8 Terceirizar a vida

Terceirizar a vida

 

Descarregar o resto e um pouco

 

de geoarbitragem [1]

 

“Um homem é rico na proporção do número

de coisas que pode deixar rolar sozinhas.”

HENRY DAVID THOREAU, naturalista

 

S e eu lhe contasse essa história, você não acreditaria, então vou deixar AJ contá-la. Ela vai

abrir caminho para coisas ainda mais incríveis que

virão, coisas que você mesmo fará.

 

Minha vida terceirizada

 

Um relato verídico de AJ Jacobs, editor-chefe da revista Esquire (elipses

representam passagem de tempo entre os acontecimentos)

 

Tudo começou um mês atrás. Estava no meio da leitura de O

mundo é plano, best-seller escrito por Tom Friedman. Gosto de

Friedman, apesar de sua enigmática decisão de usar bigode. Seu

livro é todo sobre como a terceirização para a Índia e para a China não é apenas para a indústria automobilística e para o suporte

tecnológico, mas pode transformar toda a indústria americana, da

advocacia aos bancos e à contabilidade.

Eu não possuo uma corporação: não tenho sequer um cartão de

visitas atualizado. Sou escritor e editor, trabalho em casa,

normalmente de cuecas ou, se estou me sentindo formal, com

minha calça de pijama de estampa de pinguins. Aí pensei: por que

deixar toda a diversão com as 500 empresas da lista da Fortune? Por

que eu também não posso embarcar na maior tendência

empresarial do novo século? Por que não posso terceirizar minhas

tarefas comuns? Por que não posso terceirizar minha vida?

No dia seguinte, escrevi para a Brickwork, uma das empresas que

Friedman cita em seu livro. A Brickwork – sediada em Bangalore, na

Índia – oferece “assistentes-executivos remotos”, principalmente para

empresas da área financeira ou da saúde, em busca de

processamento de dados. Explico que eu gostaria de contratar

alguém para me ajudar com tarefas ligadas ao meu trabalho na

Esquire – fazer pesquisas, formatar memorandos, essas coisas. O CEO

da empresa, Vivek Kulkarni, respondeu: “É um grande prazer

conversar com uma pessoa da sua envergadura”. Já comecei a gostar

disso. Eu nunca tive envergadura antes. Na América, eu mal imponho

respeito a um maître do Benningan’s, então é legal saber que na

Índia eu tenho envergadura.

Alguns dias depois, recebo um e-mail da minha nova “assistente-

executiva remota”.

 

Caro Jacobs,

Meu nome é Honey K. Balani. Eu o assistirei em seu

trabalho editorial e pessoal... Tentarei me adaptar às suas

demandas, para produzir a satisfação desejada.

 

Satisfação desejada. Isso é incrível. No passado, quando

trabalhei em escritórios, eu tive assistentes, mas nunca ninguém

falou em satisfação desejada. Na verdade, se alguém alguma vez

tivesse usado a expressão “satisfação desejada”, terminaríamos

todos numa reunião solene no RH.

 

•••

 

SAIO PARA JANTAR com meu amigo Misha, que foi criado na Índia,

fundou uma empresa de so ware, e em seguida ficou podre de rico.

Contei a ele sobre a Operação Terceirização. “Você devia ligar para a

Your Man in India”, ele disse. Misha me explicou que essa é uma

empresa voltada para homens de negócios indianos que se

mudaram para fora da Índia, mas ainda têm parentes em Nova Délhi

ou Mumbai. YMII é o serviço de assistentes à distância – compra ingressos de cinema, telefones celulares e outras miudezas para

mamães abandonadas.

Perfeito. Isso poderia alçar minha terceirização a um novo

patamar. Eu poderia ter uma clara e límpida divisão de trabalho:

Honey cuidaria das minhas questões profissionais e a YMII cuidaria

da minha vida pessoal – pagar contas, fazer reservas de viagens,

comprar coisas on-line. Felizmente, a YMII gostou da ideia e foi assim

que a equipe de apoio na Jacobs Inc. dobrou de tamanho.

 

•••

 

HONEY TERMINOU SEU primeiro projeto para mim: uma pesquisa sobre a

pessoa que a Esquire escolheu como a Mulher mais Sexy da

Atualidade. Fui designado para escrever um perfil dessa mulher, mas

não queria ficar me arrastando por todos esses websites de fãs

suspirantes sobre ela. Quando abri o arquivo de Honey, minha

reação foi: A América está fodida. Havia tabelas. Havia cabeçalhos

em cada seção. Havia uma relação completa de todos os animais de

estimação, medidas e comidas favoritas dela (peixe-espada, por

exemplo). Se todas as pessoas de Bangalore forem como Honey,

tenho pena dos americanos em vias de se formarem nas faculdades.

Eles enfrentarão um exército indiano sedento, educado e altamente

competente em Excel.

•••

 

DE FATO, nos dias seguintes, repassei uma série de trabalhos on-line

para Asha (do serviço pessoal YMII): pagar minhas contas, comprar

coisas na drugstore.com, encontrar para o meu filho um Tickle Me

Elmo. (Na verdade, a loja estava sem Tickle Me Elmo, de modo que

Asha comprou um Chicken Dance Elmo – excelente decisão.) Pedi a

ela que ligasse para a minha operadora para perguntar pelo meu

plano de telefonia celular. Estou chutando, mas aposto que a ligação

dela foi redirecionada de Bangalore para Nova Jersey e então de

volta para algum empregado da minha operadora em Bangalore, o

que por alguma razão me deixa feliz.

 

•••

 

É O QUARTO dia de minha nova vida terceirizada e, quando ligo meu

computador, minha caixa de e-mails já está servida com atualizações

das minhas assistentes remotas. É uma sensação estranha ter

pessoas trabalhando para mim enquanto eu durmo. Estranha, mas

ótima. Não estou perdendo tempo enquanto babo no meu

travesseiro: coisas estão sendo feitas.

 

•••

HONEY É MINHA protetora. Aprecie: por alguma razão, a Secretaria de

Turismo do Colorado me envia e-mails a toda hora. (Recentemente,

escreveram-me informando sobre um festival em Colorado Springs

com a presença do arlequim mais famoso do mundo.) Pedi a Honey

que gentilmente pedisse a eles que parassem de me enviar esses

releases. Eis o que ela enviou:

 

Caros senhores,

Jacobs recebe e-mails frequentes com notícias do

Colorado, frequentes demais. Definitivamente, são

assuntos interessantes. No entanto, não se trata de

assuntos próprios da Esquire. Ademais, entendemos que

vocês trabalharam neste material e enviaram para nós,

mas infelizmente as mensagens demandam muito tempo

para serem lidas. Atualmente, não têm servido para o

objetivo correto nem para vocês nem para nós. Assim,

pedimos que parem de enviar essas mensagens. Não

queremos com isso diminuir o valor de seu trabalho.

Esperamos que vocês compreendam.

