CAPÍTULO 11: Implantando a administração pessoal

CAPÍTULO 11

Implantando a administração pessoal

 

“O aspecto mais triste da vida de hoje é que a ciência

ganha em conhecimento mais rapidamente

que a sociedade em sabedoria.”

I SAAC ASIMOV

 

“Por sabedoria entendo a arte de tornar a vida

o mais agradável e feliz possível.”

ARTHUR SCHOPENHAUER

 

“A verdadeira sabedoria consiste em saber

como aumentar o bem-estar do mundo.”

BENJAMIN FRANKLIN

 

Após a publicação da primeira edição deste livro, com a rápida divulgação dos conceitos da tríade pelo Brasil e pelo mundo, tive a oportunidade de me dedicar profundamente a ajudar pessoas e empresas a conquistarem mais tempo, maior produtividade e a executarem suas estratégias. Aprendi muito nesse processo, pude repensar muitos aspectos da metodologia e também criar novas soluções.

Atualmente eu conto com uma rede de consultores e instrutores certificados na aplicação da metodologia, em diversas partes do mundo, com especializações e formações das mais diversas, os quais nos ajudaram muito a trazer novos insights e formas de aplicação nos mais diversos nichos de mercado.

O Neotriad se tornou uma das maiores bases estatísticas do mundo sobre planejamento pessoal e produtividade de equipes, o que nos permitiu, com o apoio de ferramentas de mineração de dados, descobrir estratégias de performance superiores. A área de consultoria da Triad PS teve tantos casos de sucesso que nos ajudou a criar novos padrões para implantação de produtividade coletiva com os principais ladrões de tempo corporativos.

Meu objetivo neste capítulo é apresentar algumas maneiras de facilitar a implantação da metodologia da tríade na sua vida e também em seu ambiente de trabalho, além de dar dicas práticas para alguns conceitos que já foram explicados.

 

O processo de implantação da metodologia na sua vida

Nos capítulos anteriores detalhei cada fase da metodologia da tríade mostrando suas bases teóricas e suas ferramentas de aplicação prática. Nos últimos anos, milhares de pessoas e empresas utilizaram essa metodologia para ganhar produtividade e performance na execução de suas atividades. Acompanhei pessoalmente a implantação em diversas organizações, treinei executivos de grandes companhias do mundo na adoção da metodologia e pude colecionar muitos casos de sucesso.

Nessa jornada aprendi técnicas que funcionam mais ou menos na adoção dessa metodologia na vida das pessoas e empresas. Talvez você esteja justamente se perguntando como fazer para aplicar tudo o que leu até agora e por onde começar. Claro que não existe uma única forma, mas defendo que a melhor é aquela que mais corresponde ao seu jeito de ser.

Nesta seção vou detalhar um programa de implantação de três semanas que utilizo com executivos, empreendedores e equipes para tornar a adoção da metodologia gradativa e facilitada. Minha sugestão é que, se você adotá-la, não pule etapas, faça de acordo com o cronograma sugerido. Você vai precisar anotar as atividades para serem feitas em uma ferramenta de sua preferência (agenda, caderno, Outlook, Neotriad, etc.) ou o processo não terá o efeito desejado. O ideal é comprar um pequeno caderno exclusivo para essa atividade.

Um princípio fundamental no processo é que você experimente, de fato, as atividades propostas. Eu sempre digo que administração pessoal acontece de duas formas: pelo amor ou pela dor. A opção do amor é a escolha de mudar antes que o estresse tome conta da sua vida. A opção pela dor é quando os problemas de saúde, estresse e falta de tempo chegaram a um nível em que ela é sua única alternativa. Tome a sua decisão e mantenha-se firme no propósito.

Escolha um período da sua vida em que você consiga reservar pelo menos duas horas por semana, nas próximas três semanas, para as atividades propostas (uma semana tem 168 horas, então separar duas horas é bem razoável, não acha?). Quando começar, vá até o fim, visto que as atividades são curtas e poderão ser executadas ao longo da semana sem problemas, por mais urgentes que elas sejam. Se por acaso precisar parar, recomece tudo, revisando as atividades já executadas. Não faça tudo de uma única vez, faça ao longo dos dias, conforme o tempo sugerido.

