7 Interrompendo as interrupções e a arte da recusa

Interrompendo as

 

interrupções e a arte da

 

recusa

 

“Pense com independência. Seja o enxadrista, não as peças do

xadrez.”

RALPH CHARELL

“Reuniões são uma atividade viciante e altamente auto-indulgente

que as

corporações e outras organizações habitualmente adotam apenas

porque,

na prática, não podem masturbar-se.”

DAVE BARRY, humorista americano e

vencedor do Prêmio Pulitzer

 

PRIMAVERA DE 2000, PRINCETON,

NOVA JERSEY

 

13h35

 

“Acho que entendo. Continuando. No próximo

parágrafo, ele diz que...” Eu tinha detalhado as notas e não queria perder um único ponto sequer.

 

15h45

 

“Ok. Isso faz sentido, mas se olharmos no exemplo

seguinte...” Fiz uma pequena pausa, no meio da frase.

O professor-assistente estava com ambas as mãos no

rosto.

“Tim, vamos parar por aqui. Vou me lembrar desses

pontos.” Ele já estava cheio. Eu também, mas sabia que

teria que fazer isso apenas mais uma vez.

 

N os meus quatro anos de faculdade, eu tinha uma política. Se recebesse qualquer nota inferior a 10

no primeiro trabalho ou na primeira prova que não

fosse de múltipla escolha, em uma determinada

matéria, levaria 2 ou 3 horas de perguntas ao gabinete

do professor e não sairia de lá até que tivesse

respondido a todas elas ou parado por exaustão.

Isso servia para duas coisas importantes:

 

1. Eu descobria exatamente como os professores

corrigiam os trabalhos, incluindo seus preconceitos

e aborrecimentos.

2. O professor pensaria melhor em me dar uma nota

menor do que 10. Nunca cogitaria me dar uma nota

ruim se não tivesse razões excepcionais para isso,

já que sabia que eu viria bater à sua porta para

outra visita de três horas.

 

Aprenda a ser difícil quando for preciso. Na escola,

como na vida, ter uma reputação de assertivo vai

ajudá-lo a receber tratamento preferencial sem ter que

implorar ou lutar por isso a toda hora.

Recorde-se dos seus dias no parquinho. Sempre

havia um garoto grande e gordo e incontáveis vítimas,

mas também havia aquele moleque pequenino que

brigava bem, batendo e correndo. Ele poderia não

ganhar a briga, mas, depois de uma ou duas tentativas

cansativas, o gordo escolhia não incomodá-lo. Era mais

fácil achar outro garoto.

Seja aquele moleque.

Fazer o que é importante e ignorar o que é trivial é

difícil porque parece que a maior parte do mundo

conspira para impor merdas a você. Felizmente,

algumas simples mudanças de rotina fazem com que

incomodá-lo seja mais trabalhoso do que deixá-lo em

paz.

É hora de parar com os abusos de informação.

 

Nem todos os demônios são

criados da mesma forma

 

U ma interrupção é qualquer coisa que impede o término de uma tarefa importante, e há três tipos

principais de infratores:

1. Desperdiçadores de tempo: aquelas coisas que

podem ser ignoradas com pouca ou nenhuma

consequência. Entre os desperdiçadores de tempo estão

incluídos reuniões, discussões, telefonemas e e-mails

desimportantes.

2. Consumidores de tempo: tarefas repetitivas ou

pedidos de coisas que precisam ser feitas mas

frequentemente interrompem trabalhos de grande

importância. Eis alguns que você deve conhecer bem:

ler e responder e-mails, fazer e retornar telefonemas,

burocracia de clientes (status de pedidos, assistência

técnica, etc.), relatórios financeiros ou de vendas,

mensagens pessoais, todas ações e tarefas necessárias

e repetidas.

3. Falhas de delegação de poderes: instâncias em

que alguém precisa de aprovação para fazer acontecer

coisas pequenas. Algumas poucas: resolver problemas

dos clientes (remessas desviadas, remessas

danificadas, mau funcionamento de produtos, etc.),

contato com clientes, despesas de todos os tipos.

 

Vamos ver qual a prescrição para cada um dos casos.

 

Desperdiçadores de tempo:

torne-se um ignorante

 

“A melhor defesa é um bom ataque.”

DAN GABLE, medalha de ouro olímpico

em luta greco-romana e técnico mais bem-sucedido da história;

recorde pessoal: 299-6-3, com 182 por queda.

 

O s desperdiçadores de tempo são os mais fáceis de eliminar e evitar. É uma questão de limitar o

acesso e afunilar toda a comunicação em benefício da

ação imediata.

Em primeiro lugar, limite a produção e o consumo

de e-mails. Essa é a maior causa de interrupção no

mundo moderno.

Desligue o alerta sonoro, se você o tiver habilitado

1.

no Outlook ou programa similar, e desligue

também o enviar/receber automaticamente, que

entrega mensagens para você assim que alguém as

manda.

2. Confira seus e-mails duas vezes por dia, uma vez

ao meio-dia, ou logo depois do almoço, e

novamente às 4 horas da tarde. Meio-dia e quatro

da tarde são horários em que é mais provável que

você tenha recebido respostas para os e-mails que

você porventura tenha enviado. Não faça da

conferência de seus e-mails a primeira atividade da

manhã.[1] Em vez disso, faça sua tarefa mais

importante antes das 11 horas, para evitar usar o

almoço ou a leitura de e-mails como uma desculpa

para adiá-la.

 

Antes de implementar sua rotina de duas vezes ao

dia, você deve criar um e-mail de resposta automática,

que treinará seu patrão, seus colegas, fornecedores e

clientes a ser mais eficazes. Recomendo que você não

peça permissão para implementar isso. Lembre-se de

um dos nossos dez mandamentos: peça desculpas; não

peça autorização.

Se isso lhe der palpitações, fale com seu supervisor

imediato e proponha experimentar esse método nos

próximos dias. Mencione, como motivo para isso,

projetos pendentes e frustração com as interrupções.

Sinta-se à vontade para colocar a culpa no spam ou em

alguém de fora do escritório.

