CAPÍTULO 10: Execução: Agora é a hora de agir

CAPÍTULO 10

Execução: Agora é a hora de agir

 

“É melhor correr o risco de perder tudo do que viver na

penumbra da mediocridade, com os que nunca arriscam nada.”

BENJAMIN FRANKLIN

 

Agora que você definiu as coisas importantes da sua vida, escreveu objetivos claros e relevantes, iniciou seu processo de planejamento e organizou seu ambiente, é hora de colocar tudo isso em prática nas suas ações diárias. Sem uma boa execução; de nada adiantarão seus planos e objetivos, mas sem as fases anteriores a execução se perde na montanha de urgências e circunstâncias.

Conheço muitas pessoas que têm sonhos fantásticos: grandes empreendimentos na cabeça, ideias luminosas no papel, viagens planejadas e tudo o mais. O problema é que elas jamais tiveram coragem de executar aquilo que imaginaram. Por isso, vivem acrescentando novos projetos aos planos antigos, dificuldades e estratégias. E, como jamais realizam o que imaginam, tornam-se pessoas amarguradas e frustradas.

A ação é o ingrediente principal do sonho a ser realizado, da ideia a ser concretizada. A execução nada mais é do que uma série de ações encadeadas, sempre voltadas para o mesmo objetivo. Ou seja, o processo nunca se realiza com um único ato: ele exige envolvimento. Portanto, o primeiro passo no caminho dos seus sonhos é a ação. A caminhada até a sua realização é a execução.

A execução é a convergência de todas as fases da metodologia. E, de todas elas, é a única em que existe a possibilidade da realização. Sua identidade aparece nas ações diárias, os planos para alcançar metas são executados no dia de hoje. Sempre. A bagunça era passado ou será futuro, pois a organização é feita no presente. O único tempo capaz de mudar a vida de qualquer pessoa, inclusive a sua, é o presente. E o único instrumento para se fazer isso é a ação concreta. Você pode ficar desapontado se fracassar em algum momento, em alguma situação. Mas está condenado a culpar-se eternamente por jamais haver tentado dar o passo.

Esta, portanto, é a etapa mais prática de toda a metodologia. É nela que todas as interrupções vão acontecer, que os e-mails chegarão, que seu chefe o colocará diante de novas urgências. É nela que os imprevistos se manifestam. É aqui que será travada aquela luta diária que, no fim das contas, resulta no aumento de sua produtividade pessoal e no ganho de tempo.

Mais do que simplesmente executar de maneira frenética, é preciso dar sentido ao seu tempo diário, para que ele reflita uma vida baseada na esfera da importância. Cada ação deve ser tratada de forma que se acomode a seus objetivos e àquilo que foi planejado. Esse é o propósito desta fase: ajudar você a tomar decisões certas para as diversas ações que o dia lhe proporciona.

 

A primeira ação do dia: priorização diária

Um hábito essencial para aumentar sua produtividade e que completa tudo o que falamos previamente é a priorização diária. Ela é tão importante quanto escovar os dentes todas as manhãs. Ela garante que o dia será eficiente – e não uma perda de tempo da qual você se arrependerá na hora de ir para cama.

A priorização diária é de fato eficaz quando executada em conjunto com o planejamento semanal, que “descarregou” para os dias da semana seus afazeres e prioridades de metas e projetos e que agora serão realizados. Quando você não sabe exatamente o que vai fazer no seu dia, sem dúvida perderá tempo atendendo às urgências e circunstâncias.

Eu sempre digo que você não planeja para saber o que vai fazer, isso é muito pouco. Você planeja para ter certeza de estar preparado para as coisas que não imagina que possam acontecer. Isso lhe dá flexibilidade, espontaneidade e até a opção de adiar uma ou outra tarefa.

Sou absolutamente contra as listas de tarefas diárias, com anotações do tipo: fazer isso, fazer aquilo, fazer aquilo outro. A principal utilidade dessas anotações é trazer muita frustração e pouco resultado. O melhor, na minha opinião, é dar prioridade mensurada (em horas) àquilo que é realmente importante – algo que tenha relevância de acordo com os seus critérios e que não se restrinja a um conjunto de tarefas. É aqui que acontece tudo o que falei nas fases anteriores: primeiro você aprendeu a definir seus papéis, seu equilíbrio e sua missão. Depois descobriu como estabelecer metas, fazer projetos. Aprendeu a parar no domingo (ou sexta, ou sábado) para planejar a semana, e isso gerou tarefas e reuniões com base na sua identidade, metas, projetos, organização. Agora é o momento de o seu dia de trabalho acontecer e tornar tudo isso realidade através do conceito de priorização!

Esse processo é simples e não toma mais que cinco minutos do seu dia. Ele deve ser sua primeira atividade. Dedique-se a ele assim que chegar ao escritório. Ou, se preferir, dedique os últimos minutos do seu expediente para estabelecer as prioridades para o dia seguinte com base em tudo o que foi planejado previamente na semana.

Para entender a priorização diária é necessário que você entenda o conceito do “meu dia” de trabalho, que na verdade é uma tríade também.

Eu já comentei sobre isso nos princípios básicos, mas aqui vale reforçar e explorar esse conceito. Seu dia de trabalho, sua execução, é composta de três elementos:

1. Tarefas – atividades que devem ser feitas no dia mas não têm hora certa para começar

nem para terminar. Tarefas precisam ter duração, ou seja, a previsão de quanto tempo elas demoram para ser feitas.

2. Compromissos (reuniões) – atividades que têm hora certa para começar e para terminar,

como por exemplo uma reunião com a equipe, visita a um médico, etc.

3. Conhecimento – é toda a informação, é um produto que você gera a partir de uma tarefa

ou de uma reunião (suas anotações, seus e-mails, seus relatórios, etc).

Então, se você não está em uma reunião nem está fazendo uma tarefa, você está enrolando no seu dia de trabalho. Por isso não temos tempo: porque enrolamos com coisas que nem percebemos! Então precisamos fazer hora extra, cancelar entregas, o estresse aumenta e por aí vai.

Numa pesquisa que fiz no início de 2011 com a revista Você S/A, sobre o uso do tempo no Brasil, com mais de 3 mil entrevistados, 80% deles disseram que desperdiçam de 30 minutos a três horas por dia sem fazer nada de efetivo!

Os motivos pelos quais as pessoas perdem tempo são os mais diversos, mas os campeões são: redes sociais, comunicadores (Messenger, Skype, etc.), conversas de corredor, pornografia na internet, piadas & vídeos e enrolação proposital. Será que não temos tempo mesmo?

Um dos motivos que fazem as pessoas perderem tanto tempo e não conseguirem ser produtivas é que o seu dia de trabalho está desfocado, sem prioridades, perdido. Aí qualquer urgência, qualquer e-mail, qualquer conversinha mais interessante rouba nossa atenção.

O único indicador viável para saber se seu dia vai comportar todas as suas atividades é o cálculo da duração das horas de cada uma delas. O seu dia útil precisa ter um indicador em horas do total de trabalho que será realizado. Essa é a única forma de conseguir realmente ter um controle maior sobre as coisas planejadas e os imprevistos. Se você não calcula a duração de uma tarefa, a tendência é ocupar com outras atividades todo o tempo disponível para realizá-la. Lembra do TCC da faculdade? As pessoas têm tempo de sobra para fazer, mas só fazem mesmo no último semestre ou trimestre. Isso acontece porque antes o TCC não tinha limite de tempo, mas na última hora ele passa a ter. É vital no método Triad mensurar a duração das atividades.