Obrigada,

Honey K. B.

 

É a melhor mensagem de rejeição da história do jornalismo. É

incrivelmente educada, mas há uma ponta de indignação nas entrelinhas. Honey parece estar quase furiosa que o Colorado esteja

desperdiçando o valioso tempo de Jacobs.

 

•••

 

DECIDI TESTAR O próximo relacionamento lógico: meu casamento.

As discussões com minha esposa estavam me matando – em parte

porque Julie argumenta muito melhor do que eu. Talvez Asha

pudesse fazer melhor:

 

Olá, Asha,

Minha esposa está aborrecida comigo porque me esqueci

de tirar dinheiro no caixa eletrônico... Gostaria de pedir a

você para dizer a ela que eu a amo, mas gentilmente

lembrá-la de que ela também esquece coisas – perdeu a

bolsa duas vezes no mês passado. E também se esqueceu

de comprar um cortador de unhas para o Jasper.

A.J.

 

Não consigo expressar o tamanho da emoção que eu senti ao

mandar essa mensagem. É muito difícil ser mais passivo-agressivo

do que discutir com sua esposa via um e-mail enviado de um

subcontinente do outro lado do mundo. Na manhã seguinte, Asha

tinha me enviado uma cópia do e-mail que ela mandou para Julie.

Julie,

Entendo sua raiva por eu ter me esquecido de tirar

dinheiro no caixa automático. Tenho me esquecido das

coisas e peço desculpas por isso. Mas isso não altera o

fato de que eu te amo muito.

Com amor,

A. J.

PS: Aqui é a Asha escrevendo em nome do sr. Jacobs.

 

Como se não fosse bastante, ela também mandou um e-card para

Julie. Eu cliquei nele: dois ursinhos de pelúcia se abraçando, com as

palavras: “Sempre que você precisar de um abraço, eu te darei um...

Me desculpe”.

Droga! Meus terceirizados são muito bacanas! Mantiveram

minhas desculpas, mas tiraram as espetadelas. Estão tentando me

salvar de mim mesmo. Estão transformando meu id num superego.

Eu me sinto castrado.

Julie, por outro lado, ficou bastante satisfeita: “Tudo bem,

querido. Eu te desculpo”.

 

•••

 

MESMO DEPOIS DE três semanas com minha equipe de apoio, eu ainda

estou estressado. Talvez seja culpa do Chicken Dance Elmo, que meu filho ama desesperadoramente, mas que está lentamente destruindo

minha sanidade. Qualquer que seja a razão, concluo que é hora de

conquistar outra fronteira: terceirizar minha vida interior.

Primeiro, tento delegar minha terapia. Meu plano é dar para Asha

uma lista de minhas neuroses e um ou dois episódios de infância,

deixar que ela fale com meu analista por 50 minutos e então me

passar os conselhos. Esperto, não? Meu analista recusou. Ética, ou

alguma coisa assim. Em vez disso, pedi a Asha que me mandasse

uma pesquisa meticulosa sobre alívio do estresse. O trabalho dela

tinha um ótimo sabor indiano, com algumas posturas de ioga e um

pouco de visualizações.

Nesse dia deu certo, mas não me pareceu o bastante. Decidi que

eu precisava terceirizar minhas preocupações. Nas últimas semanas,

quase arranquei meus cabelos por causa de um acordo de negócios

que está levando tempo demais para ser fechado. Perguntei a Honey

se ela estaria interessada em arrancar os seus cabelos em vez dos

meus. Apenas por alguns minutos por dia. Ela achou uma ideia

maravilhosa. “Vou me preocupar com isso todos os dias”, ela

escreveu. “Não se preocupe.”

Terceirizar minhas neuroses foi uma das experiências mais bem-

sucedidas do mês. Cada vez que eu começava a ruminar, lembrava-

me de que Honey já estava se preocupando com isso, e relaxava.

Sem brincadeira – só isso já valeu.

Uma olhadela: onde você estará

 

“O futuro é aqui. Apenas ainda não foi amplamente distribuído.”

WILLIAM GIBSON, autor de Neuromancer;

cunhou o termo “cyberespaço” em 1984

 

E is aqui uma rápida amostra da automação total. Acordei hoje de manhã e, sendo segunda-feira,

chequei meus e-mails por uma hora antes de um

requintado café da manhã em Buenos Aires.

Sowmya, da Índia, encontrara uma amiga minha do

colégio com quem eu não tinha contato há muito

tempo, e Anakool, da YMII, tinha posto no Excel

relatórios de pesquisa sobre previdência e

aposentadoria lado a lado com a média de horas anuais

trabalhadas em diferentes áreas. As entrevistas para

esta semana tinham sido agendadas por uma terceira

assistente virtual indiana, que também tinha levantado

os contatos das melhores escolas de kendo no Japão e

dos melhores professores de salsa em Cuba. Na

próxima pasta de mensagens, fiquei feliz em ver que

Beth, minha gerente no Tennessee, tinha resolvido

praticamente duas dúzias de problemas na última

semana – o que deixou nossos maiores clientes na China e na África do Sul sorridentes – e também tinha

coordenado a declaração de impostos na Califórnia com

meus contadores no Michigan. Os impostos foram

pagos através do meu cartão de crédito e, com uma

rápida espiada na minha conta bancária, confirmei que

Shane e o resto da equipe vinham depositando mais

dinheiro do que no mês passado. Tudo corria bem no

mundo da automação.

Era um belo dia ensolarado, e fechei sorridente meu

laptop. Por um bufê à vontade no café-da-manhã, com

café e suco de laranja, eu paguei 4 dólares. Os

terceirizados na Índia custavam entre 4 e 10 dólares

por hora. Meus terceirizados nos Estados Unidos

recebiam por desempenho ou quando os produtos eram

embarcados. Isso cria um fenômeno comercial curioso:

fluxo de caixa negativo é impossível.

Coisas divertidas acontecem quando você ganha em

dólares, vive em pesos e remunera em rupias, mas isso

é apenas o começo.

 

Mas eu sou empregado! Como

isso me ajuda?

“Ninguém pode lhe dar liberdade. Ninguém pode lhe dar

igualdade,

ou justiça, ou nada. Se você for homem, você conquista.”

MALCOLM X, Malcolm X Speaks

 

Arrumar um assistente pessoal remoto é um enorme

ponto de partida e marca o momento em que você

aprende a dar ordens e ser o comandante em vez de ser

o comandado. É um treinamento em pequena escala

para a mais importante das habilidades dos NR:

gerenciamento remoto e comunicação.

É hora de aprender como ser o chefe. Isso não

demanda tempo. Possui baixo custo e baixo risco. Se

você “precisa” ou não de alguém neste momento, isso

não importa. É um exercício.

É também um teste indicativo de

empreendedorismo: você consegue gerenciar

(direcionar e punir) outras pessoas? Com o

treinamento e a prática apropriados, eu acredito que

sim. A maior parte dos empreendedores fracassa

porque se joga na piscina antes de aprender a nadar.

