CAPÍTULO 9: Organização: Vamos arrumar a bagunça?

CAPÍTULO 9

Organização: Vamos arrumar a bagunça?

 

“Não se agonie. Organize-se.”

FLORYNCE KENNEDY

 

Um dos grandes inimigos da produtividade pessoal é a desorganização. Quantas vezes nos vemos procurando papéis em que anotamos algo importante e que acabamos deixando em um lugar qualquer? Quantas vezes não conseguimos encontrar um documento do qual estamos precisando? Você sempre se lembra do nome do arquivo que precisa localizar no computador? Claro que não. Olhe para sua mesa e seja sincero: às vezes você não tem a impressão de que um furacão passou por ali – ou que uma dessas empresas que recolhem entulhos resolveu despejar ali o conteúdo de suas caçambas? Se você nunca se viu no meio de um caos como esse, parabéns. Você é uma exceção. Caso tenha encontrado algo familiar nesses exemplos, talvez seja conveniente prestar um pouco mais de atenção a este capítulo.

Certa vez, fui visitar o diretor de tecnologia de uma companhia que se mostrara um cliente potencial para um dos produtos de nossa empresa. A sala dele era uma balbúrdia e parecia uma cordilheira de papéis e revistas. Quando nos sentamos para iniciar a reunião, a primeira providência que ele tomou foi trazer uma cadeira extra para a mesa. Perguntei se esperava por mais alguém. Ele respondeu que não. A cadeira receberia a pilha de papéis que, se fosse mantida sobre a mesa, atrapalharia nossa visão.

Depois desse pequeno ajuste estético ele me perguntou se teria outro cartão de visita. Não sabia onde havia guardado o que eu lhe entregara no último encontro. Naquelas condições, seria difícil ele achar seu próprio cartão, que dirá o meu. Após alguns minutos perguntei sobre a proposta que havia enviado. Ele disse que tinha algumas dúvidas e que a localizaria nos seus e-mails. Na mesma hora me ofereceu café e água. Exatamente dez minutos depois, ele conseguiu localizar a proposta e iniciamos a conversa.

Dito desta maneira, este pequeno relato parece uma comédia de costumes moderna. Mas é um mal que afeta muitos executivos. A desorganização pessoal, esteja visível sobre a mesa, trancada a chaves numa gaveta ou nos arquivos de seu computador, rouba uma boa parte de seu tempo e desloca sua energia das atividades fundamentais para coisas sem importância. Visitando alguns clientes, pude constatar que a simples reorganização do seu ambiente de trabalho, do seu fluxo de informações e da gestão do seu conhecimento poderia representar ganhos enormes de tempo e de dinheiro. Um detalhe tão óbvio como esse sempre passa despercebido aos olhos de muitas pessoas.

A era do conhecimento trouxe benefícios inquestionáveis para a humanidade. Mas também acrescentou à nossa rotina problemas que precisam ser levados em conta. Caso não consigamos encontrar uma solução para eles, estaremos vivendo a era do caos em poucas décadas. Para algumas pessoas, essa era já começou! Será que isso é um exagero? Acho que não.

Um dos principais males da era do conhecimento é, acredite se quiser, o e-mail. Apesar de ser uma ferramenta fantástica, capaz de agilizar e de reduzir o custo das comunicações, o e-mail representa um dos maiores problemas dos administradores de rede em todo o mundo (inclua neste caso todos os problemas de segurança e de vírus que estão diretamente ligados a esta questão).

Os spams representam um prejuízo de milhões de dólares para a indústria e, de acordo com pesquisas recentes, chegam a representar 90% de todos os e-mails enviados no mundo. Esses prejuízos causados pelo uso indevido das redes de comunicação são financeiros e podem ser medidos. Além deles, temos os prejuízos causados pelas horas de trabalho dedicadas à leitura de propagandas, de frases, de histórias, de piadas e de todas aquelas mensagens que circulam pela rede. Em uma pesquisa que realizamos em 2006 com a revista Época, comprovamos que o brasileiro gasta em média algo em torno de três horas diárias para ler, responder e organizar suas mensagens! É muito tempo que se não for bem utilizado pode estragar completamente o seu dia.

A facilidade criada pela internet para a circulação de conteúdo acabou nos colocando diante de outro grande vilão: o excesso de informações. Um estudo realizado em 2001 pelos pesquisadores da Universidade de Berkeley estimava que o volume de informações trocadas anualmente exigia, já naquela época, 1,5 bilhão de gigabytes de espaço para armazená-lo. O mesmo estudo sugere que este número corresponde a um volume de 250 megabytes (equivalente à metade da capacidade de um CD-ROM) para cada homem, mulher e criança no planeta – mesmo para aqueles que não fazem uso do computador.

Uma pesquisa realizada pelo Delphi Group, especializado em informações sobre a rede, feita em 2002 com executivos e gerentes de 450 companhias de grande porte, revelou alguns dados surpreendentes sobre o excesso de informações:

• Mais de 60% desses profissionais concordam que a busca de uma informação é um

processo difícil e que, na maioria das vezes, não é possível localizar os dados de que

necessitam para realizar seus trabalhos;

• 51% dos entrevistados afirmaram que passam mais de duas horas por dia em busca de

informações;

• Os trabalhadores do conhecimento gastam de 20% a 30% do seu tempo à procura de

informações relacionadas com seus negócios, em sua grande maioria documentos

eletrônicos que deveriam ser facilmente identificados.

O que isso quer dizer é o seguinte: é muita informação para pouco tempo! É provável que você se identifique com esse retrato dramático. Quanto tempo você gasta localizando informações? Faça uma autoanálise. É provável que você gaste, em média, 30 minutos diários localizando informações ou papéis em seus armários, pastas, agendas, computadores, arquivo de e-mail, na própria internet ou em muitos outros lugares.

Os meios de comunicação cresceram e se multiplicaram e, além disso, tornaram-se mais acessíveis e baratos. Assim, você provavelmente assina jornais que não lê ou revistas das quais mal vê a capa. Recebe boletins que lotam a caixa postal de seu computador, assina serviços de mensagens em celular que nem sabe utilizar. O volume de informação disponível é tão grande que se tornou simplesmente impossível ter tempo para absorver tudo o que chega até você. É preciso, portanto, saber definir a utilidade, a necessidade da informação e a forma de aproveitá-la no futuro. Ultimamente tenho recomendado que as pessoas façam uma dieta de informação, que eliminem tudo o que for dispensável e permaneçam apenas com o que é realmente vital (você irá reparar que não fará falta).