A priorização diária é composta de três passos simples e rápidos. É fundamental que você utilize a ferramenta que escolheu para planejar a semana. Se for, por exemplo, a agenda de papel, e hoje for o primeiro dia da semana, terá uma lista das tarefas previamente planejadas. Agora é o momento de dar ordem de execução para o seu dia. É terminantemente proibido ter essas tarefas na cabeça! Como diz Peter Drucker, é impossível gerenciar aquilo que você não consegue medir ou visualizar!

Vamos aos três passos para priorizar o seu dia de trabalho:

1. Revisar pendências

O primeiro passo do trabalho de priorização diária é considerar as eventuais pendências que precisam ser resolvidas. Isso inclui tanto as tarefas previstas para o dia anterior e que não foram concluídas por uma razão qualquer, quanto as tarefas delegadas a terceiros. Inclui também analisar e-mails na sua Caixa de Entrada e transformar seu conteúdo em tarefas ou reuniões (lembre-se sempre de que você não trabalha por e-mail, e sim por tarefa).

Revise também as suas vozes internas, veja se não esqueceu de anotar algo. Aquela atividade que foi negligenciada ou esquecida torna-se inevitavelmente uma pendência. Daí, ela pode vir a se tornar a urgência da próxima hora, o grito do dia seguinte ou a demissão do próximo mês.

O maior cuidado deve ser o de não transformar a revisão de pendências na sua própria execução. Nesse momento, as pendências devem ser apenas listadas e incluídas na relação de prioridades. Cuidado, principalmente na hora de checar os e-mails. O desejo de agir imediatamente sobre eles é muito comum – quase uma tentação. O objetivo é esvaziar a caixa de entrada, tentar ver o branco por trás dos seus e-mails. E isso é simples se você entender que existem apenas quatro alternativas para um e-mail:

1. Responder – se for algo rápido, responda e delete o e-mail (a resposta mais atual está na

pasta Itens Enviados);

2. Armazenar – se for apenas uma informação, mova o e-mail para a pasta apropriada; 3. Trabalhar – se o e-mail requer alguma ação que exige tempo para ser executada, ela deve

ser transformada em uma tarefa ou em uma reunião e o e-mail devidamente apagado ou movido para outra Caixa. Lembre-se: você não trabalha por e-mail;

4. Apagar – se for um spam, se for inútil, apague logo.

Se tudo der certo, você tem agora uma lista de tarefas da semana que foram planejadas, as pendências que surgiram ou foram esquecidas e e-mails que foram transformados em atividades (tarefas ou reunião). O próximo passo é ver se tudo isso cabe no dia através da mensuração do tempo.

2. Calcular a duração

Agora que todas as tarefas do dia estão definidas, é o momento de estimar o tempo de duração de cada uma delas. A pergunta mais importante para fazer seu tempo render não é que atividades fazer no dia de hoje, e sim quanto tempo essas atividades irão durar. No começo pode ser difícil estimar a duração exata das atividades, mas com o passar das semanas a estimativa ficará muito mais precisa.

A dica no começo é sempre acrescentar uns 20 minutos para tarefas mais chatas ou complexas. Feito isso, o próximo passo é somar todas as suas atividades (reuniões + tarefas) e então ver quanto tempo você tem de trabalho para o dia de hoje.

Nesse momento exclua atividades pessoais que serão feitas fora do horário do expediente, como ginástica, aula de inglês, supermercado, etc. O objetivo é fazer o seu dia de trabalho caber dentro do limite, para você sair no horário, com energia e com a sensação de que o dia rendeu.

Vamos supor que você trabalhe uma média de 10 horas diárias e que a soma de todas as suas reuniões e tarefas tenha dado um total de 5 horas. Este seria o caso perfeito! No começo eu recomendo planejar no máximo 50% do seu tempo, pois nas primeiras semanas você vai errar a estimativa, vai esquecer de atividades, etc. Vá aumentando aos poucos esse percentual até chegar ao máximo que você conseguir entre coisas planejadas e imprevistos. Eu, por exemplo, limitei meu dia de trabalho a 10 horas e consigo planejar no máximo sete horas. Se colocar mais tempo no planejamento, tenho certeza de que vai furar ou vou ter de fazer hora extra.

E se seu dia tiver mais de cinco horas planejadas? Neste caso, o recomendado é distribuir essas horas adicionais em outros dias, delegar ou pedir prorrogação de prazo para chegar a esse limite. Se não tiver jeito, prepare-se para um dia de trabalho mais longo!

Uma lista compacta e realista é melhor do que uma muito extensa mas inexequível. Seu objetivo é concluir todas as atividades programadas do seu dia e não ficar adiando tarefas.

A sensação de uma lista priorizada totalmente cumprida é muito gratificante. Aquele sinal com que ticamos uma tarefa concluída é bem prazeroso, não acha? Uma lista cheia de tarefas que não foram ticadas no fim do dia é algo frustrante e decepcionante. Se você conseguir aprimorar sua capacidade de mensurar o seu dia, com certeza se tornará uma pessoa muito mais feliz e produtiva.

3. Priorizar

Agora que você já tem todas as tarefas que devem ser feitas nesse dia com a duração estimada, é o momento de “priorizar as prioridades”. O conceito é simples: ordenar as prioridades de forma que sejam executadas na ordem definida, uma de cada vez.

A priorização deve ser feita por ordem numérica, teoricamente do mais prioritário para o menos prioritário. Não sou favorável à priorização por categorias de importância, no modelo ABC que alguns métodos ainda insistem em utilizar (o modelo ABC sugere a classificação das atividades em alta importância, normais e opcionais). A razão é simples: se algo é opcional, como sugere o ABC, então não precisa ser feito já, pode muito bem ser transferido para outro dia. Então, por que motivo aquilo deveria ocupar lugar em sua lista de prioridades? Se está na lista é porque é importante e, portanto, precisa ser feito hoje! Lembre-se: o conceito é o “meu dia” de trabalho realista, mensurável e concluído!

A história a seguir é muito utilizada para ilustrar o processo de priorização:

Charles M. Schwab, presidente da Bethlehem Steel, pediu a Ivy Lee que lhe ensinasse uma

maneira melhor de utilizar seu tempo. Ela pegou um papel e disse: “Escreva as coisas mais importantes que você tem de fazer amanhã e numere-as de acordo com sua importância. Comece com a primeira tarefa até que ela seja concluída, então passe para a tarefa seguinte e depois de terminá-la inicie a terceira tarefa e assim por diante. No fim do dia você terá concluído as tarefas de maior importância antes que aquelas de menor importância ocupem seu tempo. O segredo está em fazer isso diariamente… Experimente-o pelo tempo que quiser e depois envie um cheque com o valor que atribuir ao conselho.”

