16. A Reunião de Abertura

 

Quando você elimina o impossível, o que sobra, por mais improvável que pareça, só

pode ser a verdade. SIR ARTHUR CONAN DOYLE

 

Mais um belo dia na cidade de Townsville... Minha filha adora este bordão que é repetido no início de quase todo o desenho das Meninas Super-Poderosas. Este é o desenho que hoje em dia ela mais gosta. Tentando evitar qualquer tipo de comparação, confesso que sinto falta dos desenhos e seriados da minha época. De alguma forma sinto que eram diferentes. Menos violentos, mais puros e simples em seus enredos. Mas ao mesmo tempo inesquecíveis... Talvez seja pura nostalgia de minha parte, mas não consigo imaginar minha própria infância sem: A Feiticeira, os Flintstones, Túnel do Tempo, Os Herculóides, Perdidos no Espaço, Tom e Jerry, Agente 86, Os Jetsons, Jeanne é um Gênio e tantos outros...

 

Aaahhh Jeanne... Mesmo enquanto criança, sempre sonhei em ter uma Jeanne só para mim... Agora adulto, então... Bom, vamos voltar ao tema...

A reunião de abertura22 estava marcada para às 14h e eu tinha pouco mais de uma manhã para pegar as atualizações relativas ao plano de aquisições com Carlos, avisar o comitê executivo das últimas "novidades", fazer uma miniapresentação e me preparar psicologicamente para o evento. Tempo mais do que suficiente, diria Petrúcio. Minha primeira ação foi conversar com Carlos. Conforme disse antes, ele era a pessoa em que eu mais sentia firmeza no grupo. Talvez por sua cabeça branca ou mesmo por sua experiência e tempo de HAL. Ele meio que acalentava meus pensamentos ruins, mesmo sem saber. Desnecessário dizer que acabou ganhando fácil a minha confiança. Mas agora era a hora de ver sua primeira entrega real e eu estava ansioso por isso. Fui visitar sua baia logo pela manhã e o encontrei lendo seus e-mails. Foi quando o abordei:

 

-Bom dia Carlos, tudo bem?

 

-Tudo certo, chefe...

 

Era estranho alguém bem mais velho e provavelmente com muito mais vivência do que eu me chamar de chefe... Enfim...

 

-Conseguiu preparar o plano de aquisições para o projeto?

 

-Consegui, sim. Na verdade acho que vamos conseguir nos manter dentro do orçado, conforme nosso objetivo.

-Isso é ótimo, Carlos. Então por favor, me mostre.

 

Ele tinha levantado vários fornecedores para os três produtos do projeto, os quais havíamos identificado que não conseguiríamos fazer com nossa própria equipe. Tudo conforme previsto em nosso Plano de Projeto. Sob o ponto de vista de aquisições, nós éramos os clientes agora. Para cada necessidade de compra, Carlos havia falado com três diferentes fornecedores potenciais, passada a descrição do que precisávamos, obtido cotações e estipulado o tipo de contrato que deveria ser feito. Ele me explicou que nossa preferência deveria ser por contratos do tipo preço fixo, uma vez que não desejávamos correr riscos de contratar alguém por hora trabalhada. Isso porque se contratássemos alguma outra empresa por hora, poderíamos incorrer no risco de ultrapassar os custos que planejamos originalmente. Algum deslize no entendimento do escopo (e isso não é tão incomum assim...) e estaríamos fritos... Ele estava certo! Afinal, nosso contrato com a Telefon também era no formato preço fixo.

 

Depois de me explicar cada passo tomado, Carlos me passou a documentação da negociação que tinha feito com cada um dos fornecedores em cada um dos processos de compra. É claro que pediu ajuda do departamento de compras da HAL para isso. Até porque eles são os especialistas em compras. Em tese, compram melhor porque têm a visão de escala. De fato, o que normalmente acontecia era que o nosso departamento de compras virava quase sempre um gargalo. Todas as compras da empresa praticamente passavam por lá e, muitas vezes, itens prioritários davam lugar a outros, digamos, não tão emergenciais. Mas como Carlos já havia trabalhado no departamento, tudo ficou muito mais fácil. Nada como o bom e velho networking...

 

Os fornecedores já estavam escolhidos. Bastava que eu desse meu ok na compra, como gerente. Carlos havia montado tudo isso sozinho, costurando internamente os processos e preparando nosso plano de aquisições. Eu sabia que podia contar com ele e ele não me decepcionou. Sua experiência foi fundamental nesta fase do planejamento e fiquei muito feliz e seguro em tê-lo a bordo. Deixei isso bem claro na reação que tive ao ver todo o trabalho que teve. Ele também percebeu que gostei.

 

Uma preocupação a menos...

 

Todos os cinco principais membros da minha equipe teriam seus próprios times agora. A ideia era que eu tivesse cinco coordenadores de equipes logo abaixo de mim no organograma. Alex comandaria o planejamento das instalações, Carlos faria a toda a parte de administração dos fornecedores, Salles supervisionaria tudo relativo à comunicação no projeto, Julia seria responsável pelas instalações de software e Eric de hardware. O detalhe era que a grande maioria de suas equipes seria composta basicamente de fornecedores. Exatamente conforme descrito em nossa matriz de responsabilidades.

