PASSO 2 E de Eliminação

PASSO 2

E de Eliminação

 

“Ninguém acumula, apenas elimina.

 

Não se trata de aumento diário, mas

 

de perda diária.

 

O caminho do cultivo sempre vai em

 

direção

 

à simplicidade.”

BRUCE LEE

O fim do gerenciamento de

 

tempo

 

Ilusões e italianos

 

“Perfeição não é quando não há nada mais a acrescentar,

mas sim quando não há nada mais a tirar.”

ANTOINE DE SAINT-EXUPÉRY,

pioneiro do correio aéreo internacional

e autor de O pequeno príncipe

“É inútil fazer com mais quando se pode fazer com menos.”

GUILHERME DE OCKHAM (1300-1350), criador da “Navalha de Ockham”

 

A penas algumas palavras sobre gerenciamento de tempo. Esqueça tudo o que você sabe sobre isso.

Especificamente, você não deveria tentar fazer mais

a cada dia, tentar preencher cada segundo com algum

tipo de trabalho compulsivo. Levei muito tempo para

perceber isso. Eu gostava bastante do método de

resultados por quantidade.

Estar ocupado é frequentemente usado como

pretexto para evitar as poucas ações criticamente

importantes, porém bastante desconfortáveis. As opções para se inventar “ocupações” são quase

infinitas: ligar para algumas centenas de possíveis

(porém improváveis) clientes, reorganizar seus

contatos do Outlook, passear pelo escritório

requisitando documentos de que você não precisa ou

ficar brincando com seu BlackBerry por algumas horas,

quando deveria estar fazendo o que é prioridade.

Na verdade, se você quiser progredir no mundo

corporativo americano, considerando-se que nunca se

checa realmente o que você está fazendo (sejamos

francos), apenas fique andando pelo escritório com um

celular no ouvido e carregando papéis. Vejam, eis o

funcionário ocupado! Dêem a ele um aumento.

Infelizmente para os NR, esse comportamento não vai

tirá-lo do escritório nem pô-lo num avião para o

Brasil. Menino mau. Bata em você mesmo com um

jornal dobrado e pare de agir assim.

Fora isso, há uma opção muito melhor, que fará

mais do que simplesmente melhorar seus resultados:

ela vai multiplicá-los. Acredite ou não, não é apenas

possível conseguir mais fazendo menos, é imperativo.

Entre no mundo da eliminação.

Como você usará a produtividade

 

A gora que definiu o que quer fazer com o seu tempo, você tem que arrumar tempo livre. O truque, é

claro, é fazer isso, mas manter ou aumentar sua renda.

A intenção deste capítulo, e o que você vai conseguir

se seguir as instruções, é aumentar a sua produtividade

pessoal em algo entre 100% e 500%. Os princípios são

os mesmos para empregados e empresários, mas os

objetivos desse aumento de produtividade são

completamente a distância.

Primeiro, o empregado. Alguém que trabalha como

funcionário aumenta sua produtividade para aumentar

seu poder de barganha com dois objetivos simultâneos:

conseguir aumentos e um acordo de trabalho remoto.

Lembre-se de que, como vimos no primeiro capítulo

deste livro, o processo geral de juntar-se aos Novos

Ricos é o D-E-A-L, nessa ordem, mas empregados que

queiram permanecer empregados por enquanto

precisariam implementar o processo na ordem D-E-L-

A. A razão disso tem a ver com o ambiente de trabalho.

Eles precisam se liberar do escritório antes que possam

trabalhar dez horas por semana, por exemplo, porque a expectativa nesse tipo de ambiente é que você esteja

em movimento constante das nove às cinco. Mesmo

que produza o dobro dos resultados que produzia antes,

se você estiver trabalhando um quarto das horas que

seus colegas trabalham, há uma boa chance de você

receber um cartão vermelho. Mesmo que esteja

trabalhando 10 horas por semana e produzindo o dobro

do que produzem as pessoas que trabalham quarenta, a

exigência coletiva será que você trabalhe 40 horas por

semana e produza oito vezes mais do que os outros.

Isso é um círculo vicioso e você quer evitá-lo. Daí a

necessidade de Liberação primeiro.

Se você é um empregado, este capítulo aumentará

seu valor e tornará mais difícil para a empresa demiti-

lo do que aumentar seu salário e permitir que você

trabalhe fora do escritório. Esse é seu objetivo. Uma vez

que você consiga trabalhar longe do escritório, poderá

evitar horas gastas com interferências burocráticas e

usar o tempo livre restante para cumprir seus

cronogramas para realizar seus sonhos.