Usando um assistente virtual (AV) como um simples

exercício, sem contras, as bases do gerenciamento são

repassadas em um teste de 2 a 4 semanas, custando

entre 100 e 400 dólares. Isso é um investimento, não uma despesa, e o retorno sobre o investimento é

impressionante. Ele se pagará em um máximo de 10 a

14 dias, depois dos quais será puro lucro em economia

de tempo.

Ser um membro dos NR não é apenas trabalhar

melhor. É também construir um sistema para

substituir você.

Esse é o primeiro exercício.

Mesmo que você não tenha intenção de se tornar um

empresário, essa é a continuação final do nosso

processo de eliminação e de 80/20: preparar alguém

para substituí-lo (mesmo que isso nunca aconteça)

produzirá uma série de regras ultra-refinadas que

eliminarão a gordura e a redundância restantes em sua

agenda. Prolongar tarefas desimportantes desaparecerá

assim que alguma outra pessoa for paga para fazê-las.

Mas e o custo?

Isso é uma barreira difícil para a maioria. Se posso

fazer algo melhor do que um assistente, por que

deveria pagar-lhe para fazer? Porque o objetivo é liberar

o seu tempo para focar em coisas maiores e melhores.

Este capítulo é um exercício de baixo custo para

fazer você vencer esse limitador do seu estilo de vida. É

absolutamente necessário que você entenda que sempre poderá fazer algo mais barato se fizer você

mesmo. Isso não significa que você queira gastar o seu

tempo fazendo. Se usar o seu tempo, que vale entre 20

e 25 dólares por hora, para fazer algo que alguém pode

fazer por 10 dólares por hora, é simplesmente um mau

uso de recursos. É importante começar a se acostumar

com a ideia de pagar outras pessoas para fazer as

coisas para você. Poucos o fazem, o que é outra razão

pela qual tão poucas pessoas têm seus estilos ideais de

vida.

Mesmo que o custo por hora seja ocasionalmente

maior do que o que você ganha atualmente, a troca

normalmente vale a pena. Assumamos que você ganhe

50 mil dólares por ano, portanto 25 dólares por hora

(trabalhando das 9 às 5, de segunda a sexta, 50

semanas por ano). Se você pagar a um assistente de

alto nível 30 dólares por hora, e ele fizer você

economizar um período inteiro de 8 horas por semana,

seu custo (subtraindo o que você ganha) é de 40

dólares para deixar de trabalhar um dia. Você pagaria

40 dólares por semana para trabalhar apenas de

segunda a quinta? Eu pagaria – eu pago, na verdade.

Tenha em mente que esse é o pior cenário possível em

termos de custo.

Mas e se seu chefe encrencar?

Isso definitivamente não é um problema real, mas

prevenir é melhor do que remediar. Não há nenhuma

razão ética ou legal para o patrão saber se você escolhe

tarefas não sensíveis. A primeira opção é delegar

tarefas pessoais. Tempo é tempo, e se você está

gastando seu tempo em afazeres pessoais e outras

miudezas, de modo que poderia gastar melhor seu

tempo, um AV vai melhorar sua vida e a curva de

aprendizado de gerenciamento é similar. Em segundo

lugar, você pode delegar tarefas profissionais que não

incluam informações financeiras ou que não

identifiquem a empresa em que você trabalha.

Pronto para construir um exército de assistentes?

Antes disso, vamos olhar o lado negro da delegação.

Uma recapitulação vem a calhar para evitar abusos de

poder e comportamento esbanjador.

 

Os perigos da delegação: antes de

começar

 

“A primeira regra de qualquer tecnologia

usada em uma empresa é que a automação aplicada

a uma operação eficiente aumentará a eficiência.

A segunda é que a automação aplicada

a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência.”

BILL GATES

 

V ocê alguma vez já recebeu uma tarefa ilógica para fazer, assumiu trabalho desimportante ou

mandaram que fizesse algo da forma menos eficiente

possível? Nada divertido e nada produtivo.

Agora é a sua vez de mostrar que pode fazer melhor.

A delegação é para ser usada como um passo adicional

na redução, não como uma desculpa para criar mais

movimento e acrescentar coisas sem importância.

Lembre-se – a menos que algo esteja bem definido e

seja importante, ninguém deve fazê-lo.

Elimine antes de delegar.

Nunca automatize nada que possa ser eliminado, e

nunca delegue algo que possa ser automatizado ou

dinamizado. Se não, você desperdiçará o tempo de

outra pessoa em vez de desperdiçar o seu, o que agora

desperdiça também o dinheiro que você ganhou com

muito trabalho. E como isso incentiva tornar-se

eficiente e eficaz? Agora você está brincando com o seu

próprio dinheiro, e isso é algo com que quero que você sinta-se confortável – esse primeiro passo é um

pequeno avanço.

Eu falei em eliminar antes de delegar?

Por exemplo, é popular entre executivos ter

assistentes para ler e-mails. Em alguns casos, isto é

valioso. No meu caso, eu uso filtros de spam, auto

respostas com FAQs e encaminhamento automático de

mensagens para terceirizados, de maneira a limitar

minha cota de e-mails a 10-20 respostas por semana.

Isso me toma 30 minutos por semana porque uso

sistemas – eliminação e automação – para que isso

aconteça.

Também não uso um assistente para marcar

reuniões ou conference calls porque eliminei reuniões. Se

precisar marcar um incomum telefonema de 20

minutos em determinado mês, mando um e-mail com

duas linhas e ponto final.

O princípio número um é refinar as regras e

processos antes de acrescentar pessoas ao sistema.

Usar pessoas para alavancar um processo refinado

multiplica a produção; usar pessoas como uma solução

para um processo pobre multiplica os problemas.

O cardápio: um mundo de

possibilidades

 

“Não estou interessado em migalhas de compaixão

jogadas da mesa de alguém que se considera meu senhor.

Eu quero todo o cardápio dos direitos.”

DESMOND TUTU , bispo

e ativista sul-africano

 

A próxima questão então torna-se: “O que devo delegar?”. Trata-se de uma boa pergunta, mas não

quero respondê-la. Quero assistir a Uma família da

pesada. Verdade seja dita, é um puta trabalho escrever

sobre não trabalhar. Ritika, da Brickwork, e Venky, da

YMII, são mais do que capazes de escrever esta seção,

então eu vou apenas mencionar duas normas e deixar a

hérnia mental do trabalho detalhado para elas.

 

Regra de ouro 1: Cada tarefa delegada deve ao

mesmo tempo demandar bastante tempo para sua

realização e estar bem definida. Se você estiver

correndo como uma galinha que teve a cabeça decepada

para não fazer uma tarefa e designa seu AV para fazê-

la, isso não melhora em nada a ordem do universo.

