CAPÍTULO 2: Está na hora de modernizar a administração do tempo!

CAPÍTULO 2

Está na hora de modernizar

a administração do tempo!

 

“O analfabeto do século XXI não será aquele que

não sabe ler nem escrever, mas aquele que não consegue

aprender, desaprender e, no fim, aprender de novo.”

ALVIN T OFFLER

 

“Você nunca encontrará tempo para nada.

Se precisar de tempo, terá de criá-lo.”

CHARLES BUXTON

 

O tempo do conhecimento

 

Uma personalidade que admiro por sua capacidade de prever e analisar o futuro é o escritor futurista Alvin Toffler. Nos anos 1960 ele já vislumbrava um mundo agitado, movido pelo uso desenfreado da tecnologia e dos produtos descartáveis. Ele previa o surgimento das megacorporações mundiais e mais uma série de coisas que são corriqueiras hoje em dia.

Em seu livro A terceira onda, Toffler divide a evolução da humanidade em três grandes ondas: a agrícola, a industrial e a da informação, ou pós-industrial. A onda agrícola durou cerca de 6.000 anos. Foi um período marcado pelo uso intenso da força humana para a realização do trabalho. Usava-se essa força para a própria subsistência e posteriormente para o enriquecimento de outros. Nessa fase o principal elemento de riqueza era a terra. A onda industrial começou por volta de 1700 e se estendeu até 1950. Foi um período marcado pelas relações industriais, criação de processos de produção e sistemas de gerenciamento. O principal foco era produzir mais em menos tempo com menor custo, e o elemento predominante era o capital. A pós-industrial é a onda que valoriza o ser humano pelo seu conhecimento e competências, na qual a evolução da tecnologia permite a troca de informações rápida e sistematizada. O elemento principal passa a ser o capital humano – é a Era do Conhecimento.

Conhecimento é poder. Podemos defini-lo como experiência de vida e capacidade de discernimento que transformam dados em informações e necessidades em ação com base em informações anteriores.

Sob o aspecto de grupos ou equipes, esse conhecimento individual somado permite tal sinergia de informações que pode produzir resultados melhores. Porém é extremamente complicado capturar, gerenciar e reaproveitar todo o conhecimento gerado pelo grupo.

A economia mundial passou a ter o conhecimento como base. É possível criar mais riqueza com uma ideia do que com dezenas de horas numa linha de produção tradicional. Veja o fenômeno da internet. Passada a euforia gerada pela famosa economia digital, quantas empresas nascidas de boas ideias não se tornaram líderes em seus segmentos? Amazon, Google, Yahoo!, Facebook, GMail, Youtube são grandes ideias baseadas na cultura do conhecimento e valem mais do que muitas empresas de tijolos estabelecidas há anos.

No meio dessa transformação da sociedade surge um novo tipo de trabalhador, bem diferente daquele gerado pelas ondas anteriores: o trabalhador do conhecimento. Peter Druker usou esse termo por volta dos anos 1960 para definir esse novo perfil profissional. Algumas diferenças são pontuais:

TRABALHADOR TRABALHADOR INDUSTRIAL DO CONHECIMENTO

Principal função Fazer / Fabricar Pensar / Inovar Uso do corpo Físico Mental Matéria-prima Peças / Dados Informação / Conhecimento Meio de comunicação Papel / Redes convencionais Internet / E-mail Valorizado por Produção Competências Trabalha Individualmente Em grupo Uso do tempo Baseado em rotinas Imprevisível

Você é um trabalhador do conhecimento e pode perceber que mesmo esse perfil vem sendo alterado nas últimas décadas, principalmente em função das inovações tecnológicas e das demandas de um mercado cada vez mais exigente. Imagine divulgar um comunicado em uma empresa multinacional para todas as suas filiais, em diversos países, na década de 1980. Utilizava-se o telefone, o telex ou o fax. Mesmo assim, até a informação ser distribuída a todas as pessoas, demorava dias.

Hoje o mesmo comunicado pode ser feito em segundos, por e-mail. Basta selecionar algumas pessoas na lista de contatos, clicar no botão “enviar” e rapidamente todos recebem a mensagem. O mundo passou a girar numa velocidade muito mais acelerada e o tempo nessa história parece que ficou curto, não é verdade?

Não imaginávamos o impacto que essa transformação da sociedade geraria na administração do nosso tempo. Aprender a lidar com esse novo momento é fundamental para tornar sua vida mais equilibrada. Mas parece que a gestão do tempo custou a enxergar isso.