Os objetivos de quem tem seu próprio negócio são

menos complexos, uma vez que ele é normalmente o

beneficiário direto do aumento da lucratividade. O

objetivo passa a ser diminuir a quantidade de trabalho ao mesmo tempo que as receitas aumentam. Isso

acertará as condições para substituir você pela

Automação, que por sua vez permite a Liberação.

Para ambos os caminhos, algumas definições estão

na fila.

 

Ser eficaz vs. ser eficiente

 

E ficácia é fazer as coisas necessárias para deixá-lo mais próximo de seus objetivos. Eficiência é fazer

uma determinada tarefa (seja importante ou não) da

forma mais econômica possível. Ser eficiente, sem

relação com a eficácia, é a regra geral do universo.

Eu consideraria o melhor vendedor porta-a-porta

eficiente – isto é, refinado e excelente nas vendas

porta-a-porta, sem perder tempo – mas

intrinsecamente ineficaz. Ele venderia muito mais

usando um veículo melhor como e-mail ou

correspondência.

Isso também é verdade para a pessoa que checa seus

e-mails 30 vezes por dia e desenvolve um sistema

elaborado de pastas e técnicas sofisticadas para fazer

cada um daqueles espasmos cerebrais se moverem o mais rápido possível. Eu era um especialista em tais

enrolações. São eficientes em um nível perverso, mas

longe de ser eficazes.

Aqui há dois truísmos para ficar em sua cabeça:

 

1. Fazer bem algo desimportante não o torna

importante.

2. Tomar muito tempo não torna uma tarefa

importante.

 

Desse momento em diante, lembre-se disto: O que

você faz é infinitamente mais importante de como você

faz. Eficiência é uma coisa importante, mas é

absolutamente inútil, a menos que seja aplicada às

coisas certas.

Para encontrar as coisas certas, precisamos passear

no jardim.

 

Pareto e seu jardim: 80/20 e

liberdade a partir da futilidade

 

“O que é medido é gerenciado.”

PETER DRUCKER, teórico da administração, autor de 31 livros,

agraciado com a Medalha Presidencial da Liberdade Q uatro anos atrás, um economista mudou para sempre minha vida. É uma pena que eu nunca

tenha tido a chance de pagar um drinque para ele. Meu

querido Vilfredo morreu quase cem anos atrás.

Vilfredo Pareto era um astuto e controverso

economista e sociólogo que viveu entre 1848 e 1923.

Engenheiro por formação, começou sua carreira plural

gerenciando minas de carvão e, posteriormente,

sucedeu a Leon Walras como professor titular de

economia política na Universidade de Lausanne, na

Suíça. Seu trabalho mais influente, Curso de economia

política, abordava uma então pouco explorada “lei” da

distribuição de renda que depois passaria a ter o seu

nome: “Lei de Pareto” ou “Distribuição de Pareto”, que

ficou famosa na década passada como o “Princípio

80/20”.

A fórmula matemática que ele usou para demonstrar

uma distribuição altamente desigual mas previsível da

riqueza na sociedade – 80% da riqueza e da renda era

produzida e possuída por 20% da população – também

pode ser aplicada fora da economia. Além disso, pode

ser encontrada em qualquer lugar. Oitenta por cento

das peras do pomar de Pareto eram produzidas por

20% das pereiras que ele havia plantado, por exemplo. A lei de Pareto pode ser resumida assim: 80% dos

resultados são produzidos por 20% dos esforços.

Formas alternativas de se enunciar isto, dependendo do

contexto, são:

80% das consequências decorrem de 20% das

causas;

80% dos resultados vêm de 20% do tempo gasto em

esforço;

80% dos lucros de uma empresa vêm de 20% dos

produtos e dos clientes;

80% de todos os ganhos da bolsa de valores são

percebidos por 20% dos investidores e por 20% de um

portfolio pessoal.

 

Essa lista é infinitamente longa e diversa, e a

proporção frequentemente buscada é ainda mais

severa: 90/10, 95/5 e até mesmo 99/1 não são

incomuns, mas a proporção mínima a ser buscada é

80/20.

Quando me deparei, certa noite, com o trabalho de

Pareto, eu vinha trabalhando como um escravo por 15

horas por dia, sete dias por semana, sentindo-me

completamente exausto e num beco sem saída. Eu

acordava antes do sol nascer para ligar para a Inglaterra, cuidava dos negócios com os Estados

Unidos durante o horário comercial e trabalhava até

quase meia-noite para poder ligar para o Japão e para a

Nova Zelândia. Estava preso em um trem sem freios e

colocava mais carvão na fornalha por falta de opção

melhor. Entre um desastre inevitável e testar as ideias

de Pareto, optei pela segunda alternativa. Na manhã

seguinte, comecei a dissecar minha empresa e minha

vida pessoal sob a ótica de duas perguntas:

 

1. Quais os 20% de causas responsáveis por 80% dos

meus problemas e de minha infelicidade?