Regra de ouro 2: De leve, divirta-se com isso. Peça

para alguém em Bangalore ou Xangai enviar e-mails

para seus amigos, como seu assistente pessoal, para

marcar almoços ou outras coisas básicas. Atormente

seu chefe com telefonemas estranhos, de números

desconhecidos e com sotaque forte. Ser eficaz não

significa ser sério o tempo todo. É divertido estar no

controle, para variar. Alivie um pouco da repressão,

para que ela não se torne um complexo depois.

 

Personalizar-se e como tornar-se

Howard Hughes

 

Howard Hughes, o cineasta ultra-rico e excêntrico de O aviador,

era notório por designar tarefas esquisitas para seus assistentes. Eis

aqui algumas delas, sobre as quais você talvez queira refletir.[2]

 

1. Depois de seu primeiro acidente aéreo, Hughes confidenciou a

um amigo que acreditava que sua recuperação se devia ao

consumo de suco de laranja e às suas propriedades curativas.

Ele acreditava que a exposição ao ar reduzia a potência do suco,

então exigia que as laranjas fossem cortadas e espremidas em

sua frente.

2. Quando Hughes frequentava a noite de Las Vegas, seus

assistentes eram responsáveis por abordar qualquer garota de

que ele gostasse. Se uma garota fosse convidada a juntar-se à

mesa de Hughes e concordasse, um assistente imediatamente

poria um termo de concordância para que ela assinasse.

3. Hughes tinha um barbeiro à disposição 24 horas, sete dias por

semana, mas seus cabelos e unhas eram cortados mais ou

menos uma vez por ano.

4. Em seus anos de confinamento num hotel, dizia-se que Hughes

teria instruído seus assistentes a colocar um cheeseburger em

uma árvore específica, do lado de fora de sua cobertura, todo

dia às 4 da tarde, estivesse ele lá ou não.

 

Quantas possibilidades há neste mundo! Assim como o Modelo T

trouxe o transporte para as massas, os assistentes virtuais trazem o

comportamento excêntrico de bilionários ao alcance de cada

homem, mulher e criança. Isso é o progresso.

 

S em mais cerimônias, deixem-me passar o microfone. Notem que a YMII realiza tanto tarefas

profissionais quanto pessoais, ao passo que a Brickwork realiza somente projetos profissionais.

Vamos começar com as coisas importantes porém

estúpidas e passar rapidamente do sublime para o

ridículo. Apenas para dar um gostinho do que esperar,

não corrigi o jeito delas de falar.

 

Venky: Não se limite. Apenas pergunte-nos se algo é

possível. Já produzimos festas, arrumamos bufês,

pesquisamos cursos de verão, organizamos registros

contábeis, criamos modelos 3D a partir de

rascunhos. Apenas peça-nos. Podemos encontrar o

restaurante mais próximo à sua casa em que você

possa comemorar o aniversário de seu filho,

levantar os custos e organizar a festa. Isso permite

que você use seu tempo para trabalhar ou para ficar

com seu filho.

Mas o que não podemos fazer? Não podemos fazer

nada que requeira nossa presença física. Mas você

ficaria surpreso com o quão pequena é a lista de

tarefas assim nos dias de hoje.

Eis as tarefas mais comuns que realizamos:

 

Marcar entrevistas e reuniões.

Pesquisas na Internet.

Dar prosseguimento a compromissos, tarefas e

mensagens.

Compras on-line.

Criação de documentos oficiais.

Manutenção de websites (web design, publicação,

upload de arquivos) que não requeiram um

designer profissional.

Monitoramento, edição e publicação de

comentários em discussões on-line.

Postar vagas de emprego na web.

Redação de documentos.

Revisão ortográfica, gramatical e edição de

documentos.

Pesquisas na Internet para atualização de blogs.

Atualização do banco de dados do Sistema de

Gerenciamento do Relacionamento com Clientes.

 

Ritika, da Brickwork, acrescentou os seguintes:

 

Pesquisa de mercado.

Pesquisa financeira.

Planos de negócios.

Análise comercial.

Relatórios tributários.

Preparação de apresentações.

Relatórios e informes.

Pesquisa jurídica.

Análises.

Desenvolvimento de websites.

Otimização de mecanismos de busca.

Manutenção e atualização de bancos de dados.

Avaliação de crédito.

Processos de pesquisa de gerenciamento.

 

Venky: Temos um cliente esquecido que pede que

liguemos para ele o tempo todo com incontáveis

lembretes. Um de nossos clientes, em um plano

personalizado, pede que liguemos para acordá-lo

todas as manhãs. Já buscamos pessoas com quem

nossos clientes perderam contato após o Katrina.

Encontramos empregos para clientes! O meu

favorito: um de nossos clientes tem um par de

calças que ele realmente adora, mas que está fora de

linha. Ele mandou-as para Bangalore (de Londres)

para que fossem criadas réplicas exatas por uma

fração do preço original.

 

Algumas outras coisas feitas pela YMII são:

Lembrar um cliente ultrazeloso de pagar suas

multas de estacionamento irregular, bem como

de não dirigir em velocidade e de pagar suas

taxas de estacionamento.

Pedir desculpas e mandar flores e cartões para

esposas de clientes.

Estabelecer um plano de dieta, lembrando o

cliente regularmente, fazendo compras baseadas

no plano.

Arrumar um emprego para uma pessoa que ficou

desempregada por causa da terceirização.

Fizemos a pesquisa de emprego, escrevemos as

cartas de apresentação, montamos o currículo e

conseguimos o emprego em 30 dias.

Consertar uma janela quebrada em uma casa em

Genebra, na Suíça.

Pegar as informações sobre um trabalho com a

professora e enviar para o e-mail do cliente (os

pais da criança).

Pesquisar como amarrar os cadarços para uma

criança (filho de um cliente).

Encontrar uma vaga para seu carro em alguma

outra cidade, antes mesmo que você vá viajar.

Comprar latas de lixo para sua casa.

Conseguir uma previsão oficial do tempo,

autenticada, para uma hora específica, em um

lugar específico e em um dia específico, cinco

anos atrás. Isto foi usado como prova de um

processo judicial.

Conversar com os pais em nome de nosso

cliente.

 

Eis outro exemplo real de terceirização pessoal do

leitor David Cross, que conseguiu um chef pessoal para

sua casa por menos de 5 dólares por refeição. Só de

pensar nessa possibilidade muita gente começa a

salivar. Ele explica:

 

Eu queria encontrar alguém que preparasse

comida que eu gostasse. Tenho formação de chef

e sou o único da casa que sabe cozinhar de

verdade, mas geralmente estou tão ocupado que

não consigo preparar nada saudável, por isso

redigi o anúncio a seguir e coloquei na Craiglist.

Era um texto bem específico e apareceram

apenas dois candidatos em dois meses, um se

encaixava 2/10 no perfil, mas o cara que

escolhemos pertencera ao Hare Krishna durante

muitos anos, tinha morado na Índia e seu menu

degustação mostrou que ele sabia o que estava

fazendo.

