exemplo: desenvolver um plano financeiro de investimento é um projeto, pois envolve uma série de tarefas. Você (e, se for o caso, sua equipe) tem conhecimento suficiente para levá-las adiante (admitindo neste caso que você conhece e gosta de finanças). O único desafio, neste caso, é o de definir as tarefas que levarão ao resultado desejado e alocar o tempo necessário para cada uma delas.

Já a atribuição que você acaba de receber, de reduzir em 10% os custos do departamento de marketing de sua empresa, pode ser vista como algo importante e relevante para sua carreira e sua valorização profissional. Ou, então, como uma necessidade premente de sua empresa. Neste caso, ela é uma meta, não um projeto. Existe aí um grande desafio em conseguir essa redução. Ela implica criar condições necessárias para levar a tais resultados.

Pense um pouco nas atividades que você precisa fazer. Quais delas são grandes o suficiente para se tornarem projetos? O exemplo a seguir serve de modelo simplificado para você definir seus projetos:

A fase do planejamento: Como, onde e quando planejar?

De acordo com esta metodologia, planejar é simples, prático e óbvio. E é justamente isso que torna esse processo eficaz. Planejar é antecipar soluções. E, como sempre ouvimos dizer, depois de encontradas, todas as respostas parecem óbvias. O principal objetivo do planejamento é conduzir sua tríade ao mais próximo possível da ideal. Uma tríade que se concentre na esfera da importância e da realização de seus sonhos – e, consequentemente, reduza as urgências e elimine as circunstâncias. A tríade servirá como um indicador do seu progresso.

Planejar significa definir um conjunto de ações. Sem elas, o planejamento não faz o menor sentido. Por isso é importante que tudo seja feito na medida certa. Quando se atinge o ponto ótimo de planejamento, qualquer excesso transforma-se em perda de tempo. Você certamente já se deu conta de que o processo de planejamento teve início na fase anterior. No momento em que escrevemos nossas metas de curto, médio e longo prazos, definimos o ponto de partida do nosso planejamento. Sem metas definidas não há como traçar qualquer caminho, nem é preciso um plano, é só deixar-se levar pelas circunstâncias!

Não precisa se preocupar caso suas metas ou projetos de médio e longo prazos ainda não tenham todos os passos intermediários definidos. Você será convidado a dedicar a essa tarefa importantíssima parte do tempo investido em seu trabalho de planejamento. Para as metas de curto prazo, o importante é revisar cada um dos passos considerados indispensáveis para transformá-las em realidade.

É preciso fazer uma diferenciação entre tarefas e compromissos. Ambos são ações que podem fazer parte de seus passos intermediários, mas têm uma forma diferente de ser planejados. Compromissos são ações com hora determinada para iniciar e acabar. As tarefas não têm a mesma rigidez: elas podem ser feitas ao longo de um dia ou de uma semana. Por exemplo, um almoço com um fornecedor é um compromisso, pois tem um horário predeterminado de início e fim. Já uma pesquisa de preços na internet não prevê horário específico – pode ser feita a qualquer hora do dia. Esse conceito é bem conhecido por usuários de planners, smartphones e de alguns softwares de agenda. Guarde esse conceito, ele é vital para sua produtividade e será extremamente usado daqui para a frente.

Durante o planejamento, definiremos tarefas e compromissos, e isso pode trazer alguns problemas para os usuários das agendas convencionais, de papel. No próximo capítulo, que trata da organização, discutiremos com mais detalhes as questões referentes ao modelo da agenda. Por ora, é preciso apenas ter claro o seguinte: caso opte por utilizar, no seu trabalho de planejamento, uma agenda que não tenha divisão de tarefas e de compromissos diários, simplesmente passe um traço no meio da folha. Reserve o lado esquerdo para compromissos e o direito, para tarefas.