 

O tempo parou para a administração do tempo

Nas últimas décadas surgiram diversos autores e teóricos que escreveram vários artigos, propuseram diversas metodologias e ministraram centenas de cursos sobre a melhor forma de lidar com o excesso de tarefas no dia a dia. Fazendo uma análise crítica dessa literatura, posso afirmar que o tempo parou para muitos dos autores que se dedicam ao tema. Com raras exceções, muitas das teorias desenvolvidas estão fora da realidade: não dão a devida importância à tecnologia e não atendem às necessidades dos trabalhadores do conhecimento. Algumas têm um conceito criado há décadas e se adaptam desenvolvendo softwares que as mantenham “up to date”, mas não passam de remendos de algo que precisava ser alterado com mais profundidade. Administrar o tempo não pode se transformar num fardo a mais para as pessoas.

O próprio tema da administração do tempo já virou commodity e algo intangível para muitos. Os culpados disso são a literatura e os palestrantes que prometem soluções mágicas ou apresentam os mais lindos conceitos, mas, na prática, não conseguem lidar com as condições de nosso mundo estressante e moderno. Identifiquei algumas falhas comuns e alguns pontos que não são abordados ou não são atendidos de forma satisfatória por essas metodologias:

1) Visão parcial da complexidade do ser humano

Ninguém é apenas profissional. Ninguém vive exclusivamente para o trabalho, como sugerem algumas metodologias. Administração do tempo é uma denominação infeliz. Deveríamos chamá-la de administração da vida. Todos os dias, Deus nos concede 1.440 minutos para serem gastos e não podemos utilizar esse tempo apenas em nosso trabalho. Parte dele deve ser convertido em horas de relaxamento, diversão, em relacionamentos, reflexão, saúde, estudos e mais uma série de atividades. O ser humano é muito complexo para que uma série de procedimentos-padrão sejam suficientes para torná-lo mais produtivo. Essa é uma visão muito parcial do todo.

A verdadeira produtividade está relacionada ao equilíbrio, palavra que raramente aparece em algumas metodologias. Esse inclusive é o tema do meu novo livro, no qual trabalho o conceito de resultados e equilíbrio que o ser humano precisa desenvolver para ter uma vida plena. Alguns autores abordam com maestria o conceito do equilíbrio pessoal baseado na gestão de energia por meio de relacionamentos ou de meditação.

A americana Elizabeth Clare Prophet, autora de mais de 50 livros, também reforça o conceito de quatro corpos ou dimensões do ser humano: o físico, o mental, o emocional e o espiritual. Essas dimensões serão tratadas com mais profundidade no capítulo 6, que fala sobre definir as coisas realmente importantes, ou o conceito de identidade.

O conceito de identidade é outro ponto fundamental esquecido por muitos processos de gestão de tempo. É essencial descobrir quem você é de verdade, quais as pessoas importantes em sua vida, o que você deseja e qual sua missão. Essas reflexões ajudam no processo de “administração da vida”, pois quando você for planejar seu tempo deve reservar algumas horas para ações relacionadas com a identidade. Isso é equilíbrio: orientar sua vida de forma a atender suas prioridades profissionais e pessoais, em todas as suas dimensões.

2) Falta de práticas para administrar conhecimento

Você já parou para analisar o volume de informações com as quais tem de lidar atualmente? São revistas, jornais, manuais, relatórios, documentos, e-mails, correio de voz, fax, portais na internet e centenas de outras fontes. Muitas delas trazem informações extremamente úteis, que costumam ser lidas e esquecidas. Quando precisamos pesquisar algumas dessas informações, acabamos não aproveitando esse conhecimento adquirido pelo simples fato de que ele não foi gerenciado de forma correta. Sabe aquela dieta que você queria fazer, baseada numa sopa especial, publicada numa revista que se perdeu no meio da papelada? Se estiver com muita vontade de fazer essa dieta, é possível que você perca algumas horas, quem sabe dias, procurando a tal revista. Isso significa o seguinte: uma informação lida e não gerenciada acaba se transformando em informação perdida. Caso você precise dela novamente, perderá um tempo enorme para localizá-la.

O excesso de informação se tornou um grande problema do trabalhador do conhecimento. Em uma pesquisa, a agência de notícias Reuters, do Reino Unido, fez seu primeiro estudo a respeito da sobrecarga de informação no mundo, intitulado “Dying for Information” (Desesperado por Informação). Foram ouvidos mais de 1.300 gerentes em diversos países. Veja algumas informações interessantes, descobertas na pesquisa:

• A própria Reuters gera 27.000 páginas de informação por segundo. • 38% dos gerentes pesquisados gastam quantidades significativas de tempo na busca de

informações.