Duas semanas depois, Schwab enviou um cheque de 25 mil dólares. Mais tarde ele disse que

aquela havia sido a lição mais lucrativa que já aprendera em sua carreira gerencial”*

Existem várias formas de priorizar seu dia de trabalho. A seguir estão dois modelos bem pragmáticos e funcionais desenvolvidos por mim e fundamentados em nossa base estatística:

a. Priorização com base no resultado

Essa priorização segue o princípio de focar seu dia em atender ao que quer como resultado. Vamos supor que você seja um vendedor e hoje seja segunda-feira, um dia que você acha muito bom para fazer pedidos no sistema e realizar follow-up com as equipes internas. Você deveria então ordenar suas tarefas de forma a alcançar primeiro esses dois resultados.

Se na quarta-feira, por exemplo, é o seu dia de fazer follow-up com clientes para fechar propostas, priorize essas atividades e assim por diante.

Por exemplo, costumo utilizar esse modelo de priorização na sexta-feira, pois é um dia que reservo para evitar reuniões externas, então faço dele meu dia de planejamento, no qual repasso o plano estratégico da empresa, reviso indicadores, concentro-me no desenvolvimento de novos produtos, etc. O resultado são ações de planejamento para o futuro da empresa. Esses serão os primeiros itens da lista e todo o restante virá depois.

b. Priorização com base em estatística de alta performance

Um estudo que realizamos com a base do Neotriad, envolvendo 1.929 pessoas de 14 países, consideradas profissionais com alto nível de performance por um período mínimo de três meses, mostrou um padrão na forma de priorizar suas atividades. É um modelo totalmente contrário a tudo o que disseram sobre produtividade até o momento, mas é extremamente performático. Quando comecei a adotar esse modelo, acredito que tenha ganhado pelo menos uns 30 minutos por dia apenas alterando a ordem do que faço primeiro e faço depois.

Segue a ordem de prioridades que deve dar a sua lista de tarefas:

1 – Priorize atividades mais rápidas (até 10 minutos) e mais fáceis

2 – Resolva qualquer urgência o mais brevemente possível para se concentrar nas coisas importantes

3 – Execute atividades difíceis ou complexas no seu período de maior produtividade no dia (em geral, o brasileiro fica mais disposto de manhã).

4 – Delegue atividades no período matinal

5 – Agrupe atividades semelhantes para serem executadas em um período de tempo (como, por exemplo, ligações, e-mails, etc.)

Experimente esse modelo durante algumas semanas e veja o resultado. Se seguir direitinho essa ordem, você não vai acreditar como sua performance diária vai aumentar. É impressionante, mas contra fatos não há argumentos. Funciona.

Existem outras formas de priorizar que você pode pôr em prática; o importante é escolher aquela que melhor se adapta a você em cada momento. Uma estratégia muito utilizada, desenvolvida pelo instrutor de produtividade David Allen, é a priorização com base em contextos, ou seja, de acordo com o ambiente ou com os recursos de que você dispõe. Não adianta priorizar ligações se você não estiver próximo a um telefone para executar essas tarefas e assim por diante. Essa estratégia funciona bem para algumas pessoas.

Não importa o modelo que aplicar, mas é fundamental seguir à risca a ordem que você estabeleceu. Não fique alternando entre as tarefas mais fáceis, mais interessantes ou que levam menos tempo, siga a sua ordem! Se algo novo aparecer, utilize o bom senso e a flexibilidade para se adaptar. Depois de concluída, você terá na sua agenda ou software uma imagem semelhante a esta:

 

Você é multitarefa ou monotarefa?

Existe uma crença no mundo de que algumas pessoas conseguem fazer várias coisas ao mesmo tempo. A geração Y se diz “portadora” do gene da multitarefa, as mulheres dizem que, diferentemente dos homens, fazem várias coisas ao mesmo tempo (talvez isto seja realmente possível, afinal elas conseguem estar grávidas e vivas ao mesmo tempo…) e por aí vai.

Você pode não acreditar, mas a verdade é que ainda não existe um ser humano capaz de fazer várias tarefas simultaneamente com extrema qualidade e sem perda de tempo. E não sou apenas eu quem está dizendo, esse assunto chama a atenção de pesquisadores em todo o mundo. Mais de 14 institutos de pesquisa (incluindo Harvard, MIT, Stanford, etc.) já provaram de formas diferentes que quem tenta “multitarefar” perde até 30% a mais de tempo!

Uma pesquisa de 2009, realizada pela Universidade de Stanford, na qual os pesquisadores estavam procurando descobrir o segredo da multitarefa perfeita, acabou chegando à conclusão, depois de muitos testes e estudos, de que existe uma total incompetência na execução simultânea de múltiplas tarefas, ou seja, “multitarefar” não funciona! O estudo, que foi publicado na Academia Nacional de Ciências dos Estados Unidos, conclui que “multitarefeiros” têm dificuldades em focar e não são capazes de ignorar informações irrelevantes, ou seja, perdem tempo!

Em um estudo que desenvolvi na Triad, com 2.100 participantes desde 2009, as pessoas que eram incumbidas de realizar um exercício em atuação multitarefa tiveram um aumento médio de tempo ao realizar atividades simultâneas de 35%, podendo chegar a casos extremos de até 78% quando comparados com o tempo gasto para executar o mesmo exercício em atuação monotarefa. Apenas 2% das pessoas pesquisadas tiveram perdas irrelevantes de performance.

Se você priorizou, siga a ordem; se surgir algo novo, escreva e reordene conforme o nível de importância ou a urgência da atividade. O que não pode é ficar pulando entre tarefas, e-mail, etc., ou seu dia vai todo por água abaixo! Por isso é fundamental aprender a lidar com essas atividades inesperadas e não sair “multitarefando”!

 

Lidando com o inesperado: Fluxograma de ação

Se você vive em um templo budista, de preferência no alto de uma montanha gelada do Tibete, e passa o dia em meditação, provavelmente nunca terá que lidar com eventuais interrupções ou situações inesperadas. Mas se vive no mesmo planeta que eu, talvez você seja um ímã para acontecimentos inesperados, urgências, imprevistos, circunstâncias, informações e tudo o mais. Essa atração fatal para o inesperado é cada vez mais constante em um mundo que corre na velocidade do pensamento. Saber lidar com esses eventos-surpresa é uma questão de sobrevivência.

Se você planejou bem a semana e priorizou corretamente suas tarefas e atividades, deve ter separado algumas horas para as situações inesperadas; e mesmo que algo saia fora do previsto, deve ser realocado ao longo da semana.

O problema é quando não sabemos o que fazer. Esse evento entra no meio dos outros, paramos o que está sendo feito e acabamos caindo nas terríveis estatísticas da perda de tempo de multitarefa. Para ajudar nesse desafio, desenhei o seguinte fluxograma para tomada de decisões sobre esses eventos, com base nos princípios desta metodologia e sempre com a monotarefa em mente:

Assim que um evento inesperado se manifestar, a primeira providência a ser tomada é avaliar se ele exige alguma ação. Se não requer ação, trata-se de uma informação que deve ser mandada para um espaço a ser organizado conforme vimos na fase de organização.

Se for uma ação, você tem quatro alternativas:

1. DIZER NÃO – Você não precisa nem deve aceitar tudo o que chega para você fazer. Saber

dizer não é uma atitude sábia, e não grosseira. Se você não tem condições de fazer determinada tarefa e se pode tomar essa atitude sem que ela lhe traga prejuízos, então não hesite: diga não!