Um conselho para você conseguir incluir o hábito do planejamento em sua rotina: defina um dia da semana, um horário fixo e, se possível, um local para realizá-lo. O único cuidado, nesse caso, é evitar que o horário dedicado ao planejamento seja próximo da hora de dormir. O risco dessa proximidade é você manter na cabeça tudo aquilo que planejou – e isso vir a atrapalhar ou dificultar seu sono.

No momento em que estiver planejando, procure estar totalmente concentrado. Previna as interrupções. Não é necessário despender muito tempo. De modo geral, o planejamento semanal – que será o mais constante – exigirá pouco mais de dez minutos de tempo investido. Claro que nas primeiras vezes pode ocorrer de você precisar de um pouco mais de tempo, mas logo você verá como dez minutos são suficientes.

O planejamento, na metodologia, é dividido em três períodos de tempo (anual, mensal e semanal). Você deve começar pelo anual para traçar a espinha dorsal do processo, realizar o mensal caso se aplique a você e terminar pelo semanal, que deve ser feito obrigatoriamente. A cada período, o nível de detalhamento é mais específico e subordinado às definições anteriores. É como se fosse um funil: todas as necessidades são colocadas pelo bocal e saem, pela outra ponta, com um foco definido.

Quando, capítulos atrás, apresentei esta metodologia, deixei claro que o processo era sequencial e cíclico. A etapa do planejamento será responsável por comprovar essa afirmação. Em cada período de tempo, voltaremos às fases anteriores e revisaremos as posteriores. Sempre será necessário fazer reavaliações e alterações.

A vida é um ciclo cheio de surpresas, e não um caminho reto que não permita que se volte atrás em decisões ou planos. Se seus sonhos mudarem, mude as metas. Se seus papéis se esgotarem, crie novos papéis. A única coisa constante na vida é a mudança. Portanto, adapte-se a ela!

 

“É melhor tomar o barco errado, se dar conta disso e corrigir

a sua carreira, do que viver acomodado… o triste é quando

não há crise alguma e o barco afunda, a empresa fecha

em silêncio, sem qualquer reação. Esta é a pior de

todas as mortes: a morte sem luta!”

AMYR KLINK

 

A regra 8 – 4 – 2

Você deve ter reparado que um princípio forte da metodologia é a orientação às metas. Tudo o que faremos diz respeito à busca da sua estrela pessoal e da sua tríade ideal. É um processo direcionado para suas maiores prioridades.

Muitas pessoas acham que, nesse caso, a fartura multiplica as possibilidades de sucesso; ou seja, quanto mais metas tiver, maiores serão as chances de alguém se dar bem em seus propósitos. Esse pensamento é perigoso. Quanto maior o número de metas, maior a chance de dispersão. A única pessoa onipresente e onipotente que existe no Universo é Deus. Ele, sim, tem o dom de fazer várias coisas ao mesmo tempo! Nós, humanos, temos recursos de tempo limitados e precisamos aproveitar cada segundo.

Listas de metas apenas estimulam a dispersão. Você corre o risco de ficar olhando aquela montanha de sonhos e se ver absolutamente frustrado, sem saber por onde começar a fazer aquilo que se propôs. A tendência, nesse caso, é ficar desmotivado, com a sensação de que seus sonhos são inatingíveis, e acabar concluindo que metas não servem para nada.

Para a boa construção de um planejamento, foco é um ingrediente importante na realização das metas e projetos. É melhor ter uma realização do que passar a vida construindo castelos de areia. Por essa razão, acredito na regra 8-4-2. Ela foi criada para delimitar seu foco de atuação.

A regra diz para você ter no máximo 8 metas para serem realizadas no período de um ano, e destas selecionar 4 para serem trabalhadas ao longo de um mês e 2 para serem executadas durante a semana.

Essa regra deve ser aplicada ao longo de todas as fases do planejamento. Nada impede uma pessoa de ter um número maior de objetivos. O intuito da regra, no entanto, é concentrar seu esforço na realização das suas metas. Se você trabalha com poucos objetivos por vez, tem mais possibilidades de evitar a dispersão e aumentar seu foco de ação. Assim que um objetivo for concluído, você pode colocar outros em seu lugar. Aprenda a concentrar sua atenção. Seu dia tem apenas 24 horas! A velha sabedoria popular diz: de grão em grão a galinha enche o papo.