A comida é absolutamente fantástica. A carga

horária é extremamente razoável, só precisamos

fazer um desvio de cinco minutos para pegar

comida, quando um de nós está na cidade e agora

tenho deliciosos pratos indianos por menos de 5

dólares por refeição e são tão bons quanto

qualquer outro que já comi em outros lugares.

Agora estou pensando em experimentar outras

culinárias... tailandesa, chinesa, italiana etc. e

isso significa que quando tiver tempo para

cozinhar sentirei mais prazer sabendo que não

sou o único a cozinhar.

 

Procura-se cozinheiro vegetariano indiano/asiático

 

Data: 7 de junho de 2007

 

Olá,

Somos uma família local, internacional, que adora comida

vegetariana, indiana e asiática. Estamos procurando por um cozinheiro com experiência nessa culinária maravilhosa para nos

preparar refeições deliciosas, saudáveis, vegetarianas e

autênticas da cozinha indiana/asiática.

Se você preparou um curry uma ou duas vezes na vida, ou se

precisa ler as receitas, este trabalho provavelmente não é para

você, mas se conhece bem a culinária vegetariana indiana e sabe

preparar refeições deliciosas, saudáveis, vegetarianas e

autênticas da cozinha indiana gostaríamos que nos procurasse.

Esta pode ser a oportunidade ideal se você for indiano,

paquistanês ou do Punjabi e está procurando uma forma de

aplicar sua experiência e amor pela cultura e culinária

vegetariana indianas. Conhecimentos de Ayurveda e de como ela

se relaciona com a dieta e os alimentos é um plus, mas não é

essencial.

Por favor, responda com detalhes sobre sua experiência e

apresente alguns pratos que você poderia preparar. Se

gostarmos do que você tem a oferecer, marcaremos para que nos

prepare uma ou duas refeições para degustação, que pagaremos,

e depois veremos como fazer para que tudo funcione da melhor

forma possível para todos nós.

Este é um trabalho de meio período. Você será autônomo e

responsável por seus impostos etc. Pagaremos um valor por

hora, que acertaremos com você, mais as despesas com os

produtos para preparar as refeições. Você pode preparar as refeições em sua casa e nós passaremos para pegar,

provavelmente para congelar e consumir depois. Discutiremos

com você os menus e um cronograma que seja adequado para

todos.

Obrigado pelo interesse.

 

Escolhas básicas: Nova York ou

Nova Délhi?

 

H á dezenas de milhares de AVs – como escolher o certo? Os recursos disponíveis ao final deste

capítulo vão indicar a você onde procurar, mas é

informação demais, bastante confusa, a menos que

você tenha alguns critérios determinados previamente.

Normalmente, ajuda começar com a questão “Onde?”.

 

Remoto ou local?

“Made in the USA” não tem mais a aura que tinha

antes. Os prós de saltar entre fusos horários e

aproveitar as taxas de câmbio do Terceiro Mundo são

duplicados: as pessoas trabalham enquanto você está

dormindo, e a despesa por hora é menor. Economiza

tempo e dinheiro. Ritika explica isso com um exemplo:

Alguém pode pedir algo ao seu assistente pessoal

remoto na Índia quando estiver indo embora do

trabalho, ao final do dia, em Nova York, e o

trabalho estará pronto na manhã seguinte. Por

causa da diferença com a Índia, os assistentes

podem trabalhar enquanto os clientes estão

dormindo, e estes terão tudo pronto logo pela

manhã. Assim que acordarem, encontrarão o

trabalho completo em sua caixa de mensagens.

Esses assistentes também podem ajudá-lo a ficar

em paz quando, por exemplo, quiser dedicar-se a

uma leitura.

 

AVs indianos e chineses, bem como os da maior

parte dos países em desenvolvimento, custam entre 4 e

15 dólares por hora, a menor faixa de preços limitada

às tarefas mais simples, e a maior faixa, às tarefas que

incluem o equivalente a MBAs ou ph. Ds em Harvard ou

Stanford. Precisa de um plano de negócios para

conseguir recursos? A Brickwork pode fazer para você

por algo entre 2500 e 5 mil dólares, em vez de 15 mil a

20 mil dólares. Assistentes estrangeiros não servem

apenas para economizar seu tempo. Sei de casos, direto

da fonte, em que executivos de cinco grandes empresas de contabilidade e de consultoria gerencial

rotineiramente cobram de seus clientes pelo trabalho

de seis funcionários para fazer relatórios de pesquisa,

que na verdade são feitos por quatro assistentes na

Índia.

Nos Estados Unidos ou no Canadá, a faixa de preços

por hora varia entre 25 e 100 dólares. Parece uma

escolha óbvia, certo? Bangalore 100%? Não. A medida

importante é o custo por tarefa completada, não o

custo por hora.

O grande desafio com auxiliares em outros países

pode ser a barreira da língua, que normalmente

quadruplica as idas e vindas nas discussões e, portanto,

o custo final. Na primeira vez em que contratei um AV

indiano, cometi o erro fundamental de não estabelecer

um limite de horas para três tarefas simples. Quando

fui checar, mais tarde na mesma semana, descobri que

ele tinha gasto 23 horas correndo atrás do próprio rabo.

Ele tinha agendado uma entrevista de seleção para a

semana seguinte, marcada no horário errado! Uma

confusão. Vinte e três horas? Isso acabou me custando,

a 10 dólares por hora, 230 dólares. As mesmas tarefas,

realizadas logo depois por alguém que fala inglês como

primeira língua, no Canadá, foram realizadas em duas horas, a 25 dólares por hora. Cinquenta dólares por

quatro vezes mais resultados. Dito isso, eu pedi outro

AV indiano à mesma empresa que conseguiu duplicar

os resultados do canadense.

Como saber qual escolher? Essa é a parte bonita:

você não precisa saber. É questão de testar alguns

poucos assistentes tanto para aprimorar seus talentos

de comunicação quanto para determinar quem vale a

pena contratar e quem vale a pena demitir. Ser um

chefe que toma as decisões baseado em resultados não

é tão simples quanto parece.

Há algumas lições a se aprender aqui.

Em primeiro lugar, o custo por hora não é o que

determina definitivamente o custo. Pense no custo por

tarefa. Se você precisar perder tempo retificando a

tarefa ou de alguma forma gerenciando o AV,

determine a quantidade de tempo de que você precisará

dispor e soma isso (usando o seu salário por hora de

capítulos anteriores) para chegar ao preço final da

tarefa. Pode ser surpreendente. Assim como é ótimo

dizer que você tem pessoas trabalhando para você em

três continentes, é horrível ter que perder tempo

ficando de babá de pessoas que supostamente deveriam

tornar sua vida mais fácil.

Em segundo lugar, quem não arrisca não petisca. É

impossível prever se determinado AV vai trabalhar bem

se você não testar. Por sorte, há algumas coisas que

você pode fazer para aumentar sua chance de sucesso,

e uma delas é usar uma empresa de AVs em lugar de

um profissional solo.

