À l'arrivée

Le maître de cérémonie

Le rôle du maître de cérémonie, aussi appelé MC, est de fluidifier la soirée lorsque l’événement consiste en une suite de conférences. Il est notamment chargé d’introduire le discours de chacun des orateurs et de faciliter la session de questions-réponses. À la fin de chaque intervention, il fait aussi un court résumé.

Dès ton arrivée, rencontre-le et assure-toi qu’il sera en mesure de te présenter comme tu l’entends. Idéalement, tu lui auras transmis ta biographie quelques jours auparavant. Ainsi, il aura pu préparer ta présentation. Communique-lui aussi les questions que tu aimerais qu’il te pose durant la session de questions-réponses, si jamais le public ne se manifeste pas.

S’il n’y a pas de maître de cérémonie, comme ce sera souvent le cas si tu es le seul intervenant, ne te présente pas pour autant en préambule de ton discours, ou alors, si tu y tiens, fais-le après ton ouverture. Normalement, si les auditeurs ne te connaissent pas déjà, ils ont pris connaissance de tes faits d’armes par la brochure de présentation de l’événement, par le site web sur lequel ils se sont inscrits ou par la convocation à la réunion qu’ils ont reçue.

À valider avec le maître de cérémonie

L’ordre de passage

L’heure d’ouverture des portes

L’heure du premier discours

Ton heure de passage

La durée de ton intervention

La durée de la session de questions-réponses

La présentation que le MC fera de toi

Les questions que le MC te posera

La disposition de la salle

Lorsque c’est possible, en accord avec l’organisateur (si la salle le permet et si tu es le seul intervenant), envisage de disposer la salle selon tes besoins d’interaction. Tu auras peut-être besoin que l’agencement soit modulable en fonction des différentes étapes de ton intervention : présentation magistrale, travail de groupe, etc. Si la salle est grande, tu as intérêt à faire ta demande à l’avance, de manière que tout soit prêt lorsque tu arrives. Ce serait dommage que tu perdes du temps et de l’énergie à déplacer tout seul quelques dizaines de sièges et de tables.

L’agencement en théâtre est le plus communément utilisé. Les sièges, espacés d’une vingtaine de centimètres, sont disposés en rangées à soixante-dix centimètres d’intervalle, avec une allée sur un côté de la salle ou au milieu. Cet agencement offre une bonne visibilité à tous et est adapté à la projection sur écran. Le nombre de rangées qu’il autorise (en fonction de la salle, bien sûr) permet d’accueillir un nombre important d’auditeurs. En revanche, les échanges entre participants ne sont pas facilités. L’agencement en U, avec ou sans tables, est parfaitement adapté à la discussion et au débat. L’orateur se trouve soit au bout du U, soit à l’ouverture. Dans la seconde option, cet agencement favorisera tes interactions individuelles avec les participants en te permettant d’avancer à l’intérieur du U pour aller au plus près d’eux. Attention, lorsque tu entres dans le U, à ne pas rester trop longtemps le dos tourné à une partie de l’auditoire et à parler assez fort pour que ceux derrière toi t’entendent aussi. L’inconvénient de cet agencement est qu’il est limité en nombre de participants, car plus il y en a, plus le U s’allonge et moins ceux du bout verront l’écran. On évite donc de dépasser les trente personnes. L’agencement en cercle, sans tables, permet à chaque participant de prendre la parole et d’être vu et entendu de tous. Pas de hiérarchie a priori et une grande qualité d’échange. C’est la formule utilisée dans les réunions de type Alcooliques anonymes telles qu’on les voit parfois au cinéma. Cela te demandera un petit effort pour garder le contact visuel avec les participants, mais t’offrira une grande proximité avec chacun. C’est un agencement à réserver aux petits groupes : une vingtaine de personnes au maximum.

L’agencement en école est comme celui du théâtre, mais avec des tables en plus, et souvent plus d’une allée ; il offre donc une moindre capacité d’accueil. Mais il est pratique si les participants doivent prendre beaucoup de notes, et surtout pour poser leur ordinateur. Pour varier un peu, tu peux te déplacer dans les allées jusqu’au fond de la salle, mais n’y reste pas trop longtemps pour ne pas obliger tes auditeurs à se tordre le cou. Cet agencement est un peu scolaire et limite les échanges entre participants. Tu peux facilement remédier à cet inconvénient en disposant les tables en épis ou en chevron, si le terme te parle plus. Les participants pourront alors discuter entre eux tout en gardant une bonne visibilité sur la scène et l’écran.

