Adote a linguagem da empresa

A carta ainda é, em muitos casos, o meio de comunicação escrito mais utilizado para estabelecer contato pessoal ou comercial.

Qualquer que seja o destinatário, ele merece receber um bom texto, com linguagem adequada, em papel apropriado (se for enviada pelo correio comum), tamanho e formato de letra legíveis, com estética que facilite a leitura e a compreensão.

Se você estiver escrevendo uma carta comercial, lembre que está fazendo isso em nome da empresa, da instituição, do órgão em que trabalha. Portanto, além de observar as orientações para escrever bem, você deve seguir o padrão de linguagem e de estética ali adotado.

É claro que poderá deixar de utilizar alguns jargões, algumas formas muito antigas de se expressar. Não há por que dizer “Vimos por meio desta informar-lhe que...”, “a partir de 2 de maio próximo futuro” (a partir e próximo já indicam futuro),“Sem mais nada para dizer, subscrevemo-nos atenciosamente”. Você pode mostrar – ainda que seja aos poucos – que essas formas deram lugar a outras mais objetivas. Também, se sua empresa insiste em colocar um traço para a assinatura do remetente, sugira que ele seja retirado, pois quem assina certamente consegue manter a letra firme mesmo no espaço em branco...

Dependendo do seu cargo e da situação, é melhor utilizar a primeira pessoa do plural (nós) e não a do singular (eu), o que vale ainda para os e-mails:

Prezados clientes

Para nós, a III ALIS foi muito especial. Pudemos comprovar que continuamos na

frente quando se trata de tecnologia. Por isso...

Ou, dependendo da circunstância, escrever na terceira pessoa:

Prezados clientes

O GrupoCort tem o prazer de...