A abordagem da fase de organização trata de formas de armazenar, gerenciar e localizar informações em diversas mídias e ambientes. O principal objetivo é facilitar e proporcionar mais rapidez e eficiência ao processo de recuperação daquela informação da qual você necessita. Com isso, você terá mais facilidade de colocar em prática tudo o que foi definido nas etapas anteriores e, com certeza, terá mais tempo para fazer o que realmente importa.

 

Os níveis de organização

Organizar não significa apenas colocar as gavetas em ordem, nem livrar-se das pilhas de papel sobre a mesa e passar a trabalhar num ambiente limpo e tranquilo. É algo muito mais abrangente. Esta metodologia trabalha com três níveis de organização. Eles são interdependentes e englobam os principais problemas organizacionais dos trabalhadores do conhecimento. Os níveis serão apresentados numa ordem lógica. Começa pelo mais externo e sensitivo, que é o físico, passa pelo nível lógico e segue até o mais interno e abstrato de todos, que é o nível do conhecimento.

O nível físico compreende toda a bagunça que você pode ver e tocar. Isso engloba sua agenda, seu caderno de notas, seus papéis, os documentos comerciais e pessoais, as gavetas, as anotações, os livros, as revistas, as cartas, os CDs, as pastas e tudo o mais. É o nível mais externo e aparente de todos. Ele é visível a olho nu. Qualquer esforço que fazemos no sentido de eliminar a desorganização no nível físico tem uma repercussão positiva e imediata sobre a produtividade.

O nível digital ou lógico, por sua vez, compreende a utilização eficaz da computação no nosso dia a dia. Nas últimas décadas, muitas informações físicas foram transformadas em lógicas com a evolução e popularização da informática. Apesar do avanço tecnológico, muitas pessoas ainda se perdem com sua utilização. E assim acabam transformando aquilo que veio para ajudar num fator que compromete a produtividade.

O terceiro nível é novo para as metodologias de administração de tempo. Mas, na era do conhecimento, ele é extremamente pertinente e necessário. Esse nível tratará de formas para gerenciar o excesso de informações a que estamos submetidos – incluindo-se aí o conhecimento que você mesmo gera e precisa reaproveitar sempre.

 

Taxonomia pessoal: A hora de colocar ordem na bagunça

O principal problema que descobri na organização pessoal dos três níveis é que as pessoas utilizam “mapas” diferentes para cada ambiente que precisam pôr em ordem. Suas gavetas têm uma forma de organização, seu computador tem outra e por aí vai. Quando você precisa achar alguma coisa, primeiro tem que “lembrar o mapa” daquele local e então procurar sua informação. Para evitar esses problemas, proponho um mapa unificado, o que chamo de taxonomia pessoal.

Taxonomia é um ramo da biologia que se ocupa da classificação natural dos seres vivos – animais e vegetais. Quando aplicado à ciência da computação, o mesmo conceito destina-se às técnicas de classificação, categorização, agrupamento e hierarquização das informações.

No contexto de buscar informações, é importante saber que existe uma enorme diferença entre o “browse” (ato de folhear) e a pesquisa de informações. Vamos imaginar que uma determinada pessoa deseje obter na internet mais informações sobre memórias de computador. Ela entra em um site de busca e digita a palavra “memória” e o resultado serão milhões de sites com referências ao tema. Essa lista pode conter cursos para melhorar a memória, biografias de grandes escritores, jogos da memória, dados sobre a memória dos elefantes e, quem sabe, até mesmo algo sobre memórias de computador. A vantagem desse resultado mais abrangente é que, algumas vezes, ele pode nos levar a estabelecer conexões entre aquilo que buscamos e alguma outra possibilidade que não nos tenha ocorrido. Afinal, a máquina ainda é incapaz de estabelecer os tipos mais sofisticados de conexão. Mas, de modo geral, o excesso nem sempre traz benefícios.

Uma forma mais fácil é fazer um “browse” na informação que desejamos. Ainda no exemplo relacionado à palavra memória, a pesquisa seria simplificada caso os resultados viessem agrupados por categorias: literatura; jogos; animais; história; saúde; informática; entrevistas e assim por diante. Nesse caso, você poderia facilmente selecionar o item informática e restringir sua pesquisa a assuntos relacionados diretamente com essa área específica. Assim, as informações desejadas poderiam ser localizadas com mais facilidade caso estivessem agrupadas em categorias, conforme uma determinada hierarquia. Esse conceito aplicado à organização pessoal pode ser seu salva-vidas na localização de informações.

Esse agrupamento hierarquizado será utilizado em todos os níveis da metodologia para organizar qualquer tipo de informação, em qualquer ambiente. O objetivo é tornar essa procura simples em qualquer área. A próxima vez que precisar de uma proposta que escreveu a um cliente, você poderá procurá-la dentro do seu agrupamento (ou taxonomia pessoal) – de uma forma muito mais rápida e eficaz do que ocorreria caso tivesse que localizá-la no meio de todos os seus arquivos.

O primeiro passo na fase de organização é fazer sua taxonomia pessoal. Ou seja, definir as áreas de informação de seu interesse da maneira mais abrangente e hierárquica possível. Você deve, inclusive, como sugerido na fase de planejamento, sempre revisar essa hierarquia para chegar a uma estrutura que se adapte plenamente às suas necessidades.

Existem duas formas simples de compor essa taxonomia. A primeira é a hierarquização dos temas a partir da definição dos seus papéis. A outra é uma abordagem por assuntos gerais, levando-se em conta sua simpatia ou interesse por cada um deles.

No caso da taxonomia por papéis, você cria as áreas principais com o nome de seus papéis e, a partir deles, agrupa os diversos “ramos” com seus respectivos subtemas.

No caso da taxonomia por assuntos gerais, você cria os “ramos” principais, com os macroassuntos de sua atenção, e a partir dele agrupa os subitens. Não caia no erro de criar muitos ramos principais, o ideal é ficar com menos de 10 e com poucos sub-ramos.

A figura a seguir ilustra a taxonomia geral:

 

Evite criar ramos principais ambíguos, pois eles podem confundi-lo na hora de localizar as informações. Cada um deles deve ter uma característica marcante, um apelo psicológico diferente dos demais e sua própria finalidade. O segredo é manter sempre uma estrutura simples e de fácil memorização.

Deixe sua taxonomia impressa de forma que possa visualizá-la na organização de seus ambientes nos primeiros meses. A tendência é que ela seja memorizada com o passar do tempo e você acelere a sua localização de informações.