Eis aqui um simples modelo de e-mail que pode ser

usado:

 

Olá, amigos [ou Estimados colegas,]

Por conta da elevada carga de trabalho, passo a checar e

responder e-mails duas vezes ao dia, ao meio-dia e às

quatro da tarde. Se você precisa de algo urgente (por

favor, assegure que seja urgente) que não pode esperar

até um dos horários definidos, por favor, contate-me por

telefone, no número 55-5555-5555. Obrigado por

compreender esta iniciativa em busca de mais eficiência e

eficácia. Isso me ajuda a fazer mais coisas para servi-los

melhor.

Atenciosamente,

Tim Ferriss

 

•••

PASSE A FAZÊ-LO uma vez por dia, assim que possível.

Emergências dificilmente ocorrem com mais

frequência do que isso. As pessoas são péssimas juízas

de importância e ficam inflando detalhes para

preencher o tempo e se sentir importantes. Essa auto-

resposta é uma ferramenta que não só não diminui a

eficiência, mas também força as pessoas a reavaliarem

as razões que têm para interrompê-lo e ajuda-as a

diminuir o contato improdutivo, que desperdiça tempo.

Inicialmente, fiquei apavorado com a possibilidade

do desastre de perder pedidos e convites importantes,

assim como você deve estar ao ler estas

recomendações. Nada aconteceu. Arrisque e conserte os

pequenos acidentes pelo caminho.

Para um exemplo extremo de auto-resposta pessoal

que nunca motivou reclamações e me permite checar

os e-mails apenas uma vez por semana, mande uma

mensagem para timothy@brainquicken.com. Foi

revisada e aprimorada ao longo de três anos e funciona

como hipnose. O segundo passo é peneirar as chamadas

recebidas e limitar as efetuadas.

 

1. Use dois números de telefone se possível – um,

comercial, para as chamadas não urgentes, e um celular para as urgentes. Também podem ser dois

celulares, ou a linha para as não urgentes pode ser um

número de telefone baseado na Internet, que

redirecione as chamadas para uma caixa de mensagens

on-line (www.skype.com, por exemplo).

Use o celular cujo número consta no e-mail de

auto-resposta e atenda-o todas as vezes que chamar, a

menos que seja uma chamada não identificada ou que

seja uma chamada a que você não queira atender. Se

estiver em dúvida, deixe cair na caixa de mensagens e

ouça o recado imediatamente, para avaliar sua

importância. Se puder esperar, que espere. Quem

interrompe precisa aprender a esperar.

O telefone comercial deve ser posto em modo

silencioso e redirecionado para a caixa de mensagens,

cuja gravação deve soar familiar:

 

Você ligou para a mesa de Tim Ferriss. Atualmente,

confiro e respondo as mensagens na caixa postal duas

vezes por dia, ao meio-dia e às 4 da tarde. Se você

precisar de alguma coisa realmente urgente que não pode

esperar até meio-dia ou 4 horas, por favor me ligue no

celular, número 55-5555-5555. Se não, por favor deixe sua

mensagem e eu retornarei aproximadamente nesses dois Jane: Oi, John. Estou um pouco ocupada agora. Em que

horários. Assegure-se de deixar seu endereço de e-mail,

porque normalmente consigo responder mais rápido

dessa forma. Obrigado por compreender essa iniciativa

visando à eficácia e eficiência. Isso me ajuda a fazer mais

coisas para servi-lo melhor. Tenha um bom dia.

 

2. Se alguém liga para o seu celular, é

presumidamente urgente e deve ser tratado como tal.

Não permita que gastem tempo com outras coisas.

Tudo começa na saudação. Compare:

 

Jane (recebendo): Alô?

John (ligando): Alô, é a Jane?

Jane: Sim, sou eu.

John: Oi, Jane, aqui é o John.

Jane: Ah, oi, John. Como vai? (ou) Ah, ou, John. O que

há?

 

John então fará uma digressão e começará uma

conversa sobre nada, da qual você terá que se recuperar

e então pescar o verdadeiro objetivo do telefonema. Há

uma forma melhor de se atender:

 

Jane: Aqui é a Jane.

John: Oi, aqui é o John.

posso ajudar?

 

Continuação em potencial:

 

John: Eu posso ligar mais tarde.

Jane: Não, eu tenho um minuto. O que posso fazer por

você?

 

Não estimule as pessoas a engatarem uma conversa

fiada e não lhes permita que façam isso. Leve-as

imediatamente ao ponto. Se começarem a enrolar ou

tentar adiar para uma ligação posterior, enquadre-as e

force-as a voltar para o ponto central. Se entrarem em

uma descrição longa do problema, interrompa com:

“Fulano, desculpe interromper, mas estou esperando

uma ligação em cinco minutos. O que posso fazer para

ajudá-lo?”. Você pode dizer, em vez disso: “Fulano,

desculpe interromper, mas estou esperando uma

ligação em cinco minutos. Você poderia me mandar um

e-mail?”.

 

O terceiro passo é se aprimorar na arte de recusar e

evitar reuniões.

NO PRIMEIRO DIA em que nosso novo vice-presidente de

vendas chegou à TrueSAN, em 2001, ele chegou à

reunião com a empresa toda e anunciou em tantas

palavras quanto estas: “Eu não estou aqui para fazer

amigos. Fui contratado para montar uma equipe de

vendas e vender produtos, e é isso que pretendo fazer.

Obrigado”. Falou tudo em poucas palavras.

Ele então passou a cumprir sua promessa. Os sociais

do escritório não gostaram dele por causa de sua visão

objetiva sobre a comunicação, mas todo mundo

respeitava seu tempo. Ele não era gratuitamente rude,

mas era direto e mantinha as pessoas ao seu redor

bastante focadas. Alguns não o consideravam

carismático, mas ninguém o considerava nada menos

do que espetacularmente eficaz.

