Introdução

“Não temos como refazer o passado, mas o futuro

está à nossa disposição, para ganharmos ou perdermos.”

LYNDON JOHNSON

Vivemos num mundo de ritmo cada vez mais acelerado. A sensação que se tem é a de que ligaram as turbinas e fizeram o tempo correr mais rápido. E isso às vezes cansa, não? No trabalho, a pressão por resultados é cada vez maior. Profissionais hipercompetitivos se digladiam para manter ou galgar posições. As pessoas se desdobram em suas funções e o volume de informações é tão grande que chega a assustar. Jornadas cada vez mais longas não são suficientes para dar conta de todas as prioridades.

Na vida pessoal, a saúde quase sempre é posta de lado. O fast-food substitui as refeições saudáveis. É necessário um empenho constante para continuar competitivo no mercado – e isso deixa muito pouco tempo livre para os esportes. A família acaba ficando em segundo plano, restrita aos sábados, domingos e olhe lá. Os projetos pessoais são substituídos por necessidades mais urgentes – e, assim, é natural que as pessoas se deem conta de que não cuidam de si mesmas.

Esse cenário pode parecer extremo, mas é a realidade de muita gente hoje em dia. A sociedade já aceita como normal esse ritmo desenfreado. Problemas de saúde como gastrite, pressão alta e infarto passaram a ser considerados consequências da vida cotidiana. O estresse é visto como algo tão corriqueiro que muitos o consideram até mesmo necessário – e quando você diz que não está estressado, as pessoas perguntam se você perdeu o emprego.

O estresse é um problema mundial tão sério que os números chegam a ser assustadores. O Quarto Levantamento Europeu sobre as Condições de Trabalho (Forth European Working Conditions Survey – 2007), conduzido pela Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho, sediada em Dublin, mostrou que o estresse ocupacional afeta milhões de trabalhadores da União Europeia, em todos os ramos de atividade. Na pesquisa, 33% dos entrevistados (aproximadamente 1 em cada 3) declararam ter a saúde afetada pelo estresse. Trata-se do quarto problema mais mencionado – ficando atrás somente de dores nas costas, dores musculares e cansaço. A cada ano, conforme esse cálculo, 41 milhões de trabalhadores são afetados pelo estresse ocupacional. Não é difícil imaginar que isso resulta em milhões e milhões de dias de trabalho perdidos.

A questão é: será que não existe uma alternativa para essa realidade? Será que é possível ter uma vida mais equilibrada, voltada para a realização dos seus maiores sonhos? Uma vida que inclua tempo para seus relacionamentos e que contenha mais atividades importantes do que providências urgentes a tomar? Mais construções sólidas do que incêndios a apagar? Uma vida com paz de espírito, fundada em propósitos claros e na sensação de que o tempo está andando na velocidade certa? Seria esse um sonho distante?

Essa tem sido uma busca constante de milhares de pessoas no mundo todo e um desafio para os especialistas em administração do tempo (esse, por sinal, tornou-se um termo extremamente popular nos últimos anos). É exatamente disso que trata este livro. Ele fala da busca de uma alternativa, de uma segunda chance para muitas pessoas assumirem um novo padrão de vida, com mais qualidade, realizações e menos estresse. Mas, afinal, por que mais um livro sobre administração do tempo entre tantos já existentes?

Essa pergunta me ocorreu diversas vezes antes de começar a escrever a respeito desse tema. Para que serviria mais um trabalho sobre um assunto já tão difundido? O desafio seria criar algo diferente, moderno, de fácil aplicação e que pudesse proporcionar resultados imediatos. Este livro é fruto de vários anos de trabalho na identificação de problemas e necessidades das pessoas com relação ao uso de seu tempo. No desenvolvimento de tecnologias para melhorar a produtividade, na leitura de livros, em consultoria, no estudo das metodologias de administração do tempo e na elaboração de novos conceitos sobre o tema.

Você não vai encontrar aqui um livro de dicas, motivação ou fórmulas mágicas. Este trabalho é fruto de uma pesquisa realizada com mais de 42.000 pessoas, em diversos países, sobre problemas e necessidades atuais de administração do tempo e produtividade pessoal. Essa pesquisa revelou que muitas práticas e teorias que produziam um ótimo efeito anos atrás já não funcionam mais. Além disso, mostrou que outras precisam ser reformuladas e novas devem ser criadas.

Esses dados forneceram a base para o desenvolvimento de uma nova metodologia voltada para as necessidades dos trabalhadores da era em que vivemos. Uma abordagem mais moderna, que oferece uma visão holística do ser humano. Esta metodologia já nasce com o suporte de uma ferramenta adequada – um software – que facilita sua adoção pelas pessoas interessadas, mas também pode ser aplicada em seu caderno, agenda, smartphone, Lotus Notes, Microsoft Outlook ou qualquer outro software que utilize. As premissas básicas para o desenvolvimento dessa ferramenta foram: manter a simplicidade e objetividade, ter o foco voltado para a realização das metas pessoais e, finalmente, se valer da tecnologia existente no mundo moderno em benefício das pessoas – e não como uma arma voltada contra elas.