2. DELEGAR – Nem tudo o que deve ser feito precisa ser feito por você. Se o evento pode ser

delegado a outra pessoa, faça isso. Não assuma mais obrigações do que você pode – e saiba procurar ajuda quando precisar.

3. FAZER – Se o evento terá uma duração de até três minutos para ser executado, então faça

logo. Ficar adiando pequenos eventos só acumula mais pendências. Se for algo urgente, então não há alternativas. Demorado ou não, ele deve ser feito para que você possa se concentrar nas coisas importantes assim que terminar. Para não acumular tarefas, escreva essa atividade que surgiu na lista de prioridades, coloque o mesmo número da tarefa que estava realizando e faça primeiro essa inesperada. Ao terminar, não pule para uma outra atividade, nem e-mail nem nada, retorne à atividade que deixou inconclusa e termine. Isso não é fazer várias coisas simultaneamente, é dar uma sequência e fazer uma coisa por vez. A diferença é sutil, mas muito importante!

4. PRIORIZAR – Se o evento exigirá mais tempo e você precisa fazê-lo de qualquer jeito,

torna-se necessário definir uma data para sua execução. Essa data pode ou não ser o dia de hoje. Escreva o dia que deve ser feita, coloque a duração prevista e continue o que estava fazendo.

Em qualquer uma das possíveis decisões acima, o evento não é negligenciado e uma ação é definida para ele. Isso evita futuros aborrecimentos. Utilize o fluxograma de ação como uma ferramenta de trabalho diário que o ajude a tomar decisões quando coisas não planejadas acontecerem.

 

E-mails vinculados a ações

Sabe qual é a maior qualidade do e-mail? Ele é a ferramenta mais rápida de comunicação nos dias atuais. E o maior defeito? É a maneira mais rápida para se esquecer as coisas! Quando você responde a um e-mail, geralmente existe algum tipo de ação da sua parte, ou do destinatário, agregada a essa resposta.

O problema é que respondemos a muitos e-mails durante o dia, mas na maioria das vezes nos esquecemos de incluir na nossa agenda, sob a forma de tarefas ou de compromissos, as responsabilidades que assumimos nessa hora. Às vezes é uma promessa feita a outra pessoa e que foi esquecida assim que enviou a mensagem. Pode ser algo que você cobrou do destinatário e, depois, nada mais fez para acompanhar o andamento das providências que ele deveria tomar. Alguma informação que você pediu, algo que gostaria de checar… a lista é interminável.

O software de e-mail ideal deveria ter a opção “Responder com Ação” em vez de apenas “Responder”. Dessa forma, após o e-mail ser composto, uma tarefa ou compromisso poderia ser automaticamente criada. Isso evitaria o esquecimento e os aborrecimentos desse tipo. Caso você esteja seguindo a orientação na organização lógica de manter apenas seus e-mails delegados ou que estão em espera de algo na sua caixa de entrada ou caixa de importantes, você pode usar isso com um efeito similar às ações que sugiro, pois ficando ali eles serão revisados durante a priorização diária e as pendências não serão esquecidas.

Se você optar por usar o Neotriad Outlook (www.neotriad.com/outlook), ele integra essa função no Microsoft Outlook. Ao enviar um e-mail, basta clicar no botão tarefa ou compromisso e, assim que ele enviar a mensagem, criará uma tarefa ou reunião com todo o texto e assunto do e-mail.

Caso não use esse programa, você ainda pode fazer isso no Lotus Notes ou Microsoft Outlook. Ao enviar a mensagem, vá à pasta de itens enviados e mova esse e-mail para a pasta de tarefas ou compromissos; ambos os softwares abrem a tela de tarefa ou reunião com todos os dados do e-mail. Simples assim: clique e arraste o e-mail! Experimente e veja se funciona.

 

Delegue tudo o que puder!

Saber delegar é de grande utilidade durante a fase de execução. Fazer isso corretamente é uma verdadeira arte – que alguns privilegiados dominam e, assim, conseguem mais tempo para dedicar àquelas atividades importantes, que só podem ser executadas por eles mesmos.

O inverso também é absolutamente verdadeiro. A delegação pode ser um dos maiores ladrões de tempo. O chefe delega uma tarefa ao subordinado. Ele recebe as instruções, acha que entendeu tudo e corre para executá-la. Quando a tarefa está concluída, o chefe descobre que estava tudo errado. A solução agora é ele mesmo refazer todo o trabalho ou tentar delegar novamente.

Delegar significa transferir para outra pessoa uma tarefa a ser cumprida. A responsabilidade final, de liderança sobre a tarefa, nunca pode ser transferida. Ela será sempre de quem está delegando. Se não fosse assim, seria apenas “largar” a tarefa – e é justamente aí que acontecem os problemas de delegação. O sucesso ou o fracasso pela realização da tarefa será sempre da pessoa que a delegou.

Ao contrário do que muita gente pensa, a delegação não acontece apenas na relação entre chefe e subordinado. Ela pode se dar em diversos níveis: entre o mesmo nível hierárquico, entre amigos, entre marido e mulher, etc. Qualquer atividade da sua lista de prioridades cujo encargo da execução seja atribuído a outra pessoa é um processo de delegação. Mesmo assim, a tarefa ainda é sua e precisa ser monitorada.

A centralização ofusca o crescimento das pessoas e das organizações. Conheci muitos empreendedores que reclamavam do ritmo lento de crescimento, ou mesmo da estagnação de suas empresas. Eles acreditavam que eram os únicos capazes de realizar bem o trabalho, que mais ninguém no mundo poderia fazer o que faziam com a mesma qualidade, atenção ou precisão. Como uma empresa pode crescer se apenas uma pessoa faz tudo? Se essa pessoa tirar férias, a empresa fecha. Se ficar doente, é prejuízo.

Alguns “chefes” demonstram uma resistência enorme com relação à delegação. Por isso, acham que a centralização é a chave para a solução de todos os problemas – dos mais corriqueiros aos mais complexos. Já ouvi as mais variadas desculpas para não delegar tarefas. Veja se alguma delas se aplica a você:

1. A pessoa é tão ocupada que não lhe sobra tempo nem mesmo para delegar. 2. Ninguém dentro da equipe conseguirá entender essa tarefa. 3. Aquela pessoa não conhece todos os detalhes e desdobramentos possíveis da tarefa.

Portanto, não sabe exatamente o que deve ser delegado.

4. Como a pessoa conhece bem o que deve ser feito, entende que será mais rápido fazer do

que delegar.

5. Se ela começar a delegar tudo, outros poderão tomar o seu lugar ou descobrir sua

inutilidade (esta é a pior de todas, não?).

6. Ele não quer correr riscos com a tarefa.

7. Ele não tem paciência de ensinar outra pessoa. 8. Ele teme a reação de seu subordinado quando a tarefa lhe for delegada. 9. O perfeccionismo excessivo impede a delegação. 10. Fazer aquilo é muito divertido. Assim…

Não importa a desculpa utilizada. Quando não incumbe outra pessoa de uma tarefa que poderia muito bem ser delegada, você está consumindo tempo desnecessário. Além disso, está abdicando do papel de líder e, o que é pior, impedindo que seus subordinados cresçam e consigam resolver os problemas por si próprios.