 

1ª SEMANA: DESCOBRINDO O IMPORTANTE NA SUA VIDA

1. Descubra o que você gosta de fazer

Tempo: cinco minutos diários, duração de segunda a domingo. Material: caderno de anotações, e-mail (que você enviará diariamente para o seu e-mail com este assunto e guardará em uma pasta Tríade) ou Neotriad (informação).

Anote durante uma semana em um caderno ou envie um e-mail a si mesmo com tudo aquilo que gostou muito de fazer (pessoal e profissionalmente), que trouxe equilíbrio, satisfação, resultados. Quando executa essa atividade, você se sente eficaz, estimulado, focado. Quando essa atividade acaba, você se sente satisfeito, autêntico e contente.

Anote também as atividades que lhe trazem a sensação oposta, aquelas coisas que você odeia fazer, que não trazem resultados para sua vida, que são chatas, que você tenta evitar a qualquer custo. Quando você executa essas atividades, percebe que seu tempo foi desperdiçado, pois não houve motivação, então se sente entediado e com seus talentos desperdiçados.

Seja o mais específico e detalhado possível. Você pode anotar as atividades no momento em que elas acontecerem, pois isso trará à tona os sentimentos mais reais. Quanto maior o volume de atividades, melhor. Como sugestão, você pode dividir seu e-mail ou caderno em duas colunas, sendo uma para as atividades que gosta de fazer e a outra para as que não gosta. Você vai reparar que essas atividades terão muito a ver com seus talentos naturais, com seus pontos fracos e com sua tríade pessoal. Mas por enquanto atenha-se a apenas essa atividade. Você não imagina o impacto que ela terá ao longo das semanas.

2. Faça seu Gráfico de Papéis

Tempo: 20 minutos, apenas uma vez em um domingo ou sábado. Material: formulário de papéis, planilha Excel ou Neotriad (identidade).

Conforme detalhado no capítulo sobre identidade, faça a sua lista de papéis que pretende desempenhar este ano, mas não se esqueça de incluir nela o papel EU. Enumere apenas aqueles aos quais deseja se dedicar para o próximo ano e lembre-se de que os papéis são temporais, eles podem ir e vir conforme as suas escolhas (e não conforme as circunstâncias).

Com esses papéis definidos, faça a distribuição gráfica de como gostaria de utilizar seu tempo baseado nesses papéis, criando seu gráfico de papéis desejado. Obviamente que, para quem trabalha, o papel com maior dedicação percentual será o profissional, isso é normal. Distribua o restante do tempo entre os outros papéis. Volto a reforçar que esse gráfico é um feeling e não um indicador matemático exato, mas se desejar você pode utilizar o Excel para ajudar a distribuir seu tempo.

Esse gráfico será uma ferramenta importante para balizar nosso planejamento da semana, será um auxílio inclusive para sua sessão de descarrego.

3. O que traz prazer e dá sentido ao seu tempo?

Tempo: 35 minutos, apenas uma vez no dia mais tranquilo de sua semana.

Material: exercício da missão pessoal, folha de papel sulfite, caderno de anotações ou Neotriad (missão).

Releia a parte sobre equilíbrio e missão pessoal do capítulo de identidade e defina um tempo sem interrupções, em um local sossegado, para pensar sobre atividades de equilíbrio pessoal e para escrever sua missão.

Em primeiro lugar, pegue uma folha de papel sulfite e dobre-a ao meio, depois dobre-a novamente de forma que fiquem quatro espaços definidos. Abra a folha e escreva em cada parte uma das quatro partes (físico, espiritual, mental e emocional). Feito isso, em cada espaço faça um brainstorming de que atividades você gosta de fazer nessas áreas.

Assim que a lista estiver pronta, selecione uma atividade de cada área e circule-a, dê preferência às atividades de que você gosta e que possam ser realizadas com seus relacionamentos mais importantes. Guarde essa folha.

Na parte de missão do livro, tire uma cópia (caso não deseje escrever no próprio livro) e faça o exercício de missão pessoal. Quando sua missão estiver escrita, mesmo que seja um primeiro rascunho, reescreva-a no seu caderno de anotações e também em uma folha do tamanho de um cartão de visita e guarde-a na carteira.

4. O que você quer para os próximos 24 meses da sua vida?

Tempo: 35 minutos, de preferência em um dia que esteja bem feliz. Material: caderno de anotações, formulário de metas ou Neotriad (metas).

