L’organisation à mettre en place

La logique de fonctionnement de l’équipe

L’équipe n’est pas un but en soi. Elle vit dans un environnement. Elle a été créée pour remplir une mission précise : fournir des produits ou services à des clients ou des bénéficiaires dans les meilleures conditions, en qualité, en quantité voulue, au meilleur coût, dans les délais.

Cela suppose des relations avec des clients, qui ont des attentes, des relations avec des fournisseurs extérieurs, qui apportent une contribution, une coopération avec des fonctions supports de l’entreprise, qui apportent un appui. L’équipe a une responsabilité sur les résultats, elle doit donc avoir une connaissance rapide des résultats atteints ; elle doit vivre une intense coopération pour atteindre un but commun.

Ce cadre général est résumé dans la carte d’identité de l’équipe qui est aussi sa feuille de route.

Carte d’identité de l’équipe (à compléter)

Désignation de l’équipe :

Unité d’appartenance :

Mission de l’équipe :

Activité de l’équipe :

Clients de l’équipe :

Principaux indicateurs de résultat :

Partenaires, fournisseurs de l’équipe :

Compétences requises :

Membres de l’équipe :

Par « organisation à mettre en place » nous entendons : la mission de l’équipe, les méthodes de travail, le rôle de chacun, le dispositif de communication et d’animation.

La mission de l’équipe

Il est important de préciser la mission de l’équipe pour plusieurs raisons.

La mission donne du sens au travail collectif : elle permet de

comprendre à quoi servent les efforts de l’équipe.

La compréhension de la mission facilite l’action autonome de

chacun : on voit mieux comment contribuer.

La référence à la mission aide à prendre des décisions, à faire

des arbitrages en se posant la question : en quoi est-ce une

contribution à notre mission ?

C’est pourquoi la mission doit être énoncée en termes de finalité, en précisant « à quoi cela sert-il et à qui ? » et non pas en exprimant « que faisons-nous ? ».

Exemple de mission

Approvisionner et fournir des pièces de rechange en satisfaisant nos clients du secteur

industriel, en atteignant les objectifs visés (qualité, coûts, délais, service) et en

optimisant l’économie de cette activité pour l’entreprise.

Votre équipe s’inscrit dans une organisation. Cette organisation lui donne sa mission et, en tant que manager d’équipe, vous devez être en phase avec votre propre responsable à ce sujet. À partir de cela, chaque équipier doit pouvoir s’approprier la mission et y adhérer.

Un aspect important : s’assurer que l’équipe va disposer des ressources permettant effectivement d’assurer la mission.

Composition de l’équipe : petit nombre et diversité

Pour bien composer l’équipe, le manager commence par faire la liste des compétences dont il a besoin pour la mission confiée à cette équipe.

Autant que possible, recrutez des volontaires : ils auront envie de s’engager. Si vous êtes clair sur la mission de l’équipe et si vous en parlez avec enthousiasme, alors vous aurez des chances de trouver des participants motivés par cette mission.

Choisissez les personnes qui ont les compétences requises, des personnes dont les compétences vont former un ensemble assez complémentaire. La diversité est une source de créativité et d’enrichissement. Quand on parle de compétences, on considère souvent le savoir-faire du métier, les compétences et expériences techniques ; ce qui est également très important, ce sont les compétences relationnelles : savoir travailler ensemble dans l’équipe, savoir coopérer avec les partenaires de l’équipe. Le savoir-faire technique peut s’acquérir, mais ce qui relève des attitudes est plus difficile à acquérir.

Dans certains cas, vous reprenez une équipe existante sans avoir à la créer. Votre marge de manœuvre est alors faible, car vous ne choisissez pas les participants. Veillez à rencontrer individuellement chaque membre de l’équipe pour faire connaissance avant une réunion de lancement. De plus, vous devez quand même rapidement repérer s’il manque des personnes ou au contraire si certaines personnes ne devraient pas faire partie de l’équipe ; si des changements sont nécessaires, autant les réaliser rapidement.

La clarification des rôles

L’organisation à mettre en place consiste aussi à préciser les rôles de chacun. Ainsi on évitera que les personnes se marchent sur les pieds et que règne une certaine confusion. Chacun sait ce qu’il a à faire et connaît le rôle de ses collègues. Les rôles comportent des activités à assurer au sein de l’équipe, par exemple tenir le planning de travail, mettre à jour les indicateurs de production, assurer le classement des dossiers… Les rôles comportent également les relations à assurer en dehors de l’équipe : gérer le contact avec les fournisseurs, répondre aux demandes des clients, être le correspondant du service qualité…

Clarifier les rôles, c’est aussi préciser le rôle du manager de l’équipe. Est-ce lui qui prend toutes les décisions ? Quel appui peut-il apporter ? Fait-il une part de la production de l’équipe ou bien fait-il faire aux autres ?

Une autre façon de considérer les rôles au sein de l’équipe consiste à dire que certaines fonctions doivent être tenues pour qu’une équipe marche bien. Chaque membre d’une équipe a son tempérament, ses capacités. L’idéal serait d’avoir au sein d’une équipe des profils complémentaires comme ceux présentés ci-après. Une même personne peut tenir plusieurs de ces rôles, cependant ils doivent tous être assurés pour un bon fonctionnement.

Les fonctions à tenir dans une équipe

Le planificateur assure une organisation Le clairvoyant analyse, évalue les idées,

efficace, apporte de la méthode, recentre. assure l’esprit critique.

Le fédérateur mobilise, unifie l’équipe, Le facilitateur écoute, met de l’huile dans

utilise au mieux les ressources de chacun. les rouages, apporte un appui, facilite les

relations.

Le novateur propose des idées, apporte Le garant suit la réalisation jusqu’à son

des solutions originales. terme et empêche l’équipe de commettre

des erreurs.

L’homme réseau relie l’équipe à des Le moteur crée la dynamique, dirige

partenaires externes. l’attention sur les buts et sait rendre les

efforts efficaces.

Certains de ces rôles sont plutôt orientés vers l’action : planificateur, moteur, garant. D’autres sont davantage orientés vers les personnes : fédérateur, facilitateur, homme réseau. Deux rôles sont plus conduits par la pensée : novateur, clairvoyant. Ces formulations ont été mises au point et testées par Marie-France Ribéry, qui propose un outil d’autopositionnement dans son ouvrage Outils et exercices pédagogiques pour le formateur. Les premiers travaux sur la complémentarité des rôles au sein d’une équipe ont été réalisés par Meredith Belbin ; il propose d’autres formulations. Voir son ouvrage Les rôles en équipe.