Compartilho da opinião de alguns líderes que veem na delegação a maior oportunidade de crescimento e de aprendizado da equipe. Conheci equipes com ótima produtividade que, de modo geral, tinham um líder com perfil descentralizador. Mais do que isso, ele incentivava o comprometimento e a confiança do seu time compartilhando a responsabilidade pelas tarefas. Quanto mais você delegar, mais tempo terá para inovar, aproveitar oportunidades e criar novos serviços e produtos. Quanto mais pessoas capazes de fazer o que você faz você tiver na equipe, mais chances terá de subir e ocupar novas posições. Se você é a única pessoa capaz de exercer determinada atividade, dificilmente vai conseguir se mover na pirâmide executiva, e com certeza outros vão passar você quando surgir a oportunidade!

Existe também o outro lado da moeda: pessoas que utilizam a delegação para comprometer o subordinado. Passam adiante tarefas que não poderiam ser delegadas ou deixam de dar os subsídios necessários para execução de uma determinada tarefa. Esse tipo de delegação obscura é prejudicial ao subordinado e ao próprio superior.

Da mesma forma que alguns gerentes, os subordinados também têm seus medos em relação às tarefas delegadas. Às vezes, não fazem as perguntas adequadas para concluir o entendimento. Não admitem seu desconhecimento diante do superior, têm medo de falhar e acabam devolvendo a responsabilidade de decisão para o chefe. O resultado disso, claro, nunca é bom.

 

Como delegar de forma eficaz

A delegação de qualquer atividade exige comunicação adequada, esclarecimento de dúvidas, apoio e liderança em todo o processo. Saber o que deve ser delegado é fundamental. Existem tarefas que, por questão de complexidade, confidencialidade, esfera de competência ou algumas outras razões, simplesmente não podem ser transferidas. Logo, o primeiro passo para delegar corretamente é reconhecer o que deve e o que não deve ser delegado.

Você pode e deve delegar: trabalhos rotineiros, atividades relacionadas com o tema de conhecimento específico de outras pessoas, detalhes, preparativos, atividades específicas de projeto ou metas. Você não pode delegar: o desenvolvimento de metas, tarefas relacionadas com a sua identidade, tarefas de alto risco, situações de exercício de liderança ou a responsabilidade sobre a motivação da equipe.

Após identificar o que pode e o que não pode ser delegado, é importante saber a forma correta de delegar. A seguir, estão alguns passos para uma delegação eficaz:

• Delegação é sempre 1:1

Um fator indiscutível na delegação é a individualidade. Uma tarefa deve ser delegada apenas a uma pessoa e nunca de forma coletiva. Se você não definir quem será o responsável pela execução, poderá ter problemas. Sempre que delegar alguma coisa, dê nome aos bois! Delegação é sempre individual e não coletiva.

• Escolha a pessoa certa

Esteja seguro, ao delegar, de que aquela é a pessoa certa para dar conta da tarefa. Na hora de tomar essa decisão, você pode levar em conta alguns fatores como conhecimento técnico, disponibilidade de tempo, agilidade, afinidade pessoal, etc. Eu, particularmente, gosto de delegar a pessoas que precisam ser treinadas ou que desejam crescer aquelas tarefas para as quais disponho de um espaço maior de tempo e com as quais é possível correr alguns riscos sem que isso comprometa o resultado final. Para tarefas com prazo curto, prefiro as pessoas mais ágeis e com conhecimento testado.

Qualquer que seja o critério de sua escolha, é importante dar espaço para todas as pessoas da equipe. Se você delegar tarefas sempre às mesmas pessoas, isso pode ter dois efeitos nocivos: a sobrecarga daqueles profissionais e a desmotivação dos demais. Aproveite essas oportunidades para dar espaço para que todos evoluam e libertem cada vez mais você para tarefas importantes.

• Defina as expectativas de autoridade

No momento de delegar algo, é vital deixar claro o nível de autoridade que a pessoa terá sobre a tarefa. Isso ajuda a evitar problemas e mal-entendidos. Especifique o grau de iniciativa para essa tarefa. Se desejar, utilize os níveis de referência a seguir:

0 – Autoridade máxima – Tome todas as decisões. 1 – Prossiga, mantendo-me informado de cada passo. 2 – Comunique o que pretende fazer. Não faça sem minha aprovação. 3 – Autoridade mínima – Estude as alternativas, os prós e os contras. Eu escolho a

melhor alternativa.

• Explique claramente o que deve ser feito

Quanto mais próxima do modelo SMART for a comunicação da tarefa, mais chances de sucesso ela terá. Lembre-se de que pessoas não podem ver pensamentos. Assim, sua obrigação passa a ser transformar esses pensamentos em algo visível para a outra pessoa.

Se preferir utilizar alguns dos itens do SMART, como (S) específico, (A) alcançável e (T) temporal, será ainda mais fácil fazer essa visualização. Se tiver um exemplo pronto ou puder produzi-lo em pouco tempo, melhor ainda. Sempre pergunte se a pessoa entendeu o que você explicou, peça a ela que diga como entendeu; isso ajuda a deixar ainda mais clara a tarefa.

• Estimule o feedback 8. Nem tente abandonar a tarefa no meio do processo. Isso desmotiva a pessoa. 9. Deixe claro o grau de iniciativa e as expectativas.

Deixe a pessoa à vontade para perguntar sobre a tarefa. É melhor que ela pergunte do que faça errado e tenha que começar tudo outra vez. Esteja aberto também a ouvir opiniões que possam melhorar a tarefa ou até modificá-la completamente. Às vezes, estamos tão envolvidos no processo que não conseguimos perceber alternativas facilmente notadas por quem está de fora. Vale a pena mandar e-mails não de cobrança, mas algo como “Sabe aquela tarefa que lhe enviei? Tem alguma dúvida com a qual eu possa ajudá-lo?”. É uma forma de se abrir para feedbacks da equipe!

• Monitore a execução

Monitorar não significa pegar a pessoa pela mão e muito menos perguntar de minuto em minuto pelo andamento do trabalho. Mas, se a tarefa for longa, você deve ser informado do seu andamento. O prazo será cumprido? A pessoa está fazendo tudo corretamente?

Ao delegar, determine dias ou horários para receber o status da tarefa ou preestabeleça as datas das reuniões de avaliação. Você pode inclusive determinar o modo como esse relato deve ser feito. Muitas vezes uma simples troca de e-mail basta para monitorar a execução.

• Elogie os resultados

Lembre-se de que apenas a tarefa, e não a responsabilidade sobre ela, foi delegada. Logo, o sucesso ou o fracasso da tarefa cairá sobre quem a delegou. Aproveite os sucessos para motivar a pessoa. Agradeça, parabenize, elogie. Esse empowerment aumentará a confiabilidade e o respeito entre vocês.

Se a tarefa, por alguma razão, fracassou, identifique os erros e ações capazes de impedir que eles se repitam no futuro. É sempre mais fácil empurrar o problema do que assumir nossos próprios erros. Não puna a pessoa, pois a responsabilidade era sua também. Aproveite para transformar esse fracasso em um momento de aprendizado.