Pegue seu caderno de anotações e reveja as atividades que você anotou e que gosta de fazer, que dão prazer ou resultado a você, e leia uma a uma. Reveja também seu gráfico de papéis desejado, observe os papéis que precisam de mais dedicação na sua vida.

Releia a sua missão pessoal e conecte-se com as partes importantes do seu equilíbrio. Após reler as coisas importantes que foram definidas por você, faça um pequeno exercício de visualização, perguntando-se:

O QUE EU GOSTARIA DE REALIZAR NA MINHA VIDA NOS PRÓXIMOS 24 MESES?

Imagine-se no futuro e escreva numa folha de papel as respostas para essa pergunta. Se você visualizou com vontade, terá uma quantidade significativa de respostas. Agora é o momento de focar. Releia a resposta para a pergunta e veja quais são as três metas que terão maior impacto na sua vida pessoal e profissional, que realmente farão você se sentir mais realizado. Não deixe sua lista ultrapassar três objetivos nesse momento em que você está criando suas metas, pois quanto menos, melhor, e se for apenas um melhor ainda.

Com esses objetivos escolhidos, transforme-os em metas SMART, preenchendo o formulário de metas sugerido no livro, e se possível inclua imagens que façam você se lembrar dela o tempo todo. Por exemplo, se quiser um carro, recorte a foto do carro desejado e cole na parte específica da meta. Dê bastante atenção também à parte alcançável da meta, defina atividades bem específicas e com duração não superior a três horas (com o Neotriad, descobrimos que atividades com mais de três horas de duração tendem a ser canceladas, procrastinadas ou adiadas).

 

2a SEMANA: FAZENDO SEU PLANEJAMENTO

1. Resolva suas urgências e pendências

Tempo: 15 minutos no sábado ou domingo (antes de a semana começar). Material: caderno de anotações, sua agenda ou Neotriad (tarefas/planejamento semanal).

Uma das dificuldades que pude observar no início da aplicação da metodologia é que quando as pessoas resolvem colocá-la em prática, em geral já se encontram no turbilhão das urgências. Quando isso acontece, as urgências dificultam qualquer esforço de planejamento.

A primeira providência é listar todas as atividades pendentes. Verifique suas reuniões, seus e-mails, suas tarefas inacabadas, entre outras, e coloque tudo em uma grande lista. Ao lado de cada atividade coloque a duração prevista (em minutos ou horas) e a que esfera da tríade essa atividade corresponde.

Como tudo está pendente mesmo, boa parte dessas atividades não são verdadeiras urgências. Uma parte delas pode aguardar para ser resolvida, algumas podem até ser canceladas ou delegadas e outras realmente têm uma urgência significativa. Você pode usar a classificação da tríade para esta finalidade.

Com as atividades identificadas e classificadas, o próximo passo é priorizar as urgências. Estabeleça uma ordem numérica e sequencial das urgências que devem ser resolvidas primeiro (uma dica é priorizar as coisas com menor duração, que são mais rápidas e fáceis de serem resolvidas).

Agora anote na sua agenda diária quando essas urgências serão realizadas, seguindo a ordem de priorização que você definiu. Converse com sua equipe ou com seu chefe e mostre seu plano de ação para resolver as pendências. Peça colaboração para evitar ser interrompido, ajuda para as novas atividades e bom senso no uso de e-mails. Seu foco é eliminar ao longo dessa semana as suas principais pendências, nem que nesse período seja necessário fazer um pouco de hora extra.

É mais racional você se dedicar nessa fase a resolver pendências do que empurrá-las com a barriga ao longo de meses e nunca conseguir tempo para as coisas realmente importantes.

2. Planeje sua próxima semana Tempo: 20 minutos no sábado ou domingo (no fim dessa semana). Material: caderno de anotações, sua agenda ou Neotriad (tarefas/planejamento semanal).

Esta tarefa só terá efeito se as tarefas anteriores da primeira semana e a tarefa de eliminação das urgências forem executadas. Caso ainda não as tenha feito, retorne e execute as atividades anteriores. Caso tenham sobrado poucas urgências da tarefa anterior, de forma que não ocupem mais quase todo o seu tempo, será possível iniciar esta tarefa sem problemas.