 

Tudo pronto para a festa...

 

Mas agora eu precisava avisar ao comitê executivo o "pequeno problema" ligado ao orçamento do projeto e também ao cronograma. Fui direto ao 10a andar conversar com Panfilho. Ele não estava em sua sala, que estava fechada. Fui falar com quem sabe sempre de tudo:

 

-Sr. Panfilho infelizmente não se está, Sr. Flick. Ele partiu em viagem internacional. Posso ajudá-lo de alguma forma?

-Não obrigado, Lídia. Apenas se você puder informá-lo de que estive aqui e que preciso

falar com ele com urgência sobre a Telefon, eu lhe agradeceria muito.

 

-O Sr. quer o número do telefone celular dele? Acho que ele ativou o serviço de roaming

internacional.

 

-Sim, claro. Muito obrigado, Lídia.

 

Liguei, mas como era de se esperar, estava fora da área de cobertura.

 

Típico... Lembro dos tempos em que vivíamos sem estes magníficos aparelhos e mesmo assim éramos felizes... Poderia gastar um capítulo inteiro para comentar sobre esta maravilhosa e ao mesmo tempo aprisionante tecnologia. Mas como tenho certeza de que soaria mais como um desabafo do que qualquer outra coisa, dedico apenas este pequeno comentário.

 

Voltei para minha baia e passei um e-mail detalhado para Panfilho. De alguma forma, eu teria que documentar o fato. Foi quando vi três outros e-mails que chamaram a atenção em minha caixa de entrada. Um era do próprio Panfilho, quem diria. Outro de Clara e outro do meu próprio chefe. Todos os três me participando que não poderiam estar presentes na reunião de abertura daquela tarde, por diferentes razões. Fiquei chateado com a notícia, mas ao mesmo tempo aliviado por não ter que fazer a apresentação na frente deles.... Saí da minha baia apressado e fui falar com os outros dois membros do comitê. O primeiro era meu chefe que sentava a poucos metros de distância. Graças a Deus, ele estava lá.

 

-Chefe, bom dia. Posso entrar?

 

-É claro que sim Flick. Como está nosso projeto?

 

-E sobre isso mesmo que vim falar com você. Estamos com um pequeno problema logo de

início e...

 

-Pequeno problema? Pois vamos resolvê-lo... Diga-me, o que houve?

 

-Bom, fizemos um planejamento detalhado relativo às estimativas e, para resumir a

estória, estamos com uma previsão de gastos exatamente igual ao montante relativo à renda

do projeto. Ambas no valor de US$ 2 milhões.

 

-Mas não é possível! Tem certeza?

Não, estava só brincando.... Ora, claro que tinha certeza! Chefe faz cada pergunta...

 

-Absoluta, chefe. Digo isso porque estamos trabalhando cem por cento dentro da metodologia de projetos da HAL. Fizemos o levantamento de todo o escopo a ser entregue, desenhamos cada necessidade de recurso, montamos o cronograma inicial, levantamos os riscos e também as necessidades de aquisições. Chegamos a este total que bate exatamente com a expectativa de renda prevista por Panfilho. O que significa que estaremos trabalhando para pagar o próprio custo que teremos. Isso se não acontecer nenhum outro problema extra não previsto. Toda esta situação não me pareceu razoável e foi por isso que resolvi avisar o comitê.

 

-E fez muito bem Flick. Fez muito bem. Você já falou com Panfilho sobre o problema?

 

-Tentei, chefe, mas ele está viajando. Não consegui falar com ele. Mas de qualquer forma,

enviei-lhe um e-mail detalhando e documentando a situação, pedindo instruções. Também

enviei uma cópia para você e Clara Nico.

 

-Ok, muito bom. Por hora, continue a tocar o projeto normalmente. Eu já tinha uma

reunião marcada agora com Clara por outras razões. Você deve ter recebido inclusive um e-

mail meu justificando a minha ausência na reunião de abertura de hoje, certo?

 

-Sim, recebi, chefe. É uma pena...

-Tenho certeza de que terei outras oportunidades de conhecer o cliente. Enfim, vou aproveitar e levar seu e-mail para discutir a respeito com Clara. Você se importaria de me passar uma cópia impressa? Já fechei minha máquina e gostaria de levar o documento em mãos para ela.

 

-Sem problema, chefe. Vou imprimi-lo e trago-o para você imediatamente.

 

Voltei à minha baia para imprimir o e-mail que havia enviado. Tentei imprimir o documento durante 15 minutos. Pedrosa já me ligava perguntando onde estava o e-mail impresso. O que acontecia era que a impressora dava sempre erro. Fui pessoalmente na sala de impressão trocar o papel, a bandeja, a tinta, o formato, enfim, tudo. A impressora se recusava a imprimir.

