Parte 2 – A metodologia

PARTE 2

 

A metodologia

CAPÍTULO 5

A metodologia da tríade

 

“Não é a técnica que representa o verdadeiro

perigo para a civilização, é a inércia das estruturas.”

LOUIS ARMAND

 

“Quando uma obra parece avançada para

a sua época, é simplesmente porque sua época

está atrasada em relação a ela.”

JEAN COCTEAU

 

Para tornar o processo de administração pessoal aplicável, é necessário desenvolver uma metodologia que guie os profissionais do conhecimento rumo à adoção de métodos e técnicas para melhorar sua produtividade. O método é uma forma estruturada de mudar seu modelo mental.

A palavra “metodologia” pode soar pesada para alguns, como algo complicado, chato ou difícil de ser implantado. Mas, após alguns anos ensinando esse método a milhares de pessoas, posso garantir que é simples, fácil e altamente aplicável. Uso o conceito de “metodologia” apenas para organizar as ideias e criar um fluxo de ações que realmente tragam resultados para sua vida. Como insisto em dizer, a técnica pela técnica se perde se não tivermos algo realmente profundo e impactante. Até mesmo a vida das pessoas funciona graças a um conjunto de “métodos” preestabelecidos: você tem um método para ler, para escovar os dentes, para dirigir, e também já tem um método para administrar seu tempo!

Alguns pontos fundamentais foram levados em consideração para o desenvolvimento desta metodologia e das ferramentas de apoio que integram este trabalho, de forma a atender as necessidades mais visíveis deste início do século XXI e inovar em relação às propostas da tradicional administração do tempo. Esses pontos, conforme discutido no capítulo 2, são os resultados da pesquisa com trabalhadores do conhecimento: a visão do tempo coletivo e colaborativo; o uso da tecnologia como ferramenta de produtividade e de apoio na implantação da metodologia; o modelo distribuído, com uso da internet como meio de difusão; a administração de informações e do conhecimento gerado; a Tríade do Tempo como forma de indicador de resultados; a visão holística do ser humano; o foco em obtenção de resultados e execução do necessário no dia.

Talvez você já conheça algumas das técnicas apresentadas aqui. O que torna esta metodologia diferente das demais é a abordagem prática, compacta, sistemática e baseada nas premissas já discutidas e em novos dados de pesquisa e estatística. É uma abordagem atualizada para os problemas contemporâneos e tem resultados visíveis logo nas primeiras semanas de utilização.

A metodologia foi desenvolvida com base nos principais problemas e necessidades identificados pela pesquisa. O levantamento foi feito por meio da distribuição de um questionário aos participantes das palestras e seminários sobre administração pessoal ministrados por mim entre o fim de 2002 e o início de 2004. O mesmo questionário esteve disponível na internet de outubro de 2002 a dezembro de 2006. Na primeira edição deste livro (junho de 2004) foram levantados 3.000 questionários até o término da pesquisa. Posteriormente, com a força de divulgação que a metodologia conquistou e a continuação da pesquisa on-line, conseguimos alcançar mais de 42.000 questionários respondidos por pessoas profissionalmente ativas, com idade média de 34 anos. As principais diferenças encontradas nos últimos dois anos da pesquisa foram a crescente adoção da tecnologia como forma de organização, uso de tecnologias móveis e a internet e a intensificação de problemas relacionados a e-mails e reuniões.

O questionário era composto por oito perguntas fechadas, de múltipla escolha, que levavam à hipótese de que os grandes consumidores de tempo são situações corriqueiras no dia a dia de qualquer trabalhador do conhecimento. Falava de interrupções, do excesso de e-mails e de informação, de telefonemas, de reuniões desnecessárias, de falta de foco e de outras situações parecidas. Perguntava, também, sobre as formas de administração do tempo utilizadas pelo público consultado. Indagava ainda sobre os critérios de definição das prioridades e as principais deficiências percebidas em todo esse processo. Outra questão indagava ainda sobre os recursos e sistemas ideais para o controle do tempo e a administração pessoal.

Uma das perguntas questionava sobre as principais deficiências do modelo de administração do tempo que vinha sendo adotado por essas pessoas. Os resultados, conforme revela o gráfico a seguir, indicam que não existe um problema que se destaque entre os demais. Existe, sim, um grupo de situações distintas que contribuem para acentuar a sensação de falta de tempo – e cada uma delas deve ser combatida com uma atitude específica. Ou seja, a questão não se resolve unicamente com técnicas de controle de agenda nem com qualquer outro processo isolado. Era necessária uma metodologia que respondesse a essas deficiências em toda a sua totalidade.