 

Organização física

Todos dizem que o grande culpado da desorganização pessoal é o papel. Se não fosse por ele, teríamos mais florestas e menos entulho! A questão é que, em meados dos anos 1990, todos os futurólogos diziam que, na virada do milênio, o computador acabaria com as informações impressas – tudo se transformaria em arquivo eletrônico. O que houve com a fantástica onda de redução de papéis na empresa? E com os sistemas de workflow que substituíram a papelada?

Para a maioria das pessoas, tudo isso não passou de promessa. O mundo moderno é o reino das torres de papel, mas ele não é o culpado pela desordem. Os verdadeiros culpados somos nós – que não sabemos o que fazer com tanta papelada (na maioria das vezes, a verdade é que não queremos fazer nada com ela).

Quando você se propuser a passar pela fase de organização, inicialmente terá que dedicar a ela algumas horas. Isso dependerá do volume de papelada que você coleciona. A vantagem é que, no fim, a sensação de ver a mesa limpa é tão gratificante que faz o esforço ter valido a pena!

O ideal é reservar um dia na sua agenda para esse esforço inicial de organização. Você pode chamar esse compromisso de o “Dia do Resgate” e agendá-lo para a época do seu planejamento anual. Se preferir, divida essa tarefa em partes, uma semana por área da sua bagunça (armários, salas, gavetas, etc.).

A boa notícia é que, depois dessa etapa inicial, basta monitorar a pilha de papéis para nunca mais voltar para o poço. Isso será feito constantemente e deverá até mesmo ser previsto no seu planejamento semanal.

 

As ferramentas de resgate

Antes de iniciarmos o trabalho, é preciso ter algumas ferramentas que vão nos ajudar a organizar nosso ambiente físico. Aqui, vale o conceito da flexibilidade e criatividade. Recomendarei aquelas que, conforme a minha própria experiência, são mais comuns e acessíveis – artigos que se compram na papelaria da esquina e que, de uma forma ou de outra, já fazem parte do dia a dia da maioria das pessoas. A melhor organização é aquela que pareça feita sob medida para você – que tenha a sua cara e seja fácil de ser implementada.

A primeira ferramenta de trabalho é a sua taxonomia pessoal. Se ainda não a fez, escreva num papel as suas categorias principais e secundárias, desenhando-as em um modelo hierárquico para facilitar a visualização. Ela é o ponto de partida para a organização do ambiente.

A segunda ferramenta, da maior importância, é um grande saco de lixo, de preferência preto – para que você nunca mais veja o que atirou lá dentro. Muito daquilo que acumulamos é apenas lixo. Não adianta ficar apegado à papelada. Aquilo que for útil de verdade merece ser guardado. O que for inútil deve ser posto fora imediatamente (porque se você ficar olhando muito, pode dar vontade de guardar).

A terceira ferramenta são pastas para arquivar a papelada. Se preferir, pode utilizar também sacos plásticos reforçados ou qualquer outra novidade de papelaria. As pastas podem ser coloridas, suspensas ou de qualquer tipo que lhe agrade, o importante é que sigam sua taxonomia. Por exemplo, para a área pessoal use pastas da cor azul. Para a área profissional, pastas pretas. Para sua atividade de lazer, vermelhas e assim por diante. Nesse caso, existem apenas duas recomendações: as pastas devem ser transparentes para facilitar a visualização e devem ter tamanho suficiente para armazenar os documentos atuais e os futuros. Uma boa sugestão é utilizar armários para pastas suspensas.

A quarta ferramenta necessária são as etiquetas autoadesivas, de boa qualidade para que não venham a se desprender com o tempo. Essas etiquetas serão utilizadas para rotular suas pastas e, se for o caso, as gavetas e os armários de acordo com as categorias. Se preferir, utilize uma etiquetadora automática, que dá uma aparência profissional e durável a sua organização.

Tenha à mão, também, acessórios diversos como clipes, elásticos, canetas esferográficas e grampeador. Canetas para slides de retroprojetor também são muito bem-vindas. Elas permitem escrever diretamente sobre superfícies lisas, como CDs e material plástico.

Para completar, duas bandejas para papel. Elas serão ferramentas de organização no seu dia a dia. Uma será utilizada para a papelada que chegou e você ainda não agiu sobre ela, chame-a de bandeja de ações. A outra será para itens em espera ou delegados, chame-a de bandeja de pendências.

 

Aplicando a taxonomia pessoal no nível físico

A taxonomia envolverá a criação de áreas específicas para cada item da sua hierarquia. Você deve adaptá-la a seus espaços físicos, ambientes e necessidade. Você pode, por exemplo, ter a parte pessoal da sua taxonomia em casa e os ramos dedicados à profissão no escritório. A divisão não importa, o fundamental é saber exatamente onde estão cada parte de sua taxonomia pessoal e seguir sempre a hierarquia que você planejou.

O primeiro passo é definir as áreas onde ficarão seus papéis ou assuntos principais. Essas áreas de “ramos principais” devem ser bem planejadas. A recomendação óbvia é a seguinte: mantenha o mais próximo possível aqueles que você utilizar com mais frequência.

Para os sub-ramos poderão ser criadas, e devidamente etiquetadas, pastas específicas. Dentro dessas pastas você pode ter sacos plásticos dividindo os assuntos em um terceiro nível. Como sugestão, poderia ser utilizada a ordenação por datas nas revistas e por ordem alfabética nas demais pastas.

Se por acaso tiver metas ou projetos que exijam grande quantidade de papéis e necessidade de arquivamento, você pode criar pastas específicas para eles e colocá-las como um subnível de alguma categoria. É comum que, ao longo do processo, novas categorias apareçam e outras desapareçam. O importante é manter atualizada a sua taxonomia pessoal.

Deixe todo o ambiente físico – armários, gavetas, pastas e plásticos – preparado para o próximo passo da organização. Esse processo é extremamente flexível e dinâmico. Por isso, não gosto de recomendar uma ou outra forma. O fundamental é utilizar o bom senso, a personalidade e muita criatividade.

 

Hora de começar a organizar: Operação Resgate em ação!

Agora que já temos o ambiente preparado, organizado, e estamos de posse das ferramentas básicas, é hora de iniciar a sua subida.