Para tornar sua delegação ainda mais eficaz, existem alguns procedimentos que devem ser evitados a qualquer custo. Veja a lista de alguns cuidados que precisam ser tomados:

1. Não caia na tentação de delegar a mesma tarefa a várias pessoas, para com isso garantir

sua execução. Isso só causa competição e desconfiança na equipe.

2. Evite detalhar excessivamente o “como fazer” da tarefa. Isso inibe a criatividade e impede

que o subordinado tenha livre escolha quanto ao melhor caminho a seguir.

3. Não esquarteje a tarefa. Evite passá-la a alguém por partes. Delegue-a por inteiro. 4. Fuja da informalidade. Comunicar a tarefa no corredor, sem definir prazo ou dar uma

visão geral do resultado esperado, é um erro que pode comprometer o resultado.

5. Prepare seu subordinado para realizar a tarefa que ele não sabe e não delegue tarefas a

pessoas incapacitadas.

6. Evite ficar sem tempo para responder às dúvidas ou para monitorar os resultados. 7. Fuja do excesso de perfeccionismo.

 

Controlando tarefas delegadas – princípios de colaboração

O dia a dia exige a realização de diversas tarefas, além daquelas que foram delegadas. Muitas vezes, estamos tão envolvidos com as tarefas pessoais que corremos o risco de nos esquecer daquelas que foram delegadas. Uma das piores situações em que um subordinado pode se ver é apresentar uma tarefa que ele concluiu e receber, de volta, um olhar de surpresa, como se aquele assunto fosse uma grande novidade para o superior. Parece que algo totalmente sem importância foi realizado por ele. Isso é extremamente frustrante.

Controlar as tarefas que foram delegadas é vital para evitar problemas. Esse controle é parte da esfera da importância e tem o grande poder de impedir a manifestação de urgências em função de tarefas esquecidas.

Na fase de organização, sugeri que você mantenha uma bandeja de ações e uma bandeja de pendências e utilize suas pastas de entrada de e-mail (caixa de entrada ou importantes) para manter e-mails de tarefas que estejam delegadas, de forma a ficar fácil a lembrança e cobrança. Se preferir utilizar sua agenda, você pode adicionar essa tarefa com um símbolo especial e com o nome do responsável entre parênteses. Esses procedimentos ajudam você a ficar informado sobre as tarefas delegadas.

No segundo capítulo, apontei que uma das principais falhas das metodologias existentes era a de restringir o controle do tempo a algo individual. Isso não combina com os dias atuais, nos quais nos vemos trabalhando em grupos, delegando tarefas, compromissos, projetos e metas. A melhor forma de lidar com esse processo colaborativo é através do uso de softwares.

Tanto o Neotriad quanto o Microsoft Outlook permitem delegar e acompanhar tarefas. Você pode, por exemplo, enviar instantaneamente uma tarefa para outro usuário, e toda vez que ela for atualizada você será notificado. Caso o usuário não utilize nenhum software, existe a possibilidade de enviá-la por e-mail. Todas as tarefas delegadas ficam em uma área reservada, em destaque, no sistema.

A eficácia do processo colaborativo em uma equipe é visível em curto espaço de tempo. Temos um cliente, uma editora de revistas, que nos procurou para tentar reduzir o volume de urgências e aumentar a produtividade da equipe a fim de produzir mais uma publicação mensal. O processo teve início com a definição de uma meta comum para toda a equipe e com isso criamos um processo de planejamento em grupo.

Cada revista mensal se transformou em um projeto com aproximadamente 400 tarefas, que foram adicionadas em uma equipe no Neotriad. O gestor da equipe podia delegar as tarefas via internet, acompanhar a execução e monitorar eventuais problemas. Cada projeto concluído refletia na meta estipulada. O resultado foi que, após quatro meses do início do processo, o grupo conseguiu com a mesma equipe triplicar a execução, passando de duas publicações mensais para seis!

Muitas vezes trabalhamos muito e temos pouco resultado porque não utilizamos bem o nosso tempo, não delegamos, não definimos objetivos claros e não temos métricas de controle. Saber colaborar e distribuir atividades pode ajudar você a produzir mais com menos esforço.

 

Foco: O maior segredo da produtividade pessoal

Ao fim de uma partida válida pelo torneio Aberto da França, em Roland Garros, em que ganhou por 3 sets a 2, depois de estar perdendo por 2 a 0, o tenista americano Andre Agassi disse: “O maior trabalho que tive durante a partida foi me tirar da minha própria distração. Os dois primeiros sets eu perdi para mim, para a minha insegurança. Quando voltei a me concentrar no jogo, as coisas deram certo.” Nessa frase, Agassi identificou o maior inimigo da produtividade pessoal.

Nosso dia é um paraíso para as distrações. Vivemos cercados por objetos bonitinhos, agradáveis ou barulhentos. Vivemos cercados por pessoas, por bips e celulares. Nosso cérebro está atento a tudo isso. Se estamos diante de uma atividade não muito agradável, qualquer risada, qualquer barulho é suficiente para desviar nossa atenção. Qualquer barulho de sirene é motivo para ir à janela. Qualquer novo e-mail que chega atiça nossa curiosidade. A todo momento, para não fugir do exemplo de Agassi, estamos escapando do “jogo” e entrando na distração.

Manter o foco naquilo que deve ser feito já virou utopia para alguns profissionais. Muitos consideram isso simplesmente impossível. Até mesmo durante a leitura deste livro você com certeza já pensou no jantar, nos afazeres do dia seguinte, no programa de televisão. Qualquer motivo parece forte o suficiente para desviar sua atenção.

Manter o foco nas atividades do dia é o mais clássico segredo da produtividade pessoal. Se uma pessoa conseguir ficar centrada naquilo que estiver fazendo durante 100% do tempo, dificilmente chegará ao fim do dia com uma tarefa não concluída. E mais: dificilmente terá um projeto não realizado, uma meta não alcançada. Mas, infelizmente, esse desejo é impossível. Não conheço ninguém – e é provável que nem exista – que fique 100% do tempo dessa forma. Quantas vezes você começou uma atividade importante e se propôs manter-se atento a ela até sua conclusão? E o que aconteceu? No meio do caminho apareceu uma pessoa para conversar e uma vontade enorme de tomar café se manifestou. Chegou uma piada no e-mail e você aproveitou para navegar pela internet, ou bateu aquela saudade irresistível de falar com a sogra… Infelizmente, é natural do ser humano esse tipo de desatenção.

Se manter o foco é a solução para o aumento da produtividade e se, do mesmo modo, é impossível manter-se nesse estado durante todo o tempo, a pergunta óbvia é: existe um caminho intermediário para essa questão? Assim como disse Agassi, o segredo está em eliminar ou minimizar suas distrações.

Imagine que você é um jogador de futebol e está no meio da partida final do Campeonato Brasileiro, no estádio do Maracanã. O jogo está nos minutos finais e a torcida está gritando. Quando você não ouvir mais a torcida e começar a ouvir apenas o barulho da sua respiração, as batidas do seu coração e seus próprios passos, quando conseguir isso, você estará bem próximo do gol da vitória. O seu foco estará na bola, no jogo, no gol, e não nas distrações.