 

Planejamento anual

Em poucas metodologias se ouve falar em planejamento anual. Geralmente fala-se apenas em planejamento semanal e diário. Mas a visão dos 12 meses é que dará sentido e direção aos planejamentos de menor abrangência e às tarefas de curto prazo. Quando falo em planejamento anual, não estou sugerindo que você espere pelo próximo dia 1º de janeiro para iniciar o seu. Não importa o mês em que você esteja. O importante é fazer uma projeção dos 12 seguintes. Isso pode ser feito a qualquer momento. Os rituais de passagem de ano, isso é natural, motivam as pessoas a fazerem promessas, pactos ou coisas assim. Nessas horas, todos param para pensar naquilo que querem mudar, no que pretendem fazer. Que tal aproveitar essa motivação para transformar esses desejos em realidade? Faça seu ritual de passagem acontecer no dia do seu planejamento anual, não importa se for em 2 de janeiro, 26 de junho, 15 de setembro ou agora!

O planejamento anual serve como um ponto de reflexão de definições do que você espera do ano que se inicia. É o planejamento que necessita de maior tempo, em média uma ou duas horas, para ser feito. Mas é o mais estratégico de todos. Eu, particularmente, reservo dois períodos de tempo ao longo do ano para fazer meu planejamento anual (junho e dezembro). Se você está fazendo o que sugiro neste livro, ao término da leitura seu planejamento anual estará praticamente concluído, pois ele faz você executar fase a fase o método.

Os passos do planejamento anual são:

Passo 1 – Revisar identidade

Na fase da identidade falamos da importância de se escrever e revisar constantemente seus papéis, seus relacionamentos, suas quatro dimensões e sua missão de vida. Como não definimos uma data para essa revisão sistemática, pode ser que você a esqueça. Por isso, pelo menos uma vez por ano, é conveniente fazer a revisão. Ela engloba uma nova e profunda reflexão sobre todos os conceitos da identidade: permite reavaliar se seus papéis continuam os mesmos, se novos surgiram ou se antigos perderam a importância. Leva a redefinir seu equilíbrio para este ano e, quem sabe, gerar uma nova versão da sua missão.

Além da revisão, este é o momento de definir as ações que envolvem sua identidade. Se você acha que, ao longo dos 12 meses seguintes, precisa melhorar seu papel de professor, por exemplo, então defina metas ou projetos concretos com essa função: um curso de especialização, uma nova pesquisa, a presença em congressos e uma série de outras ações. Se quiser melhorar sua saúde física, você pode definir que vai se matricular em alguma academia, fazer uma dieta ou agendar visitas ao médico.

Durante este passo, escreva seus papéis, equilíbrio e missão e matenha-os em sua agenda, software ou em um quadro durante todo o ano. Estes três elementos serão utilizados constantemente em todas as outras etapas.

Passo 2 – Definir metas conectadas

O que você gostaria de realizar este ano? Quais objetivos serão focados neste momento? Que novas metas devem ser escritas? Esta é a oportunidade de transformar as promessas de ano-novo em objetivos concretos. Se a revisão da identidade revelou a existência de novas metas, aproveite para escrevê-las (neste momento você pode repassar as técnicas da fase de metas).

Este também é o momento de aplicar a regra 8-4-2. Selecione 8 metas que você deseja trabalhar ao longo deste ano, assim você irá se concentrar e não ficará perdido em uma infinidade de sonhos que parecem nunca ter fim.

Lembre-se de que a meta não precisa ser concluída necessariamente no espaço de um ano. É possível que algumas delas levem mais do que isso para serem finalizadas, mas alguns passos poderão ser priorizados durante o ano. Caso queira ou considere necessário, você pode substituir uma meta por outra – ou adicionar uma nova ao planejamento, à medida que uma das oito tenha sido concluída.