Existem apenas três caminhos válidos para fazer alguma coisa com a papelada:

1 – Lixo, o melhor caminho para o desnecessário

 

O primeiro deles é o lixo, um destino memorável para aquele papel inútil que ocupava espaço sobre a mesa. Não adianta guardar coisas inúteis ou desnecessárias. Sei que às vezes é difícil: sou canceriano e tenho uma tendência irresistível de guardar coisas capazes de despertar minhas lembranças. Na maioria dos casos, elas só servem para aumentar a pilha de papel.

Se estiver em dúvida se deve jogar alguma coisa fora, faça estas perguntas: Se precisar desta informação, tenho como obtê-la de outra maneira? Esta informação está ultrapassada? Posso viver tranquilamente sem este papel? Se você respondeu “sim” a alguma dessas três perguntas, então não hesite: embole a folha de papel e despache-a imediatamente para o lixo! Se por acaso essa informação puder conter algo relacionado com informações importantes, senhas, estratégias ou qualquer tipo de segredo, então picote e distribua em diversas lixeiras. Pode parecer neurose, mas há gatunos especializados em remexer o lixo empresarial em busca de segredos estratégicos.

2 – Guardar papéis conforme sua taxonomia pessoal

A segunda alternativa é guardar o item para recuperá-lo quando necessário. Um item pode ser guardado em três locais diferentes: nos seus arquivos (pastas, armários e gavetas), na base de conhecimento ou na bandeja de pendências. Para guardar o item em seus arquivos, selecione na sua taxonomia em que categoria ele se encaixa. Arquive-o pela ordem mais conveniente (alfabética, prazo de validade, subcategorias e daí por diante).

No caso de informações/conhecimento que precisarão ser recuperados, a melhor forma é armazenar o item na sua base de conhecimento – da qual falaremos no próximo nível, digitalizando ou não essa informação, conforme a sua necessidade.

A terceira opção é deixar o item na sua bandeja de pendências, onde deve ser colocado qualquer item que esteja dependendo da ação de terceiros. Atenção, eu disse terceiros! Você não é um terceiro de si mesmo. Logo, essa bandeja não é lugar para algo adiado. É apenas um local que você irá rever constantemente para não se esquecer daquele item que delegou.

3 – Execução: uma ação efetiva com a papelada

A última alternativa para a papelada é agir sobre ela. Ou seja, definir uma tarefa, um compromisso, delegar a alguém, associá-la a uma atividade de um projeto ou meta, etc. Se um item precisar de algum tipo de ação (compromisso, tarefa, delegação, projetos, etc.), coloque-o na bandeja de ações para que algo seja feito.

Escolhendo uma das três alternativas durante o resgate, todos os seus itens terão um destino e não ficarão mais em pilhas ou em lugares desorganizados. Não deixe nada para trás ou para depois. Faça agora! Por muito tempo, essa papelada ficou esperando um destino. É comprovado que a produtividade aumenta em lugares organizados.

 

Organizando a sua agenda de papel

Algumas pessoas, inconformadas em terem apenas a agenda, ainda transportam: um caderno de anotações, smartphone, folhas soltas de papel. E quando precisam localizar uma informação? Está na agenda? No caderno? Em algum papelzinho? No smartphone?

O maior objetivo para tornar esses acessórios produtivos deve ser a centralização. Ou seja, a informação deve estar em um único lugar – e não entre diversas agendas (a não ser que sejam facilmente sincronizáveis, como por exemplo o Microsoft Outlook e um smartphone), caderno e tablet. Se você utilizar uma agenda convencional, faça dela sua única fonte de compromissos e tarefas. Nesse caso, anotações devem ser feitas única e exclusivamente em um caderno, devidamente datado. Ele deve ser único! Esqueça os papeizinhos soltos. Eles são ótimos para se perder tempo. Tudo aquilo que for anotação deve estar no caderno. Por isso, mantenha seu caderno sempre com você.

Se desejar, existe a opção de planejadores (agendas tipo planner), que já trazem espaço para tarefas, compromissos, anotações financeiras, contatos, calendários mensais e anuais de planejamento. A principal vantagem é que eles permitem adicionar folhas, pois possuem uma estrutura de garras móveis. Isso permite que você imprima suas metas, a lista dos papéis, seu planejamento e os mantenha sempre à mão para consultar quando houver necessidade.

Se você for adepto de tecnologia, pode optar pela utilização de um tablet ou um smartphone, de forma que o mantenha sincronizado com sua opção de software como o MS Outlook, Lotus Notes ou Neotriad. Mas para anotações essa opção pode não ser prática (a não ser que tenha um excelente recurso de gravação de voz) e a única saída é seu caderno de anotações. Neste caso, você pode criar o hábito de transferir anotações importantes para seu software, para que possam ser localizadas com facilidade. Existem softwares, como o Evernote e o OneNote, que servem como um caderno digital e podem ser uma solução para quem gosta de tecnologia.

 

Mesa de trabalho

Um local que precisa ser bem organizado é sua mesa de trabalho. Ela é o ambiente de execução e, para exercer bem sua finalidade, precisa estar em ordem. Deve conter apenas os elementos necessários para a atividade em execução naquele exato momento, nada de transformá-la em arquivo ou em suporte para sua pilha de papéis. Uma mesa organizada deve conter, em primeiro lugar, o material de escritório: canetas, lápis, grampeador e sua agenda ou caderno. Também devem estar ali a bandeja de pendências e a bandeja de ações, além dos documentos relativos ao trabalho que estiver sendo feito. Mais do que isso pode virar bagunça. Evite deixar ao seu alcance papeizinhos em branco para eventuais anotações, pois pode dar vontade de utilizá-los e, conforme você viu, isso pode fazer você perder tempo.

A bandeja de ações é reservada para a papelada que ainda não passou pelo processo de organização. A partir do momento que você tocar em um dos itens ali armazenados, uma das três alternativas anteriormente mencionadas deve ser posta em prática imediatamente. A bandeja de pendências deve ser utilizada para armazenar documentos que esperam pela ação de terceiros para ter o mesmo destino. Não caia na tentação de deixar assuntos não executados nessa bandeja.

 

Organização digital (lógica)

Além de toda a papelada com a qual temos que lidar diariamente, a evolução tecnológica ainda trouxe uma série de novos desafios e problemas aos trabalhadores do conhecimento. A evolução da informática, todos sabem e sentem, tem sido surpreendente. Se utilizada de forma correta, pode ser a maneira mais eficaz de aumentar sua produtividade.

