CAPÍTULO 12: Aplicando a metodologia para equipes

CAPÍTULO 12

Aplicando a metodologia para equipes

 

“Eu sou parte de uma equipe. Então, quando venço,

não sou eu apenas quem vence. De certa forma, termino

o trabalho de um grupo enorme de pessoas.”

AYRTON SENNA

 

“Reunir-se é um começo, permanecer juntos é um progresso, e

trabalhar juntos é sucesso.”

HENRY FORD

 

Até agora, falei sobre a metodologia da tríade para aplicação na sua vida pessoal e profissional, mas, como ressaltei no capítulo 2, o tempo atualmente não é mais apenas individual, e sim colaborativo. Nossas atividades diárias dependem em boa parte da conclusão de atividades de outras pessoas. Trabalhamos em equipes para gerar resultados, mas a realidade é que esses resultados são obtidos com grandes esforços de tempo, gerando cansaço e estresse.

Na Triad PS, tivemos a oportunidade de acompanhar, on-line e presencialmente, muitas equipes de trabalho, de monitorar seus indicadores, atividades e pesquisar suas melhores práticas para alcançarem os resultados esperados. O assunto é extenso e interessante, e tivemos muitas descobertas nesse campo nos últimos anos. Vou resumir neste capítulo as principais práticas e princípios da metodologia aplicada a grupos de trabalho.

Se você não for o líder de uma equipe, converse com os demais membros e com sua liderança para tentar implementar algumas das práticas de alta performance que iremos discutir. Como sugestão, empreste o livro para seu líder e agende uma reunião para discussão da implementação das sugestões. Se você for o líder, faça uma revisão do seu processo de trabalho e veja como implementar uma estratégia para melhorar a performance da equipe e fazê-la se concentrar no que é importante.

 

Os desafios da colaboração

Existem diversas definições para o sentido da palavra colaboração. Na minha visão, colaboração é o conjunto de esforços, recursos e pessoas que desenvolvem juntas uma série de atividades com o objetivo de alcançar um resultado.

Essa definição está no centro de tudo o que comentei anteriormente sobre administração pessoal e produtividade: a relação com o alcance de resultados, a internet como centro de distribuição de informações, a necessidade de alinhar prioridades e de gerenciar o conhecimento do grupo. A colaboração exige ainda mais esforços de produtividade do que tínhamos antes. Um exemplo é a ampliação do home office, o qual é uma boa alternativa para o equilíbrio de vida pessoal e profissional, mas em alguns casos se torna um problema para a empresa e também para a vida familiar do profissional.

Infelizmente, apesar de ser um pilar fundamental e cada vez mais essencial em estratégias corporativas, poucas empresas possuem uma área responsável por colaboração ou uma estratégia que permita à equipe alcançar alta performance. De fato, poucas empresas entendem realmente o sentido de colaboração de resultados.

Um dos mais óbvios e costumeiros problemas de colaboração no ambiente de trabalho são as reuniões. Semanalmente, gasta-se muitas horas em reuniões com pouco ou nenhum resultado prático. Em uma pesquisa recente, feita em parceria com a revista Você S/A, abrangendo mais de 1.500 executivos, perguntamos sobre a quantidade de reuniões eficazes que eram realizadas, e os entrevistados responderam que apenas 1/3 dos encontros eram realmente produtivos! Você pode até fazer parte dessa estatística e concordar que o recurso mais primário da colaboração pode estar sendo extremamente mal utilizado, prejudicando o foco no que é importante e os resultados.

Outro grande problema de colaboração é a tecnologia. É cada vez mais presente o uso de ferramentas de trabalho como o Microsoft Outlook e Lotus Notes, que são poderosas ferramentas de e-mail e colaboração. O problema é que poucas pessoas sabem utilizar os recursos dessas ferramentas para, por exemplo, gerenciar atividades da equipe, registrar atas de reunião, centralizar informações, etc. Outras tecnologias, como comunicadores instantâneos, ferramentas de voip e videoconferência, também estão presentes, mas, sem uma metodologia que suporte sua utilização, acabam sendo subutilizadas.