Lembro-me de sentar-me em seu escritório para

nossa primeira reunião, apenas eu e ele. Recém-saído

de quatro anos de treinamento acadêmico rigoroso, eu

imediatamente comecei a explicar os perfis de

prospecção, o elaborado planejamento que tinha

desenvolvido, cronogramas, e por aí vai. Eu tinha

passado pelo menos duas horas me preparando para

conseguir uma boa primeira impressão. Ele ouviu, com um sorriso no rosto, por não mais do que dois minutos,

e então levantou a mão. Eu parei. Ele riu de um jeito

bondoso e disse: “Tim, eu não quero a história. Apenas

diga-me o que precisamos fazer”.

Nas semanas seguintes, ele me treinou para

reconhecer quando eu estava desconcentrado ou focado

nas coisas erradas, o que significava qualquer coisa que

não fizesse os dois ou três maiores clientes ficar mais

próximos de assinar uma ordem de compra. Nossas

reuniões não duravam então mais do que cinco

minutos.

Desse momento em diante, decida manter as

pessoas ao seu redor focadas e evite todas as reuniões,

seja pessoal ou remotamente, que não tenham

objetivos claros. É possível fazer isso delicadamente,

mas pode esperar que alguns desperdiçadores de tempo

ficarão ofendidos nas primeiras vezes que seus avanços

forem rejeitados. Uma vez que fique claro que

permanecer em suas tarefas é sua política e não está

sujeita à mudança, eles aceitarão e prosseguirão com

suas vidas. Esses sentimentos passam. Não sofra pelos

tolos ou você se tornará um deles.

Faz parte do seu trabalho treinar as pessoas ao seu redor

para serem eficazes e eficientes. Ninguém mais o fará para você. Aqui estão algumas recomendações:

 

1. Decida que, dada a natureza não urgente da maior

parte dos assuntos, você conduzirá as pessoas para os

seguintes meios de comunicação, em ordem de

preferência: e-mail, telefone e encontros pessoais. Se

alguém propuser uma reunião, peça que mande um e-

mail em substituição à reunião e então use o telefone

como contra-oferta, se for preciso. Cite outro trabalho

pendente e urgente como argumento.

 

2. Responda aos recados da caixa de mensagens de

voz via e-mail sempre que possível. Isso treina as

pessoas a serem concisas. Ajude-as a desenvolver o

hábito.

Assim como sua forma de atender ao telefone, a

comunicação por e-mail deve ser dinâmica, para

prevenir idas e vindas desnecessárias. Assim, um e-

mail dizendo: “Você pode me encontrar às quatro da

tarde?”, ficaria melhor se dissesse: “Você pode me

encontrar às quatro da tarde? Se puder... Se não, por

favor me diga três horários em que você possa”.

Essa estrutura “se... então” se torna mais

importante à medida que você confere seus e-mails com menos frequência. Como eu checo meus e-mails

semanalmente, é fundamental que ninguém precise

que eu responda “e se?” ou qualquer outra informação,

sete dias após o e-mail inicial. Se suspeito que um lote

de produtos não chegou ao setor de embarque, por

exemplo, mando um e-mail para a gerente de

embarque com o seguinte conteúdo: “Cara Susan... O

novo lote de mercadorias chegou? Se chegou, por favor

me avise no... Se não, por favor contate Fulano de Tal

no número 555-5555 ou por e-mail, fulano@tal.com

(este e-mail segue com cópia para ele) e pergunte pela

data de entrega e pelo número de referência. Fulano, se

houver algum problema com a remessa, por favor fale

com Susan, no telefone 555-4444, que ela tem

autonomia para tomar decisões de até 500 dólares. Em

caso de emergência, liguem para o meu celular, mas

confio em vocês. Obrigado”. Isso evita a maior parte

das questões subsequentes, evita diálogos separados e

me remove da equação de resolução dos problemas.

Adquira o hábito de considerar que ações “se...

então” podem ser propostas em qualquer e-mail em

que você faça uma pergunta.

3. Reuniões só devem ser marcadas para tomar

decisões sobre uma situação predefinida, não para

definir o problema. Se alguém propuser que você os

encontre ou que “marque uma hora para falar ao

telefone”, peça àquela pessoa para mandar-lhe um e-

mail com a pauta, para definir o objetivo:

 

Parece que dá. Para que eu possa me preparar melhor,

você poderia me mandar um e-mail com uma pauta? Ou

seja, com os tópicos e as questões que discutiremos?

Seria ótimo. Desde já agradeço.

 

Não lhes dê a chance de escapar. O “desde já

agradeço” antes de uma resposta incisiva aumenta

suas chances de conseguir o tal e-mail.

A comunicação por e-mail força as pessoas a

definirem os resultados desejados de uma reunião ou

de um telefonema. Nove em cada dez vezes, uma

reunião é desnecessária e você poderá responder às

perguntas, uma vez definidas, por e-mail. Imponha

esse hábito aos outros. Não tive sequer uma reunião

pessoal em minha empresa em mais de cinco anos e

participei de menos de uma dúzia de conference calls,

sendo que todas duraram menos de 30 minutos.

4. Por falar em 30 minutos, se você absolutamente

não puder evitar uma reunião ou um telefonema, defina

o horário em que acabará. Não deixe essas discussões

sem conclusão e mantenha-as curtas. Se as coisas

estiverem bem definidas, as decisões não devem levar

mais do que 30 minutos. Mencione outros

compromissos em horários estranhos para torná-los

mais críveis (por exemplo, 15h20 em vez de 15h30) e

para forçar as pessoas a ficarem focadas em vez de

socializar, reclamar ou divagar. Se precisar participar

de uma reunião que está prevista para durar bastante

tempo ou que não será conclusiva, informe o

organizador de que você gostaria de obter permissão

para fazer seu aparte em primeiro lugar, porque terá

um compromisso em 15 minutos.

Se for preciso, invente uma ligação urgente. Saia

logo dali e peça a alguém para depois atualizá-lo sobre

a discussão. A outra opção é ser completamente

transparente e dizer a todos o quanto você acha aquela

reunião desnecessária. Se você escolher esse caminho,

prepare-se para enfrentar críticas e ofereça

alternativas.

