APÊNDICE B – Reuniões eficazes

APÊNDICE B

Reuniões eficazes

Se existe uma coisa que tira a paciência de qualquer um é aquele tipo de reunião em que você entra sem saber por quê, participa sem entender o que se passa e deixa a sala sem ter ideia da importância de tudo aquilo. Para piorar, algumas reuniões ainda consomem tanto tempo que costumam atravessar o dia inteiro. Quando se dá conta, o tempo passou e você nem mesmo começou a lidar com suas prioridades. Se isso nunca aconteceu com você, parabéns e cuidado! Parabéns porque você é uma raridade. Cuidado porque você é um ser humano em extinção. As reuniões ineficientes assolam cada vez mais os escritórios de todo o mundo.

Em uma pesquisa que realizei com a revista Você S/A durante o ano de 2007, envolvendo mais de 2.000 profissionais, quando perguntamos sobre a eficiência das reuniões corporativas, 65% das pessoas disseram que suas reuniões eram mal conduzidas e apenas 7% afirmaram que suas reuniões eram totalmente produtivas. Não são dados alarmantes? Quantas horas semanais desperdiçamos com reuniões que não levam a nada? Se você pudesse cortar metade de suas reuniões, provavelmente conseguiria aquele tempo que está faltando no seu dia, não é verdade?

Conheci empresas que viviam na síndrome da reunião. Quem estivesse com a agenda desbloqueada em determinado horário corria o risco de ser convocado para um desses encontros. Os diretores e gerentes passavam tanto tempo reunidos que restava pouco tempo para implementar as ações necessárias. Pode parecer exagero, mas não é. Certa vez, fui contratado para implementar procedimentos em uma empresa que se perdia em reuniões improdutivas, exatamente como no exemplo acima. Nesse caso em particular, solicitei que me informassem o valor médio da hora dos participantes dessas reuniões. Fizemos um cálculo simples do valor/hora da reunião. Os números chegaram a assustar. Nas convocações de reuniões, passamos a informar quanto custaria, em horas, aquele encontro e começamos a cobrar mais objetividade. O procedimento reduziu em muito as reuniões e alertou para o desperdício de tempo dentro da empresa. Esse cenário pode parecer isolado – mas eu, você e todo mundo temos visto em diversas organizações o crescimento desse tipo de problema.

Conduzir uma reunião eficaz é um desafio que não pode ser individual. Deve refletir uma visão coletiva e ser adotado por todos os participantes ou até mesmo ser estendidos para toda a empresa. Uma pessoa pode ter a iniciativa de ser mais produtiva na reunião, mas esse procedimento precisa ser compartilhado para que a cultura corporativa se torne eficaz. Veja alguns procedimentos que considero necessários para a produção de reuniões eficazes:

1. Convoque as pessoas certas e tenha horários definidos para o início e o término dos trabalhos

Quanto mais pessoas forem convocadas, mais tempo a reunião pode levar e menos produtiva tenderá a ser. A não ser que seja necessário reunir uma grande equipe em torno da mesa, evite lotar a sala: quanto menor o número de pessoas presentes, melhor será o resultado. Não adianta apenas convocar participantes. Escolha os nomes certos, com conhecimentos e atribuições capazes de colaborar para a discussão. Outro detalhe: os horários de início e de término dos trabalhos, uma vez definidos, devem ser cumpridos à risca. Uma boa dica é marcar o encontro para um horário próximo do almoço ou do fim do expediente. Isso evita que a reunião se prolongue, pois as pessoas ficam mais objetivas para cumprir os horários de seu interesse.

2. Estabeleça e divulgue os objetivos da reunião

Reunião sem objetivo é perda de tempo. Na hora da convocação, o objetivo da reunião deve estar claro. Todos os participantes devem saber exatamente para que servirá aquele encontro e o que será discutido. A pauta deverá ser, de preferência, distribuída aos participantes antes da reunião, para que possam opinar e se preparar.

3. Defina os próximos passos

O mais importante da reunião é definir quais serão os próximos passos – que ações efetivas se esperam a partir das decisões tomadas ali. Se não há próximos passos, a reunião não serviu para nada. Definir as etapas seguintes do trabalho significa determinar o que deve ser feito, quando será feito e quem cuidará daquela tarefa. É a hora de criar um projeto ou estabelecer compromissos e tarefas. Recomendo que todos esses passos e decisões sejam enviados por e-mail aos participantes para que não restem dúvidas sobre as decisões tomadas.

Existem pessoas que aproveitam as reuniões para colocar as “fofocas” em dia, contar piadas, desviar o assunto. Nada contra um “quebra gelo” inicial. Mas dou preferência a reuniões objetivas. Tente ganhar tempo nos detalhes. Uma reunião com mais de duas horas de duração pode ser extremamente perigosa e não trazer resultados efetivos. Um recurso que tem ajudado as empresas a reduzirem as reuniões é a tecnologia. Em assuntos simples, um fórum na intranet da empresa pode ser suficiente para chegar a conclusões. As salas de bate-papo ou videoconferência também podem ser utilizadas com a função de evitar deslocamentos desnecessários.

Se você identifica problemas nas reuniões da sua empresa, que tal tomar a iniciativa de implementar um procedimento de reuniões eficazes? Na próxima reunião que for participar, envie um e-mail aos participantes, expondo esse novo modelo de preparação da reunião, explique as vantagens, ganhe o comprometimento dos participantes e veja os resultados.

Para mais informações sobre como conduzir reuniões melhores, consulte meu livro Estou

em reunião ou o site www.estouemreuniao.com.br.