 

Isso porque a HAL se dizia uma empresa de solução...

 

Tentei imprimir mais de dez vezes. Não consegui. Meu chefe acabou indo para a reunião com Clara Nico sem o e-mail impresso. Apenas com a informação. Amaldiçoei a impressora e voltei para minha baia para trabalhar na apresentação de abertura do projeto. Eu não estava exatamente satisfeito, mas pelo menos com a sensação de ter informado e compartilhado algo que estava me incomodando.

A responsabilidade sobre a ação que deveria ser tomada no projeto seria não só minha, mas principalmente do comitê. Pelo menos essa era a minha esperança...

 

No meio da preparação de minha apresentação, tive a grata satisfação de receber um telefonema de Petrúcio... Ele me ligou com o propósito de saber como andavam as coisas. E me deu uma boa notícia, já que em breve retornaria àquela parte do país e novamente poderíamos nos encontrar. Fiz um resumo rápido de tudo que estava acontecendo. Não quis despejar tudo de uma vez, porque sabia que ele não poderia falar muito. Apenas agradeci a ligação e marcamos um encontro assim que ele estivesse na cidade.

 

A apresentação ficou pronta exatamente às 13h. O que significava que eu não teria tempo de almoçar antes da reunião de abertura do projeto no cliente. Excelente... Já estava acostumado.... No GGP eu via anotações de Petrúcio por toda parte mostrando uma excessiva preocupação com esta reunião de abertura. Ele dizia que tinha que ser marcante, festiva, porque simbolizava o marco inicial do projeto. Mas ao mesmo tempo, tinha que ser bem aproveitada e documentada. Era importante, neste momento, ganhar a confiança e a cumplicidade do cliente em relação a todo o Plano de Projeto que fora desenvolvido e que serviria como referência para sua execução. Era nesta reunião, segundo ele, que as regras do jogo deveriam ser acordadas e que a metodologia e a forma de trabalho deveriam ser impostas. Tudo isso com o simples objetivo de garantir uma melhor condução do projeto. Em suas palavras, era importantíssimo deixar bem claro alguns pontos específicos do Plano de Projeto. Dentre eles: a revisão do escopo com auxílio da EAP, a estrutura organizacional e sua interligação com a equipe do cliente, o cronograma macro do projeto, os principais riscos estudados, os critérios de aceite e o plano de comunicação. Tudo devidamente documentado em uma ata a ser disponibilizada depois na Intranet que estaria sendo criada.

 

Foi o que fizemos. Todo o meu time, inclusive Alex, estava presente. O time de Arlindo também. Conduzi a apresentação durante duas horas, com alguns pontos de intervenção de Arlindo, o que já era esperado. Pedi para que Salles fizesse a ata. Não comentei até agora, mas Salles era o tipo do sujeito boa praça. Daquele tipo que nunca reclama e está sempre disposto a tudo. Baixinho, troncudo, dono de uma voz rouca e grandes orelhas. Praticamente um hobbit... Mas um grande membro de equipe. Outra dica de Petrúcio era que nesta reunião, quanto maior fosse o apoio executivo envolvido, melhor seria. Do meu lado, eu bem que tentei, mas não foi possível... Do lado da Telefon, Arlindo havia convocado seu chefe direto, assim com mais dois outros diretores diretamente envolvidos no projeto. Apenas seu chefe e mais um diretor compareceram. Mas garantiram seu suporte total ao projeto na frente de nossa equipe e de seus próprios funcionários. Nesta hora, invejei um pouco a situação de Arlindo. Seus patrocinadores pareciam ser bem mais ativos que os meus... Mas eu estava seguro do que estava apresentando.

 

Foi nessa hora que vi como planejar vale a pena. Nem me imagino hoje em dia indo para uma outra reunião desse tipo sem ter em mãos um planejamento completo feito anteriormente. Dá trabalho, mas evita uma série de constrangimentos. Todas as dúvidas levantadas estavam endereçadas. A única coisa que ficou pendente foi a revisão do cronograma, já que meu slide falava em 15 meses, mas a expectativa declarada do cliente, inclusive em termos contratuais, era de 12. Resultado: na ata da reunião, o registro de data-fim foi de 12 meses. Nesse momento olhei a cara de Alex enquanto eu apresentava. Ele estava de cabeça baixa, mas olhava para mim. Eu podia sentir o pulsar da raiva em sua expressão. Ao final, Arlindo tinha preparado um pequeno coquetel de comemoração e todos ficamos comendo e bebendo por meia hora, festejando o inicio oficial do projeto.

 

Todos menos Alex, que saiu logo após a reunião, em sinal de revolta, com uma atitude que me lembrou muito Glenn Close em "Atração Fatal" após descobrir que o personagem de Michael Douglas não ficaria com ela. Em projetos, assim como na vida, por mais que se tente, é muito difícil agradar a todo mundo. Esta foi uma pequena anotação que eu mesmo fiz questão de fazer no GGP..