• 43% dos participantes sentem que suas decisões são muitas vezes atrasadas e afetadas

negativamente pela “paralisia da análise” ou pela sobrecarga de informações.

• Dois em cada três participantes associaram o excesso de informação à tensão entre colegas e

à perda de satisfação no trabalho.

• 42% atribuíram problemas de saúde ao estresse causado pelo excesso de informações. • 61% disseram ter que cancelar atividades sociais em razão do excesso de informações.

O volume de informação é algo inevitável na sociedade do conhecimento. A tendência é que esse problema aumente nos próximos anos. Se essa crescente demanda por informação é uma variável importante de uso do tempo, então as metodologias deveriam se preocupar com esse tipo de demanda.

É necessário estabelecer uma estratégia, um modelo e uma ferramenta que permitam tratar as informações de forma gerenciável. Muitas empresas já dão a devida importância ao conhecimento de seus colaboradores e várias delas já começaram a adotar soluções para o gerenciamento do conhecimento corporativo. Trabalhadores do conhecimento precisam de uma forma de capturar, arquivar, pesquisar e compartilhar seu conhecimento como forma de melhorar a produtividade pessoal.

3) Visão apenas do tempo individual

Se você já leu ou fez algum curso de administração do tempo, provavelmente assimilou algumas técnicas para gerenciar seus compromissos. No entanto, ao colocá-las em prática você descobre que muito do seu tempo depende do tempo de outras pessoas. Afinal, vivemos no mundo do conhecimento, onde o indivíduo não trabalha mais sozinho, e sim em grupos. Aí você aprende a palavra mágica chamada delegação – mas será que aprender a delegar é suficiente no mundo de hoje? E mais: será que todos estão em posição de delegar tarefas e responsabilidades?

Quantas vezes você delegou uma tarefa simples e, depois de certo tempo, o cliente ligou cobrando aquela providência que parecia tão banal? Moral da história: como não foi feito, o que era simples acabou se tornando algo extremamente urgente. Isso lhe soa familiar? Pode estar certo: é muito mais comum do que parece. Nos seminários que ministro, descobri que as pessoas, após aprenderem como delegar, têm grandes problemas para acompanhar e monitorar as tarefas delegadas. Elas levam um tempo enorme até sentirem-se seguras o bastante para delegar. E, quando isso ocorre, se dão conta de que a missão não foi cumprida da forma que esperavam. Por que isso acontece? Porque estamos voltados apenas para nossas próprias tarefas, que não são poucas. Assim, acabamos nos esquecendo de monitorar as tarefas que estão sendo executadas pelas pessoas à nossa volta.

Estar mais atento às próprias tarefas do que àquelas que foram delegadas não é errado. É um processo natural. Acontece que o mundo moderno é colaborativo e ninguém vive nem trabalha sozinho numa ilha deserta. Você colabora e recebe a colaboração de outras pessoas para executar seu trabalho diário; vivemos hoje basicamente em equipes. Quando delegamos algo e não temos processos adequados de colaboração, tendemos a nos despreocupar da tarefa. E só voltamos a nos lembrar dela quando já é muito tarde. Não estou falando apenas de follow-up. Refiro-me a algo muito mais abrangente e interativo – a colaboração em equipes e o monitoramento constante e automático desses trabalhos.

Quando todas as pessoas envolvidas no processo estão no mesmo ambiente físico, tudo isso se torna mais fácil. Mas, com as facilidades proporcionadas pela internet, é comum ter equipes de trabalho a quilômetros de distância e colaborando entre si para a realização de um mesmo projeto. Um exemplo disso aconteceu durante a megaoperação de lançamento do software Windows 95. Foi uma prova até aquele momento inédita de colaboração e de trabalho em equipe. O produto foi lançado ao mesmo tempo, nos mesmos moldes, no mundo inteiro. Quantas pessoas não tiveram de trabalhar juntas para que o lançamento fosse possível da forma como foi idealizado? O gerenciamento do tempo e a quantidade de tarefas delegadas em um caso como esse foram de proporções gigantescas.

Não adianta apenas priorizar e delegar tarefas como as teorias tradicionais ensinam. É preciso ter um olho voltado para você e o outro para as pessoas à sua volta. Seu sistema de administração do tempo deve ser capaz de coordenar esse tipo de necessidade, de delegar a tarefa a alguém, de acompanhar o andamento dos trabalhos e, mais do que isso, de ajudar a pessoa em caso de necessidade. E isso pode ser feito in loco ou mesmo a distância, mas sempre com esse foco de equipe. O mundo de hoje precisa de gestão do tempo em equipes, e não apenas de gestão individual, como veremos mais à frente.