Como já detalhei na fase de planejamento, a revisão semanal é uma forma concreta e eficaz de redução das urgências e foco nas coisas realmente importantes da vida. Quando você transforma essa técnica em um hábito semanal, executado sempre, sem exceções, você realmente consegue ter mais controle sobre as suas atividades.

No primeiro planejamento semanal, concentre-se em aprender o processo de descarregar suas atividades e exercitar a mensuração do tempo necessário para cada uma delas, pois esses são pontos-chave para que o processo funcione.

Conforme ensinado no capítulo de planejamento, com sua agenda, Neotriad ou com o formulário de planejamento semanal, siga os passos para planejar sua semana:

1. Olhe para o seu gráfico de papéis desejado e faça o “descarrego” das atividades de que se

lembre que devem ser executadas em cada dia da próxima semana (inclua obrigatoriamente algo para seu papel EU). Deixe sua mente completamente livre, sem preocupações. Veja também a lista de coisas que gosta de fazer (que são atividades importantes para sua vida) e verifique se existe algo que possa ser feito durante a semana. Em cada atividade calcule o tempo de duração.

2. Olhe para as suas metas escritas e veja que atividades poderão ser executadas nessa

semana.

3. Na primeira semana, coloque na quinta ou sexta uma tarefa para limpar seus e-mails

(aproximadamente duas horas), organizar seu ambiente de trabalho (20 minutos) e fazer sua taxonomia (30 minutos, de preferência em um sábado).

A melhor estratégia nas primeiras três semanas é não ultrapassar três ou quatro horas de atividades planejadas (não é necessário computar horas destinadas ao lazer durante o horário de trabalho, ou a ações para seu papel EU após o expediente – sendo mais produtivo no trabalho, você conseguirá mais tempo para fazer as coisas importantes de sua vida). Comece aos poucos e vá aumentando a quantidade de horas planejadas até que esse processo esteja funcionando bem para você, de forma que possa planejar até 50-70% das suas horas diárias (lembre-se da dica de planejamento inicial de 50%).

Outra dica importante é ter muito cuidado com as segundas-feiras, pois estatisticamente são dias com maior volume de atividades que, se não forem executadas, estragam todo o planejamento da semana. Nas segundas, planeje menos atividades, evite reuniões e concentre-se em fazer com que esse dia seja bem resolvido.

 

3ª SEMANA: EXECUTANDO UMA VIDA MAIS ORGANIZADA

1. Priorize seus dias

Tempo: 3 minutos diariamente.

Material: sua agenda ou Neotriad (tarefas/planejamento semanal).

Agora que sua semana está planejada, ao iniciar seu dia de trabalho você terá uma série de atividades previamente estabelecidas que estão na esfera da importância da sua vida. Revise seu dia seguindo as diretrizes explicadas no processo de priorização diária. Quando souber tudo o que deve ser feito, priorize as tarefas seguindo a estratégia comentada no capítulo de priorização (1º Rápido e fácil; 2º Urgente; 3º Tarefas de maior complexidade no seu pico de produtividade; 4º Delegar de manhã).

Siga essa prioridade ao longo do dia. Se algo novo surgir, tente dizer não (ou delegar); caso não seja possível, coloque na sua lista, calcule a duração e refaça a sequência do dia.

2. Faça sua taxonomia

Tempo: 30 minutos no dia planejado na semana anterior. Material: caderno de anotações ou folha de papel sulfite.

No dia planejado na semana anterior para escrita da sua taxonomia pessoal (o qual recomendo que seja feito em casa), pegue uma folha de papel sulfite e siga os passos para a execução da taxonomia. Essa ferramenta será essencial para a organização de todos os seus ambientes e, por consequência, para você ganhar mais tempo diário.

Com a taxonomia executada, se necessário, prepare uma lista de material para organizar seus ambientes (como pastas, sacos plásticos, etiquetas, etc.), veja um dia da semana em que estiver mais tranquilo e anote a tarefa de aplicar a taxonomia. Comece aos poucos, como, por exemplo, uma gaveta ou pasta específica, e faça isso até seus principais ambientes estarem completamente ordenados. Evite agendar a organização de vários ambientes no mesmo dia, espalhe essas tarefas ao longo das semanas, de preferência às quintas ou sextas (que são dias mais tranquilos).