Diante dessa selva de bits e bytes ficamos muitas vezes perdidos e desorientados – é como se tivéssemos uma Ferrari na mão e, por falta de habilitação, não pudéssemos dirigi-la. Perdemos muito tempo utilizando os programas de forma errada e acabamos nos tornando mais improdutivos do que éramos no tempo da velha máquina de escrever.

O objetivo deste livro não é dar dicas sobre programas específicos. A recomendação, neste caso, é incluir em seu planejamento para os próximos meses um treinamento que possa ajudá-lo a dominar essas ferramentas. Conheço muitas pessoas, muitas mesmo, que ainda gastam horas fazendo alguma operação que pode ser realizada com meia dúzia de “cliques”.

1 – Aplique a taxonomia pessoal no computador

A aplicação da taxonomia pessoal no computador é fundamental para sua organização digital. Além disso, ela é congruente com sua localização física. A grande bagunça do computador começa pelo excesso de pastas que os usuários têm. Quando precisam de um arquivo, nunca conseguem localizá-lo e perdem um tempão usando os recursos de busca do seu sistema operacional. Por mais ágil que seja, esse processo sempre será mais lento do que ir direto ao documento. É muito mais fácil pensar: “A proposta comercial para cliente x? Ah! É claro que está na pasta Empresa, Cliente X!”

A forma mais correta de organizar seus arquivos pessoais é centralizá-los em um único ponto. Escolha uma pasta, que pode ser inclusive a pasta Meus Documentos, que já vem por padrão, e aplique a estrutra da sua taxonomia pessoal abaixo dela. É muito diferente ver poucas pastas principais do que uma infinidade de pastas como a maioria das pessoas faz.

2 – Utilize os sistemas de busca do seu sistema

 

A estratégia da taxonomia nas suas pastas, agregada a softwares de indexação como o Google Desktop, Copernicus, Windows Search, tornam sua localização quase que instantânea e ainda com o recurso de pesquisa dentro do conteúdo de seus arquivos.

O Windows a partir da versão XP possui um excelente sistema de pesquisa, que procura em segundos o que você precisa, não apenas pelo nome do arquivo, mas pelo conteúdo do arquivo, e-mail, planilha, etc. Nas versões mais recentes do Windows, ao clicar no botão Iniciar, basta começar a digitar o que você precisa e acionar a tecla enter para que a pesquisa seja feita. O mesmo conceito se aplica aos sistemas da Apple e Android.

3 – Organize os favoritos do seu navegador

A sua lista de sites favoritos no internet Explorer, Firefox, Chrome, etc. também pode ser organizada dessa forma. Aplique a sua taxonomia pessoal nas suas pastas de sites favoritos e reorganize seus links.

Sempre que adicionar um site como favorito, coloque-o na categoria correta. Isso vai reforçar cada vez mais a taxonomia e torná-la ainda mais funcional no seu dia a dia.

4 – Ambiente de trabalho organizado

O ambiente de trabalho do seu computador é uma área que pode fazê-lo ganhar ou perder tempo também. A dica é ter apenas os ícones que você utiliza com mais frequência. Quanto menos, melhor. Caso precise deixar arquivos soltos, deixe apenas aqueles em que está trabalhando e não crie um novo espaço de armazenamento.

Caso você acesse frequentemente uma pasta dentro de Meus Documentos, sugiro que coloque nessa área um atalho que conduza diretamente a ela. Outra dica de produtividade é adicionar os ícones dos programas que você mais utiliza na barra de tarefas (taskbar), caso a versão do seu sistema operacional permita. Dessa forma, mesmo que você esteja com um programa aberto, poderá acionar outro rapidamente – sem a necessidade de localizá-lo no menu de programas.

5 – Utilize nomes óbvios para seus arquivos

A evolução dos sistemas de arquivo ou, mais provavelmente, as reclamações de muitos usuários levou os atuais sistemas operacionais a permitir a criação de nomes mais longos para suas pastas e arquivos. Assim, é possível escrever nomes que informem com precisão o conteúdo dos arquivos, pois muita gente ainda cria arquivos como relatx1.doc e relatxpto2.doc e precisa abrir arquivo por arquivo para saber o que há dentro de cada um.

Crie um padrão de nomeação para seus arquivos que inclua o tipo do arquivo (proposta, planilha, apresentação, etc.), uma breve descrição do seu conteúdo, data e versão (caso desenvolva vários arquivos para o mesmo conteúdo sem apagar o anterior).

Por exemplo, vamos supor que você desenvolva diversas propostas comerciais para seus clientes que vivem negociando preço. Dentro da pasta de seu cliente você pode criar arquivos com nomes completos: Proposta_ Comercial_071106v1.doc; Proposta_Comercial_091106v2.doc; Proposta_Técnica_Equipamentos_Outubro08v1.doc.

Não precisa economizar espaço para o nome do seu arquivo. O importante é tornar o nome óbvio a ponto de não suscitar dúvidas sobre seu conteúdo.

6 – Backup: Só lembramos dele quando já é tarde demais

O backup é um personagem engraçado na era da informática. Todo mundo diz que ele é chato, e sempre nos esquecemos dele. Mas sempre acabamos chorando por sua ausência. Não vou ficar aqui ensinando o padre a rezar missa, mas fazer backup é importante. Mais do que isso, é vital. Assim como as pessoas – ou até por causa delas –, os computadores estão sujeitos a falhas.

Com suas pastas organizadas fica muito mais fácil, pois você só tem que selecionar uma pasta para fazer o backup, a Meus Documentos. A primeira vez que fizer seu backup, copie tudo o que estiver guardado na pasta. Nas vezes seguintes, apenas acrescente aquilo que for novo ou que tenha sofrido alterações.

Existem dezenas de ferramentas no mercado que podem ajudar nessa tarefa. O Windows e o Linux já trazem ferramentas simples para backup. Agende uma tarefa no seu planejamento mensal para um backup periódico e atualize o backup completo pelo menos uma vez por ano.

Se utilizar o Windows, uma ferramenta gratuita da Microsoft que utilizo é o SyncToy, que sincroniza os arquivos do meu computador para um drive externo. Dessa forma, caso perca meu notebook, posso ter os dados acessados rapidamente, sem precisar instalar ou restaurar arquivos. Existem também diversos sites na internet, como o Dropbox, Carbonite, etc., que permitem fazer backup dos seus dados para a nuvem (internet) e acessá-los de qualquer lugar. É uma opção que deve ser realmente considerada, pois é muito segura, prática e barata.

