46 Le Hackt Simple – Air France

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LE HACKT SIMPLE – Air France

 

Quand les recherches de solutions

sont confiées à des équipes mises

en compétition

 

France – 45 000 salariés

Compagnie aérienne

 

LA PRATIQUE

 

Sa genèse

Les différents projets de transformation d’Air France ont conduit les équipes en charge de leur animation à découvrir de nouvelles approches de mobilisation de l’intelligence collective. Très efficaces, ces méthodes restaient généralement circonscrites à certains projets et méconnues des autres acteurs de l’entreprise.

C’est pourquoi, en 2016, la direction de la transformation a réuni les principaux acteurs en charge de ces évolutions en vue de sélectionner trois méthodes, dont le hackathon. Si ce type d’événement séduit par son originalité et son efficacité, il est aussi coûteux, long à organiser et assez chronophage puisqu’il se déroule généralement sur plusieurs journées.

Après l’avoir expérimentée, la compagnie Air France a décidé d’internaliser cette démarche en en réduisant la durée et le coût. Il est à présent possible pour tout manager de bénéficier des apports de ce mini-hackathon, intitulé « Hackt Simple », dont la mise en œuvre a été confiée aux experts du réseau qualité & système de management intégré (SMI).

 

Présentation

Inspiré du hackaton, le « Hackt Simple » a pour but de mettre en compétition, pendant une journée, quatre équipes de huit personnes qui ont pour mission d’identifier une solution à un problème puis de la soumettre à un jury chargé de sélectionner la meilleure.

Ce dispositif est déclenché à la demande d’un manager (le commanditaire) qui formule son besoin auprès du responsable en charge de l’organisation de l’événement, qui s’articule autour de plusieurs étapes :

1. Cadrage du besoin. Le manager formule son besoin qui peut être un souhait de simplification, de résolution de problème ou d’amélioration de l’existant. Deux à trois séances de préparation sont nécessaires pour :

Bien clarifier et formuler le résultat attendu ;

collecter et mettre en forme les informations dont les équipes

auront besoin ;

concevoir le document de présentation de l’enjeu, du contexte

et du résultat attendu ;

convenir des critères de sélection des propositions qui seront

faites par les équipes ;

identifier un pilote qui sera en charge de la mise en œuvre des

actions retenues par le jury constitué de membres qui sont

généralement des décideurs habilités à engager les ressources

voulues, sachant que l’organisation de l’événement est

conditionnée à la garantie qu’un pilote pourra concrétiser la

solution retenue dans les 6 mois.

2. Constitution des équipes. Le responsable du dispositif accompagne le manager dans la constitution des équipes et du jury. Les personnes sont identifiées au regard de leur expertise sur le sujet, étant entendu que certains participants peuvent être invités en qualité de néophytes. Chaque acteur de cet événement est libre d’accepter ou de refuser d’y participer.

3. L’organisation de l’événement. L’équipe en charge de l’animation de la journée se charge :

d’inviter les participants et les membres du jury ;

de choisir le lieu du déroulement de l’événement ;

de s’occuper des modalités de restauration ;

de sélectionner le matériel d’animation en fonction des

méthodes retenues ;

de déterminer les prix qui seront remis aux équipes.

Exemple d’affiche d’annonce de l’événement

 

4. L’animation du « Hackt Simple ». La journée est organisée en plusieurs étapes :

En plénière :

accueil et constitution des équipes qui se distinguent par le port

de tee-shirts de couleurs différentes ;

présentation par le commanditaire des enjeux, du contexte, des

résultats et livrables attendus ainsi que des informations

nécessaires à la bonne compréhension de la demande ;

information par les animateurs sur le déroulement de la journée

et les critères de sélection des propositions.

En équipes :

mise à disposition des informations nécessaires à la réflexion ;

animation d’une « séquence de purge » dans le but de partager

les perceptions individuelles relatives au problème et de

s’assurer de la bonne compréhension des attentes ;

recensement des causes supposées du problème ;

exploration et sélection d’une solution ;

préparation de la présentation de la proposition de l’équipe.

Simulation de la présentation : les équipes présentent leurs

solutions face aux animateurs qui jouent le rôle du jury. Chaque

équipe bénéficie d’un feed-back des animateurs sur sa

présentation (aussi bien sur la forme du « pitch » que sur

l’adéquation de la proposition).

En équipes : intégration des remarques formulées par les

animateurs lors de la simulation, approfondissement de la

solution et finalisation de la présentation.

Devant le jury : présentation par chaque équipe de sa

proposition de solution sous forme de storytelling puis échange

entre les membres du jury et les équipes.

Délibération du jury : chaque membre du jury s’exprime sur les

points forts et les points faibles des propositions puis attribue

des points à chaque équipe au regard des critères de sélection

tels que la rapidité et la facilité de mise en œuvre, le niveau

d’appropriation des opérateurs terrain, le caractère innovant de

la solution et le budget requis.

En plénière : annonce par un membre du jury aux quatre

équipes de la solution retenue, remise des prix puis prise d’une

photographie de groupe.

5. Mise en œuvre de la solution retenue. Quelques jours après l’événement, les personnes en charge de l’organisation du Hackt Simple convient le commanditaire, le pilote et parfois certains membres de l’équipe gagnante afin de convenir de la description détaillée des actions. Six mois après, le pilote de la mise en œuvre de la solution présente un bilan de la réalisation des actions.

SON APPROPRIATION

 

Les méthodes et les outils utilisés lors de la journée sont très ludiques et dynamiques à l’instar du pitch ou du storytelling. Les collaborateurs se prennent très rapidement au jeu et vivent une expérience atypique qui les met très vite en énergie positive et constructive. Par ailleurs, le port de tee-shirts de couleurs différentes par équipe gomme les différences de statut et entretient l’esprit de compétition bienveillant sous-tendu par ce dispositif.

Certaines personnes peuvent rencontrer des difficultés à s’exprimer en public, surtout face à un jury souvent constitué de responsables ou de dirigeants. C’est pourquoi chaque équipe bénéficie de l’accompagnement d’un animateur pour l’aider à gagner en assurance et à mettre en valeur la présentation de la solution.

L’autre difficulté concerne la garantie de mise en œuvre de la solution retenue. C’est la raison pour laquelle la validation du Hackt Simple est conditionnée à la garantie que la solution sera mise en œuvre par un pilote préalablement désigné.

 

LES BÉNÉFICES

 

Ce dispositif permet à l’entreprise de bénéficier d’une solution à un problème, généralement complexe, en seulement une journée alors qu’il aurait fallu plusieurs jours, voire quelques mois, pour atteindre un résultat similaire via les approches traditionnelles.

L’esprit de compétition exhorte les équipes à se dépasser pour trouver la solution qui séduira le jury. La mise en concurrence incite les participants à proposer des solutions ambitieuses et originales qui n’auraient probablement pas été trouvées avec des méthodes plus conventionnelles.

Le fait de conditionner l’organisation du Hack Simple à l’identification d’un pilote chargé de la mise en œuvre de la solution sélectionnée et d’impliquer les personnes décisionnaires dans le jury garantit sa concrétisation rapide.

 

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