5. Sua área de trabalho é seu templo – não permita

visitantes casuais. Uma sugestão é usar algum aviso

“Não perturbe” visível, mas descobri que isso é

ignorado a menos que você tenha um escritório. Minha

forma de driblar visitantes era colocar fones de ouvido,

mesmo que não estivesse ouvindo nada. Se alguém se

aproximasse, apesar dos fones, eu fingiria estar no

telefone. Colocaria um dedo sobre os lábios, diria algo

do tipo: “Estou na escuta”, e então diria para o

microfone: “Você pode aguardar um segundo?”. Em

seguida, viraria para o invasor e perguntaria: “Olá, o

que posso fazer por você?”. Não deixaria que ele

“passasse aqui depois”, mas o forçaria a adiantar o

assunto, em não mais do que cinco segundos, e depois

me mandar um e-mail, se for necessário.

Se você não gosta de brincadeiras com fones de

ouvido, deve responder ao invasor exatamente como

faz atendendo ao celular: “Oi, invasor. Estou ocupado

agora. Como posso ajudá-lo?”. Se não ficar claro em 30

segundos, peça a ele para mandar-lhe um e-mail sobre

o assunto em questão; não se ofereça para mandar o e-

mail: “Ficarei feliz em ajudar, mas tenho que terminar

isto primeiro. Você pode mandar um e-mail para me

lembrar?”. Se você ainda assim não conseguir despistar o invasor, dê a ele um limite de tempo sobre sua

disponibilidade, o que também pode ser usado para

conversas ao telefone: “Ok, tenho apenas dois minutos

antes de precisar fazer um telefonema, mas qual é a

situação e o que eu posso fazer para ajudar?”.

 

6. Use a Aproximação do Cachorrinho de Estimação

para ajudar seus superiores e seus colegas a

desenvolverem o hábito de evitar reuniões. Em vendas,

a Aproximação do Cachorrinho de Estimação tem esse

nome porque é baseada na abordagem usada por

vendedores de lojas de animais de estimação: se

alguém gosta de um animalzinho mas fica hesitante

em efetuar uma compra que vai alterar os hábitos de

vida, apenas ofereça para deixá-los levar o animal para

casa e trazer de volta caso mudem de ideia. É óbvio que

isso raramente acontece.

A Aproximação do Cachorrinho de Estimação é de

valor inestimável sempre que você encontrar

resistências a mudanças permanentes. Arrebente a

resistência com uma proposta reversível de “vamos

tentar apenas uma vez”.

Compare o seguinte:

Acho que você vai adorar esse bichinho de estimação. Ele

vai aumentar suas responsabilidades até ele morrer,

daqui a uns dez anos. Nada mais de férias

despreocupadas, e você ainda vai ter que ficar catando a

merda dele pela cidade – o que você acha?

 

vs.

 

Acho que você vai adorar esse bichinho de estimação. Por

que não o leva para casa e vê o que acha? Pode trazê-lo de

volta se mudar de ideia.

 

Agora imagine-se abordando seu chefe no corredor,

dando um tapinha nas costas dele e dizendo:

 

Adoraria ir à reunião, mas tenho uma ideia melhor. Vamos

parar de fazer reuniões, já que tudo o que fazemos é

perder tempo e não decidimos nada útil.

 

vs.

Adoraria ir à reunião, mas estou completamente

assoberbado e realmente preciso terminar algumas

coisas importantes. Posso ficar de fora da reunião apenas

hoje? De qualquer forma, eu ficaria distraído na reunião.

Prometo que depois eu me atualizo, repasso os pontos da

reunião com o Fulano. Pode ser assim?

 

As segundas alternativas parecem menos

permanentes, e sua intenção é parecerem assim. Repita

essa rotina e assegure-se de produzir mais fora da

reunião do que as pessoas que foram a ela; repita esse

ato de desaparecer tanto quanto for possível e cite o

aumento da produtividade para converter essa

mudança lenta de rotina em permanente.

Aprenda a imitar qualquer boa criança: “Só essa vez!

Por favor!!! Eu prometo fazer X!”. Os pais caem nessa

porque as crianças ajudam os adultos a se enganar.

Também funciona com chefes, fornecedores, clientes e

também com o resto do mundo.

Use, mas não caia nessa. Se um chefe pedir horas

extras “só dessa vez”, ele pedirá novamente no futuro.

Consumidores de tempo: crie

lotes e não vacile

 

“Uma agenda protege do caos e das extravagâncias.”

ANNIE DILLARD, vencedora do Prêmio

Pulitzer em não ficção, 1975

 

S e você nunca usou uma gráfica comercial, os custos e os prazos de entrega podem deixá-lo surpreso.

Assumamos que custam 310 dólares e leva uma

semana para imprimir 20 camisetas personalizadas

com um desenho de 4 cores. Quanto custaria e quanto

tempo levaria para imprimir 3 camisetas iguais?

Trezentos e dez dólares e uma semana.

Como é possível? Simples – os custos iniciais não

mudam. O custo dos materiais para a preparação da

chapa da impressora (150 dólares) é o mesmo e

também o trabalho do homem que fará a impressão

(100 dólares). O verdadeiro consumidor de tempo é a

preparação, e por isso esse trabalho, a despeito de seu

pequeno volume, precisa ser escalado como qualquer

outro, resultando na mesma semana de prazo de

entrega. A baixa escala do pedido dá conta do resto: o

custo para 3 camisetas é de 20 dólares por camiseta,

em vez de 3 dólares x 20 camisetas.

A solução mais eficaz de custo – e de tempo – é,

portanto, esperar até que você tenha um volume maior

para pedir, um método chamado de “lote”. Criar lotes

também é a solução para os consumidores de tempo,

atividades que nos distraem, mas que são necessárias,

tarefas repetitivas que interrompem o mais

importante.

Se você checa sua correspondência e faz pagamentos

de contas cinco vezes por semana, isso pode levar 30

minutos por sessão e você responde a um total de 20

cartas. Se fizer isso uma vez por semana, pode levar 60

minutos no total e você ainda responde às mesmas 20

cartas que responderia em duas horas e meia. As

pessoas usam a primeira maneira por medo de

emergências. Em primeiro lugar, raramente há

emergências verdadeiras. Em segundo, de toda a

comunicação urgente que você receberá, perder um

prazo é normalmente reversível e, além disso, o custo

de consertar é mínimo.