3. Organize seus e-mails

Tempo: duas horas da primeira vez, 40 minutos nas vezes subsequentes. Material: taxonomia pessoal, Microsoft Outlook/Notes/etc.

O principal objetivo dessa atividade é organizar seus e-mails de forma que, ao terminar, sua caixa de entrada permaneça apenas com e-mails que estão sendo executados por você (pendentes) e com itens delegados (terceiros), o que não deve ultrapassar as 25 mensagens (um número máximo para quem tem seus e-mails sob controle).

O período ideal para essa atividade é durante o almoço ou fora do expediente, no qual o volume de entrada de mensagens é reduzido e evita que você se desespere com a entrada de novos itens (ou então coloque seu sistema no modo off-line).

O primeiro passo antes de lidar com suas mensagens é organizar suas pastas de acordo com a taxonomia criada. Muitas pessoas me perguntam se armazenar itens por ano é a melhor opção (particularmente, minha opção é usar apenas a categoria e não subdividir por anos), e a recomendação neste caso é primeiro ter o nível do assunto principal e depois, se necessário, quebrar por ano, e não ao contrário. Por exemplo, o ideal seria: Marketing-> Fornecedores->2006 em vez de Marketing->2006->Fornecedores.

Com as pastas organizadas, vamos passar a processar sua caixa de entrada, obviamente da primeira vez, e dependendo do número de e-mails isso poderá levar um tempo, mas é necessário que seja feito. Cada e-mail tem uma relação direta com algo a ser feito, logo você tem quatro alternativas para cada e-mail: armazenar, responder, transformar em ação ou apagar.

Comece primeiro deletando tudo o que for spam ou e-mail desnecessário, depois, de cima para baixo, comece a ver e-mail por e-mail (regra fundamental: não vá para o e-mail seguinte antes de executar uma das quatro ações mencionadas anteriormente). O objetivo é deixar sua caixa de entrada vazia. Ao responder ou transformar em ação, delete o e-mail da caixa de entrada (o conteúdo do e-mail apagado estará ou nos itens enviados, no caso de uma resposta, ou no corpo da ação – tarefa ou compromisso).

Se a sua situação está crítica, ou seja, com mais de duas mil mensagens (você não imagina como isso é comum), uma sugestão é abrir falência do e-mail, ou seja, apagar tudo do mês anterior para trás e mandar um e-mail (com cópia oculta) do tipo: “Tive de excluir meus e-mails. Caso tenham me enviado algo importante nos últimos meses, que mereça minha atenção, peço a gentileza de me reenviar.” O bom nesse tipo de abordagem é que raramente coisas importantes ou urgentes ficaram de fato pendentes e poucas mensagens serão reenviadas.

 

A Lei de Pareto pode salvar sua vida!

Vilfredo Pareto foi um economista italiano do século XIX que, em 1897, após um estudo sobre distribuição de renda, constatou que grande concentração da riqueza (80%) estava nas mãos de uma pequena parcela da população (20%). Essa constatação deu origem à Lei de Pareto (também conhecida como princípio 80-20), que afirma que, para muitos fenômenos, 80% das consequências advêm de 20% das causas.

Na prática podemos sugerir que 80% do resultado que você obtém durante a semana vem de 20% do tempo que gastou nesse período. Em uma empresa, podemos observar que, em muitos casos, 80% da nossa receita está relacionada com um grupo de 20% de clientes. Para quem faz dieta, 80% dos quilos extras que você ganhou são resultado de 20% da sua alimentação (em geral os brigadeiros, sorvetes e coisas desse tipo que você acha pequenas), 80% dos seus gastos são compostos por 20% das principais contas do seu mês e por aí vai. Obviamente que a relação não precisa ser exatamente nessa proporção, mas no mínimo 80/20. Algumas pesquisas estimam que apenas 11% de todo o tráfego de e-mails na internet sejam realmente verdadeiros, o restante são spams.

Quando comecei a estudar administração do tempo, aprendi – em um curso realizado em 1998 – sobre a Lei de Pareto aplicada à produtividade. Achei a teoria interessante, mas irrelevante na prática, tanto que não abordei a questão na primeira edição deste livro.