2. Quais 20% de causas responsáveis por 80% dos

meus resultados positivos e de minha felicidade?

 

Durante todo o dia, deixei de lado tudo o que era

aparentemente urgente e desnudei a verdade da forma

mais intensa possível, aplicando essas questões em

tudo, de amigos a clientes, de publicidade a atividades

de lazer. Não espere descobrir que você está fazendo

tudo certo – a verdade dói. O objetivo é descobrir suas

ineficiências, de modo a eliminá-las, e descobrir seus

pontos fortes, para que possa multiplicá-los. Nas 24

horas seguintes, tomei várias decisões simples, porém emocionalmente difíceis, que literalmente mudaram

minha vida para sempre e permitiram o estilo de vida

que eu tenho hoje.

A primeira decisão que tomei foi um excelente

exemplo do quão dramático e rápido o retorno sobre o

investimento desse corte de gorduras analítico pode

ser: parei de contatar 95% dos meus clientes e eliminei

2% deles, deixando-me com 3% para analisar e

duplicar.

De mais de 120 clientes, meros 5 produziam 95% da

minha receita. Estava gastando 98% do meu tempo

atrás do restante dos clientes, enquanto os 5

supramencionados faziam pedidos regulares sem que

eu ficasse ligando, tentando persuadir ou lisonjear. Em

outras palavras, eu estava trabalhando porque achava

que deveria trabalhar das nove às cinco. Eu não

percebia que trabalhar das nove às cinco não era o

objetivo; isso era simplesmente a estrutura que a maior

parte das pessoas usa, seja ela necessária ou não. Eu

estava em um caso grave de trabalho pelo trabalho, a

expressão mais odiada no vocabulário dos NR.

Todos os meus problemas e preocupações, e com

“todos” eu quero dizer 100%, vinham dessa maioria

improdutiva, com exceção de dois clientes grandes que eram simplesmente campeões mundiais da ideologia

comercial de “bem, aqui está o incêndio que eu

comecei, agora você vai lá e apaga”. Coloquei todos

esses clientes improdutivos em modo passivo: se

fizessem pedidos, ótimo – que eles mandem um fax

com a ordem de compra. Se não, eu não faria nada para

estimulá-los – nada de telefonemas, e-mails, nada

disso. Com isso, eu tinha que lidar com esses dois

grandes clientes, que eram criadores profissionais de

problemas, mas contribuíam somente com 10% do

resultado final de minha empresa naquela época.

Você sempre tem alguns desses clientes,

responsáveis pela incerteza que causa todos os tipos de

problemas, para não falar em depressão e raiva de si

mesmo. Até aquele momento, eu tinha aguentado suas

ameaças, insultos, longos argumentos e invectivas,

considerando-os custos de se fazer negócio. Percebi

durante a análise dos 80/20 que esses dois clientes

eram a fonte de quase toda a minha infelicidade e da

minha raiva ao longo do dia, o que frequentemente se

refletia em meu tempo “pessoal”, me fazendo pensar à

noite naquela autoflagelação rotineira: “Devia ter dito

X, Y e Z para aquele cretino”. Finalmente, concluí o

óbvio: o efeito sobre minha auto-estima e sobre meu estado de nervos não valia a pena o ganho financeiro.

Eu não precisava do dinheiro por nenhuma razão

específica, simplesmente assumi que precisava

consegui-lo. O cliente tem sempre razão, não? Ossos do

ofício, certo? Claro que não. Não para os NR, pelo

menos. Eu os mandei à merda e curti cada segundo

disso. A primeira conversa foi mais ou menos assim:

 

Cliente: Que &#@$? Eu fiz um pedido de duas caixas

e elas chegaram com dois dias de atraso! [Nota: ele

enviara o pedido à pessoa errada pela via errada,

apesar de ter sido repetidamente advertido.] Vocês

são o bando de idiotas mais desorganizado com

quem eu já trabalhei. Eu tenho 20 anos de

experiência no ramo, e esse é certamente o pior.

Qualquer NR – nesse caso, eu: Eu vou te matar.

Tenha medo, tenha muito medo.

 

Eu gostaria de ter dito isso. Ensaiei falar isso um

milhão de vezes em meu teatro mental, mas na prática

a conversa foi mais ou menos assim:

 

Sinto muito, senhor. Sabe, eu ouço seus insultos

já há algum tempo, e lamento informar que

parece que não poderemos mais fazer negócios.

Recomendo que o senhor procure saber de onde

vem toda essa raiva e toda essa infelicidade que

sente. De qualquer forma, desejo tudo de melhor

ao senhor. Se quiser pedir algum de nossos

produtos, ficaremos felizes em fornecer, mas

apenas se o senhor comportar-se com uma

linguagem apropriada e sem insultos

desnecessários. O senhor tem nosso número de

fax. Tudo de bom e tenha um bom dia. [Desligo.]