4) Uso da tecnologia como acessório

Hoje em dia, a tecnologia é vital para você ganhar tempo. Ninguém mais vive off-line, todo mundo tem pelo menos um celular ou um e-mail. A metodologia precisa ter suporte de ferramenta para dar resultado. Essa é uma das coisas mais significativas segundo as pesquisas que desenvolvemos sobre como a produtividade entra na vida de uma pessoa. Em primeiro lugar vem a metodologia, que ensina um modelo mental baseado em um novo padrão de uso do tempo; depois vem a ferramenta, que dá suporte à aplicação do método e faz o novo modelo ser sustentado; e, finalmente, a persistência, pois nada acontece da noite para o dia em produtividade, é preciso treinar muito seu modelo mental.

Como todo profissional sensato da área de tecnologia, sei que a Lei de Murphy é constante e se houver alguma chance de algo dar errado, com toda a certeza dará. Tenho a convicção de que equipamentos falham, softwares travam e bugs (defeitos de programação) acontecem. Ou, ainda, que nem sempre você pode ter um computador à mão para verificar sua agenda ou as tarefas do dia. Além de todos esses fatores técnicos, podem existir ainda bloqueios pessoais no uso da tecnologia. Conheci diversos executivos que simplesmente não tinham afinidade com máquinas e que, portanto, se mantinham distantes de todas as comodidades que a tecnologia poderia lhes proporcionar.

O que proponho aqui é um modelo baseado na tecnologia e no uso dos meios off-line como acessórios (caso ainda ache necessário utilizá-los). É um novo paradigma na administração do tempo. Particularmente, mudei muito meu estilo ao longo dos anos. No começo usava um planner totalmente de papel, depois o computador como caderno de anotações. Hoje sou cem por cento digital, utilizo o computador, o smartphone e o tablet, não uso mais papel nem em reunião, e nem preciso digitar o que foi discutido, basta apertar um botão para gravar a voz e depois digitalizar. Assim, conservo a memória daquele encontro, estabeleço ações relacionadas a ele e posso, futuramente, consultar detalhes a respeito da reunião. Esse é o meu estilo, não significa que deva ser o seu. Nada o impede de usar o caderno, o planner ou até tudo isso junto com o computador desde que a tecnologia lhe sirva de suporte e não o atrapalhe.

A metodologia proposta neste livro baseia-se no resultado de uma pesquisa que ouviu milhares de pessoas em diversos países. Elas foram consultadas sobre a forma de trabalho e as ferramentas de gerenciamento de tempo utilizadas em sua rotina diária. A pesquisa mostrou que 98% dos entrevistados utilizam computadores de forma rotineira e que 79% deles gostariam de utilizar a tecnologia como ferramenta de gerenciamento do tempo e aumento da produtividade. Um dado interessante é a tendência de não abandonar a agenda de papel e, sim, de utilizar um sistema misto: 41% dos entrevistados gostariam de combinar uma base tecnológica atualizada com o apoio dos meios off-line.

5) Falta de modelos distribuídos

O segredo da boa “administração da vida” é centralizar tudo o que tem para ser feito em uma única ferramenta, mas hoje o mundo é distribuído, você está em muitos lugares e nem sempre tem sua agenda por perto. Um modelo distribuído considera que existe uma série de dispositivos tecnológicos que podem ser utilizados para a distribuição e para a consulta de informações. O computador, o smartphone, o tablet, a internet e o celular são alguns desses instrumentos. Cada um à sua maneira, todos devem permitir acesso às suas informações.

Todos os trabalhadores do conhecimento, sem exceção, têm algum tipo de afinidade com um dispositivo eletrônico. Mesmo aqueles poucos que ainda não usam o computador em suas rotinas utilizam um telefone celular e interagem com ele de alguma forma. O celular está presente com você o tempo todo. Logo, não é apenas um acessório, e sim parte integrante do seu trabalho. Por que não gerenciar seu tempo com ele? A pesquisa apontou que 35% dos trabalhadores do conhecimento já utilizam o celular com essa finalidade (um aumento de 20% da primeira pesquisa para a atual). E a tendência é o aumento desse número graças aos novos recursos que os aparelhos estão sempre oferecendo, principalmente agora, na era dos smartphones e da TV via celular.

As metodologias e os cursos de administração do tempo têm seu foco voltado para a agenda. É aí que a Lei de Murphy se manifesta: num dia importante, você deixa a agenda em casa. Ou, então, precisa checar suas metas da semana no meio de uma viagem e se lembra de que elas estão anotadas na agenda que ficou sobre a mesa de trabalho. Como aproveitar o tempo na sala de espera de um cliente para planejar e priorizar compromissos urgentes que apareceram de última hora?