Se você estiver utilizando uma agenda, imprima os objetivos deste ano e os anexe nela ou em algum lugar onde possa lê-los com facilidade. Eles serão revisados constantemente ao longo do período.

Passo 3 – Criação de janelas temporais

Ao longo do ano existem períodos em que você estará dedicado a uma atividade importante, nos quais não poderão ser programadas atividades concorrentes. Esses períodos são chamados de janelas temporais. Essas janelas podem ser utilizadas para reservar espaços de tempo, preenchidos com períodos criativos, para os cursos que se propôs fazer ao longo do ano, para as férias, para o treinamento de algum esporte, para dias de reflexão ou planejamento, sessões de terapia, etc. Essas janelas, claro, devem ser respeitadas no momento de fazer o planejamento dos períodos de menor abrangência (é por desrespeitá-las que muitas pessoas acabam ficando sem férias, negligenciando os tratamentos de saúde, descumprindo os compromissos que assumiram com os filhos). Quando planejamos essas janelas com antecedência, enquanto nossa agenda está vazia, o nosso comprometimento para cumpri-las é ampliado.

As janelas podem servir, também, para reservar dias especiais no ano, como por exemplo reuniões mensais de planejamento com a equipe, reuniões com você mesmo, aniversário dos filhos, aniversários de casamento (isso, claro, na hipótese de você ser esquecido, assim como eu, e desejar evitar problemas urgentes) e outros.

No meu planejamento anual, reservo duas grandes janelas que chamo de semanas de importância. São semanas dedicadas ao planejamento, à revisão de identidade, ao desenvolvimento de metas, às atividades com pessoas de meu relacionamento e ao equilíbrio dos meus quatro corpos. São semanas proveitosas em que as urgências e as circunstâncias são mantidas do lado de fora.

A ideia não é lotar a agenda com janelas temporais, mas fazer uma previsão na sua agenda de dedicação a eventos especiais, de grande importância. Caso você utilize um software, fica fácil reservar esses momentos. Com um ou dois comandos, você distribui todas as janelas e datas especiais que queira reservar ao longo do ano. Se preferir agendas em papel, esse processo pode ser um pouco mais demorado. Por essa razão, sugiro que faça isso com a ajuda de um formulário de planejamento anual. Faça a previsão de suas janelas nesse formulário e, depois, transfira-as para a agenda.

PLANEJAMENTO ANUAL

Janelas Temporais

2012

JANEIRO FEVEREIRO

01–15 – Férias

Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação

Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação

MARÇO ABRIL

Ter/Qui – 20:00 – 22:00 – Inglês Ter/Qui – 20:00 – 22:00 – Inglês Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação

MAIO JUNHO

16–22 – Semana importância

Ter/Qui – 20:00 – 22:00 – Inglês

Ter/Qui – 20:00 – 22:00 – Inglês

Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação

Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação

JULHO AGOSTO

01–15 – Férias / Viagem Disney 01–15 – Fechamento Ano Fiscal Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação

SETEMBRO OUTUBRO

19–25 – Semana importância 18–22 – Curso Excel Avançado Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação

NOVEMBRO DEZEMBRO

Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação Seg/Sex – 6:30 – 7:30 – Natação

Passo 4 – Reorganização pessoal

No próximo capítulo vamos explorar o processo de organização pessoal. Ele abrangerá desde as gavetas da sua mesa até as informações armazenadas em seu computador. É bom ficar atento a elas. A desorganização e o excesso de informações são dois dos maiores ladrões de tempo do século XXI.

Sua organização pessoal é composta por três níveis organizacionais (o físico, o digital e o do conhecimento). Durante sua revisão anual, todos esses três níveis devem ser reavaliados. Não com o requinte de detalhes exigido da primeira vez, mas devem ser sempre analisados, até mesmo para que possam ser melhorados.