 

O caos do e-mail

Em agosto de 2005, realizamos uma pesquisa com a revista Época sobre a produtividade na era da internet e descobrimos que 30% dos pesquisados passam de uma a duas horas lendo e enviando e-mails, e 26% afirmam que gastam de uma a duas horas navegando na internet. Se cruzarmos os dados dos usuários que responderam a ambas as questões nesse percentual, temos que aproximadamente 20% das pessoas entrevistadas gastam de duas a quatro horas por dia lendo e-mails e navegando na internet. Dos entrevistados, 22% afirmam que gastam mais de três horas por dia apenas navegando na internet. Isso pode indicar um dado alarmante: pelo menos 50% do tempo do seu colaborador pode estar sendo totalmente dedicado à internet!

O mundo se acostumou a comunicar-se na velocidade do e-mail – mas o resultado dessa agilidade foi mais um problema em nossa vida. Para piorar, ainda existem os spams, que só fazem você perder tempo, e as correntes que algumas pessoas insistem em enviar. É bem provável que pelo menos 50% de tudo o que você receba por dia seja spams ou e-mails sem importância. A tendência é esse número aumentar. Toda a indústria de software busca uma solução para esse problema, mas ainda não foi desenvolvida uma ferramenta cem por cento eficaz. A solução, portanto, é aprender a conviver com ele. Vou dar algumas dicas para você lidar com seus e-mails de forma produtiva e organizada:

1. Desligue o aviso de chegada de e-mail

Para lidar com o problema do e-mail, a primeira providência é desligar aqueles sinais sonoros ou visuais que informam quando um e-mail acaba de chegar. Nosso cérebro é facilmente distraído com qualquer novidade. Se a cada nova mensagem um aviso ou ícone aparecer na tela, dificilmente resistiremos à tentação de ler a mensagem. Isso pode atrapalhar nossa concentração na tarefa que estamos executando.

2. Aplique taxonomia pessoal nas pastas de mensagem

A segunda providência é criar pastas para organizar as mensagens que precisam ser arquivadas de acordo com sua taxonomia pessoal. Atenção: essas pastas de mensagem serão utilizadas para efeito de arquivamento e não de recebimento. É um hábito comum criar regras que movam mensagens recebidas para pastas específicas. Só aconselho a criação dessas regras em casos muito específicos, como por exemplo uma newsletter, uma outra conta de e-mail, assuntos específicos, piadas, etc.

3. A pasta “Importantes”

De todos os e-mails que você recebe, posso garantir, poucos são realmente importantes ou urgentes. A grande maioria são e-mails que não precisam de leitura ou não exigem ação imediata, e podem ser vistos em horários alternativos sem tirar o foco de sua atenção.

Quanto mais objetivo e focado em itens importantes você for em seu trabalho, mais produtivo você será. E o e-mail, claro, não pode ser um obstáculo a esse objetivo. Em 90% dos casos, e-mails importantes são de pessoas importantes, que você conhece. E se, em vez de ficar recebendo todos os e-mails sem distinção, você recebesse apenas e-mails importantes? A ideia é simples mas pode economizar muitos minutos do seu dia.

Para aplicar essa dica, você precisará criar uma pasta chamada “Importantes” e criar uma regra para mover para lá todos os e-mails de contatos importantes. Durante o dia você ficará atento apenas a ela. A caixa de entrada que contém todos os demais e-mails, aqueles que não têm esse filtro, poderá ser consultada poucas vezes ao dia – no início da manhã e no retorno do almoço, por exemplo. Essa verificação é necessária. Ela serve para checar os outros e-mails e para garantir que não foi esquecido algum e-mail importante que deveria ser filtrado.

Cuidado com a definição da sua lista de pessoas “importantes”. Se você lotá-la com todos os seus contatos, essa dica não funcionará de forma eficaz. Selecione apenas pessoas importantes de fato, as quais devem ter seus e-mails respondidos o mais breve possível. Se seu programa permitir, você pode adicionar domínios além dos e-mails de seus contatos. Por exemplo, você pode definir como importante todos os e-mails vindos de um cliente que tenha

o domínio @ qualquercoisa.com.br.

4. Tenha outro e-mail

É ideal que você tenha mais de um endereço eletrônico: um oficial e outro para ser divulgado publicamente (cuidado com esse uso!!!). Quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas, utilize sempre seu e-mail opcional. Isso evitará que seu e-mail principal fique cheio de bobagens. Existem diversas opções de e-mails gratuitos que podem ser utilizados com essa finalidade. Esse e-mail deve ser checado eventualmente e não como parte de sua rotina diária.

5. Limpe sua caixa de entrada

As suas pastas de recebimento de e-mails (caixa de entrada e importantes) devem ser correspondentes lógicos, unificados neste caso, para sua bandeja de ações e a de pendências. Essas pastas devem conservar apenas e-mails que estejam na dependência de terceiros ou em execução por você.

Um e-mail recebido deve ter um destino, conforme sua papelada, que pode ser: lixo, arquivo ou execução. Na próxima fase, trabalharemos com ações relacionadas a seus e-mails. Uma pessoa que lida bem com seus e-mails não termina seu dia com mais de 25 mensagens na caixa de entrada, pois ela entende que cada e-mail ali presente tem uma relação direta com uma “atividade a ser feita”, logo essa atividade precisa estar mapeada como uma tarefa ou compromisso, senão será esquecida.

6. Crie códigos para avisos de mensagens importantes

Apesar de não recomendar que você deixe ligado o aviso de recebimento de novas mensagens, existem ocasiões em que uma mensagem, ao ser recebida, deve ser lida imediatamente. Imagine que você assinou um serviço de monitoramento do seu portfólio de ações. Nesse caso, um desses e-mails poderia multiplicar ou sumir com seu capital investido. Com certeza, você gostaria de lê-lo imediatamente.

Mantendo o aviso desligado, você pode criar regras com a mesma função, mas apenas para e-mails com assunto específico ou de uma pessoa muito importante. Quando adoto essa prática em empresas, sugiro a criação de protocolos de comunicação para serem utilizados em situações específicas.

7. Tenha horários para seus e-mails

Se você não precisar, desista da ideia de ficar lendo seus e-mails de minuto em minuto. Determine horários para isso. Você pode por exemplo checar sua pasta “Importantes” a cada duas horas e a caixa de entrada na hora do almoço e antes de ir embora. A escolha é sua. Nesse momento, cuide de seus e-mails. Concentre-se em respondê-los, apagá-los ou transformá-los em atividades. Não deixe para depois e-mails que devem e podem ser resolvidos agora, pois eles apenas se acumulam e geram retrabalho de leitura.