 

Fiz isso uma vez por e-mail e uma vez por telefone.

E aí, o que aconteceu? Perdi um cliente, mas o outro

corrigiu seu rumo e simplesmente passou a mandar os

pedidos por fax, repetidas vezes. Problema resolvido,

perdas minimizadas. Imediatamente, fiquei 10 vezes

mais feliz.

Então, parti para identificar as características

comuns dos meus cinco melhores clientes e encontrar

mais ou menos uns três com perfil semelhante, na

semana seguinte. Lembre-se: mais clientes não

significam automaticamente mais receita. Mais clientes

não são o objetivo e normalmente trazem 90% mais

trabalho e meros 1% a 3% de acréscimo na receita. Não

se engane, o objetivo primário é obter receita máxima com o menor esforço necessário (incluindo menor

número possível de clientes). Dupliquei minha força,

neste caso os meus principais clientes, e me concentrei

em aumentar o tamanho e a frequência de seus

pedidos.

O resultado final? Deixei de perseguir e satisfazer

120 clientes para passar a receber pedidos grandes de

apenas 8, sem absolutamente nenhum telefonema

implorando ou longos e-mails. Minha renda mensal

subiu de 30 mil dólares para 60 mil em um mês, e

minhas horas de trabalho semanais despencaram de

mais de 80 para aproximadamente 15. Mais importante

do que isso, eu estava feliz comigo mesmo e me sentia

otimista e livre pela primeira vez em mais de dois anos.

Nas semanas que se seguiram, apliquei o Princípio

80/20 a inúmeras áreas, incluindo estas:

 

1. Propaganda

Identifiquei os anúncios que geravam 80% ou mais

de retorno, procurei as características comuns entre

eles e os multipliquei, ao mesmo tempo que eliminei

todos os outros. Meus custos de propaganda caíram

mais de 70% e minhas vendas diretas praticamente

dobraram, de 15 mil dólares mensais para 25 mil, em 8 semanas. Teriam dobrado imediatamente se eu usasse

rádio, jornais ou televisão, em vez de revistas, em que

leva mais tempo para o anúncio ser publicado.

 

2. Afiliadas e parceiros on-line

Dispensei mais de 250 afiliadas on-line com baixo

rendimento ou as pus em compasso de espera, para

focar nas duas afiliadas que geravam 90% da receita.

Meu tempo de gerenciamento despencou de 5-10 horas

por semana para 1 hora por mês. A renda dos parceiros

on-line subiu mais de 50% no mesmo período.

 

Tire o pé do acelerador e lembre-se disso: a maior

parte das coisas não faz diferença nenhuma. Estar

ocupado é uma forma de preguiça – pensamento preguiçoso

e ação indiscriminada.

Estar assoberbado é normalmente tão improdutivo

quanto ficar sem fazer nada, e muito menos agradável.

Ser seletivo – fazer menos coisas – é o caminho da

produtividade. Concentre-se no pouco que é

importante e ignore o resto.

É claro, antes que você possa separar o joio do trigo

e eliminar atividades num ambiente novo (seja um

emprego novo ou uma nova empreitada empresarial), você precisará tentar vários caminhos para identificar o

que pesa mais. Jogue tudo na parede e veja o que fica

grudado. Isso é parte do processo, mas não deve levar

mais do que um ou dois meses.

É fácil se afogar em um mar de minúcias, e o

segredo para não se sentir atropelado é lembrar-se de

que falta de tempo é na verdade falta de prioridades. Tire

algum tempo para apreciar as rosas, ou – nesse caso –

para contar as pereiras.

 

A Ilusão 9-5 e a Lei de Parkinson

 

“Eu vi escrito num banco ‘Banco 24 horas’

mas eu não tenho esse tempo todo.”

STEVEN WRIGHT, comediante

 

S e você é empregado, gastar tempo com coisas inúteis não é, até certo ponto, culpa sua.

Normalmente não há incentivos para usar bem seu

tempo, a menos que você seja remunerado por

comissão. O mundo inteiro concordou em ficar

embaralhando papéis das 9 às 5, e uma vez que você

está preso no escritório durante esse período de escravidão, sente-se compelido a criar atividades para

preencher esse tempo. Você desperdiça tempo porque

há muito tempo disponível. É compreensível. Agora que

tem o objetivo de negociar um acordo de trabalho fora

do escritório, em vez de apenas esperar pelo

contracheque, é hora de revisitar o status quo e tornar-

se eficaz. Os melhores empregados possuem mais força

para negociar.