Dans l’agencement en pavé, appelé aussi boardmeeting, les tables sont collées les unes aux autres pour former une large surface plane, comme une grande table ; deux rangées de sièges se font face. On utilise parfois une seule très grande table rectangulaire ou encore ovale, cette dernière solution offrant à chacun une meilleure visibilité sans l’encombrement d’une table ronde. L’échange entre participants est facilité, mais, selon la largeur des tables, la visibilité sur la scène peut être réduite. De plus, tes déplacements seront très limités. Cet agencement convient à un nombre restreint de participants, pour une réunion de service ou un comité de direction, par exemple.

Pour l’agencement en cadre, les tables sont disposées comme dans l’agencement en pavé, mais des places sont ajoutées sur les petits côtés du rectangle. Il est possible de réserver un espace au milieu pour accueillir plus de monde autour. Ce sera alors un U fermé. Cet agencement facilite les échanges entre participants, chacun pouvant être clairement entendu lorsqu’il prend la parole. En revanche, il rend difficile l’usage d’un écran. De plus, il t’oblige à faire ton intervention en position assise, ce qui peut être intéressant si tu veux gommer un peu toute hiérarchie. C’est donc parfait si tu joues plutôt un rôle d’animateur de réunion ou de facilitateur pendant une grande partie de ton intervention. L’agencement en cocktail est fait de petites tables hautes de 1,10 m à 1,30 m de hauteur, qu’on appelle des mange-debout et qui peuvent réunir chacune trois ou quatre personnes autour d’elles. Si ton intervention dure longtemps, il faut prévoir aussi des chaises hautes d’au moins 80 cm. Cette formule est évidemment celle qui favorise le plus les échanges. Note qu’il te faudra fournir beaucoup d’efforts pour ramener chaque fois l’attention vers toi à la fin des sessions d’échanges que tu auras lancées. Tu devras en tenir compte dans ton minutage. Plus ton groupe sera important, plus son inertie sera grande. Faire cesser un échange sera un peu comme d’anticiper un virage avec un paquebot.

L’agencement en cabaret est celui qui convient aux dîners-conférences. On l’adopte parfois pour des conventions, des soirées caritatives, des assemblées annuelles d’entreprises, pour des managers ou des collaborateurs, selon la taille et les moyens de la société. On l’utilise aussi couramment pour les repas de mariage. Cet agencement est constitué de tables rondes pouvant réunir chacune de six à douze personnes mangeant en position assise. Il favorise grandement les échanges entre les convives, mais il n’offre pas une bonne visibilité sur la scène à tous les participants, dont certains devront souvent tourner la tête ou leur siège. De plus, l’environnement créé par cet agencement est bruyant : conversations entre convives, bruits des couverts, allées et venues des serveurs, etc. En tant qu’orateur, c’est un excellent moyen de tester son pouvoir d’attraction : sache que tu es susceptible d’entrer en compétition avec des noix de Saint-Jacques, un homard, un tournedos Rossini ou, peut-être pire, un château-margaux 1989 !

L’agencement en lounge se fait dans une atmosphère décontractée, les participants installés dans des fauteuils et des canapés. Les sièges ne sont pas alignés, mais disposés de façon non conventionnelle ; l’important est que chacun puisse voir facilement l’orateur et, éventuellement, l’écran de projection. Cet agencement donne une ambiance chaleureuse, propice à l’interaction avec l’orateur et entre les participants. La réunion se déroule souvent dans la bonne humeur, un verre dans une main, l’autre piochant des cacahuètes.

Au-delà de tous ces types d’agencement, rien ne t’empêche d’innover. J’ai une fois assisté à un événement dans une salle agencée de manière apparemment anarchique. Pour les sièges, l’organisateur avait fait feu de tout bois. Il y avait là des poufs, un siège de voiture, une banquette de train, un banc de parc public, un siège de métro, un fauteuil Chesterfield, un siège de voiture, un siège de tracteur, une selle d’équitation, une selle de moto, un hamac, une bergère, une escarpolette, une balancelle, une barrique, et j’en oublie. Pour ma part, j’avais choisi un caddie de supermarché garni de coussins indiens. C’était inconfortable, mais je garde un bon souvenir de cet événement.

Selon l’agencement que tu choisiras ou qui s’imposera, tu pourras décider d’être assis ou debout. Je te conseille, si possible, d’être toujours debout quand tu parles : ta voix portera mieux, tu seras plus visible et tu capteras mieux l’attention. Dans tous les cas, veille à maintenir un bon contact visuel avec l’assistance ; c’est vital pour maintenir l’intérêt de ton public. Pense à réserver quelques places pour les personnes à mobilité réduite et pour tes VIP, et évite de bloquer les issues de secours.