No fim de 2006 fui contratado para auxiliar a área da presidência de uma multinacional a ser mais produtiva e a conseguir fazer sua equipe executar as estratégias estipuladas. Quando comecei a acompanhar o dia a dia de dois principais executivos, descobri que a maioria do tempo deles era gasta com coisas totalmente inúteis, circunstanciais ou falsas urgências. O que fizemos foi começar a nos concentrar nas coisas realmente importantes do dia e simplesmente negar as circunstanciais, analisando as reais urgências. Um deles constatou que de uma lista com 10 coisas a serem feitas no dia, apenas duas ou três atividades tinham relação direta com as principais metas e resultados da companhia. Tivemos outros casos similares que ilustraram esse resultado, principalmente em equipes, mas é difícil as pessoas visualizarem isso em sua rotina como eles fizeram.

Nesse momento a Lei de Pareto me pareceu importante novamente, e em meados de 2007 resolvi analisar os dados que tínhamos acumulado por meio de testes da Tríade do Tempo com mais de 18 mil pessoas no Brasil. O resultado reafirmou o princípio de Pareto: exatamente 30% do tempo do brasileiro é gasto com coisas realmente importantes, os outros 70% são distribuídos entre coisas urgentes e circunstanciais. Foi após essa constatação e a da diferença entre homens e mulheres que nasceu o livro Você, dona do seu tempo, Editora Gente. Ele aborda a administração do tempo pela óptica feminina (mas se mostrou muito útil para os homens também).

Com essas constatações, está mais do que provado que boa parte do seu tempo e da sua energia diária é desperdiçada com atividades que não geram resultado algum! Como seria sua vida se você conseguisse transformar 80% do seu tempo em muito mais resultado do que tem hoje?

Na verdade, muito se falou sobre a Lei de Pareto, mas na prática nada foi feito para ajudar você a aplicá-la. Após vários testes com equipes e profissionais, resumimos três perguntas-chave para ajudá-lo nessa aplicação. A Lei de Pareto deve ser aplicada durante seu planejamento semanal e ao longo da execução diária. Após descarregar e planejar suas atividades, olhe para cada dia isoladamente e pense nas atividades das quais não tem muita certeza da importância. Para isso aplique uma nota de 0 a 10 (0 – não há resultados; 10 – resultado altamente importante) para cada atividade, utilizando as perguntas a seguir:

• Essa atividade terá algum impacto sobre os resultados para a minha vida e/ou empresa? • Essa atividade é realmente indelegável, sigilosa e ninguém mais poderá executá-la? • Se essa atividade fosse única no meu dia, eu estaria feliz? É algo que gosto de fazer e que

ativa meus talentos?

Some as notas para as atividades e, conforme a média do resultado, veja a ação apropriada:

0 – 5 – Essa atividade deve com toda a certeza ser cancelada, adiada, delegada ou negociada com seus superiores, pois o resultado dela será nulo para seu dia. Caso seja uma atividade solicitada por seu superior, converse com ele e veja se não existe outra forma de atingir o resultado esperado ou tente descobrir a importância dela.

5 – 7 – Essa atividade deveria ser revista, delegada a alguém ou ter uma prioridade inferior no seu dia. Seu resultado não é tão impactante para ter sua atenção total.

8 – 10 – Essa atividade deve realmente ser executada por você, pois trará benefícios e impacto para as coisas mais importantes. Evite delegá-la e tenha atenção total no momento em que for executá-la.

Posso garantir por experiência e estatística que 1/3 das atividades do seu dia tem nota inferior a 5, outro 1/3 faz parte da segunda escala e apenas o restante tem um impacto realmente importante no seu dia. Você não precisa estar tão lotado assim de coisas para serem feitas, boa parte delas são completamente desnecessárias. Concentre sua atenção e energia no que de fato merece seus cuidados e pare de se encher de prioridades de terceiros ou sem sentido! Trabalhe menos, mas com muito mais sabedoria!

 

Conscientize sua equipe

Uma das coisas que aprendi na aplicação de produtividade em empresas é que o coletivo sempre dá mais resultado que o individual. Quanto mais pessoas na sua equipe compreenderem a metodologia e os princípios de produtividade, melhores, mais visíveis e mais rápidos serão os resultados.