Para os empresários, o desperdício de tempo é uma

questão de hábitos ruins e de imitação. Eu não sou

exceção. A maior parte dos empresários algum dia já foi

empregada e veio da cultura das 9 às 5. Por isso,

adotam o mesmo horário, ainda que não funcionem

direito às 9 horas da manhã ou que não precisem de

oito horas de trabalho para produzir a renda

necessária. Esse horário é um acordo social coletivo e

um legado jurássico da abordagem de resultados por

volume. Como é possível que todas as pessoas no

mundo precisem exatamente de 8 horas para completar

seu trabalho? Não é. Esse período é uma arbitrariedade.

Você não precisa de 8 horas por dia para se tornar

um milionário legítimo – basta ter os meios para viver

como um. Oito horas por semana frequentemente será

excessivo, mas não espero que você já acredite em mim. Sei que você provavelmente se sente como eu me

senti por longo tempo: simplesmente não há horas

suficientes no dia.

Mas vamos refletir sobre algumas coisas nas quais a

gente provavelmente concorda.

Uma vez que temos 8 horas para nos ocupar,

preenchemos as 8 horas. Se tivéssemos 15,

preencheríamos as 15. Se tivéssemos uma emergência e

precisássemos sair do trabalho em 2 horas, mas com

prazos a serem cumpridos, milagrosamente

completaríamos todo o trabalho nessas duas horas.

Isso tudo está relacionado com uma lei que me foi

apresentada por Ed Zschau na primavera do ano 2000.

Eu cheguei à aula nervoso e incapaz de me

concentrar. O trabalho final, que valia 25% da nota do

semestre, era para ser entregue em 24 horas. Uma das

opções, a que eu escolhi, era entrevistar os executivos

do alto escalão de uma empresa em início de operação e

apresentar uma análise profunda do seu modelo de

negócios. Mas decidiram no último minuto que eu não

poderia entrevistar dois dos executivos ou usar a

informação que me dessem por conta de problemas de

confidencialidade e precauções pré-oferta de ações na

Bolsa de Valores. Fim da linha para mim.

Abordei Ed depois da aula para dar as más notícias.

“Ed, acho que vou precisar de mais prazo para o

trabalho.” Expliquei a situação, e Ed sorriu antes de me

responder sem muita preocupação.

“Acho que você vai conseguir. Empreendedores são

aqueles que fazem as coisas acontecer, certo?”

Vinte e quatro horas depois, e um minuto depois do

prazo final, a assistente de Ed estava trancando a porta

do gabinete e eu cheguei com o trabalho final de 30

páginas. Foi baseado numa empresa diferente, que eu

encontrei, entrevistei e dissequei com a intensidade de

uma noite em claro e com cafeína suficiente para

desqualificar a equipe olímpica de atletismo inteira.

Acabou sendo um dos melhores trabalhos que escrevi

em quatro anos, e tirei 10.

Antes de eu deixar a sala de aulas no dia anterior, Ed

deu-me um conselho de despedida: a Lei de Parkinson.

A Lei de Parkinson diz que uma tarefa aumentará de

importância (a sua percepção de) e de complexidade

em relação ao tempo alocado para sua realização. É a

mágica do prazo iminente. Se eu lhe der 24 horas para

completar um projeto, a pressão do tempo força-o a se

concentrar na execução e você passa a não ter escolha a

não ser fazer apenas o que é estritamente essencial. Se eu lhe der uma semana para fazer a mesma tarefa, são

seis dias para transformar um montinho de terra numa

montanha. Se eu lhe der dois meses, torna-se um

monstro na sua cabeça. O produto final de prazos

curtos é quase inevitavelmente de qualidade maior ou

igual graças à concentração.

Isto carrega um fenômeno curioso. Há duas

abordagens sinérgicas para aumentar a produtividade

que acabam sendo inversões uma da outra:

 

1. Limite as tarefas ao que é importante para reduzir

o tempo de trabalho (80/20).

2. Encurte o tempo de trabalho para limitar as tarefas

ao que é importante (Lei de Parkinson).

 

A melhor solução é usar ambos ao mesmo tempo:

identifique as poucas tarefas críticas que contribuem

para a maior parte da renda e planeje realizá-las com

um prazo bem curto e bem definido.

Se você não identificou as tarefas críticas para sua

missão e não estabeleceu prazos inicial e final

agressivos para cumpri-las, o desimportante torna-se

o importante. Mesmo que você saiba o que é crítico,

sem prazos para criar foco, as tarefas menores impostas a você (ou inventadas, no caso do

empresário) se avolumarão e consumirão tempo até

que outro bocado de minúcias entre para substituí-las,

deixando-o ao final do dia sem ter feito nada. De que

outra forma despachar um pacote pelo correio, marcar

alguns compromissos e checar seus e-mails

consumiria um dia inteiro, das 9 às 5? Não se sinta

mal. Passei meses pulando de uma interrupção para

outra, sentindo-me gerenciado pela minha empresa ao

invés do contrário.