 

A operação shutdown

Quando preciso me focar em uma determinada atividade, inicio um ritual que chamo de operação shutdown (desligar, em inglês). Esse ritual me faz lembrar da cena célebre em que Neo, o personagem vivido pelo ator Keanu Reeves no filme Matrix, de 1999, consegue se desviar da bala disparada pelo agente Smith. Neo estava tão concentrado e atento àquilo que fazia que conseguiu evitar o tiro com um movimento de corpo. Para fazer isso, ele tinha de obter um grau máximo de concentração em si próprio. Coisa de cinema, mas o processo de concentração deve ser parecido. O princípio do shutdown é se desconectar para conectar!

O primeiro desafio é a conscientização de que preciso terminar e para isso é necessário me desligar do mundo exterior. Tenho que assumir esse estado de concentração internamente primeiro para exteriorizá-lo depois. Eu costumo pôr para tocar uma música toda vez que inicio esse processo (no meu caso, a música ajuda a me concentrar e evitar as distrações). Assim, toda vez que a escuto, já estou preparado para a concentração. A música surge como uma “âncora” poderosa e deixa meu cérebro predisposto a esse estado de concentração. Claro que isso não é uma regra nem estou recomendando que você faça o mesmo, cada um deve desenvolver o seu próprio ritual de shutdown.

A operação shutdown consiste em impedir qualquer tipo de distração que possa acontecer até a conclusão da tarefa. Isso inclui: desligar o telefone de modo que não toque nem vibre, avisar às pessoas que ficará indisponível por algumas horas, desligar o e-mail, desligar programas como Messenger, trancar a porta, desligar o celular, fechar programas desnecessários. Ou seja: significa a imersão na tarefa.

Longe das distrações, nos tornamos capazes de nos concentrar apenas naquilo que deve ser feito. Nesse ambiente, o cérebro não encontra desculpas para interromper o trabalho. Repare que o foco é na tarefa, e não no dia inteiro. Se você tiver que levar duas horas para fazer um relatório, o shutdown deve ter essa mesma duração. Depois é necessário ir beber um café, andar ou qualquer outra coisa que queira fazer (até ver suas redes sociais). Por isso a tarefa deve ser curta e durar, no máximo, três horas, pois ninguém consegue ficar sentado por muito tempo.

Desenvolva sua própria operação shutdown, com seu próprio ritual. Algumas pessoas gostam de adicionar incensos, música new age, café, etc. Adapte o que achar necessário. Mas utilize rotineiramente essa ferramenta toda vez que precisar se focar em uma determinada atividade. E não se esqueça de limitar seu tempo de foco, que pode ser uma, duas ou até três horas!

 

Como lidar com interrupções

As interrupções se manifestam na forma de telefonemas, e-mails, ruídos produzidos pelos colegas de trabalho e tudo o mais. Existem muitas pessoas que se espantam ao constatar que praticamente metade do seu dia é perdida com interrupções desnecessárias. Este assunto é bem extenso e varia conforme o tipo de interrupção. Para facilitar, resumi alguns dos principais “ladrões do tempo” e algumas alternativas que você pode adotar:

1. Escritórios Abertos

• Crie uma política no escritório que inclua um horário de foco total, em que fica proibido

qualquer tipo de interrupção.

• Evite deixar objetos, revistas ou coisas interessantes à mostra na sua mesa de trabalho. Isso

distrai a atenção das pessoas e facilita que elas interrompam você.

• Quando for interrompido, pergunte se é realmente necessário. Se for, pense na

possibilidade de agendar um horário para resolver o problema. Se aceitar a interrupção,

diga logo quanto tempo tem disponível.

2. Telefonemas

• Se tiver tempo disponível, responda imediatamente. É mais fácil, barato e rápido do que

acessar a caixa postal, anotar o número, retornar, etc.

• Se possível, reserve um horário na agenda para retornar todos os telefonemas de uma vez. • Mantenha sempre o foco quando estiver ao telefone; é muito fácil prolongar a conversa e

não perceber o tempo passar.

• Quando estiver em viagem de trabalho, combine um horário com o pessoal do escritório

para fazer uma conferência e resolver todos os problemas de uma vez.

• Em reuniões, sempre mantenha o telefone no silencioso e deixe a secretária eletrônica

atender.

• Quando deixar recado, repita o telefone de retorno (isso evita que a outra pessoa tenha de

repetir o recado para anotar).

• Se você não costuma verificar sua caixa postal, uma alternativa é deixar uma mensagem

pedindo às pessoas que mandem um e-mail para você em vez de deixar recado

(particularmente uso essa opção).

3. Cafezinho, conversas de corredor, pessoas • O bom senso é a chave. A sua hora é valiosa, para você e para a empresa. Se parar 10

minutos por dia para beber seis cafezinhos, está jogando uma hora por dia no lixo. Esses

momentos são importantes se forem bem utilizados; por isso seja criterioso, focado e

imponha um limite de tempo.

• Evite aceitar qualquer tipo de tarefa no corredor ou durante o cafezinho. Peça sempre a

formalização por e-mail.

• Se a conversa no cafezinho se prolongar, seja objetivo e corte rapidamente. • Procure agrupar seus horários de cafezinho em momentos de retorno de reuniões ou

próximo ao retorno do almoço, pois são momentos que você já está em deslocamento.

4. Internet e Messenger (ou similares)

• Estabeleça uma política de acesso à internet na empresa. Sites fúteis e desnecessários devem

ser proibidos ou liberados apenas em horários de break.

• Tenha sempre em mente o que deseja procurar na internet. Com um objetivo em mente,

fica mais difícil se perder no mundo virtual.

• Evite acessar seu e-mail particular. Além da possibilidade de estar sendo monitorado, ele

pode atrapalhar sua rotina. Reserve horários após o expediente ou durante o almoço para

essa função.

• O Messenger pode ser uma ferramenta muito útil, mas para isso tenha um endereço

pessoal e outro profissional. Durante o expediente utilize apenas o Messenger corporativo.

• O Messenger pode ser utilizado para conversas rápidas, decisões ou informações simples.

Às vezes ele pode ser mais produtivo do que um e-mail.

• Deixe seu Messenger sempre no invisível quando estiver fazendo alguma tarefa. Quando

estiver mais tranquilo, deixe no ocupado. Quando estiver livre, deixe no ausente. Isso ajuda

a controlar as interrupções.

• O ideal é utilizar as soluções de Messenger corporativas que evitam o acesso ao mundo

externo e restringem de forma segura e monitorada apenas o ambiente profissional.

5. Reuniões (desnecessárias ou necessárias) • Defina o objetivo a ser alcançado com a reunião e os tópicos com duração do que deve ser

discutido.

• Defina um horário de início e término e seja rigoroso nesse planejamento. • Convoque apenas pessoas que realmente agreguem valor à reunião e peça que se preparem

adequadamente.

• Distribua a pauta da reunião com antecedência. • Eleja um líder da reunião, que deve ser responsável pelo cumprimento de horários, pelo

foco nos tópicos planejados e pela distribuição da ata e de tarefas após a reunião.

• Não deixe a reunião ultrapassar duas horas sem intervalos. • Ao terminar a reunião, distribua a ata dos itens discutidos aos participantes. • Deixe claro quais tarefas cada pessoa deve fazer após a reunião, com data, responsável e

descrição do que deve ser feito.