 

Solo vs. equipe

Vamos supor que você encontre o AV perfeito. Ele

realiza todas as tarefas comuns que você repassa a ele,

de modo que você decide tirar merecidas férias e ir para

a Tailândia. É bom saber que alguém além de você

tocará o barco e apagará os incêndios, só para variar.

Finalmente, algum alívio! Duas horas antes de seu vôo

de Bangkok para Phuket, você recebe um e-mail: seu

AV está fora de atividade e encontrar-se-á

hospitalizado na próxima semana. Droga. Férias

FUBAR.[3]

Eu não gosto de ficar dependente de uma única

pessoa, e não recomendo isso de forma alguma. No

mundo da alta tecnologia, esse tipo de dependência é

chamado de “ponto único de falha” – um item frágil

do qual depende todo o resto. No mundo da Tecnologia

da Informação (TI), o termo “redundância” é usado como um ponto forte de sistemas que continuam

funcionando mesmo que haja alguma avaria ou falha

mecânica em uma das partes. No contexto dos AVs,

redundância significa ter suporte adicional.

Recomendo que você contrate uma empresa de AVs,

ou AVs com equipes reserva, em vez de operadores

solo. Sobram exemplos, é claro, de pessoas que tiveram

um único assistente ao longo de décadas, sem nenhum

tipo de problema, mas acredito que esta seja a exceção,

e não a regra. Melhor prevenir do que remediar. Além

da simples prevenção de desastres, uma estrutura de

grupo fornece uma lista de talentos que permite que

você repasse várias tarefas sem ter que se incomodar

em encontrar uma nova pessoa com a qualificação

desejada. A Brickwork e a YMII são ambas exemplos

desse tipo de estrutura e oferecem um ponto único de

contato, um administrador da minha conta, que então

redireciona as tarefas que eu peço para as pessoas mais

capazes no grupo, da melhor forma possível. Precisa de

design gráfico? Fazem. Gerenciamento de dados?

Fazem. Eu não gosto de coordenar múltiplas pessoas.

Quero conseguir de primeira o que quero e estou

disposto a pagar até 10% mais por isso. Recomendo que você igualmente não economize migalhas quando

falamos de milhões.

Escolher trabalhar com um grupo não significa que

quanto mais melhor, apenas significa que é melhor

várias pessoas do que uma só. O melhor AV que eu já

tive até hoje é um indiano com cinco assistentes

trabalhando com ele. Três podem ser mais do que o

suficiente, mas dois dão conta do recado.

 

Medo número 1:

“Querido, você comprou um

Porsche na China?”

 

T enho certeza de que você tem seus medos. AJ certamente tinha os seus:

 

Meus terceirizados agora sabem uma quantidade

alarmante de coisas sobre mim – não só minha

agenda, mas meu colesterol, meu problema de

infertilidade, meu CPF, minhas senhas (incluindo

aquela que é um palavrão tipicamente

adolescente). Algumas vezes fico preocupado em

não aborrecer meus terceirizados ou vou

terminar com uma conta de 12 mil dólares no

meu cartão de crédito, na Louis Vuitton de

Anantapur.

 

A boa notícia é que o uso fraudulento de

informações financeiras e confidenciais é raro. Em

todas as entrevistas que fiz para escrever esta seção,

encontrei apenas um caso de abuso no uso de

informações, e tive que pesquisar com afinco. Esse caso

envolvia um AV americano atolado de trabalho que

precisou contratar uma ajuda freelancer na última hora.

Assegure-se de lembrar o seguinte: nunca use

novatos. Proíba AVs de subcontratarem outros

freelancers que ainda não foram testados sem a sua

permissão por escrito. As melhores e mais tradicionais

empresas, como a Brickwork – que cede o exemplo

abaixo –, possuem medidas de segurança que beiram o

excessivo e tornam fácil apontar com exatidão o

responsável por algum eventual abuso:

 

Os empregados trabalham sob constante

supervisão e assinam termos de

confidencialidade de acordo com a política da

empresa de manter confidenciais as informações

dos clientes.

Cartões de acesso eletrônico para entrar e sair

nas dependências da empresa.

Somente alguns supervisores selecionados têm

acesso a informações de cartão de crédito.

É proibido sair com qualquer papel do escritório.

Há restrições de acesso à rede entre diferentes

equipes; isso assegura que não haja acesso a

informação não autorizada entre pessoas de

diferentes equipes na empresa.

Relatórios constantes dos registros de

impressão.

Discos flexíveis e portas USB desativados.

Certificação BS779 para alcançar os padrões

internacionais de segurança.

Tecnologia de criptografia de 128 bits para todas

as trocas de dados.

Conexão VPN segura.

 

Aposto que há uma chance enorme de que

informações importantes estejam 100 vezes mais

seguras na Brickwork do que no seu próprio

computador.

Além disso, é melhor pensar no roubo de

informações como algo inevitável no mundo digital, de

modo que devemos tomar precauções para controlar os

danos. Há duas regras que uso para minimizar os

danos e consertá-los rapidamente.

 

1. Nunca use cartões de débito em transações on-line

ou com assistentes remotos. Reverter cobranças

não autorizadas em seu cartão de crédito,

particularmente com o American Express, é indolor

e praticamente instantâneo. Recuperar dinheiro

sacado de sua conta bancária através do uso não

autorizado de cartões de débito pode levar dúzias

de horas para preencher, burocracia e meses a fio

para receber, se for aprovado.

2. Se seu AV terá que acessar websites em seu nome,

crie nome de usuário e senha específicos para

serem usados nesses sites. Quase todos nós usamos

as mesmas informações de login em vários sites.

Instrua seus assistentes para usarem essas mesmas

informações ao criar contas em novos sites, se

precisarem. Note que isso é particularmente

importante ao usar assistentes que têm acesso a

sites comerciais dinâmicos (programadores,

webdesigners, etc.).

 

Se o roubo de informação ou de identidade nunca o

atingiu, atingirá. Use essas diretrizes e você descobrirá

que, quando acontecer, tal qual a maior parte dos

pesadelos, não é nada de mais, além de ser reversível.

 

A complicada arte da

simplicidade: reclamações

comuns

 

M eu assistente é um idiota! Ele levou 23 horas para marcar uma entrevista. Essa foi seguramente a

primeira preocupação que eu tive. Vinte e três horas!

Eu estava doido por uma discussão. Meu e-mail

original para esse primeiro assistente parecia bastante

claro.

 

Caro Abdul,

Aqui vão as primeiras tarefas, com prazo até o final da

próxima terça-feira. Por favor me ligue ou me escreva se

tiver dúvidas:

1. Vá ao site www.newsweek.com e consiga o

telefone/e-mail/contato de Carol Milligan e de Marc e

Julie Szekely. Também descubra a mesma informação de

Rob Long no mesmo site.