Os principais aspectos de outras metodologias disponíveis também foram levados em conta. Algumas técnicas e modelos de sucesso comprovado para o desenvolvimento de softwares de qualidade e gestão de projetos, como RUP (Rational Unified Process), MSF (Microsoft Solutions Framework) e PMBOK (Project Management Body of Knowledge), serviram como fontes de inspiração, aproveitando seus conceitos básicos de designar e controlar tarefas para times de desenvolvimento.

 

O símbolo da estrela

O símbolo que utilizo para representar esta metodologia é a estrela de cinco pontas, um ícone que consegue ser ao mesmo tempo simples e rico em conceitos. A estrela tem significados e representações que sintetizam harmonicamente os resultados perseguidos com a aplicação da metodologia.

A primeira ideia que a estrela de cinco pontas desperta é a de sucesso. Você já reparou que, em diversos eventos, ela significa vitória? Se um time de futebol conquista um campeonato importante, ganha o direito de incluir uma estrela em seu escudo. Os atos de heroísmo ou de mérito são, em muitos países, reconhecidos com condecorações em forma de estrela. Personagens célebres das artes, do cinema e da política são considerados “estrelas” ou “astros”. Muitos países colocam estrelas em suas bandeiras como um sinal de orgulho por suas glórias e conquistas. A estrela está relacionada ao resultado positivo da ação, ao sucesso obtido. Aumentar sua produtividade é uma conquista pessoal e individual que merece uma estrela de reconhecimento.

O segundo simbolismo da estrela é o de direção. Os povos mais antigos utilizavam as estrelas como guia e forma de orientação. O símbolo da estrela de Belém guiou os três Reis Magos ao menino Jesus. Os antigos navegadores, antes de suas bússolas e outros equipamentos, utilizavam as estrelas para orientar-se. Conseguimos identificar os pontos cardeais por meio das constelações. A estrela é o guia, que indica o caminho certo a seguir, o lugar aonde você deseja chegar. É uma forma de se orientar e não se perder. Por mais que a vida o leve a sair da rota, sua estrela pessoal o colocará no caminho dos seus maiores objetivos. É obrigação da metodologia ajudar a direcionar seu tempo na direção daquilo que você realmente quer.

Essa estrela tem um terceiro simbolismo: ela representa o homem em sua totalidade. O desenho de um homem com os braços e as pernas abertos ao máximo forma a estrela de cinco pontas. Leonardo da Vinci representa essa ideia em seu famoso desenho, Homem Vitruviano. Por isso diversas organizações e sociedades secretas utilizam-na como o símbolo do homem. Um exemplo é a própria maçonaria ou a antiga União Soviética, que a utilizava para representar a ideia do “humanismo comunista”. A estrela representa o homem como um todo, em sua complexidade, mas visto a partir de uma unidade. A administração pessoal leva em consideração o homem em todos os seus aspectos de vida, e não apenas como profissional, como pai, como filho ou no desempenho de qualquer outro papel individual.

 

Era uma vez quatro estrelas coloridas, as mais belas e queridas de Deus. Certo dia pediram

permissão a Ele para descer à Terra e conhecer mais de perto os homens que se admiravam tanto com seu brilho. Algum tempo depois, três estrelas retornaram, e Deus perguntou por que haviam voltado. Elas disseram que a Terra era um lugar de muita tristeza, miséria, inveja, ódio, falsidade e que elas não queriam mais ficar ali. Deus perguntou onde estava a quarta estrela, e a azul respondeu: “A estrela verde resolveu ficar na Terra para ensinar os homens a terem esperança, a acreditarem que podem brilhar muito mais e fazer a diferença em todo o Universo.” Diz a lenda que, nesse dia, Deus multiplicou a estrela verde e a colocou no coração dos homens para que sempre tivessem a esperança com eles.

 

Acredito que todos nós temos uma estrela pessoal. Uma centelha divina que brilha dentro de cada um e que representa todos os nossos sonhos, o amor, a esperança, os valores, as crenças e a fé. Nossa mais profunda personalidade e percepção de nosso próprio ser. É essa estrela que nos faz querer buscar algo mais para nossa vida e nos orienta.