8. Aja imediatamente

Se o e-mail exigir alguma ação que deve durar até três minutos, então faça logo. Se você deixar para depois, terá que reler o e-mail e fazer algo que já poderia ter sido feito. Isso é retrabalho – e, portanto, perda de tempo. Três minutos não é um número escolhido ao acaso. Além de representar a tríade, é um tempo adequado para se agir instantaneamente. Pense: 10 e-mails como esse já representarão meia hora de trabalho; 20, uma hora inteira.

9. Nunca responda spams

Os hackers utilizam programas para gerar endereços de e-mails. Eles se apossam de um domínio existente na internet e tentam enviar e-mails para nomes aleatórios, na esperança de que sejam endereços válidos. Outra forma muito utilizada é buscar por endereços em sites de empregos, relacionamentos, blogs, etc. Uma das formas mais eficazes de continuar a receber spams é respondê-los. Isso apenas confirma à pessoa que enviou que o seu e-mail é válido e está sendo lido. Nunca responda a um e-mail e também não peça para ser retirado da lista (a única exceção são e-mails de empresas sérias e conhecidas).

10. Utilize um antivírus/anti-spam

Além de todas as dicas mencionadas, é importante que você utilize softwares de anti-spam e antivírus para ficar um pouco mais protegido. Esses softwares são constantemente atualizados e mantêm seu ambiente protegido de novidades inventadas pelos hackers.

Para mais informações sobre uso eficaz do e-mail, acesse www.triadps.com/ emala.

 

Organização do conhecimento

O conhecimento é hoje um dos maiores diferenciais competitivos das empresas do século XXI. Seu valor é inestimável por diversos aspectos. Você sabia, por exemplo, que um notebook é protegido por alguma coisa entre 500 e 5.000 patentes? Que a IBM fatura aproximadamente 2 bilhões de dólares por ano com as patentes que desenvolveu? É o caso de se perguntar quanto vale o seu conhecimento para sua empresa.

Em empresas de alta tecnologia, os profissionais são altamente valorizados em função de seu conhecimento. Além de pagar bons salários, diversas companhias ainda oferecem ações da própria empresa aos funcionários. É uma forma de reter os mais talentosos. Quando a Microsoft foi desenvolver uma nova linguagem de programação, contratou uma equipe inteira de engenheiros e programadores da concorrente Borland. Imagine qual não foi, para a Borland, o prejuízo intelectual, produtivo, financeiro e de tempo?

Na era do profissional do conhecimento, o seu valor não está apenas em seu currículo. Está principalmente em suas competências e conhecimentos. Esse perfil profissional acaba por se tornar um problema para as empresas. Elas precisam compartilhar e perpetuar esse conhecimento para aumentar lucros e reduzir prejuízos em eventuais saídas. Surge então a necessidade de gerenciar conhecimento na empresa.

A definição do professor Tadeu Cruz, especialista em gestão do conhecimento, resume bem esse conceito: “Gerência do conhecimento, ou Knowledge Management (KM), é um conjunto formado por metodologias e tecnologias que têm por finalidade criar condições para identificar, integrar, capturar, recuperar e compartilhar conhecimento existente em qualquer tipo de organização.”

Imagine todo o conhecimento que morreu com gênios como Albert Einstein, Thomas Edison, Benjamin Franklin, Henry Ford, Aristóteles, entre outros. Como seria uma sociedade que pudesse absorver esse conhecimento, aperfeiçoá-lo e perpetuá-lo através de gerações? Seria possível? Essas são algumas das questões que a área de gerenciamento de conhecimento procura responder.

Você sabe tudo o que já pesquisou? Quanto tempo você poderia poupar se aproveitasse o conhecimento que já gerou e ficou perdido? Quantas vezes, no desenvolvimento de um trabalho, você lembra que já leu algo similar ao que precisa, mas não consegue lembrar onde? Quantas decisões poderiam ser mais facilmente tomadas com base em informações já validadas por você?

Se aplicarmos os conceitos da gestão do conhecimento e do conteúdo em nível pessoal, podemos nos tornar muito mais eficazes. Podemos parar de reinventar a roda e passar a acessar mais rápido as informações que precisamos. Podemos capturar e distribuir conhecimento para nossos colaboradores e assim por diante. A produtividade pessoal está relacionada à gestão eficaz do seu conhecimento pessoal.

 

Gestão do conhecimento pessoal

De acordo com pesquisas de mercado, a maioria das empresas de médio e grande portes está adotando soluções para gestão do conhecimento. Algumas dessas soluções passam pelo desenvolvimento de portais corporativos e de práticas gerenciais que favorecem o ambiente da gestão do conhecimento.

E a gestão das informações e do conhecimento pessoal, fora dos sistemas da sua empresa? No mundo corporativo, essas práticas estão se consolidando como excelentes ferramentas de produtividade, de redução de custo e de colaboração. No universo pessoal, as mesmas práticas podem ser adotadas e produzir ótimos resultados.

Existem diversas situações em que esse conceito pode ser aplicado. Uma situação comum é a seguinte: imagine-se desenvolvendo algum trabalho para o qual, em algum momento, torna-se importante alguma informação que lemos em uma revista, em um jornal ou em um livro. Se essa informação não tiver sido capturada e classificada, como poderá ser recuperada? Você pode perder algumas horas folheando sua coleção de revistas até encontrar a reportagem que precisa. Mas seria muito mais fácil digitar uma palavra-chave ou uma frase e localizá-la imediatamente, não seria?

E as ideias geniais que temos em diversas circunstâncias e que poderiam, no futuro, ser aproveitadas? E o e-mail com informações sobre um curso importante, que poderia ser feito no momento oportuno, mas que foi perdido em sua caixa de mensagens? E as ideias que foram discutidas na reunião do projeto e, depois, anotadas numa folha de papel? Onde será que elas foram parar? Gerenciar conhecimento é uma tarefa séria e depende, fundamentalmente, de organização.

Se você trabalha ou conhece alguma pessoa da área comercial, poderá ver uma aplicação bem prática da gestão do conhecimento pessoal. O dia a dia da equipe de vendas é principalmente a geração de propostas para clientes. Se uma pessoa da equipe desenvolve propostas para produtos ou projetos similares àquelas que você precisa desenvolver, quanto tempo seria economizado se a proposta fosse simplesmente reaproveitada em vez de ser criada do zero?