Se você faz parte de uma equipe operacional, é sua responsabilidade tentar levar esses princípios aos demais membros e a seus superiores, para que se conscientizem que grupos produtivos são uma realidade mais constante que indivíduos altamente eficazes!

Se você é um líder, mais do que sua responsabilidade, é seu dever fazer com que toda a equipe conheça os princípios para se tornar mais produtiva, utilizar melhor o tempo e conseguir viver de acordo com as coisas importantes.

Mais do que um discurso politicamente correto de que boas práticas de qualidade de vida dão resultado, é perceptível que um grupo que consegue equilibrar vida pessoal e profissional tem melhores resultados, menor turnover e maior foco nas suas atividades diárias.

Se você é um colaborador, converse com seu superior sobre essa necessidade de conscientização; se você é o líder do time, priorize na sua agenda um tempo para esse processo.

Para começar, acesse o site www.triadps.com/triade e baixe o e-book gratuito sobre o conceito da tríade do tempo e a introdução à metodologia, distribua esse e-book por e-mail, introduzindo a problemática da falta de tempo no grupo e esclarecendo que o e-book permitirá uma visão geral sobre como administrar melhor seu tempo. Essa estratégia permitirá alinhar o conhecimento da equipe e iniciar a discussão sobre o assunto.

Com a equipe sensibilizada para a questão da qualidade de vida e equilíbrio pessoal, é o momento de trabalhar três pilares-chave para melhores resultados em grupo: reuniões eficazes, uso consciente do e-mail e redução de urgências.

Você poderá criar um comitê para discutir esses assuntos de forma a introduzir boas práticas e protocolos que permitam que esses problemas sejam minimizados. Estabeleça uma reunião quinzenal sobre o assunto para estudar boas práticas e implementá-las ao longo dos dias. Utilize este livro como apoio nesse processo.

Caso precise de mais orientação, acesse o site www.triadps.com e consulte como nossa equipe poderá ajudá-lo nesse processo.

 

Adicione equipe sem aumentar seu custo

Tenho recomendado cada vez mais a contratação de secretárias, assistentes ou até mesmo estagiários para equipes de trabalho. Todo mundo reclama que tem coisas demais para serem feitas, que o volume de trabalho é imenso, mas boa parte desse trabalho são tarefas rotineiras, simples, sem grande relevância e que poderiam ser executadas por um assistente.

Imagine que você precise fazer um relatório sobre investimento de mídia na internet para seu chefe. Este trabalho exigirá uma série de pesquisas, ligações e troca de e-mails com os portais. É boa parte trabalho braçal e algum trabalho intelectual. Se você tem um assistente na equipe que possa executar o trabalho braçal, economizará tempo e dinheiro para focar em coisas mais importantes. A conta é muito simples: se você tem um custo de 30 reais por hora, e supondo que gastará 10 horas para fazer essa tarefa, um assistente pode sair por menos da metade do custo hora e liberar 10 horas para você de tempo e dinheiro!

Esse tipo de recurso pode ser compartilhado entre áreas, ou até ter uma cota de horas para cada membro da equipe. Se sua equipe utilizar um sistema on-line como o Neotriad, fica ainda mais fácil analisar as demandas e controlar o que está sendo delegado.

Há também a alternativa de utilizar empresas de “secretárias virtuais”, que permitem alocar recursos por um preço supercompetitivo. Existem algumas no mercado e vale a pena

dar uma olhada no site www.prestus.com.br – a primeira do país.

 

Experimente, não acredite!

Finalizo este capítulo reforçando o conceito de experimentar e não apenas teorizar o que escrevi aqui. Temos muitos casos e depoimentos que confirmam os resultados, mas é preciso aplicar o que você aprendeu.

Obviamente algumas pessoas terão um pouco mais de dificuldade na implantação desse sistema, talvez por serem de um estilo que classifico como espontâneo. Neste caso a pessoa não consegue utilizar agendas ou anotar prioridades e concentra-se apenas no que deve ser feito no momento presente. Mesmo assim, é possível adotar as técnicas propostas, ainda que se faça uma customização que as adéque ao seu estilo de vida (para outras referências sobre administração de tempo, consulte o livro Você, dona do seu tempo).

No capítulo final faremos o nosso último compromisso, o qual pode ajudar você a entender a relevância de fazer o que foi ensinado até aqui!