Em nossa área de consultoria, temos um levantamento que mapeia problemas de produtividade e colaboração, e um dos indicadores que sempre chamam atenção graças ao seu baixo número é a relação das atividades diárias com a meta corporativa. Se a meta não estiver realmente clara, os membros da equipe sofrerão de um excesso de prioridades, de uma falta de medidores de seu progresso na direção de resultados. Não basta ter metas, é preciso vincular as ações diárias a esses objetivos e aí, sim, criar um senso e uma direção comuns.

Poderíamos citar muitos outros fatores que levam a falhas de colaboração no ambiente de trabalho, como mobilidade, necessidade de padrões, centralização do conhecimento, estratégias de comunicação, etc., mas os itens que discutimos anteriormente são os mais comuns e visíveis que podemos encontrar no ambiente corporativo. Faz parte do desafio do líder analisar seus gaps de colaboração que levam, consequentemente, a índices inferiores de produtividade.

 

Estratégias para atingir a colaboração produtiva

A colaboração também é uma tríade de fatores que, juntos, conduzem à produtividade da equipe: metodologia, pessoas e tecnologia. Vamos analisar algumas estratégias que vinculam esses três fatores na colaboração produtiva:

O papel do líder na colaboração

Líderes são fundamentais no processo de colaboração, pois são um fator de sinergia, definição e alinhamento com todos os membros da equipe. Um líder focado na esfera da urgência levará a equipe a uma mobilização constante para apagar incêndios, enquanto um líder com tempo terá uma equipe voltada para coisas importantes.

O processo colaborativo precisa ser top-down, pois individualmente é raro o membro ter autonomia para implementar as mudanças que a equipe necessita. Se você é líder, precisa ser o exemplo, aprender a administrar sua própria vida e prioridades e, a partir da sua mudança, refletir isso para a equipe. Inclua em sua agenda reuniões para implementação do processo de colaboração e para discutir o andamento do processo – uma reunião semanal de acompanhamento é mais do que suficiente.

Você deve distribuir as tarefas do processo de colaboração entre os membros da equipe para que se sintam parte da mudança. É essencial também que todos entendam o que é produtividade pessoal e apliquem no seu dia a dia. Você pode emprestar o livro ou acessar

nosso site www.triadps.com e baixar nossos e-books gratuitos.

Aplique a metodologia para a equipe

O primeiro fator é a necessidade de a colaboração ter como suporte uma metodologia, uma forma de como trabalhar em grupo de maneira eficaz, e não apenas empírica.

Quando conceituei a metodologia da tríade, fiz uma relação com o simbolismo da estrela. Se ampliarmos esse simbolismo para a equipe, cada membro constitui uma única estrela que, em harmonia e em colaboração com outras estrelas, forma uma constelação que é sua equipe.

Todas as fases da metodologia devem ser aplicadas à equipe de forma similar ao que foi feito individualmente:

• Identidade – mapear claramente as responsabilidades, os limites e as formas de

comunicação entre os papéis da equipe. Defina o que se pode ganhar em termos de

equilíbrio quando alcançarem o resultado (como dias de folga, prêmios, bônus, tickets para

cinemas ou teatros, etc.) e defina, caso ainda não exista, uma missão que envolva todo o

grupo.

• Metas – o grupo precisa ter metas definidas de forma SMART e, além disso, sugiro a

criação de indicadores visuais (cockpits) que permitam ao grupo medir o andamento de

seus resultados.

• Planejamento – as diversas ferramentas apresentadas na fase de planejamento são eficazes

no âmbito de equipes, mas vale ressaltar o planejamento semanal em equipe. Recomendo

que essa prática seja feita toda sexta-feira, durante aproximadamente 30 minutos, e que

sejam planejadas as principais atividades da próxima semana, atividades que dependem de

terceiros e estratégias de prevenção de urgências.

• Organização – desenvolva uma taxonomia comum para o grupo e peça suporte ao seu

departamento de TI para definir regras de armazenamento. É necessário que o grupo

compartilhe pastas comuns e nomes de arquivos padronizados.

• Execução – utilize uma ferramenta que monitore suas metas e que permita ao grupo

priorizar seu dia, planejar suas atividades, analisar tarefas urgentes e circunstanciais. Além

disso, esteja aberto para ajudar sua equipe a identificar as verdadeiras prioridades e

entender que o não faz parte da colaboração.

