Animer une équipe à distance

La nécessité de surmonter la distance physique

Les équipes dispersées sur le territoire sont de plus en plus nombreuses : travail sur différents sites, missions en étant détaché ou en déplacement, télétravail, équipe projet avec des contributeurs éloignés. Cette nouvelle façon de travailler rend le management délicat, avec des risques notables : l’équipe peut être éclatée, l’efficacité collective fragilisée, la motivation dégradée par l’isolement. Le manager peut avoir de plus en plus de mal à assurer son rôle. Voici quelques recommandations pour faire face.

Surmonter la distance

Maîtriser les outils nécessaires

L’équipe à distance a besoin de maîtriser les technologies parce que les échanges et le travail collaboratif sont au cœur du quotidien des membres de l’équipe. Les personnes ont besoin de collaborer de façon intense, en mode synchrone soit par des réunions de face à face, soit par des conférences téléphoniques ou des vidéoconférences. L’équipe a besoin d’avoir un accès partagé aux mêmes documents – les espaces partagés et les wikis sont très utiles. Pour communiquer en temps réel des informations ponctuelles et des questions, les outils de microblogging comme Twitter et la messagerie instantanée sont pratiques, car il faut pouvoir partager rapidement et simplement des informations, des réactions aux évènements.

50%

de courriels inutiles

Keven Hall a réalisé une enquête sur des équipes virtuelles montrant

que les participants reçoivent environ 60 courriels par jour, dont

seulement 25 % leur sont nécessaires pour leur travail et 50 % tout à

fait inutiles2.

Les membres d’une équipe ont besoin de bien se connaître. Au moyen d’un réseau social, l’utilisation des fonctionnalités d’identification des personnes peut y contribuer lorsque les personnes échangent des informations plus personnelles (une identité numérique présentant un profil riche). C’est très utile dans la phase de création de l’équipe.

Une équipe traditionnelle se vit avec une unité de temps et de lieu ; une équipe à distance se vit dans des lieux différents mais avec des temps partagés à distance par vidéoconférences ou téléconférences. On franchit un pas avec l’équipe virtuelle, qui se construit autour d’outils collaboratifs, lesquels deviennent un lieu virtuel où se rencontrer de façon synchrone ou asynchrone. L’équipe virtuelle travaille « ensemble séparée » en quelque sorte.

Cela implique que le manager doit évaluer et prendre en compte la maturité numérique de ses coéquipiers. Un apprentissage des outils collaboratifs se fait en équipe, par l’expérimentation, par la pratique, en étant guidé. Le but de l’apprentissage est aussi d’alléger les échanges par courriel, de savoir passer d’une information poussée à une information tirée par le bénéficiaire.

Animer des réunions à distance Les réunions téléphoniques ou par vidéoconférences doivent être encore plus préparées et organisées que les réunions en face à face. Il s’agit d’être vigilant pour vérifier le matériel, limiter la durée et les objectifs de la réunion à distance, communiquer par avance des documents, distribuer la parole de façon structurée et équitable, reformuler ce qui a été dit, rédiger un relevé de décision en fin de séance.

L’animateur invite chacun à se nommer avant de prendre la parole. Il incite à être concis, fait tourner la parole, contrôle les digressions, et formule des synthèses partielles. Il compense l’absence de communication non verbale en interrogeant les participants sur leur ressenti. La plupart de ces conseils valent pour toutes les réunions, mais ils deviennent essentiels pour des rencontres à distance. Si vos réunions en face à face sont peu motivantes, les mêmes réunions faites à distance ne le seront pas non plus.

Créer du lien entre les personnes

Les rencontres physiques sont l’occasion de développer les relations : le temps passé à faire connaissance et à vivre ensemble des moments conviviaux sera très bénéfique pour que les relations à distance se fassent en confiance. Le manager a tout intérêt à renouveler périodiquement ces rencontres en face à face pour entretenir les relations et pour faire vivre les objectifs communs de l’équipe.

D’une certaine façon, il convient de « sur-communiquer » pour dépasser l’obstacle de la distance et entretenir une présence à distance. Il est recommandé d’instaurer des habitudes de partage et d’entraide : former des binômes qui coopèrent au sein de l’équipe, animer un forum de discussion ou un espace collaboratif, envoyer une infolettre périodique.

À distance : sur-communiquer

Pratiquer un management qui responsabilise

Afin d’animer une équipe à distance, le manager est très structurant en ce qui concerne l’organisation du travail, le choix des outils pour le travail de groupe, les règles et les rythmes de travail, l’organisation d’un séminaire annuel…

Une fois les objectifs collectifs et individuels bien définis, la distance incite à un management assez délégatif. Le membre de l’équipe est responsable d’un résultat : il va l’obtenir en faisant preuve d’autonomie. En raison de la distance, le manager s’attache à conserver un relationnel fort, mais il adopte plutôt un comportement de coach, qui aide et accompagne, plutôt qu’un comportement de contrôleur. Cela pose la question de la maturité de chaque collaborateur, qui doit être motivé et compétent pour ce travail à distance, autonome mais pas indépendant ! On lira à ce sujet Manager à distance de Bernard Le Clech.

Et vous : quelle est votre expérience de

l’interculturel et du management à

distance ?

Avez-vous l’expérience de relations interculturelles ?

Avez-vous à animer une équipe multiculturelle ? Si oui quels sont

les points délicats à gérer ?

Quelles précautions conseilleriez-vous dans cette situation ?

Avez-vous une équipe avec plusieurs générations qui

s’apparente au multiculturel ?

Avez-vous une équipe dont certains membres sont à distance ?

Quelles recommandations feriez-vous au manager d’une équipe

à distance ?

Quelle est la maturité numérique des membres de votre équipe ?

Savent-ils utiliser les technologies qui facilitent le travail à

distance ?

[ En bref ]

Pour réussir les relations interculturelles dans l’équipe, celle-ci doit prendre conscience des stéréotypes que nous avons sur les autres cultures ; elle doit aussi prendre en compte les différences culturelles bien réelles qui existent.

Le manager peut favoriser l’apprentissage interculturel en invitant l’équipe à prendre du recul par rapport à ses expériences. Il incite au respect d’autrui, à l’ouverture d’esprit, à l’empathie culturelle.

Pour manager une équipe à distance, veillez au bon usage des outils numériques et améliorez votre capacité d’animation des réunions à distance.

Aidez les membres de votre équipe à surmonter la distance en créant des liens forts entre les coéquipiers et en renforçant leur autonomie individuelle.

1. D’après Le Clech, Bernard, Travailler dans un contexte multiculturel.

2. Hall, Kevan, Making the Matrix Work, NB Publishing, 2013.

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