6. E-mails

• Defina horários para ler seu e-mail ou mude o intervalo de recebimento de mensagens –

isso aumentará muito seu foco em outras atividades.

• Desligue os avisos de recebimento de novas mensagens. • Se o assunto é complexo ou delicado, use o telefone ou fale pessoalmente. Falar é muito

mais rápido que escrever e e-mails ainda não transmitem emoções.

• Utilize para o que é importante e não precisa ser resolvido imediatamente. Não é possível

garantir que a outra pessoa esteja na frente do computador ou que não haverá falhas

técnicas ou demoras na transmissão.

• E-mails devem ser curtos, objetivos e ir direto ao ponto. Sua redação deve ser clara. • Utilize a CC apenas quando for necessário informar alguma coisa já previamente resolvida. • Crie protocolos de comunicação por e-mail na empresa; a conscientização desses processos

deve atingir a todos.

• Se você costuma responder a mesma coisa diversas vezes para pessoas diferentes, crie um e-

mail bem informativo e guarde-o em uma pasta chamada (PF – Perguntas Frequentes). Da

próxima vez que alguém fizer a mesma pergunta, verifique se já não existe uma resposta

“pré-formatada”.

De forma geral, se você tem um volume muito grande de interrupções, pode ser por causa da centralização excessiva de informações. Vale a pena refletir sobre como tem distribuído suas informações e procurar melhorar nesse quesito.

 

Evite a procrastinação

Outro grande inimigo da execução, além da distração, é a procrastinação ou adiamento das tarefas. Popularmente conhecida como “empurrar com a barriga”, “deixar para depois” ou, simplesmente, “enrolar”, a procrastinação é um mal que atinge todo mundo em diversos momentos da vida. Geralmente, procrastinamos atividades que são difíceis, que não sabemos fazer, que são desagradáveis, chatas, muito longas, etc. Algumas pessoas procrastinam metas, sonhos e tarefas importantes. Seja por medo, insegurança ou qualquer outro motivo, esse tipo de ação é autodestrutiva e acaba adiando o seu sucesso e o brilho da sua estrela pessoal.

Como você se sente quando olha para sua agenda e repara que a mesma tarefa foi anotada mais de três vezes e, mesmo assim, ainda não foi feita? A sensação não pode ser das melhores. Mas existem algumas formas que podem ajudar você a evitar a procrastinação:

1. Se for grande, divida

Uma das principais desculpas para a procrastinação é o fato de a tarefa parecer grande demais para ser concluída. Não tenha dúvidas: divida-a. Ela pode ser recortada em pequenos pedaços, conforme detalhamos na fase do planejamento. Talvez até transformada em um projeto. E mais: evite programar a execução de todas as subtarefas resultantes da divisão da tarefa principal para um único dia. Psicologicamente, o problema ainda existe. E, em vez de procrastinar uma tarefa, agora serão várias. Distribua sempre que possível essas tarefas ao longo do planejamento semanal.

2. Utilize a operação shutdown

Tente utilizar a operação shutdown quando iniciar a execução da tarefa. Muitas vezes, o que provoca o adiamento da tarefa é o fato de ela ser chata. Nesse caso, qualquer distração é mais interessante que ela. O melhor a fazer é encarar o desafio logo de uma vez, em lugar de adiá-lo sempre.

3. Delegue ou cancele

Se for possível delegar a tarefa, não hesite! Se ela foi adiada por dias, será que ainda é necessária? Se não for, risque-a da sua agenda e não se culpe por isso.

4. Transforme a tarefa em um compromisso

Estipular um horário de início e término pode estimular seu comprometimento com a tarefa. Agende um compromisso formal com você para realizar essa tarefa.

5. Utilize recompensas

Apesar de não gostar muito dessa alternativa, ela funciona muito bem com algumas pessoas. Sabe aquele doce que você adora e não come há um tempo? Então, compre um e o entregue, sob custódia, a outra pessoa. Ela só devolverá seu doce quando você realizar sua tarefa. Você pode também utilizar recompensas alternativas como a compra de um novo CD, uma cervejinha, uma “escapada” com sua mulher (ou com seu marido) e diversas outras prendas. O importante é ser honesto e se dar o presente apenas quando o merecer.

6. Imagine o objetivo que existe por trás daquela tarefa

Se você pensar que existe um objetivo maior para a realização da atividade, isso pode ser de grande ajuda. Por exemplo: você precisa fazer esse relatório para ganhar seu salário no fim do mês, para sustentar e dar conforto a sua família. Ou seja, você não está fazendo um simples relatório, você está garantindo o sustento da casa!

7. Assuma o papel de político

Se nenhuma das alternativas anteriores funcionar, esta é tiro e queda. Junte seus amigos do escritório e diga: “Se eu não concluir essa tarefa (especifique-a) até o dia X, eu vou pagar a happy hour de sexta-feira pra todo mundo!” Agora é bem provável que você não adie mais sua tarefa. Mas cuidado para seus amigos não se transformarem em distrações e, assim, garantirem o próprio chope.

Esse assunto é muito interessante e profundo. Neste momento estou desenvolvendo uma pesquisa sobre o perfil de procrastinação das pessoas, os principais motivos e o que pode ser feito para reduzir esse modelo. Provavelmente, quando você estiver lendo este livro, esse assunto já deve ter se transformado em um novo livro. Consulte meu site

www.christianbarbosa.com.br para mais informações. Eu garanto que um dos maiores causadores de desperdício de vida no mundo é a procrastinação, e estou dedicado ao tema para ajudar as pessoas a terem mais tempo para realizarem seus sonhos e viverem com equilíbrio. Mas isso é para o próximo livro.

 

Coloque sentido na execução diária

 

“Um homem vê as coisas como ele é.

Seus poderes têm o mesmo alcance de seus olhos.”

WILLIAM BLAKE

Um conceito vital e final para a execução é que você precisa aceitar que o tempo no universo do trabalho é infinito. Se você procurar trabalho, sempre vai encontrar. Mas o seu tempo é finito, ele acaba e rápido! Por isso é preciso aprender a limitar seu tempo de trabalho, pois afinal de contas a vida acontece lá fora! Procure limitar seu tempo diário de execução e oriente-se para esse planejamento. Claro que vão acontecer imprevistos e dias complicados, mas eles precisam estar na categoria de exceções e não de padrões na sua vida!

Com isso concluímos a fase final da metodologia, a qual faz todo o processo acontecer. A maior parte do sucesso está contida nessa fase. Por meio de ações você pode realizar seus sonhos e fazer sua estrela pessoal brilhar. Mas não ações quaisquer. Devemos colocar sempre significado em tudo o que fazemos. Quando há sentido para as pequenas ações, o tempo corre devagar e aproveitamos mais! Amar ou odiar a segunda-feira é totalmente relativo ao que está sendo executado ao longo dos dias. Quando você coloca sentido nessas tarefas, o dia passa a ser um passo na direção dos seus maiores sonhos, o importante se torna predominante e você começa a perceber que o tempo está passando mais devagar.

No próximo capítulo vamos resumir tudo o que você viu até agora no formato de um plano de ação, para ajudar você a estruturar a aplicação da metodologia tríade na sua vida. Boa jornada!

* R. A. Mackenzie. The Time Trap, Nova York: McGraw Hill, 1975, pp. 38-39.