Um ponto fundamental na reorganização é a revisão da sua taxonomia pessoal (por hora, basta saber que a taxonomia é uma forma de categorizar suas informações) e da organização física e digital. Novos papéis em nossas metas ou projetos podem alterar toda essa estrutura – e gerar a necessidade de uma nova reestruturação para continuar a ajudar você a ganhar tempo na localização de informação.

 

Planejamento mensal

O planejamento mensal é, obviamente, a divisão do plano anual em 12 parcelas, fixas e sem juros. É a forma de monitorar e acompanhar o cumprimento do plano anual, a ponte fundamental que conecta a visão anual com a visão semanal de ação. Da mesma forma que o planejamento anual, não precisa haver uma data especial para realizá-lo. Ele pode ser feito em conjunto com o planejamento semanal da primeira semana do mês. São apenas dois passos, simples e objetivos, que não levam mais do que 10 minutos para serem concluídos.

Os passos do planejamento mensal são:

Passo 1 – Revisão do mês anterior

A tríade é o indicador de como estamos nos saindo na administração pessoal. O foco deve estar sempre na esfera da importância – e o planejamento é o responsável por manter o índice sempre equalizado. Faça uma análise da tríade do mês anterior e veja o que pode ser melhorado. Observe a causa daquelas urgências com as quais teve de lidar e verifique quais delas poderiam ter sido evitadas com a ajuda do planejamento. Que ações da sua identidade podem ser revistas ou exercidas?

Se estiver utilizando o software ou fazendo manualmente os gráficos de papéis e relacionamentos, como comentei no capítulo 6, você pode fazer uma avaliação também utilizando esses indicadores e planejar ações de realinhamento para o próximo mês. Você pode descobrir, por exemplo, que não tem dedicado tempo suficiente a suas amizades, e assim agendar uma happy hour para contar as novidades! O poder da decisão fica nas suas mãos, tornando muito mais claro o que pode ser aprimorado em sua vida.

A revisão do mês anterior também deve verificar o que ficou pendente ou inacabado e precisa ser previsto no mês que se inicia. Nesse momento, é importante revisar suas metas, projetos, tarefas e compromissos. Não custa insistir no óbvio: não deixe assuntos mal resolvidos, por menores que sejam. Eles podem se transformar em problemas enormes se não forem tomadas as devidas providências.

Passo 2 – Revisão das metas conectadas

Como a metodologia é sempre orientada para a conclusão das suas metas, precisamos reforçar esse ponto durante a fase de planejamento. No planejamento anual, você basicamente identificou suas metas e aplicou a regra 8-4-2 para limitar seu foco de ação.

Agora, no planejamento mensal, deve selecionar quatro dessas metas para serem realizadas durante o mês que se inicia. Nesse ponto do planejamento, além de selecioná-las, é importante revisá-las com mais profundidade. É o momento de refiná-las e de calibrar seu foco.

Reveja os passos intermediários e verifique se há algo que precisa ser modificado. Defina bem esses próximos passos. Releia a definição SMART e certifique-se de que a meta continua coerente com os quatro princípios básicos (pessoal, importante, possível e escrita). Principalmente, observe se o aspecto “Relevante” da meta continua motivador para você. Não tenha medo de descartar uma meta que tenha perdido a relevância! Se isso acontecer, simplesmente apague-a da sua lista e coloque outra no lugar. Afinal, a meta é sua.

Esse nível de planejamento é opcional, você não precisa fazê-lo todos os meses. Recomendo que o faça em meses de grande volume de atividades e demandas, pois isso o ajudará a ter uma visão mais abrangente do todo.