Há um tempo inevitável de preparação para cada

tarefa, seja ela grande ou pequena em escala.

Normalmente, é o mesmo para um ou para uma

centena. Há uma mudança de marcha psicológica, e

pode levar até 45 minutos para retomar uma tarefa importante que foi interrompida. Mais de um quarto de

cada período de 9 às 5 (28%) é consumido por tais

interrupções.[2]

Isso é verdade para todas as tarefas rotineiras e é

precisamente a razão pela qual nós decidimos checar

e-mails e telefonemas apenas duas vezes por dia em

horas específicas predeterminadas (entre as quais

deixamos que os e-mails se acumulem).

Nos últimos três anos, não chequei meus e-mails

mais do que uma vez por semana, frequentemente

fiquei até quatro semanas sem checar. Nada foi

irreparável e nada me custou mais do que 300 dólares

para consertar. Fazer as coisas em lotes me

economizou centenas de horas de trabalho redundante.

Quanto vale o seu tempo?

Vamos usar um exemplo hipotético:

 

1. Vinte dólares por hora é o seu salário, ou o valor

do seu tempo. Esse seria o caso, por exemplo, se você

ganhasse 40 mil dólares por ano e tirasse duas

semanas de férias por ano [US$ 40.000 dividido por

(40 horas por semana x 50 semanas = 2000) = US$

20/hora].

2. Estime quanto tempo você economizará ao

agrupar tarefas similares e executá-las em lotes, e

calcule quanto você ganhou multiplicando esse número

de horas pelo seu salário por hora (20 dólares, neste

caso):

 

1 x por semana: 10 horas = US$ 200,00

 

1 x a cada duas semanas: 20 horas = US$ 400,00

 

1 x por mês: 40 horas = US$ 800,00

 

3. Teste cada uma das frequências acima e

determine o quanto custa para se consertarem os

problemas eventualmente criados em cada período. Se

o custo for menor que as quantidades de dólares,

aumente ainda mais o tamanho dos lotes.

Por exemplo, usando a nossa matemática

apresentada, se eu checar meus e-mails uma vez por

semana e se isso resultar em uma perda média de duas

vendas por semana, somando 80 dólares de lucro

perdido, eu continuarei a checá-los apenas uma vez

por semana, porque 200 dólares (10 horas do meu

tempo) menos 80 dólares ainda perfazem um ganho

líquido de 120 dólares, para não falar nos enormes benefícios de executar outras tarefas mais importantes

nessas 10 horas. Se você calcular o benefício financeiro

e emocional de concluir uma tarefa importante (tal

qual conseguir um novo cliente ou fazer uma viagem

memorável), verá que o valor dos lotes é muito maior

do que o que você economiza por hora.

Se os problemas custaram mais do que o que se

economizaria, volte para a frequência imediatamente

menor. Nesse caso, eu voltaria de uma vez por semana

para duas vezes por semana (e não para diariamente) e

tentaria consertar o sistema para que eu pudesse

estabelecer novamente uma frequência semanal. Não

trabalhe mais quando a solução é trabalhar melhor.

Agrupei em lotes tanto tarefas pessoais quanto

profissionais, cada vez mais e mais conforme fui

percebendo o quão raros são os problemas reais.

Alguns dos meus lotes atuais são: e-mail (segundas-

feiras, 10 da manhã), telefone (completamente

eliminado), lavanderia (domingos alternados, 10 da

noite), cartões de crédito e contas (a maior parte está

em débito automático, mas confiro as faturas todas as

segundas, após checar os e-mails), treinamento físico

(todo dia 4, por 30 minutos), etc.

Falha na delegação de poderes:

regras e rearranjos

 

“A visão é realmente sobre delegar poderes aos funcionários,

dando-lhes

toda a informação sobre o que está acontecendo, de modo que eles

possam

fazer muito mais do que faziam no passado.”

BILL GATES, cofundador da Microsoft,

homem mais rico do mundo

 

F alhas de delegação de poderes significam ser incapaz de realizar uma tarefa sem primeiramente

obter permissão ou informação. Frequentemente, é um

caso de ser microgerenciado ou de microgerenciar

alguém, sendo que ambos consomem o seu tempo.

Para o empregado, o objetivo é ter acesso total à

informação necessária e tanta liberdade de tomar

decisões independentemente quanto for possível. Para

o empresário, o objetivo é fornecer tanta informação e

liberdade de tomar decisões independentemente

quanto for possível.

Serviços de atendimento ao cliente são com muita

frequência o epítome das falhas na delegação de

poderes, e um exemplo pessoal da BrainQUICKEN ilustra claramente o quão sério mas o quão facilmente

resolvível pode ser esse problema.

Em 2002, terceirizei o serviço de atendimento ao

cliente para rastreamento de pedidos e devoluções, mas

mantive as questões relacionadas a produtos nas

minhas mãos. O resultado? Recebia mais de 200 e-

mails por dia e passava todas as horas entre 9 e 5

respondendo-os, e o volume de mensagens crescia

mais de 10% por semana! Tive que cancelar a

propaganda e limitar os embarques, e um serviço

adicional de atendimento aos clientes teria sido o prego

final no meu caixão. Não era um modelo dimensionável.

Lembre-se desta palavra, porque em breve ela será

importante. Não era dimensionável porque havia um

gargalo de informação e decisão: eu.

O problema? A quantidade colossal de e-mails que

invadia minha caixa de entrada não era de forma

alguma relacionada a produtos, mas mensagens dos

representantes do serviço terceirizado de atendimento

ao cliente pedindo permissão para diferentes ações:

 

O cliente alega que não recebeu a remessa. O que

devemos fazer?

O cliente está com produtos presos na alfândega.

Podemos enviar novamente para um endereço nos

Estados Unidos?

O cliente precisa do produto para uma competição

em dois dias. Podemos mandar com urgência e,

nesse caso, quanto devemos cobrar?