A técnica de administração pessoal proposta por esta metodologia permite que seu tempo seja administrado da forma mais conveniente para você. Ela é capaz de gerar resultados que tragam mais sucesso e mais felicidade para sua vida. Nunca deixe sua estrela pessoal se apagar. Você tem o direito e o dever de fazê-la brilhar muito e cada vez mais alto.

As cinco fases

A metodologia da tríade contém cinco fases distintas, que devem ser postas em prática de forma sequencial e cíclica. Cada uma delas busca atender às principais necessidades dos trabalhadores do conhecimento em matéria de produtividade pessoal e contém uma série de etapas e de técnicas de aplicação prática.

O processo de administração pessoal será considerado completo depois que todas as fases da metodologia forem cumpridas. Mas esse não é um processo finito. As fases são cíclicas. Isso significa que você estará sempre retornando à fase inicial e passando por todas as demais ao longo da sua aplicação. Essa dinâmica ajuda no processo de revisão de suas prioridades e da necessidade natural de alteração de sua rota toda vez que houver mudança em seus objetivos ou em qualquer outro fator relevante envolvido em suas rotinas.

Isso não significa retrabalho. Aliás, nem mesmo será necessário refazer todas as etapas das fases em cada ciclo. O recomendável é apenas revisar cada uma delas e se certificar de que todas continuam de acordo com as direções de sua estrela pessoal. Esse processo de revisão cíclica ajuda a manter você na direção correta e a sempre aperfeiçoar o caminho traçado para obter os resultados que se propôs a alcançar.

 

As fases de planejamento, organização e execução podem ser mais aplicadas no dia a dia, mas isso não significa que as demais serão negligenciadas. Todas devem ser executadas na sequência em que são apresentadas, pois uma fase complementa a anterior e prepara o caminho para a seguinte. De que adianta planejar se você não tem uma meta a ser alcançada? De que adianta uma meta se ela não tem um sentido especial para você? Para que vale a execução se não existe uma direção definida? Veja uma breve descrição de cada fase:

Identidade

A fase inicial é chamada de identidade. É a fase da reflexão, que nos leva a olhar para dentro de nós mesmos e a nos perguntar: Quem sou eu? O que eu quero para minha vida? Qual é o meu verdadeiro propósito? Quais são meus sonhos? Quais são os papéis que desempenho na vida? Como estou vivendo meus relacionamentos? Como pretendo me equilibrar?

Uma das queixas mais frequentes que ouço é a de que as pessoas não sabem o que querem de verdade para suas vidas. Não têm um sentido, um propósito, algo pelo qual realmente desejam lutar, um objetivo que as motive. Vivem apenas por viver. É impressionante a quantidade de pessoas nas mais variadas idades que ainda não sabem o que querem da vida.

O objetivo da fase da identidade é servir como um espelho. Ela contém algumas ferramentas que possibilitam essa autoanálise, mostrando a forma como você deve parar para pensar nas coisas que realmente são importantes em sua vida. A fase da identidade é fundamental em todo o processo. É a visão a longo prazo para as coisas relevantes em sua existência, é a forma de escrever o direcionamento que você quer dar para sua vida.

Já apliquei diversas metodologias e sei que as que pulam uma fase “pessoal” como esta e focam-se estritamente na técnica se perdem ao longo do tempo. Fica difícil manter o hábito, uma nova forma de produtividade, se não tivermos uma identidade muito bem definida que responda aos nossos porquês. Sem falar da sensação de prazer que temos ao concluir essa etapa, olhar no espelho e nos reconhecer como alguém especial.

Metas

Após sua autoanálise, tendo identificado seu propósito de vida, sabendo a melhor forma de se manter equilibrado e se certificando de seus papéis e dos sonhos que deseja realizar, está na hora de transformar tudo isso em realidade. Quem não tem metas definidas vive os objetivos impostos pelas circunstâncias e por outras pessoas. Ou seja, quem não tem meta não tem rumo nem autonomia.

A pesquisa revelou que 58% (um acréscimo de 7% em relação à pesquisa anterior) das pessoas têm metas profissionais – normalmente ditadas pela empresa onde trabalham. Na mesma direção, 52% (um decréscimo de 7% em relação à pesquisa anterior) afirmaram ter metas pessoais, porém, neste caso, pode haver uma confusão. Provavelmente, muitos consideram metas algo que pode ser definido como um sonho ou como um projeto. O dado mais interessante de todos mostra que 33% dos entrevistados afirmaram que traçar e alcançar objetivos é o item mais importante no processo de administração do tempo.