2. Agende entrevistas de 30 minutos com Carol,

Marc/Julie e Rob. Use www.myevents.com (nome do

usuário: fulano, senha: nemtente) para colocar as

entrevistas na minha agenda da próxima semana, em

qualquer horário entre 9 e 21 horas, no meu fuso horário.

3. Descubra o nome, e-mail e telefone (telefone é o

menos importante) de trabalhadores nos Estados Unidos

que negociaram acordos de trabalho remoto

(telecomutação) a despeito de chefes resistentes. Os que

viajaram para fora dos Estados Unidos são ideais. Outras

palavras-chave são “teletrabalho” e “telecomutação”. O

fator importante é terem negociado com chefes difíceis.

Por favor, me mande links para os perfis das pessoas

escolhidas ou escreva um parágrafo descrevendo por que

se encaixam no perfil acima.

Estou ansioso para ver o seu trabalho. Por favor, me

escreva se você não entender ou se tiver alguma

pergunta.

Atenciosamente,

Tim

A verdade é – eu errei. Não foi uma boa estreia no

comando, cometi erros fatais antes mesmo de escrever

a mensagem. Se você é uma pessoa eficaz mas

desacostumada a dar ordens, assuma que a maior parte

dos problemas nos resultados é culpa sua. É tentador

apontar imediatamente o dedo para alguém mais e

reclamar, mas a maior parte dos chefes iniciantes

repete os mesmos erros que eu cometi.

 

1. Aceitei a primeira pessoa oferecida pela empresa

e não fiz nenhuma exigência especial nos resultados.

Requeira alguém que tenha “excelente” nível de

inglês e indique que será necessário fazer ligações

(mesmo que não seja). Peça rapidamente substituição

se houver erros repetidos de comunicação.

 

2. Dei instruções sem precisão.

Pedi a ele que marcasse entrevistas, mas não

indiquei que eram para um artigo. Ele assumiu,

baseado na sua experiência com outros clientes, que eu

queria contratar alguém, e gastou tempo inutilmente

compilando planilhas e combinando sites de empregos,

levantando informações adicionais das quais eu não

precisava. As frases devem ter apenas uma interpretação possível e devem ser compreensíveis para

um leitor de nível de ensino médio. Isso também serve

para outros nativos do seu idioma e tornará seus

pedidos mais claros. Palavras complexas são apenas

um disfarce para a sua imprecisão.

 

3. Dei a ele permissão para gastar tempo.

Isso nos traz de volta ao controle de danos. Peça um

relatório de avanços depois de algumas horas de

trabalho, para garantir que a tarefa foi bem entendida e

que poderá ser realizada. Algumas tarefas são, depois

das tentativas iniciais, impossíveis.

 

4. Defini o prazo final para dali a uma semana.

Use a Lei de Parkinson e delegue tarefas para que

sejam completadas em não mais de 72 horas. Eu

sempre consegui melhores resultados com 48 e 24

horas. Isso é outra razão convincente para se usar um

pequeno grupo (três ou mais) em vez de usar um único

assistente, que pode ficar assoberbado com pedidos de

última hora de vários clientes. Usar prazos curtos não

significa evitar tarefas maiores (por exemplo, um plano

de negócios), mas fracioná-la em blocos menores que

possam ser completados em intervalos menores de tempo (resultados, resumo de pesquisa de mercado,

capítulos, etc.).

 

5. Dei a ele muitas tarefas, e sem estabelecer uma

ordem de importância.

Recomendo mandar uma tarefa de cada vez sempre

que for possível, nunca mais do que duas. Se você

quiser que seu computador pife, abra 20 janelas e

programas ao mesmo tempo. Se você quiser fazer a

mesma coisa com seu assistente, passe a ele uma dúzia

de tarefas sem priorizá-las. Lembre-se do nosso

mantra: elimine antes de delegar. COMO É UM bom e-

mail com uma tarefa para um AV? O exemplo seguinte

foi enviado recentemente para um AV indiano cujos

resultados não foram nada menos do que

espetaculares:

 

Caro Sowmya,

Obrigado. Gostaria de começar com a seguinte tarefa.

TAREFA: Preciso descobrir os nomes e e-mails de

editores de revistas voltadas para o público masculino

nos Estados Unidos (por exemplo: maxim, stuff, GQ,

esquire, blender, etc.) que também tenham escrito livros.

Um exemplo de pessoa assim poderia ser AJ Jacobs, que

é editor-chefe da Esquire (www.ajjacobs.com). Já tenho

seus contatos e preciso de mais gente como ele.

Você pode fazer isso? Se não, por favor, avise. Por favor,

responda confirmando o que você planeja fazer para

cumprir esta tarefa.

PRAZO: Como estou com pressa, comece assim que

puder e pare três horas depois e me relate os resultados

que tiver. Por favor, comece esta tarefa agora se possível.

O prazo final para essas três horas e para os resultados é o

pôr-do-sol de segunda, no meu fuso horário.

Obrigado por sua prontidão,

Tim

 

Curto, doce e objetivo. Escrita clara, e portanto

comandos claros, vem de pensamentos claros. Pense

simples.

Nos próximos capítulos, as perícias de comunicação

que você desenvolve em nosso experimento de

assistente virtual serão aplicadas a um campo

obscenamente lucrativo: automação. A extensão do que

você irá terceirizar faz a delegação parecer brincadeira

de criança.

No mundo da automação, nem todos os modelos de

negócio são criados da mesma forma. Como você estabelece um negócio e coordena todas suas partes

sem levantar sequer um dedo? Como automatiza os

depósitos em dinheiro na sua conta corrente enquanto

evita os problemas mais comuns? Tudo começa

entendendo as opções, com a arte de esquivar-se do

fluxo de informação e com o que chamaremos de

“musas”. O próximo capítulo é um rascunho para o

primeiro passo: um produto.

 

Siga o fluxo

 

V eja abaixo um fluxograma criado pelo leitor Jed Wood, que o usou para acelerar o processo de

tomada de decisões, garantindo mais produção com

menos esforço e mais tempo com sua esposa e filhos.

• Perguntas e ações •

 

1. Arrume um assistente – mesmo que não precise

de um.

Desenvolva o conforto de comandar e não ser

comandado. Comece com um projeto de teste ou com

uma pequena tarefa repetitiva (diária, se possível).

Os sites a seguir, separados geograficamente, são

recursos úteis.

Estados Unidos e Canadá (a partir de 20 dólares

por hora)

http://www.iavoa.com (International Association

of Virtual O ce Assistants). Diretório mundial

que inclui os Estados Unidos.

www.fourhourblog.com/cvac (Canadian Virtual

Assistant Connection)

http://www.canadianva.net/files/va-locator.html

(Canadá) www.fourhourblog.com/obm

 

América do Norte e Internacional (a partir de 4

dólares por hora)

www.fourhourblog.com/elance (Procure por

“virtual assistants”, “personal assistants” e

“executive assistants”). Os comentários de

clientes no Elance permitiram que eu

encontrasse o melhor AV que tive até hoje, que

custa 4 dólares por hora. Sites semelhantes com

críticas positivas: www.guru.com e

www.fourhourblog.com/worker.