 

Era sem-fim. Centenas sobre centenas de situações

diferentes tornavam impraticável escrever um manual,

e eu não tinha nem tempo nem experiência para fazer

isso a contento.

Felizmente, alguém tinha experiência: os próprios

representantes terceirizados. Mandei um único e-mail

para todos os supervisores, que imediatamente

transformou 200 e-mails diários em menos de 20 por

semana:

 

Olá a todos,

Eu gostaria de estabelecer uma nova política para nosso

contrato, que substitui todas as outras.

Deixar o cliente feliz. Se isso for um problema que custe

menos de 100 dólares para resolver, use seu julgamento e

resolva.

Isto é a permissão oficial por escrito e um pedido para

resolverem todos os problemas cuja resolução custe

menos de 100 dólares sem me contatar. Eu não sou mais o

seu cliente; meus clientes são os seus clientes. Não me

peçam permissão. Façam o que acharem que é correto, e

nós ajustaremos o que for preciso conforme formos

avançando.

Obrigado,

Tim

 

Depois de uma análise mais atenta, ficou claro que

mais de 90% dos problemas que geravam um e-mail

podiam ser resolvidos com menos de 20 dólares. Revi

os resultados financeiros da tomada independente de

decisões semanalmente, por quatro semanas, depois

mensalmente, e por fim semestralmente.

É incrível como o QI de alguém parece dobrar logo

que você dá a ele responsabilidade e indica que você

confia nele. O primeiro mês talvez tenha custado 200

dólares mais do que se eu estivesse microgerenciando.

Ao mesmo tempo, economizei mais de 100 horas por

mês do meu tempo, os clientes receberam respostas

com mais rapidez, as devoluções caíram para menos de

3% (a média da indústria é de 10-15%) e os

terceirizados passaram a trabalhar menos tempo em meu contrato. Tudo isso resultou em crescimento

rápido, margens maiores de lucro e pessoas mais

felizes de todos os lados.

As pessoas são mais espertas do que você pensa. Dê-

lhes uma chance de provar seu valor.

Se você é um funcionário microgerenciado, tenha

uma conversa franca com seu chefe e explique a ele que

você quer ser mais produtivo e interrompê-lo menos.

“Eu odeio ter que interrompê-lo tanto e tirar sua

atenção de coisas mais importantes que você tem de

fazer. Estava lendo algumas coisas e tenho algumas

ideias de como posso ser mais produtivo. Você tem um

segundo?”

Antes dessa conversa, desenvolva um certo número

de “regras” como as do exemplo anterior, que lhe

permitirão trabalhar com mais autonomia e buscando

menos aprovação. Seu chefe poderá rever o resultado

de suas decisões diária ou semanalmente, nos

primeiros estágios. Sugira uma semana de experiência

e termine com: “Eu gostaria de tentar. Isso parece ser

algo que possamos tentar por uma semana?”, ou com a

minha favorita: “É razoável?”. É difícil para as pessoas

chamarem algo de não razoável.

Entenda que chefes são supervisores, não senhores

de escravos. Estabeleça-se como um desafiador

consistente do status quo e a maior parte das pessoas

aprenderá a evitar desafiar você, particularmente se for

em prol de uma maior produtividade.

Se você for um empresário microgerente,

compreenda que, mesmo que você possa fazer algo

melhor do que o resto do mundo faria, isso não

significa que você deveria fazer, caso isso seja parte dos

detalhes. Delegue poderes para que os outros ajam sem

interrompê-lo.

A CONCLUSÃO É que você só tem os direitos pelos

quais lutou.

Estabeleça as regras a seu favor: limite o acesso ao

seu tempo, force as pessoas a definir suas questões

antes de gastar tempo com elas e agrupe em lotes suas

tarefas simples de rotina, para evitar o adiamento de

projetos mais importantes. Não permita que as pessoas

o interrompam. Encontre o seu foco e você encontrará

seu estilo de vida.

Na próxima seção, Automação, veremos como os

Novos Ricos criam recursos financeiros livres de

gerenciamento e eliminam o maior de todos os

obstáculos restantes: eles mesmos.

• Perguntas e ações •

 

“As pessoas pensam que deve ser divertido ser um supergênio,

mas elas

não imaginam o quão difícil é lidar com todos os idiotas do

mundo.”

CALVIN, de Calvin e Haroldo

 

A prenda a reconhecer e a combater o impulso de interrupção.

Isso se torna infinitamente mais fácil quando você

tem uma série de regras, respostas e rotinas a seguir. É

seu trabalho evitar que você e os outros permitam que

o desnecessário e o desimportante atrapalhem a

realização total do que é importante.

Este capítulo difere do anterior no fato de que as

ações necessárias, graças à inclusão de exemplos e

modelos, foram apresentadas diretamente do começo

ao fim. Estas perguntas e ações serão, portanto, mais

um sumário do que uma repetição. O diabo está nos

detalhes, então certifique-se de reler este capítulo para

pegar as especificidades.

A revisão é assim:

 

1. Crie sistemas para limitar sua disponibilidade via

e-mail e telefone, e para refutar contatos inapropriados.

Estabeleça o roteiro de auto-resposta e aprimore os

vários métodos de evasão. Substitua o hábito do “quem

está falando?” pelo “como posso ajudá-lo?”. Seja

específico e lembre-se: nada de histórias. Foque em

ações imediatas e pratique as políticas de eliminação

das interrupções.

Evite reuniões sempre que possível.

 

Use e-mails em vez de reuniões para resolver

problemas.

 

Peça para não ir às reuniões (pode ser feito através

da Aproximação do Cachorrinho de Estimação).

 

Se uma reunião for inevitável, lembre-se do

seguinte:

 

Vá a ela com uma lista clara de objetivos.

 

Estabeleça uma hora para acabar a reunião ou saia

mais cedo.

 

2. Agrupe atividades em lotes para limitar o custo

de preparação e ganhar mais tempo para a realização

dos sonhos no seu cronograma.