 

Planejamento semanal

A semana é o menor período de abrangência das três etapas do planejamento – mas, sem dúvida, é o mais importante. Até porque, de nada adianta ter um belo plano anual ou mensal sem que as ações sejam postas em prática no presente. O planejamento semanal é uma forma de economizar horas do seu dia a dia. É uma das ferramentas mais poderosas na administração pessoal – e pode fazer toda a diferença. As pessoas, em geral, costumam pensar apenas no planejamento diário. Começam o dia preparando uma lista de coisas a fazer e saem correndo atrás do prejuízo. Esse modelo é extremamente reativo e propício ao aparecimento de urgências e circunstâncias ao longo do dia. Além disso, é bem provável que poucos compromissos ou tarefas realmente importantes tenham sido incluídos nessa lista.

Quando você planeja uma semana inteira com base em suas perspectivas mensais e anuais, está trabalhando de forma proativa. Passa a priorizar as tarefas importantes e a prevenir as urgências. É um processo simples, com o qual a qualidade de seu aproveitamento de tempo terá melhoras significativas.

O momento ideal para fazer seu planejamento é um dia antes do início da semana. O domingo, de modo geral, é a opção mais recomendada. É um processo que leva de 20 a 30 minutos, não mais do que isso, e que deixará os dias subsequentes mais próximos do seu controle. Alguns dizem que não gostariam de pensar em trabalho no domingo, mas planejar a semana é dar prioridade a todos os aspectos da sua vida e não apenas aos profissionais. Se não conseguir fazer no domingo, use o sábado, mas nunca deixe para segunda-feira, pois aí já será tarde demais.

 

Como fazer o planejamento semanal

Esse planejamento deve ser feito com um calendário que possa mostrar todos os dias da semana e os eventos já agendados (reuniões da semana, compromissos provavelmente gerados no seu planejamento anual e mensal, etc.). Esse modelo de calendário facilita a visualização e, por conseguinte, o planejamento. Depois de concluído o planejamento semanal das tarefas e dos compromissos, a base está pronta para o processo de priorização diária que veremos na fase de execução.

Esse processo fica bastante facilitado para quem preferir utilizar o Neotriad. Além de conter todos os passos dos planejamentos anteriores, esse planejamento permite que você traga para sua semana ações da sua identidade, de seus relacionamentos, de suas metas e de seus projetos. Todos esses compromissos e tarefas são ligados a indicadores que permitem visualizar graficamente a composição percentual de sua tríade. A aplicação do planejamento semanal gera ganhos mínimos de 40 minutos diários na sua vida.

As tarefas e compromissos devem ser colocados na sua programação semanal de acordo com o tipo de evento (informações mínimas recomendadas que podem ser utilizadas em agendas convencionais):

a) Compromissos: devem conter um nome que facilite sua identificação, a duração prevista e as pessoas envolvidas.

b) Tarefas: devem conter o espaço para priorização (1, 2, 3…), o nome da tarefa, a duração em horas e a legenda da tríade (I = importante, U = urgente, C = circunstancial).

Veja no exemplo abaixo como ficaria esse planejamento em uma agenda convencional (para facilitar o entendimento, estamos representando graficamente apenas os dias úteis da semana):

Com essas informações, como foi dito, fica mais fácil fazer o acompanhamento e o monitoramento das atividades. E, além disso, evita a sobrecarga. Um erro comum no planejamento semanal é alocar muitas atividades para um único dia e deixar outros relativamente tranquilos. Isso é causa de frustração e estresse. O somatório da duração das tarefas e compromissos permite fazer uma análise consciente da programação semanal e uma distribuição mais racional das tarefas pelos dias da semana.

A pergunta é: quantas horas você quer trabalhar por dia? Se a resposta for oito horas, então planeje no máximo seis horas! As duas horas não planejadas são reservadas para as tarefas que passarem da duração prevista, para urgências e para circunstâncias. A regra básica é: planeje no máximo 70% do seu dia (no começo experimente 50% do seu tempo)! O restante fica por conta do imprevisto ou da criatividade. Nas próximas páginas, daremos um exemplo disso.