Uma dica: agende uma reunião para discutir os itens abordados anteriormente, ouça as sugestões da equipe e crie um plano de ação para implantar o plano de colaboração. Faça com que todos se sintam parte do processo e que vejam os benefícios que ele trará na qualidade de vida e no trabalho diário de cada um.

Tenha suporte de tecnologia

A colaboração se torna mais eficiente com o uso de uma tecnologia de suporte que promova a integração do grupo em um ponto centralizado. O objetivo disso é que todos consigam visualizar o que deve ser feito, as reuniões, as informações que precisam, os indicadores das metas e projetos, os arquivos de trabalho, etc.

A tecnologia acaba com a geografia, pois hoje você pode ter grupos de trabalho distribuídos em vários locais com o mesmo resultado de grupos que trabalham na mesma sala. Obviamente, a internet é o meio de integração entre os membros da equipe, e as ferramentas que podem ajudar são as mais diversas, como:

• VPNs – redes privadas que permitem que uma pessoa conectada através da internet possa

acessar de forma segura a rede da empresa.

• Instant Messaging – apesar de ser uma ferramenta contraditória, o MSN (e outros

similares) é de grande utilidade para feedbacks rápidos, perguntas simples, etc. Recomendo

a utilização dos sistemas corporativos, que não têm conexão com a internet, pois isso evita a

perda de foco que essas ferramentas trazem.

• Neotriad – é uma ferramenta on-line focada em colaboração de equipes com base na

metodologia da tríade. Você pode criar um site para sua equipe, customizar o layout, criar

projetos, metas e compartilhar arquivos, informações, agenda, tarefas e visualizar os

indicadores de progresso da equipe.

• Videoconferência – o custo das soluções de videoconferência atualmente compensa o custo

de deslocamento com viagens e perda de tempo em reuniões desnecessárias. Existem

inclusive soluções gratuitas, como LiveMeeting, Skype, etc. Vale a pena incentivar o uso

dessa tecnologia para reuniões rápidas ou em locais remotos.

• Smartphones – é vantajoso investir em smartphones para a equipe se sua solução de

colaboração for compatível com celulares e se seu sistema de e-mails permitir download por

celulares. Mas siga as recomendações dos capítulos anteriores para evitar que a facilidade se

transforme em um vício e consequentemente em um ladrão do seu tempo.

Atenção aos indicadores

Não basta apenas a definição de metas. Eu insisto: sua equipe precisa visualizar o progresso na direção desses objetivos. Recomendo como parte vital de sua estratégia de colaboração o desenvolvimento de indicadores visuais, como os cockpits, que permitem que a equipe visualize que seus esforços diários fazem diferença nos indicadores.

Na reunião de planejamento semanal, discuta e atualize esses indicadores, faça com que a equipe comente as dificuldades e as facilidades que levam à direção definida. Não são necessários muitos indicadores, mas torne-os relativos e realmente capazes de medir os progressos dos esforços.

Senso de importância x senso de urgência

Muitos consultores divulgaram a questão de que as empresas precisam ter o senso de urgência no dia a dia, mas eu sou totalmente contrário a esse senso de urgência e defendo o senso de importância, que significa ter uma equipe que não fica correndo atrás das urgências, mas possui uma consciência focada em fazer com que o urgente não aconteça.

Senso de importância é discutir as tarefas delegadas que dependem de membros da equipe e acertar as datas de entrega; é criar ações de prevenção para que uma urgência, depois de resolvida, não volte a acontecer; é pensar de forma proativa, gerando soluções para focar a equipe na esfera da importância.

Como líder, a importância deve ser valorizada. Não se deve fazer isso apenas quando um grande problema é resolvido. Não faça de sua equipe um time de corrida, e sim um time que sabe prevenir urgências, que gasta seu tempo com coisas realmente importantes e que sabe planejar para alcançar seus resultados pessoais e profissionais com mais frequência.

A colaboração já provou que dá resultados. Um exemplo é a própria Wikipedia, uma das maiores enciclopédias mundiais da internet, que foi criada pela colaboração de milhares de pessoas. Os maiores sistemas operacionais mundiais, como o Windows e o Linux, são fruto de uma colaboração constante. Se estamos vivendo a era do conhecimento, a próxima evolução será na direção da era da colaboração. Não deixe sua equipe parada no tempo e com resultados aquém do que podem ser alcançados. Comece o mais breve possível a pensar em uma estratégia de colaboração.