Em que áreas posso criar rotinas de lotes? Isto é,

que tarefas (seja lavar roupas, fazer compras,

correspondência, pagamentos ou relatórios de vendas,

por exemplo) eu posso agendar para uma hora

específica a cada dia, semana, mês, semestre ou ano,

de modo que não desperdice tempo repetindo-as mais

do que o absolutamente necessário?

 

3. Estabeleça ou peça regras e diretrizes de

autonomia com a revisão ocasional de resultados.

Elimine o gargalo de decisões para todas as coisas

que não são fatais se houver um erro. Se você for

empregado, acredite em você mesmo o bastante para

pedir mais independência, a título de teste. Tenha

“regras” práticas preparadas e peça ao seu chefe esta

liberdade, depois de surpreendê-lo com uma

apresentação de improviso. Lembre-se da Aproximação

do Cachorrinho de Estimação – torne sua proposta uma

experiência única e reversível.

Para o gerente ou empresário, dê aos outros a

chance de provarem seu valor. A probabilidade de

problemas irreversíveis ou de resolução cara é mínima

e a economia de tempo é garantida. Lembre-se de que o lucro só é lucrativo se você puder usá-lo. Para isso,

você precisa de tempo.

 

• Truques e ferramentas •

 

Eliminando distrações com papel, captando tudo

Evernote (www.fourhourblog.com/evernote)

Esta talvez seja a ferramenta mais impressionante

que descobri no ano passado, indicada por alguns dos

tecnólogos mais produtivos do mundo. O Evernote

eliminou mais de 90% do papel em minha vida e quase

todas as inúmeras abas que eu costumava deixar

abertas nos navegadores da web, coisas que me

distraiam muito. Ele pode limpar todo o lixo do seu

escritório em uma a três horas.

O evernote permite que você capture informações

em qualquer lugar usando qualquer dispositivo que

esteja à mão, e absolutamente tudo pode ser

pesquisado (i.e., encontrado) em qualquer lugar. Eu uso

para:

 

Tirar fotos de tudo que talvez possa querer lembrar

ou encontrar mais tarde – cartões de visita,

anotações, rótulos de vinho, receitas etc. O evernote

identifica o texto em todas essas imagens

automaticamente por isso tudo é pesquisável!, seja

do iPhone, do seu laptop, na web. Por exemplo:

posso guardar e encontrar informações de contato

de qualquer cartão em questão de segundos

(usando a câmera iSight do Mac) em vez de passar

horas colocando as informações em Contatos ou

pesquisando os e-mails para encontrar aquele

número de telefone. É impressionante como você

economiza seu tempo.

 

Escanear todos os contratos, artigos de jornal etc.

que ficariam em pastas sobre a minha mesa. Uso o

miniscanner Mac Fujitsu ScanSnap

(http://bit.ly/scansnapmac), o melhor que

encontrei, que escaneia tudo diretamente para o

evernote em segundos.

 

Tirar fotos de sites, com textos e links, para poder

ler o -line quando estiver viajando ou pesquisando

alguma coisa. Livre-se de todas as abas abertas,

favoritos ou marcas em livros.

Fazendo uma triagem e evitando os telefonemas

indesejados

GrandCentral (www.grandcentral.com) e YouMail

(www.youmail.com)

Em um mundo em que seu endereço físico muda

com mais frequência do que o número do seu celular (e

e-mail) pode ser um desastre se o seu número se

tornar público ou cair nas mãos erradas. Use a

GrandCentral, que lhe dará um número com o código

de área da sua escolha, e depois encaminha para seu

telefone(s). Agora dou um número da GrandCentral

para todo mundo, exceto para familiares e amigos mais

próximos. Alguns dos benefícios:

 

Identificação de qualquer número indesejado e

envio de mensagem “número fora de serviço”,

sempre que a pessoa tentar ligar para você.

Personalização das mensagens de voz, dependendo

da pessoa que faz a chamada (esposa, chefe, colega,

cliente etc.); você pode ouvir as mensagens que

estão entrando e “pegar” a ligação caso mereça a

interrupção. A gravação das chamadas também é

uma opção.

Uso de um código de área diferente da sua cidade

natal para evitar que pessoas e empresas

encontrem seu endereço.

Estabelecer horários em que você não deseja ser

incomodado, enviando as mensagens diretamente

para a secretária eletrônica sem sequer tocar o

telefone.

Enviar mensagens de voz para seu celular na forma

de SMS (mensagens de texto).

 

YouMail, a outra opção, também transcreve as

mensagens de voz e envia para seu celular como

mensagem de texto. Recebeu telefonemas enquanto

estava preso em uma reunião interminável? Sem

problemas: responda as mensagens de voz via SMS

durante a reunião para não ter que ficar retornando

ligações após a reunião.

 

Uma tentativa, agendamento sem troca de e-

mails pra cá e pra lá

 

Poucas coisas consomem mais tempo do que

agendar alguma coisa via e-mail. Pessoa A: “Que tal

terça-feira às 3 da tarde?” Pessoa B: “Acho que

consigo.” Pessoa C: “Tenho um encontro. Que tal quinta-feira?” Pessoa D: “Tenho uma conference call.

Que tal às 10 da manhã de sexta?” Use estas

ferramentas para tornar o agendamento algo simples e

rápido.

 

Doodle (www.doodle.com)

É a melhor ferramenta gratuita para juntar gatos

(várias pessoas) sem uma troca excessiva de e-mails.

Crie e decida em 30 segundos com as opções oferecidas

e passe o link para todos os envolvidos. Dê uma

checada algumas horas depois e terá o melhor horários

para a maioria das pessoas.

 

TimeDriver (www.timedriver.com)

Deixe colegas e clientes fazerem o agendamento

com base na sua disponibilidade, que é determinada

pela integração com o Outlook ou com o Google

Calendar. Incorpore um botão “agendar agora” nas

mensagens de e-mail e nunca mais terá que dizer às

pessoas quando está disponível para um telefonema ou

um encontro. Deixe que vejam quais as janelas

disponíveis e escolham.