Os passos para o planejamento semanal são:

Passo 1 – Ações ligadas à identidade

Lembra, nos conceitos básicos que apresentei, o princípio de “descarregar” suas preocupações para aliviar sua ansiedade? É no planejamento semanal que esse “descarrego” será feito. O primeiro passo para isso é a revisão de sua identidade e a definição de ações específicas para seus papéis, relacionamentos, equilíbrio e missão de vida. Para iniciar seu “descarrego”, você deve se perguntar: O que posso fazer esta semana pela minha identidade? Que atividades precisam ser feitas para estes papéis? O que posso fazer para melhorar o equilíbrio dos meus quatro corpos?

Os gráficos de papéis e relacionamentos são excelentes indicadores dos pontos que merecerão mais atenção de sua parte ao longo da semana. Defina ações específicas para melhorar seus relacionamentos, para atender às necessidades de seus papéis, para melhorar seu equilíbrio ou para viver sua missão.

Você pode, por exemplo, planejar para um determinado dia da semana uma visita a uma amiga, agendar uma caminhada num parque, se alimentar com comidas leves e alocar tempo para seu papel de voluntário numa creche. Essas ações são relacionadas à sua identidade e mantêm você conectado àquilo que é realmente importante em sua vida!

Não é necessário criar atividades para todos os papéis. Seja realista, selecione aquilo que vai caber no dia e que precisa ser feito. Não coloque nada opcional, concentre-se somente no que deve ser executado naquele dia. É vital que você pense na duração (em horas ou minutos) da atividade que anotar no dia, pois este somatório fará com que suas prioridades sejam realistas e caibam no seu tempo. Vale ressaltar que atividades “extras” relacionadas com seu papel EU, como por exemplo ginástica, almoço, etc., não precisam ser contabilizadas. Concentre-se nas atividades do dia que, se bem executadas no prazo, farão sobrar tempo para as coisas importantes.

Passo 2 – Ações ligadas às metas conectadas

O planejamento semanal é a hora de colocar suas metas em ação. Os pequenos passos executados durante os dias da semana são os responsáveis pela realização das metas. Aqui você pode aplicar a regra 8-4-2, selecionando 2 metas das 4 metas previstas para o mês. É nessas duas que você concentrará seu foco ao longo da semana.

Neste passo, é feita a seleção de atividades relacionadas com as metas que deverão ser postas em prática ao longo da semana. Selecione aquelas que possam ser feitas e distribua-as durante os dias. Não tenha a ansiedade de concluir a meta a qualquer custo nem de agendar mais atividades do que a semana comporta. Seja realista. Faça o que for possível dentro dos seus limites – o importante é não deixar fora de sua agenda as atividades relacionadas com suas metas.

Quando realizamos nossas metas conectadas, estamos colocando os elementos mais importantes em primeiro lugar na nossa semana. Estamos atuando de forma proativa e em busca de nossos maiores objetivos.

Passo 3 – Projetos & antecipação

Depois que as ações relacionadas com a identidade e com as metas estiverem planejadas e devidamente anotadas na agenda, é o momento de definir as tarefas e os compromissos rotineiros a serem cumpridos. Neste passo é feita a revisão dos seus projetos para agendar tarefas e compromissos que deverão ser executados na semana.

A grande diferença do processo de planejamento semanal está no fato de você haver previsto, em primeiro lugar, as atividades da esfera da importância. Dessa forma você reduziu as possibilidades de as urgências e as circunstâncias tomarem conta da sua semana.

Conforme mencionado nos cinco conceitos básicos da administração pessoal, antecipar eventos é uma forma inteligente de reduzir o estresse. Na hora de fazer seu planejamento semanal, pense de forma a prever possíveis problemas ou urgências que possam acontecer em alguma atividade importante. Planeje ações ou antecipe atividades para que esse risco seja reduzido.

Por exemplo, se você tem uma apresentação para fazer na quinta-feira, revise todos os pontos na terça. Reserve tempo na quarta-feira para fazer um ensaio da apresentação particular e, na quinta, planeje chegar com antecedência ao local do evento. Essa é uma forma eficiente de controlar ou reduzir seu estresse diário.