O Princípio de 80/20 e a Lei de Parkinson são as

duas pedras angulares que serão revisitados de

diferentes formas ao longo desta seção inteira. A maior

parte dos esforços é inútil e o tempo é desperdiçado na

proporção de sua abundância.

Um desempenho objetivo e liberdade de tempo

começam ao se limitar a sobrecarga de trabalho. No

próximo capítulo, serviremos a você a verdadeira

refeição dos campeões: a Dieta Pobre em Informações.

 

Uma dúzia de bolinhos e uma

 

pergunta

“Amor impetuoso não é indústria.”

SÊNECA

 

Mountain View, Califórnia

 

“Minhas folgas são aos sábados”, eu ofereci para a multidão de

estranhos que me encarava, amigos de um amigo. Era verdade. Você

consegue comer sucrilhos e frango sete dias por semana? Eu

também não. Não sejam tão críticos.

Entre meu décimo e meu duodécimo bolinho, larguei-me no sofá

para curtir o nível alto de açúcar até que o relógio batesse meia-noite

e me mandasse de volta para minha “dieta dos adultos” de domingo

a sexta. Havia outro convidado da festa sentado próximo a mim

numa cadeira, segurando um copo de vinho, não seu duodécimo,

mas certamente não seu primeiro, e começamos a conversar. Como

de praxe, tive que enfrentar a pergunta “O que você faz?” e, como de

praxe, minha resposta deve tê-lo feito pensar se eu era um mentiroso

patológico ou um criminoso.

Como era possível gastar tão pouco tempo gerando renda? É

uma boa pergunta. É A pergunta.

Em quase todas as áreas, Charney tinha tudo. Tinha um

casamento feliz, um filho de 2 anos e outro previsto para nascer em

três meses. Era um vendedor bem-sucedido de tecnologia e, ainda

que quisesse ganhar mais meio milhão de dólares por ano, como

todos querem, suas finanças eram sólidas.

Além disso, ele fazia boas perguntas. Eu tinha acabado de voltar

de outra viagem pelo mundo e planejava uma nova aventura no

Japão. Ele me perseguiu por duas horas com um refrão: Como é

possível gastar tão pouco tempo gerando renda?

“Se você estiver interessado, posso fazer de você um caso de

estudo e mostrar-lhe como”, ofereci.

Charney aceitou. A única coisa que ele não tinha era tempo.

Um e-mail e cinco semanas de prática depois, Charney tinha

boas notícias: tinha conseguido vender mais na última semana do

que nas quatro anteriores juntas. Fez isso ficando sem trabalhar na

segunda e na sexta e passando pelo menos duas horas por dia a

mais com sua família. De 40 horas por semana, ele passou a

trabalhar 18 e a produzir quatro vezes mais.

Algum retiro nas montanhas ou algum treinamento secreto de

kung fu? Não. Foi algum segredo japonês de gerenciamento ou

algum so ware novo? Também não. Simplesmente pedi a ele para

fazer uma única coisa simples, consistentemente, sem falhar.

Pelo menos três vezes por dia, em horas previamente agendadas,

ele tinha que fazer a si mesmo a seguinte pergunta:

 

Estou sendo produtivo ou somente ativo?

 

Charney entendeu a essência disso com palavras

menos abstratas:

Estou inventando coisas para fazer para evitar o

importante?

Ele eliminou todas as atividades que usava como muletas e

começou a concentrar-se em mostrar resultados em vez de mostrar

dedicação. Dedicação é comumente trabalho inútil disfarçado. Seja

impiedoso e corte o inútil.

É possível conseguir seus bolinhos, e comê-los.

 

• Perguntas e ações •

 

“Criamos estresse para nós mesmos porque sentimos que

precisamos

fazê-lo. Você precisa fazê-lo. Eu não sinto mais isso.”

OPRAH WINFREY, atriz e apresentadora,

The Oprah Winfrey Show

 

O segredo de ter mais tempo é fazer menos coisas; há dois modos de chegar lá, e ambos devem ser

usados juntos: (1) definir uma breve lista de coisas a

fazer e (2) definir uma lista de coisas para não fazer.

Aqui há vários casos hipotéticos que nos ajudarão a

começar:

1. Se você tivesse um ataque cardíaco e só pudesse

trabalhar duas horas por dia, o que faria?

Não cinco horas, não quatro horas, não três –

apenas duas horas. Não é onde quero que você chegue,

mas é um começo. Além disso, posso ouvir seu cérebro

já resmungando: Isso é ridículo. Impossível. Eu sei, eu

sei. Se eu lhe dissesse que você pode sobreviver por

meses a fio, funcionando razoavelmente bem, com

quatro horas de sono por noite, você acreditaria em

mim? Provavelmente não. Entretanto, milhões de

mulheres recém-mamães fazem isso o tempo todo.