 

Escolhendo os melhores horários para juntar os e-mails

Xobni (www.xobni.com/special)

Xobni – inbox ao contrário – é um programa

gratuito para fazer o Outlook bombar. Tem muitas

características, mas a mais relevante para este capítulo

é a capacidade de identificar hotspots, ou horários em

que você recebe os e-mails de seus contatos mais

importantes. Esses hotspots são os horários em que

você poderá fazer com que contatos fundamentais (com

clientes, chefes etc.) sorriam mesmo que você reduza a

checagem dos e-mails para 1−3 vezes ao dia. Também

preencherá seus contatos automaticamente puxando

números de telefones, endereços etc. a partir dos e-

mails enterrados na caixa de entrada.

 

Enviando e-mails sem entrar no buraco negro da

caixa de entrada

 

Não entre no buraco negro da caixa de entrada nas

horas vagas por medo de esquecer alguma coisa. Em

vez disso, use estes serviços para se manter focado,

seja concluindo um projeto crítico ou simplesmente

aproveitando o fim de semana.

 

Jott (www.jott.com)

Registre pensamentos, tarefas a serem feitas e

lembretes com um simples telefonema gratuito. O

serviço transcreve sua mensagem (15−30 segundos) e

envia por e-mail a quem você desejar, inclusive você

mesmo, ou para o Google Calendar para agendamento

automático. O Jott também permite que você envie

mensagens de voz com links para o Twitter

(www.twitter.com), Facebook (www.facebook.com) e

outros serviços que consomem muito tempo se você

entrar no site propriamente dito.

 

Copytalk (www.copytalk.com)

Você pode ditar qualquer mensagem de até quatro

minutos e ter a transcrição enviada para seu e-mail em

poucas horas. Excelente para brainstormings e a

exatidão é impressionante.

 

Evitando a navegação na web completamente

 

Freedom (http://www.ibiblio.org/fred/freedom/)

Freedom é um aplicativo gratuito que desabilita o

networking em um computador Apple por 1−480

minutos (até 8 horas) de cada vez. Com o Freedom você

se verá livre das distrações da internet, podendo se

concentrar no trabalho a ser feito.

O Freedom reforça a liberdade; para sair do Freedom

antes do tempo que você mesmo estabeleceu será

preciso reiniciar o computador. O transtorno de ter que

reiniciar o computador reduz as probabilidades de você

trapacear, e assim você será mais produtivo.

Experimento o software por pequenos períodos no

início (30−60 minutos).

 

• Desafiando o conforto •

 

Revisite os terríveis dois (2 dias)

Pelos próximos dois dias, faça como todas as boas

crianças de 2 anos de idade e diga “não” a todos os

pedidos. Não seja seletivo. Recuse todas as coisas que

podem ser recusadas sem que você seja demitido

imediatamente. Seja egoísta. Assim como no último

exercício, o objetivo não é o resultado – que nesse caso

seria eliminar todas as coisas que desperdiçam tempo

–, mas o processo: tornar confortável dizer “não”.

Questões em potencial para se dizer não incluem:

 

Você tem um minuto?

Quer assistir a um filme hoje à noite/amanhã?

Você poderia me ajudar com X?

 

“Não” deve ser a resposta padrão para todos os

pedidos. Não invente mentiras elaboradas ou você será

pego por elas. Uma resposta simples – “Realmente não

posso, desculpe. Estou com trabalho demais aqui para

fazer” – servirá como resposta genérica.

 

PROJETO DE VIDA NA PRÁTICA

Ferramenta para agrupar – Caixa Postal: pode parecer óbvio, mas

uma maneira fácil de estimular o agrupamento da correspondência

é usar uma Caixa Postal em vez do endereço residencial. Usamos

nossa caixa postal para limitar o acesso ao nosso endereço físico na

internet, mas também é útil para receber a correspondência. A

agência dos correios que usamos tem lixeiras para material reciclável

de forma que pelo menos 60% da correspondência nem vem para

casa. Há algum tempo passei a pegar a correspondência apenas

uma vez por semana e descobri que não só comecei a economizar

tempo como aprendi a administrar melhor a correspondência,

tirando do caminho o que não era importante em vez de separar

para olhar depois.

− Laura Turner

 

...

Para as famílias, Trabalhe 4 horas por semana não significa

necessariamente quatro meses em um barco no Caribe, a menos que

esse seja seu sonho. No entanto, até mesmo o sonho mais simples,

como ter tempo para caminhar pelo parque todas as tardes ou

passar os fins de semana reunidos, merece que se tome uma atitude

para colocar esse projeto em prática.

[Existem muitas abordagens diferentes para fazer com que isto

funcione]: as crianças têm que prometer que não vão incomodar a

mamãe no final da tarde, quando ela estiver trabalhando no

computador, o marido cuida das crianças nesse horário, os pais

combinam que uma vez por semana chamarão alguém para cuidar

das crianças, etc. A grande recompensa para toda a família será ter

mais tempo para passarem uns com os outros.

− Adrienne Jenkins

 

...

 

Por que não combinar uma miniaposentadoria com uma

geoarbitragem dentária (ou médica) e financiar a viagem com a

economia? Morei na Tailândia por 4 meses e fiz tratamento de canal

e uma coroa por 1/3 do que gastaria na Austrália. Existem clínicas

muito boas na Tailândia, Filipinas, Vietnã, Goa, etc. com dentistas

que falam inglês. E na Europa muitas pessoas vão para a Polônia ou

para a Hungria. Basta pesquisar no Google a palavra “dentista” e o país e você encontrará muitos anúncios voltados para estrangeiros.

Converse com os estrangeiros que encontrar no país ou em fóruns da

internet para obter recomendações. Estou na Austrália mas continuo

combinando minhas viagens com check-ups anuais e o que

economizo com dentistas cobre a minha passagem. Mesmo entre

países desenvolvidos há uma diferença significativa nos custos. A

França, por exemplo, é muito mais barata do que o Reino Unido e a

Austrália e mais barata que os Estados Unidos. [Nota de Tim:

descubra mais sobre o incrível mundo do turismo médico e a

geoarbitragem em http://en.wikipedia.org/wiki/Medical_tourism.

Grandes seguradoras como a AETNA cobrem cirurgias e tratamentos

no exterior.]

− Anônimo