Passo 4 – Organização pessoal

Começar uma semana já organizada ajuda a manter sua produtividade pessoal. Durante o planejamento semanal você deve priorizar uma tarefa, a fim de organizar seus papéis, limpar sua caixa de entrada, passar as informações para o seu sistema de arquivo (sua base de conhecimento), organizar seu fluxo de caixa, limpar seus e-mails, etc. Prefira a quinta e a sexta-feira para executar essas atividades.

Veja algumas dicas que podem ajudar a melhorar ainda mais o planejamento da sua semana (alguns dados são resultado de recentes pesquisas em nossa base de dados):

• No começo, planeje apenas quatro horas diárias, depois vá aumentando essa quantidade à

medida que for pegando a prática.

• Preocupe-se com as segundas-feiras. Em geral as segundas concentram o maior volume de

tarefas, por isso sempre que possível evite agendar reuniões ou atividades que possam

extrapolar muito a sua duração. Se não tiver jeito, planeje menos horas.

• Crie atividades com duração reduzida (no máximo quatro horas); se a tarefa estiver grande

demais, divida-a em atividades menores.

• Quando uma atividade depender de outra pessoa, crie uma atividade de follow-up para

você com dois ou três dias de antecedência. Você não pode cobrar à pessoa na hora em que

o prazo terminou, pois é muito arriscado, principalmente se ela não for planejada, por isso

se antecipe ao possível atraso.

• Analise as reuniões da semana, veja se o objetivo da reunião está claro e funcional. Caso

não esteja, envie um e-mail para levantar o propósito da reunião e esteja preparado.

• Se algo acontecer e seu planejamento do dia furar, não se desespere. É melhor um

planejamento que não deu certo do que um que nunca foi feito. É preciso ter flexibilidade

para refazer seus planos.

• Anote na agenda tudo o que aparecer durante os dias da semana. Se você deixou espaço no

seu dia, não haverá problemas e isso o ajudará a manter o controle.

 

O valor de uma ameixa seca bem planejada

Espero que você tenha se convencido da importância de se planejar. À primeira vista, pode parecer algo mecânico ou complicado demais. Com o tempo, à medida que o hábito for incorporado ao dia a dia, ele se torna algo transparente, natural e extremamente necessário. Assim que você descobre as vantagens e os benefícios de um planejamento e experimenta a sensação de ter uma vida organizada, é quase impossível deixar de fazê-lo.

O navegador Amyr Klink, que realizou a façanha de atravessar o oceano Atlântico (da África para o Brasil) em um pequeno barco a remo, publicou em seu livro Gestão de sonhos – Riscos e oportunidades uma história muito pertinente sobre a importância do planejamento. Amyr conta que é atendido por uma nutricionista chamada Takako, responsável por todo o planejamento da alimentação que o provê em suas aventuras. Na preparação de uma viagem, ele abriu um pacotinho de ameixas secas e reparou que havia apenas três. Ele reclamou e pediu a ela que colocasse um punhado de ameixas em cada saquinho. Takako respondeu perguntando se, por acaso, ele sabia que cada ameixa seca pesava em média 10 gramas, e que eram 98 mil saquinhos de ameixa para as 169 semanas de viagem. Ele ficou espantado com tamanha precisão de detalhes; mas, se ela colocasse uma ameixa a mais em cada saquinho, o peso extra certamente afundaria o barco!

Tem muita gente cujo barco está afundando de tanto estresse e precisa ficar em cima dele. Que tal parar um pouco e se planejar? Há várias maneiras de dar uma pausa na correria. A ioga ensina a importância de se respirar na posição correta. Essa combinação entre a respiração e a postura contribui para que se mantenha a concentração e o equilíbrio do corpo. O planejamento é a sua respiração. Quanto mais coisas você tiver para fazer, mais você precisa parar, respirar e planejar! Não deixe seu barco afundar por causa de uma simples ameixa!