Esse exercício não é opcional. O médico o avisou,

depois de três pontes de safena, que, se não reduzir seu

trabalho a duas horas diárias nos três meses de pós-

operatório, você vai morrer. Vai cortar?

 

2. Se você tivesse um segundo ataque cardíaco e só

pudesse trabalhar duas horas por semana, o que faria?

 

3. Se você tivesse uma arma apontada para sua

cabeça e tivesse que parar de fazer 4/5 das diferentes

atividades que mais consomem seu tempo, o que

removeria?

Simplicidade exige impiedade. Se você tivesse que

parar com 4/5 das atividades que mais exigem tempo –

e-mail, telefonemas, conversas, burocracia,

propaganda, clientes, fornecedores, produtos, serviços,

etc. –, o que eliminaria, mantendo em níveis mínimos

o impacto negativo sobre as receitas?

 

4. Quais são as três principais atividades que uso

para preencher o tempo para me sentir como se

estivesse sendo produtivo?

Essas são as atividades normalmente usadas para

adiar as ações mais importantes (frequentemente

desconfortáveis porque há uma chance de falha ou

rejeição). Seja honesto com você mesmo, como todos

fazemos nessa ocasião. Que muletas você usa?

 

5. Quem são os 20% de pessoas responsáveis por

80% do que lhe dá prazer e o empurra para a frente, e

quem são os 20% responsáveis por 80% do que lhe

causa depressão, raiva e lhe inspira dúvidas?

Identifique:

 

Amigos positivos x amigos que tomam seu tempo,

quem o ajuda x quem o magoa, e como aumentar

seu tempo com os primeiros e diminuir ou eliminar

o tempo com os últimos?

Quem está me causando um estresse

desproporcional em relação ao tempo que passo

com eles? O que acontecerá se eu simplesmente

parar de interagir com essas pessoas? A definição

de medo ajuda neste caso.

Quando me sinto faminto por um tempo? Que

compromissos, pensamentos e pessoas posso

eliminar para resolver esse problema?

 

Não são necessários números exatos para perceber

que passamos muito tempo com pessoas que nos

envenenam com pessimismo, preguiça e baixas

expectativas em relação a elas mesmas e ao mundo.

Nesses casos, você precisa se livrar de certos amigos ou

se afastar de determinados círculos sociais para ter a

vida que você deseja. Isso não é ser cruel, e sim prático.

As pessoas tóxicas não merecem seu tempo. Pensar o

contrário é masoquismo.

A melhor maneira de lidar com um potencial

rompimento é simples: seja sincero, mas use muito

tato para expor suas preocupações. Se reagirem com

uma resposta atravessada, suas conclusões estão confirmadas. Descarte-as como descartaria um hábito

ruim. Se prometerem que vão mudar, fique longe por

pelo menos duas semanas para desenvolver outras

influências positivas e diminuir a dependência

psicológica. Depois disso, o período de teste deve ter

uma duração determinada, com critérios para a

eliminação definitiva.

Se você acha que essa abordagem é muito agressiva,

recuse-se educadamente a interagir com essas pessoas.

Diga que está fazendo alguma coisa quando o telefone

tocar, diga que já tem um compromisso marcado

quando o convite for feito. Quando você começar a

sentir os benefícios do afastamento, será mais fácil

romper de uma vez.

Não vou mentir. É muito ruim. Dói como quando

você arranca uma farpa. Mas você é a média das cinco

pessoas com quem mais convive, por isso não

subestime os efeitos dos amigos pessimistas,

desorganizados e sem ambição. Se alguém não estiver

fazendo com que você se torne mais forte, é porque

está fazendo com que fique mais fraco.

Arranque as lascas e irá se agradecer por isso.

6. Aprenda a perguntar-se: “Se essa for a única

coisa que eu fizer hoje, ficarei satisfeito com meu

dia?”.

Nunca chegue ao seu escritório, ou à frente do seu

computador, sem uma lista clara de prioridades. Você

apenas lerá e-mails irrelevantes e bagunçará seu

cérebro pelo resto do dia. Compile sua lista de coisas a

fazer amanhã impreterivelmente até hoje de noite. Não

recomendo usar o Outlook ou listas computadorizadas,

porque é possível acrescentar um número infinito de

itens. Eu uso uma folha de papel dobrada três vezes,

que cabe perfeitamente no bolso e limita o espaço a

apenas alguns poucos itens.