Este livro é dividido em duas partes. A primeira mostra a necessidade de mudanças pessoais para assumir um novo padrão de vida. Você vai descobrir que “gerenciar seu tempo” nada mais é do que a habilidade de fazer escolhas. A todo momento você faz escolhas entre o que é importante, o que é urgente e o que é circunstancial. Se hoje você acha que não tem tempo, isso é efeito da sua escolha de não ter tempo, talvez inconsciente ou até mesmo consciente. Essas escolhas levam a ações para concretizar seus sonhos. Afinal de contas, é para isto que vivemos e fazemos uso do tempo: para sonhar e realizar.

Na primeira parte também é feita uma análise das metodologias existentes e das principais falhas que elas demonstram quando confrontadas com as necessidades do mundo de hoje.

O conceito de Tríade do Tempo é apresentado no capítulo 3. Ele divide o tempo em três esferas: urgente, importante e circunstancial. Condena a existência simultânea de atividades importantes e urgentes, o que propõe a mudança de um paradigma estabelecido há décadas e utilizado pelos grandes pensadores da administração do tempo. A tríade servirá como um indicador de resultados da aplicação da metodologia.

A segunda parte aborda a metodologia em si: suas origens, suas bases e premissas. Ela é representada pela estrela de cinco pontas e reúne três simbologias que expressam os verdadeiros objetivos que se pretende alcançar com a aplicação deste método. Posteriormente, um capítulo é dedicado a cada fase da metodologia: identidade, metas, planejamento, organização e execução. Cada fase é explicada de forma simples e com exemplos de aplicação prática. Tudo o que proponho é fácil de fazer. Não envolve nem requer habilidades especiais. Acredito que quanto mais simples e óbvio, mais eficaz. Talvez você já pratique de forma instintiva ou consciente muito do que está proposto aqui. Espero que este livro ajude a tornar essas ações parte de seu comportamento.

O grande diferencial deste livro em relação a outros trabalhos existentes é a utilização de princípios fundamentados em novas pesquisas, em estatísticas reunidas em uma das maiores bases de dados sobre produtividade, no cumprimento da promessa da utilização da tecnologia como ferramenta necessária para aumentar a produtividade pessoal e na experiência de milhares de pessoas ao redor do mundo que tiveram resultados excepcionais com a aplicação desta metodologia.

Desde a primeira edição deste livro, em 2004, desenvolvemos um software específico para atender a todas as fases da metodologia proposta, com técnicas e recursos que funcionam segundo um conceito de informações distribuídas, permitindo o acesso a seus dados de qualquer lugar e dispositivo.

Caso deseje, você poderá experimentar o software e ver se ele se adapta a suas necessidades. Vale ressaltar que o uso desse programa é inteiramente opcional, e o método poderá ser aplicado em qualquer ferramenta que você tenha à mão.

Aos que preferirem os meios tradicionais ao uso do computador, são apresentadas alternativas em formulários, que também podem ser baixados da internet, para serem impressos e anexados em agendas convencionais.

“A coisa mais difícil de aprender na vida é qual ponte

precisamos atravessar e qual devemos queimar.”

DAVID RUSSELL

A peça mais importante para o sucesso ou o fracasso de qualquer metodologia ou ferramenta é a decisão de colocá-la em prática, e essa decisão só pode ser tomada por uma pessoa: você. Não existem mágicas, promessas ou milagres. Pelo menos não neste caso. Não há uma forma de melhorar o uso do seu tempo sem aplicação. O envolvimento é essencial para produzir resultados – que são mais fáceis de serem alcançados do que pode parecer a princípio. Muitas vezes, é preciso apenas uma pequena faísca para se atear uma grande fogueira.

O principal objetivo deste livro é proporcionar uma reflexão sobre sua vida, sobre aquilo que está certo e o que precisa ser mudado – e só quem está preparado para fazer essa avaliação é você. Descobrir o que de fato você quer, o que pretende deixar como legado, o que é importante e pode fazer a diferença hoje e a longo prazo. Eu me darei por satisfeito se este material funcionar como um espelho, para que você veja a si mesmo por outro ângulo, de forma que fique mais fácil pensar em novas soluções.

Se o motor pifar, use o vento; se não houver vento, reme; se não tiver remo, nade, mas nunca pare no oceano da vida! Não aceite passivamente o que vai ler adiante, questione, mas aplique de forma consistente e constante. Pelo menos por um mês. Em gestão de tempo existem mais pessoas que desistem do que realmente fracassam. Não deixe isso acontecer com você.

Chega de perder tempo. Vamos começar?