 

Índia

www.fourhourblog.com/asksunday (20−60

dólares por mês por atendimento 24 horas por

dia, 7 dias por semana, com uma semana gratuita

para testar o serviço). AskSunday é um dos novos

serviços sofisticados de terceirização pessoal.

Ficou em segundo lugar no ranking da revista

Time como website do ano em 2007. Basta discar

o código de área 212 (NYC) para ser direcionado a

um educador assistente na Índia e Filipinas. Uso

esse serviço 80% do tempo, pois a maioria das

tarefas leva menos de 10 minutos para ser

realizada. Para projetos mais longos existem

equipes disponíveis por 12 dólares por hora.

http://www.b2kcorp.com/

www.taskseveryday.com (6,98 dólares por hora

por um assistente virtual dedicado) Com sede em

Mumbai, disponível por telefone e e-mail dos

Estados Unidos, Reino Unido e Austrália. É

preciso escolher entre 20 ou 40 horas semanais e

pagar antecipadamente.

www.yourmaninindia.com

 

2. Comece pequeno, mas pense grande.

Tina Forsyth, uma gerente de negócios on-line (AV

de alto nível) que ajuda alguns clientes a redesenhar seus modelos de negócio, faz as seguintes

recomendações:

 

Olhe para sua lista de tarefas a fazer – o que está lá

há mais tempo?

Sempre que você for interrompido ou mudar de

tarefas, pergunte: “Um AV poderia fazer isto?”.

Examine pontos incômodos – o que causa a maior

parte da sua frustração e tédio?

 

Aqui estão algumas das coisas que mais consomem

tempo em pequenas empresas com presença on-line:

 

Enviar artigos para direcionar tráfego para o site e

criar listas de e-mails.

Participar de fóruns de discussão ou quadros de

mensagens e moderá-los.

Gerenciar programas de afiliados.

Criar conteúdo para publicar atualizações e postar

em blogs.

Buscar novidades e pesquisar novas iniciativas de

marketing, ou analisar resultados de esforços atuais

de marketing.

Não espere milagres de um único AV, mas também

não espere pouca coisa. Perca um pouco do controle.

Não designe tarefas pequenas que acabam consumindo

tempo mais do que economizando. Não faz muito

sentido gastar de 10 a 15 minutos para mandar um e-

mail para a Índia para conseguir cotações de passagens

aéreas, quando você pode conseguir a mesma coisa em

10 minutos na Internet e evitar todo o vai-e-vem

subsequente.

Saia de sua zona de conforto – esse é o ponto

central do exercício. É sempre possível assumir uma

tarefa para a qual um AV se tornou incapaz, então teste

os limites das suas capacidades.

 

3. Identifique suas cinco tarefas não profissionais

que mais tomam tempo e cinco tarefas pessoais que

você pode delegar simplesmente por diversão.

 

4. Mantenha a sincronia: agendamento e agenda

Se você decidir ter um assistente para agendar

compromissos e inserir coisas na sua agenda, é

importante garantir que vocês sempre vejam os dados

atualizados. Existem várias opções:

BusySync (www.busysync.com) Tenho duas

contas no gmail: uma conta pessoal para mim e

uma para minha assistente, para onde são

enviados os e-mails gerais. Uso o BusySync para

sincronizar o Google Calendar, que ela usa com o

iCal (agenda do Mac) que uso em meu laptop.

Também fiz uso do SpanningSync

(www.spanningsync.com) com bons resultados.

WebEx O ce (www.webo ce.com). Compartilha

sua agenda on-line enquanto você marca

compromissos pessoais. Pode ser sincronizado

com o Outlook e também oferece

compartilhamento de documentos, além de ter

características compatíveis com o trabalho com

assistentes e equipe. Sugiro que você faça uma

comparação deste serviço com a sincronização do

seu Outlook e o Google Calendar do seu

assistente.

 

• Desafiando o conforto •

 

Use a crítica-sanduíche (2 dias e semanalmente)

Há uma boa probabilidade de que alguém – seja um

colega de trabalho, seu chefe, um cliente ou seu

cônjuge – faça algo irritante. Em vez de evitar o

assunto por medo de uma discussão, vamos dourar a

pílula e pedir a eles que se corrijam. Uma vez por dia,

durante dois dias, e depois todas as quintas-feiras (de

segunda a quarta é muito tenso, sexta é muito

relaxado) durante as próximas três semanas, decida

usar o que chamo de crítica-sanduíche com alguém.

Anote em sua agenda. Isso se chama crítica-sanduíche

porque primeiro você elogia a pessoa por alguma coisa,

então faz a crítica, e conclui com um elogio para fugir do

assunto delicado. Eis aqui um exemplo com um chefe

ou um superior, com as palavras-chave destacadas:

 

Você: Olá, Mara. Tem um minutinho? Mara: Claro, o que há?

Você: Antes, eu queria agradecer por me ajudar com aquele problema

com o cliente X [ou qualquer coisa]. Fico muito agradecido por você ter me mostrado como resolver aquele problema. Você é realmente muito boa com essas questões técnicas.

Mara: Não tem de quê.

Você: A questão é:[4] todo mundo está cheio de trabalho, e eu estou

me sentindo[5] um pouco sobrecarregado. Normalmente, as

prioridades ficam muito claras para mim,[6] mas ultimamente tenho tido dificuldades em saber que tarefas são prioritárias na lista. Você poderia me ajudar indicando quais são as coisas mais importantes quando houver um limite de tarefas? Tenho

certeza de que é alguma coisa comigo,[7] mas eu realmente ficaria feliz, e acho que ajudaria muito.

Mara: Hãã... Vou ver o que posso fazer.

Você: Isso significa muito para mim. Obrigado. Antes que eu esqueça,[8]

sua apresentação na semana passada foi excelente.

Mara: Você achou? Blá, blá, blá...

 

PROJETO DE VIDA NA PRÁTICA

Os melhores horários para enviar um e-mail

Você sugeriu que as pessoas checassem seus e-mails somente

algumas vezes por dia. Eis outra ideia: respondo os e-mails quando é

conveniente, mas programo para que cheguem quando for

conveniente para mim. No Outlook você pode retardar o envio dos e-

mails para qualquer hora do dia. Por exemplo, posso responder o e-

mail às 3 da tarde, mas não quero que minha equipe saia correndo

para responder ou enviar esclarecimentos. (Isto também evita o

bate-papo via e-mail.) Por isso respondo o e-mail, mas programo o

envio para o final da tarde ou para às 8 da manhã, quando meus

funcionários chegam no dia seguinte. É assim que os e-mails

deveriam funcionar! Trata-se de uma correspondência, e não serviço

de bate-papo.

– Jim Larranaga