Se elas estiveram devidamente catalogadas, classificadas e resumidas, qualquer pessoa poderia procurar pela informação em uma base de conhecimento. Caso exista ali uma proposta com as características que ela precisa, essa pessoa terá apenas de adaptá-la à sua necessidade específica.

Quantas reportagens sobre um cliente em potencial foram publicadas na imprensa e que poderiam muito bem ser aproveitadas para compor a proposta e mostrar conhecimento sobre os negócios dele? São esses pequenos detalhes que, no fim das contas, podem fazer a diferença na aprovação de uma proposta. Preço deixou há muito tempo de ser o fator mais decisivo. O conhecimento sobre as atividades do cliente e a sua precisão em demonstrar que pode contribuir para melhorá-las é muito mais importante.

Gerenciamento do conhecimento pessoal é uma forma moderna e inteligente de trabalhar e de economizar tempo. Geramos conhecimento em todos os lugares e em todos os momentos, o que independe da empresa em que você estiver, por isso ele é pessoal! Não existe uma ordem natural para o gerenciamento do conhecimento pessoal. Ele não é um processo sequencial nem mecânico. É, sim, uma série de tarefas vivas, que ocorrem espontaneamente e nas mais variadas circunstâncias. O gerenciamento do conhecimento pode conter as seguintes atividades:

Criar – O conhecimento pode ser criado a partir de uma ideia abstrata, de uma inspiração, um insight, um sonho, um conceito, uma inovação, uma informação e daí por diante. As opções são as mais variadas possíveis. Criamos conhecimento a cada minuto de nossa vida. Cada nova experiência que vivenciamos nos remete imediatamente a um novo conhecimento que absorvemos.

Capturar – uma informação ou uma ideia importante deve ser capturada de forma a ser colocada no papel ou no computador. Você pode transformar um e-mail em uma informação importante, digitalizar uma reportagem e fazer sobre ela suas próprias considerações. Pode coletar dados relacionados a ela e fazer uma análise, etc. Capturar é transformar o conhecimento em algo que possa ser pesquisado e reutilizado futuramente. Este é o processo mais desafiador e, também, o mais importante. Se o conhecimento não for capturado, ele não poderá ser reaproveitado e poderá se perder. A captura também pode ser feita mediante o armazenamento do documento em uma determinada pasta física ou lógica, de acordo com sua taxonomia.

Taxonomizar – Após a captura do conhecimento, ele precisa ser classificado, categorizado e hierarquizado. Ou seja, precisa passar pelo processo de taxonomia pessoal. Quanto mais elementos e palavras-chave, mais alternativas existirão para uma futura pesquisa.

Compartilhar – Quem detém o conhecimento detém o poder. O seu conhecimento pode ser distribuído para outras pessoas, que poderão perfeitamente reutilizá-lo. Por outro lado, você pode aproveitar o conhecimento compartilhado de outra pessoa para aumentar o seu.

Pesquisar – Quando precisar, o conhecimento precisa ser facilmente recuperado. Essa pesquisa pode ser feita por palavras-chave, pelo conteúdo do texto, pela taxonomia, período, autor, etc. Quanto mais regras de pesquisa, mais refinada ou abrangente ela será.

Reutilizar – A reutilização do conhecimento pode ajudá-lo a economizar tempo e agilizar processos. Em alguns casos, ele pode ser refinado e novamente capturado, categorizado e compartilhado, fazendo acréscimos a sua base de conhecimento.

Não importa a sequência em que ocorra a gestão do seu conhecimento. O importante é ter ferramentas com as quais ele possa ser corretamente gerenciado. Das cinco fases apresentadas, aquela que exige mais esforço é a da captura do conhecimento. A implementação desse nível de organização é a criação de uma base de conhecimento. Ela será o repositório de todo o conhecimento criado. Ela deve ser um ponto único e centralizado, pois quanto mais disperso, mais tempo será necessário para localizá-lo.

Se você preferir utilizar meios em papel para essa finalidade, essa base pode ser uma pasta, subdividida conforme as principais categorias de sua taxonomia pessoal. Dentro de cada categoria, você deve acrescentar o seu conteúdo – que pode ser o resultado de uma ideia, de um e-mail, um texto de jornal, uma piada, um comentário, etc. Como sugestão, você pode adotar o formulário a seguir para anexar ou compor a informação:

 

Já vi algumas pessoas recortarem ou imprimirem informações importantes e utilizarem esse formulário como forma de categorização para acelerar as pesquisas. Fique à vontade para customizá-lo da melhor forma possível. Além disso, é importante criar um índice que possa ajudar na localização de eventuais informações. A cada nova informação capturada, esse índice deve ser atualizado. Quando você procurar alguma informação, o ponto inicial é o seu índice. Ele pode ser mantido pelo formulário exemplificado a seguir:

Apesar de ser possível a gestão do conhecimento com ferramentas de papel, minha recomendação enfática é que você utilize a tecnologia para esta finalidade. É muito mais simples, prático e rápido, principalmente no momento da pesquisa que é o objetivo principal. No papel ela pode ser prejudicada por questões de praticidade e tempo.

Na prática, a gestão do conhecimento é a principal chave da minha produtividade diária, ajudando muito na criação de conteúdo, no desenvolvimento de cursos, palestras e consultoria, uma vez que preciso ter informações úteis sempre à disposição. Criei o hábito de capturar qualquer informação obtida que esteja relacionada com o meu mercado de trabalho. Veja as principais estratégias que uso para gerenciar meu conhecimento:

1. Dieta de informação – Leio o que me interessa e não o conteúdo todo da revista, jornal,

site, etc. Isso poupa tempo e faz com que eu me concentre no que de fato é importante, deixando de lado as coisas circunstanciais.

2. Recorte a informação – Se a informação for digital, eu simplesmente a copio para minha

base; se for uma reportagem, eu a recorto da revista e guardo em uma pasta sanfonada que apelidei de KBASE (base de conhecimento) e dividi por assuntos conforme minha taxonomia (produtividade, tecnologia, empreendedorismo, estresse, etc). A revista que não me interessa vai para o lixo.

3. Capture o conhecimento – Quando insiro algo na KBASE, vou ao Neotriad, crio uma

nova informação e coloco o resumo daquele conhecimento e as palavras-chave. Quando preciso achar alguma coisa, pesquiso primeiro nessa base.

Esses três passos resumem a forma prática da organização do conhecimento e podem ser aplicados a qualquer contexto. Prefiro o uso da tecnologia por razões genéticas, mas você pode fazer sua KBASE em um caderno utilizando o formulário de exemplo mostrado anteriormente.