Metas são fundamentais quando se trata de produtividade pessoal, pois dão sentido ao seu tempo, associando as atividades do dia a dia com a realização dos seus sonhos.

Planejamento

A meta indica o ponto que você pretende alcançar. Os caminhos que o conduzirão até lá são definidos pelo planejamento. Essa etapa da metodologia é uma resposta a outra pergunta: Como vou fazer isso? As pessoas trabalham 8, 12, 14 horas por dia. Mas para quê? Qual é a finalidade de todo esse esforço se não sabemos como chegar ao ponto que desejamos?

De acordo com a pesquisa, uma das deficiências na administração do tempo pessoal (com 13% do total) é a falta de planejamento. E mais: 24% dessas pessoas consideram as técnicas de planejamento as mais importantes nesse processo, perdendo apenas para traçar e alcançar objetivos (essas duas etapas, na verdade, são intimamente relacionadas).

A falta de planejamento está diretamente relacionada com o nível de estresse. Quando não se planeja, a urgência acontece com maior frequência.

Planejar é definir, sempre por escrito, o caminho que será percorrido. É prever os possíveis problemas, identificar os passos intermediários, definir os prazos e os recursos. Planejar é economizar tempo – tanto na realização de suas metas quanto no trabalho diário. Sucesso por obra do acaso é raro.

Organização

A falta de organização, uma deficiência apontada por 38% dos consultados (acréscimo de 25% em relação à última pesquisa, o que comprova a tendência de lidarmos cada vez mais com informações e conhecimentos diversos), uma vez sanada, ajuda a aumentar a produtividade. Simplesmente, é mais fácil executar as ações em um ambiente limpo e arrumado. Somos acostumados a criticar pessoas bagunceiras ou até mesmo a chamar a atenção de nossos filhos para arrumarem seus quartos. Mas sempre nos esquecemos de reparar a nossa própria bagunça. Perdemos muito tempo localizando aquele papel importante que foi perdido, o contrato que deveria estar em alguma pasta, um arquivo de computador, uma revista com uma informação importante. Organizar seu ambiente de trabalho ou doméstico ajuda a ganhar tempo no dia a dia.

Os desafios da organização sempre existiram e o avanço da tecnologia acrescentou novas exigências a esse quadro. Quantos e-mails você recebe por dia? Quantos desses e-mails são realmente importantes para seu trabalho? Quanto tempo você perde por dia com spams? Quantas informações úteis você pesquisa em sites, mas, quando precisa, nunca consegue reencontrar? Como armazenar e reutilizar essa avalanche de informações?

A organização é indispensável para a arrumação de seu ambiente e para a ordenação lógica de seus arquivos. Além disso, essa fase apresenta estratégias para armazenamento e compartilhamento de informações e conhecimento.

Execução

A fase de execução é a convergência de todas as demais. Nela, sua identidade é exposta ao mundo, suas metas começam a ser cumpridas, seu planejamento é colocado em prática e a organização auxilia na produtividade.

É a etapa mais desafiadora de todas. É nela que aparecem os famosos ladrões do tempo como os telefonemas, os e-mails, as reuniões, as tarefas urgentes, etc. Na fase de execução você será levado a priorizar as coisas importantes, utilizar sua organização pessoal, lidar com o inesperado, delegar e monitorar seus resultados.

O dia de hoje é o único dia em que você pode entrar em ação. A única pessoa responsável por fazer a metodologia funcionar é você mesmo e isso só pode ser feito no presente.

Muita atenção nesse momento, pois a maioria das pessoas que não conseguem ter mais produtividade em suas vidas falha nesta fase. A grande chave do sucesso na execução é a sua capacidade de treinar o cérebro a adotar uma nova postura. E isso exige treino e persistência. Não basta acreditar, é preciso aplicar o que você lerá daqui para a frente.

 

Ferramentas de aplicação da metodologia

O seu maior desafio é fazer com que todo o conteúdo possa ser incorporado com naturalidade à sua rotina. Não é possível, por exemplo, ensinar alguém a jogar futebol com os vídeos dos melhores momentos do Pelé. Quem quer aprender a jogar tem que pegar uma bola e treinar. O máximo que os vídeos conseguiriam seria formar um excelente comentarista esportivo. Nunca um jogador. Da mesma forma, não adianta ler este livro se você não se dispuser a – ou não tiver meios para – colocar em prática o que ele sugere. Por isso, a criação de ferramentas de suporte (o software Neotriad e os formulários para agendas) foi fundamental para apoiar a aplicação da metodologia.