Capacité Visibilité Échanges

Théâtre Très grande Bonne Difficiles

En U 30 personnes Bonne Faciles

Cercle 20 personnes Bonne Faciles

École Large Bonne Difficiles

Épi Large Bonne Moyens

Pavé Faible Bonne Faciles

Cadre Faible Moyenne Faciles

Cocktail Large Moyenne Faciles

Cabaret Large Moyenne Faciles

Lounge Moyenne Bonne Faciles Prends tes marques sur la scène

Un autre intérêt d’arriver bien en avance sur les lieux est de prendre possession de la salle et particulièrement de la scène ou de la zone dédiée à l’orateur. Même si tu connais l’espace, cela vaut la peine de consacrer un peu de temps à cette étape. Si ce n’est pas possible, tu devras te contenter des simulations que tu auras faites chez toi.

Commence par répéter tes déplacements dans la zone prévue pour ton intervention. Combien de pas te faut-il pour atteindre les côtés ? Si tu n’en fais que deux, es-tu suffisamment connecté aux gens assis aux extrémités ? À quelle distance du bord de la scène peux-tu t’approcher sans risquer de cervicalgie pour le premier rang ? Ajoute éventuellement des déplacements que tu n’avais pas scénarisés pour exploiter au mieux l’espace. S’il n’y a pas d’estrade, vois comment tu peux circuler dans la salle. Dans le cas d’un sol en bois, tâche de repérer les lattes qui craquent de manière à les éviter soigneusement quand tu parleras.

Si tu comptes utiliser des accessoires, un ordinateur ou du mobilier (pupitre, guéridon, table), réfléchis à l’endroit le plus judicieux pour les installer, un endroit rapide d’accès depuis le centre de la scène, qui ne t’oblige pas à tourner le dos au public et qui ne te fasse pas perdre trop longtemps le contact visuel avec tes auditeurs. Prends le temps de faire les gestes nécessaires pour attraper un accessoire ou ta bouteille d’eau. Pense à évaluer la portée de ton regard, côté cour, côté jardin, quand tu regardes le premier rang, quand tu regardes le mur d’en face. Renseigne-toi sur les possibilités de variation de l’éclairage ; verras-tu le public jusqu’au dernier rang ? La portée de ta voix mérite aussi toute ton attention. Veille à ce que l’on t’entende parfaitement au fond. Tiens compte du fait que lorsque la salle sera pleine, une partie du son sera amortie par les corps et une autre sera couverte par les petits bruits de foule. Comment sera géré le temps ? Regarder sa montre lorsqu’on est sur scène est très impoli, et il est quasiment impossible de le faire en toute discrétion sous le regard de dizaines ou de centaines de personnes, d’autant plus quand la scène est reprise sur grand écran. Il est cependant important qu’à chaque instant de ton discours tu puisses te repérer dans le temps. Renseigne-toi sur l’endroit où sera placé le chronomètre. Est-il suffisamment visible ? Qui le remettra à zéro ? Qui l’enclenchera ?

Enfin, n’hésite pas à simuler plusieurs fois ton entrée et ta sortie. S’il y a des marches, ton cerveau doit les intégrer. Si tu envisages d’entrer en courant, le contact entre le sol et tes semelles ne doit pas te surprendre. Ce serait trop bête de rater ton entrée en t’étalant lamentablement par terre après avoir glissé. Entreras-tu par les coulisses ou par le fond de la salle ? Repère scrupuleusement le parcours. Le moment venu, avec le stress, et peut-être une moindre luminosité, tu seras bien content de l’avoir mémorisé.

Prends tes marques

Identifie ton point d’attache

Travaille tes déplacements

Repère les bruits du sol

Place ton mobilier et tes accessoires

Étudie l’éclairage

Préoccupe-toi de la gestion du temps

Travaille ton entrée et ta sortie

Le test ordinateur

Si ton intervention nécessite un ordinateur, livre-toi à quelques essais à ton arrivée, surtout si ce n’est pas ton matériel. Vérifie que la prise sur laquelle tu l’as branché fonctionne bien, que ton diaporama est bien calé, que le son est diffusé et que les images sont bien transmises au vidéoprojecteur. Si tes câbles sont trop courts, réclame une rallonge électrique. Fais défiler rapidement ton diaporama jusqu’à la fin pour t’assurer que tout est en place. S’il ne s’agit pas de ton ordinateur, vérifie que la fonction de défilement automatique n’est pas activée. Cette fonction t’empêcherait d’avoir la maîtrise de ton temps de parole sur chaque diapositive.

À ton arrivée sur place

Rencontre le maître de cérémonie et les organisateurs