Algumas pessoas aprendem em alguns cursos a estratégia do caracol, que sempre anda carregando sua casa nas costas. Quando saem de casa ou do ambiente de trabalho, essas pessoas levam agendas, cadernos, impressos importantes, agendas eletrônicas. Precisam, enfim, de diversos itens para se manterem seguras de não se perderem no tempo. Minha mãe é a típica usuária da estratégia do caracol. Toda vez que sai de casa carrega mais ou menos uns quatro quilos de cadernos, agendas, canetas, blocos e outras coisas interessantes.

O modelo distribuído que proponho é que você possa integrar seu sistema de produtividade pessoal através dos diversos meios existentes: agenda de papel, caderno, smartphone, tablet, telefone celular, internet, notebook etc. Enfim, o objetivo é manter você conectado em qualquer lugar, utilizando para isso os dispositivos que tiver à disposição.

Imagine as possibilidades desse modelo. Você pode, por exemplo, programar o sistema para receber um aviso no celular assim que uma tarefa delegada por você tenha sido concluída. Após a reunião com seu grupo, poderá distribuir via internet as tarefas que ficaram sob a responsabilidade de cada pessoa na reunião, ou ainda criar uma equipe de trabalho on-line, estabelecer metas e projetos e acompanhar a execução da estratégia. Este é um modelo distribuído: é o uso da tecnologia de forma inteligente, a favor de sua produtividade pessoal.

Não posso culpar as metodologias atuais pela falta desse modelo. Essas possibilidades simplesmente não existiam na época que a maioria delas foi desenvolvida. Mas não podemos, no mundo do conhecimento globalizado e conectado pela internet, pensar de forma isolada e centralizada.

 

Dados & estatísticas:

Uma nova era na administração do tempo

Existem outros aspectos que deixam a desejar nas metodologias de produtividade. Os mais comuns são a falta de orientação relacionada a metas, a inexistência de uma ferramenta tecnológica desenvolvida especificamente para essa finalidade, a falta de conceitos de organização pessoal, o foco em uma agenda ou planner, o excesso de detalhes e processos a serem observados na hora da aplicação prática do método e daí por diante. Meu objetivo ao escrever este livro é mudar alguns paradigmas nas atuais metodologias – aproveitando as coisas boas, eliminando as práticas desatualizadas e desnecessárias e adotando novos conceitos e processos.

Quando lancei a primeira edição desta metodologia, não sabia a proporção que ela iria tomar mundialmente. Com ela, lancei o Triad Software, uma ferramenta que permitia aplicar de imediato tudo que a teoria deste livro propõe. Em apenas um trimestre tivemos milhares de downloads do software e após alguns meses lançamos o Triad Web, que propiciava o backup das informações na internet. A sugestão de nossos usuários e o desenvolvimento de novas pesquisas permitiram a criação de um produto completamente diferente chamado Neotriad, com toda a aplicação teórica desta metodologia acrescida do gerenciamento de equipes e colaboração. O objetivo do software é tornar simples e duradoura a aplicação desta metodologia. O apêndice C reúne mais detalhes sobre este software que você poderá acessar durante um período gratuito.

O Neotriad gerencia hoje mais de 30 milhões de atividades e é uma das maiores bases estatísticas existentes sobre administração do tempo. Esse sistema nos permitiu desenvolver uma série de novos métodos baseados em estatísticas e comprovados com melhorias reais de usuários. Algumas dessas descobertas serão abordadas nos próximos capítulos.

Deixei de me basear nas teorias tradicionais de administração do tempo e passei a analisar dados para descobrir o que levava as pessoas a terem mais planejamento, a conseguir priorizar melhor suas tarefas, e o que as fazia ter muitas urgências ou até desistir do processo. Aprendi a coletar dados e distinguir padrões de comportamento que geravam produtividade. Se você já deparou com outros métodos, provavelmente verá coisas bem conflitantes, mas experimente e veja que fatos e dados fazem a diferença.

É importante frisar que não é necessária a utilização do software para aplicação da metodologia. Sempre condenei isso e não posso ir contra esse princípio básico que prego. A metodologia deve ser aplicável na ferramenta com a qual o usuário tiver mais facilidade, seja papel, agenda, planner, software ou internet.

A metodologia permite a aplicação de diversos pontos fundamentais, mesmo para meios

off-line. Diversos formulários obtidos pela internet (www.triadps.com/triade) podem ser impressos e utilizados com agendas convencionais.