Estamos na era do conhecimento, da tecnologia, da internet. Temos novos desafios e necessidades. O tempo não pode parar para a administração da vida. Temos que utilizar a tecnologia para combater os problemas que ela nos traz. Podemos fazer uma analogia com o conceito da vacina, que é de aplicar no corpo humano uma quantidade reduzida do próprio vírus ou bactéria de forma que o organismo crie anticorpos para se prevenir de possíveis doenças. O software, neste caso, é uma opção de vacina contra a falta de tempo à disposição do trabalhador do conhecimento. Só funciona quando for aplicada.

Lembra das principais críticas feitas, no capítulo 2, aos métodos atuais de administração do tempo? Todos aqueles desafios são mapeados e atendidos facilmente pela metodologia e pelo Neotriad, cuja função envolve:

• Visão coletiva e colaborativa do tempo – O Neotriad permite, além de priorizar e criar suas

próprias metas, projetos e planejamentos, compartilhar com outras pessoas todos esses

itens. Além disso, auxilia no monitoramento e na execução.

• Modelo distribuído – A internet pode ser utilizada para pesquisar e distribuir suas

informações. Você pode usar o Neotriad para sincronizar os dados do escritório com os

dados de casa, ou até acessar suas informações de qualquer lugar, através da internet, do

smartphone, tablet ou Microsoft Outlook.

• Administração de informações e do conhecimento – O Neotriad permite armazenar e

compartilhar conhecimento, tornando a pesquisa de informações mais rápida e fácil.

• A Tríade do Tempo como forma de indicador de resultados – A sua tríade é gerada

durante o planejamento semanal e armazenada. Assim ela se torna um indicador do seu

progresso na aplicação da metodologia.

O principal objetivo no desenvolvimento do software foi criar um ambiente (interface) simples e de fácil entendimento para qualquer pessoa. O software analisa seu dia a dia e propõe sugestões com base nos resultados que você está obtendo. É importante deixar claro que este livro não é um manual do software. As técnicas discutidas aqui podem funcionar independentemente de qualquer software.

Antes que você pergunte, ou até se ofenda, eu não sou contra o uso do papel. Nada contra

as agendas ou planners. No site www.triadps.com/triade há formulários que correspondem às técnicas da metodologia que podem ser baixados, impressos e colocados na sua agenda atual.

Se quiser utilizar papel, use planners, que são um tipo especial de agenda. Existem diversos modelos, como Franklin Planner, DayRunner, TimeDesigner, DayTimmer, FiloFax, RedFax, etc. Os formulários são totalmente adaptáveis a qualquer um dos planners.

Se preferir, também pode adotar um modelo híbrido que é o conjunto do software com o papel, ou até mesmo utilizar um smartphone como apoio. A melhor forma de aplicar a metodologia é escolher o sistema que mais se adapte a você. Escolha aquele que melhor se encaixe ao seu estilo e aplique às fases da metodologia.

 

O desafio das 5 semanas

De acordo com um estudo realizado a partir da nossa base de usuários do Neotriad, com o objetivo de identificar em que momento, depois de iniciar a metodologia, a pessoa consegue ter resultados práticos na vida, descobrimos que o período médio encontra-se entre a 5ª e a 7ª semanas. Antes disso as pessoas têm progressos pequenos, mas depois desse período seu nível de planejamento aumenta, a capacidade de concluir o planejamento chega a quase 100%, o volume de urgências cai e o foco em outros papéis além do profissional é ampliado.

Isso mais uma vez comprova a nossa plasticidade cerebral: com o conhecimento do método e a prática constante a pessoa vai aprimorando seu jeito de pensar, de planejar, de priorizar e com isso vai obtendo resultados.

Minha sugestão é que você dê a si mesmo esse prazo, permita-se experimentar de forma consciente, persistente e constante. Não vale ter lacunas nesse período. Assim que começar, reforce diariamente a aplicação do método. Veja o resultado a partir da 5ª semana; sem dúvida vai valer a pena! Não acredite. Experimente. O esforço será recompensado e os resultados serão muito gratificantes.

Aceita o desafio?