Tudo sobre papelada: como organizar papéis complicados

A outra subcategoria é a dos papéis que temos de mexer com mais frequência, como apostilas de cursos e documentos. Não faz sentido guardá-los se não for para tê-los à mão facilmente. Por isso, recomendo que você use uma daquelas pastas catálogo, onde são presas folhas plásticas. Esta é a categoria mais traiçoeira, pois esses papéis tendem a se multiplicar. Reduzir o volume é fundamental.

Resumindo: os papéis devem ser organizados em duas categorias: os que necessitam de atenção (contas a pagar, cartas a serem respondidas, etc.) e os que precisamos guardar (documentos, contratos, contas pagas, garantias e manuais). O segredo é manter todos os papéis da mesma categoria em uma única pasta ou arquivo, sem subdividi-los em grupos menores. Apenas a categoria “guardar” deve ser subdividada em “uso raro” e uso frequente”. Ou seja, bastam três pastas. E lembre-se: a pasta de papéis que “requerem atenção” deve ficar vazia. Se há papéis ali, significa que você deixou coisas pendentes e deve cuidar delas.

Tudo sobre papelada

Como organizar papéis complicados

Minha política consiste basicamente em jogar tudo fora, mas sei que há alguns papéis que precisamos manter. Então vamos ver o que fazer com eles.

Material de estudo

Quem estuda ou procura se aprimorar profissionalmente costuma participar de diversos cursos. Há aqueles que adoram fazer cursos e aprender sobre temas variados, como oratória, artesanato, línguas, finanças, etc. E isso é ótimo, mas o problema é que essas pessoas, em geral, são incapazes de descartar o material usado nessas aulas.

A intenção é voltar a ler e estudar o conteúdo dessas apostilas, mas a verdade é que isso nunca acontece. Vejo muita gente acumulando materiais de diferentes cursos sobre o mesmo tema e jamais tocando neles novamente. Acho que não vale a pena guardar isso. Se o conteúdo não é posto em prática, os cursos não servem para nada. Por que as pessoas pagam caro por eles se podem obter o mesmo conhecimento em livros ou na internet? Porque querem sentir a paixão do professor e vivenciar o ambiente de aprendizagem. O verdadeiro material é a aula em si. Para ter acesso a ele, é preciso apenas estar presente, e não guardar um monte de papel.

Quando você se matricular em algum curso, esteja ciente de que não vai guardar nenhuma apostila que lhe for entregue. Se você se arrepender de jogar o material fora, meu conselho é enfático: matricule-se novamente no mesmo curso e, dessa vez, trate de colocar os ensinamentos em prática. Sei que pode soar contraditório, mas acredito que o fato de guardarmos o material faz com que não absorvamos totalmente os conceitos.

Comprovantes de pagamentos

Esse é um assunto polêmico. Cada tipo de conta (cartão de crédito, água, luz, telefone, aluguel, prestação do carro, etc.) deve ser mantido por um tempo específico, que, em geral, varia de três a cinco anos. O que muita gente não sabe é que as empresas prestadoras de serviços são obrigadas a enviar, no final do ano, um recibo de quitação anual. Isso significa que os comprovantes dos 12 meses podem ser substituídos por esse único documento.

No fundo, acho que essa pilha de papeizinhos não serve para muita coisa, mas não dá para abrir mão deles por uma questão de segurança – são a sua prova de que os pagamentos foram realizados. Então arranje um lugar para eles e guarde-os.

Garantias de eletroeletrônicos

Seja uma televisão, um liquidificador ou uma câmera digital, todo aparelho vem com um certificado de garantia. Esse é o tipo de documento mais presente em qualquer casa. No entanto, quase ninguém os organiza da maneira correta.

Muitas pessoas arquivam as garantias em pastas com plásticos transparentes ou naquelas tipo sanfona. O que atrai nessas pastas é que os documentos podem ser guardados em compartimentos separados. Mas é justamente aí que está a armadilha: é muito fácil esquecer as coisas lá dentro. Em geral, os manuais de instruções devem ser guardados na mesma pasta. Vamos falar deles já, já.

O método que recomendo consiste em colocar todas as garantias numa única pasta, sem separá-las por categorias. Quase nunca precisamos delas, então não faz sentido gastar tanto tempo e espaço para arquivá-las. É mais fácil guardar todas juntas, então basta procurar um pouquinho quando tivermos que pegar uma delas. Se forem separadas em categorias, haverá menos oportunidades de cada uma ser vista. Por outro lado, se tivermos de passar os olhos por todas quando precisarmos de alguma delas, será uma excelente oportunidade de verificar o vencimento do prazo das demais garantias.

Sobre os manuais: jogue todos fora. Você definitivamente não precisa deles. Seja sincero, qual foi a última vez que você leu algum? É claro que alguns são úteis, como os de computadores. Mas até eles podem ser descartados. Se você tiver alguma dúvida ou algum problema, em geral conseguirá resolver sozinho, mexendo no próprio aparelho. Se não funcionar, com certeza vai encontrar uma solução na internet.

Esse é o conselho que dou para todos os meus clientes, portanto garanto: jogar manuais no lixo não traz arrependimento nenhum.

Cartões de felicitações

Os cartões que recebemos de Natal, ano-novo e aniversário cumprem sua função no momento em que terminamos de lê-los. Não há necessidade de guardá-los. Demonstre gratidão pela função que desempenharam e deixe-os partir. Se quiser guardar os cartões para ter o endereço do remetente, fique apenas com o mais recente. Jogue no lixo os que tiverem sido enviados há dois anos ou mais, exceto aqueles que realmente tocam o seu coração.

Canhotos de talões de cheque usados

Canhotos de talões de cheque usados não servem para nada. Você não vai olhá-los novamente; se olhar, isso não vai aumentar a quantia que você tem no banco. Portanto, livre-se deles.

Contracheques

O objetivo dos contracheques é informar quanto foi recebido naquele mês. Sua utilidade termina assim que você verifica o conteúdo.