Organizando a papelada: regra geral: jogue tudo fora

Recentemente, notei que ter menos livros intensifica o impacto daquilo que leio, pois reconheço as informações importantes com mais facilidade. Muitos clientes, em especial os que se desfizeram de uma quantidade substancial de livros e papéis, observaram o mesmo. Em relação aos livros, timing é tudo. O primeiro encontro com um livro é o momento ideal para lê-lo. Para não perder esse momento, recomendo que você mantenha um acervo pequeno.

Organizando a papelada

Regra geral: jogue tudo fora

Assim que tiver terminado de organizar seus livros, é hora de passar para a papelada. Vamos ver o que fazer, por exemplo, com o porta-correspondência fixado na parede transbordando de envelopes, os avisos da escola presos com ímãs na geladeira, o convite para a reunião de pais largado junto ao telefone, os jornais que se acumularam sobre a mesa nos últimos dias. Há diversos pontos da casa em que os papéis se empilham como flocos de neve.

Ao contrário do que podemos pensar, acumulamos tanta papelada em casa quanto no escritório. Quando param para organizar tudo de uma só vez, meus clientes costumam descartar, em média, dois sacos de lixo com capacidade para 45 litros de papéis inúteis. Teve um cliente que encheu 15 sacos. É realmente difícil administrar tantos papéis, e algumas pessoas me deixam chocada com sua maneira de organizá-los. Quando peço que me expliquem seus métodos, as respostas são bem específicas.

“Papéis relacionados às crianças ficam nesta pasta. Aquela é a de receitas. Artigos de revistas ficam aqui, manuais de eletrodomésticos ali…” São tantas categorias diferentes que nem consigo acompanhar. Preciso confessar que detesto arquivar papéis! Nunca uso pastas nem etiquetas. Este sistema pode funcionar bem no ambiente de trabalho, em que muitas pessoas acessam os mesmos arquivos, porém não há necessidade de ser tão detalhista em casa.

Meu princípio básico para separar papéis é jogar tudo fora. Meus clientes ficam perplexos quando digo isso, mas não há nada mais irritante do que papelada. Afinal, eles nunca nos trarão alegria. Por isso recomendo que você descarte tudo que não se enquadrar em uma dessas três categorias: o que está em uso atualmente, o que será necessário durante um determinado período de tempo e o que precisamos guardar para sempre.

Um aviso: documentos de valor sentimental, como diários e antigas cartas de amor não estão incluídos na categoria “papelada”. Tentar selecionar estes itens diminui drasticamente a velocidade da sua organização. Nesse primeiro momento, limite-se a avaliar os papéis que não lhe provocam nenhuma emoção e termine a tarefa de uma vez só. Cartas de amigos, bilhetes de amor e desenhos feitos pelos filhos ficam para quando você for arrumar os itens de valor sentimental.

Depois de organizar a papelada e jogar fora o que é inútil, o que você deve fazer com o que decidiu manter? Meu método de arquivamento é extremamente simples. Divida tudo em duas categorias: papéis para guardar e papéis em relação aos quais será necessário fazer algo. Nesse último grupo estão incluídos formulários que devem ser entregues, cartas que devem ser respondidas e jornais que ainda serão lidos. Reserve um local especial para esses papéis com que você ainda terá de lidar. Coloque todos no mesmo lugar e nunca deixe que se espalhem pela casa. Aconselho o uso de um organizador vertical para armazená-los de pé. Toda a papelada que requeira sua atenção deve ser colocada ali, sem necessidade de separação.

Quanto aos papéis que precisamos guardar, subdivido-os de acordo com a frequência de uso. Novamente, não faço nenhuma setorização complicada, apenas separo os de pouco uso e os de uso frequente. Entre os de pouco uso estão apólices de seguro e garantias de eletrodomésticos. Essas coisas não nos trazem alegria, mas são importantes, então temos que guardá-las. Como raramente precisamos acessá-las, não há necessidade de se esmerar muito na arrumação. Minha sugestão é que você guarde tudo numa única pasta de plástico sem se preocupar em categorizá-las.