Nunca deve haver mais de dois itens críticos para se

fazer a cada dia. Nunca. Não é necessário se eles

realmente forem de alto impacto. Se você estiver com

dificuldades para decidir entre vários itens, todos eles

parecendo cruciais, como acontece com todos nós, olhe

para um de cada vez e pergunte-se: “Se essa for a única

coisa que eu fizer hoje, ficarei satisfeito com meu dia?”.

Para evitar o aparentemente urgente, pergunte-se:

“O que acontecerá se eu não fizer isto, e vale a pena

deixar de lado algo importante para fazê-lo?”. Se você

não realizou sequer uma tarefa importante no dia, não gaste sua última hora útil para levar um DVD na

locadora e evitar uma multa de 5 dólares. Faça a tarefa

importante e pague a multa de 5 dólares.

 

7. Coloque um post-it no monitor do seu

computador ou crie um lembrete no Outlook para

alertá-lo, pelo menos três vezes por dia, com a

pergunta: “Você está inventando coisas para evitar o

que é importante?”.

 

8. Não faça várias coisas ao mesmo tempo.

Vou dizer algo que você já sabe. Tentar escovar os

dentes, falar ao telefone e responder e-mails ao mesmo

tempo não dá certo. Comer enquanto faz uma pesquisa

na Internet e conversa via comunicador instantâneo?

Idem.

Se você priorizar suas atividades corretamente, não

há necessidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Isso é um sintoma da “síndrome da tarefa” – fazer

mais coisas para se sentir produtivo, ao passo que

conclui menos coisas importantes. Repetindo: você

deve ter, no máximo, dois objetivos primários por dia.

Faça-os separadamente do início ao fim, sem distração.

Dividir sua atenção resultará em interrupções mais frequentes, lapsos na concentração, resultados

inferiores e gratificações menores.

 

9. Use a Lei de Parkinson em esferas macro e micro.

Use a Lei de Parkinson para realizar mais coisas em

menos tempo. Encurte seus prazos para forçar uma

concentração maior e evitar a procrastinação.

Em uma esfera macro – semanal e diária –, tente ir

embora do escritório por volta de 4 da tarde e tirar a

segunda e/ou a sexta-feira de folga. Isso o forçará a

priorizar algumas atividades e possivelmente

desenvolver uma vida social. Se você está sob o olhar

atento de um patrão, discutiremos formas de escapar

em capítulos posteriores.

Em uma esfera micro, das tarefas, limite o número

de itens em sua lista de coisas a fazer e use prazos

impossivelmente curtos para forçar a ação imediata e

ignorar minúcias irrelevantes.

 

• Desafiando o conforto •

 

Aprenda a propor (2 dias)

Pare de pedir opiniões e comece a propor soluções.

Comece com coisas pequenas. Se alguém vai perguntar, ou pergunta: “Onde vamos comer?”. “Que filme

deveríamos ver?” “O que vamos fazer hoje à noite?” ou

algo similar, NÃO responda com “Bem, o que você quer

fazer...?”. Ofereça uma solução. Pare com as idas e vindas

e tome uma decisão. Pratique isto nos meios

profissional e pessoal. Eis aqui uma pequena lista de

frases que podem ajudar (minhas favoritas são a

primeira e a última):

“Posso dar uma sugestão?”

“Proponho...”

“Gostaria de propor...”

“Sugiro que... o que você acha?”

“Vamos tentar... e depois a gente tenta outra coisa

se não der certo.”

 

PROJETO DE VIDA NA PRÁTICA

 

Sou um músico que leu seu livro por recomendação de Derek

Sivers da CD Baby. Aplicando a Lei de Pareto, percebi que 78% dos

meus downloads eram de apenas um dos meus CDs e que 55% de

toda a minha receita com downloads vinha de apenas cinco

músicas! Isso mostrou o que é que meus fãs buscavam e me permitiu

mostrar isso no meu site. Downloads são o caminho a seguir. O

iTunes vende a música e a CD Baby faz o depósito diretamente na minha conta. Totalmente automatizado uma vez feita a gravação. Em

alguns meses posso viver só da renda dos downloads. Depois que eu

terminar de pagar a dívida, não deverá ser problema viajar como

artista e conquistar novos fãs por todo o mundo e ter um fluxo de

renda cibernético.

− Victor Johnson

 

...

 

Como “terceirização” de suas operações bancárias, qualquer

empresa que precise receber cheques deveria considerar o uso de

uma Caixa Postal. Todos os bancos oferecem esse serviço. Todos os

cheques vão para uma Caixa Postal no banco, que faz a

compensação e o depósito em conta corrente; de acordo com suas

instruções, eles podem mandar um arquivo com a relação de todos

os cheques depositados. Isso pode ser feito em uma planilha de

Excel ou em qualquer outro programa com interface para qualquer

programa de contabilidade simples, compatível com Quicken ou

SAP, algo bem econômico.

− Anônimo