Passando para o Quadrante II

Se as atividades do Quadrante II são claramente o âmago da administração pessoal eficaz - as "coisas importantes" que devemos colocar em primeiro lugar -, então como podemos fazer para organizar e colocar estas coisas em prática?

A primeira geração da administração do tempo nem sequer reconhece o conceito de prioridade. Ela nos dá conselhos e listas de coisas "para fazer" que podemos seguir para obter uma sensação temporária de realização, sempre que vamos verificar algo, mas nenhuma prioridade organiza os itens da lista. Além disso, não há correlação entre o que está na lista e nossos valores e propósitos fundamentais da vida. Simplesmente reagimos a tudo que entra em contato com nossa consciência e aparentemente precisa ser feito.

Muitas pessoas administram suas vidas a partir deste paradigma de primeira geração. É a lei do menor esforço. Nada de dor ou pressão. É agradável "ir na onda". Disciplinas e programas impostos de fora dão às pessoas a sensação de que não são responsáveis pelos resultados. Mas estes administradores de primeira geração, por definição, não são pessoas eficazes. Eles produzem muito pouco, e seu estilo de vida não ajuda nada no incremento de sua capacidade de produção.

Dominados por forças externas, eles são freqüentemente vistos como pessoas com as quais não se pode contar, irresponsáveis, com pouca capacidade de controle e amor-próprio.

Os administradores de segunda geração conseguem um controle um pouco maior. Eles fazem planos e projetos antecipadamente, e normalmente são considerados mais responsáveis, porque eles "dão conta do recado" quando necessário. Mas, novamente, as atividades que eles planejam não são prioritárias, nem estão relacionadas com valores mais profundos e metas. Eles conseguem poucas conquistas significativas, e mostram tendência a se conduzir só pelo planejamento.

Os administradores de terceira geração dão um passo significativo à frente.

Eles têm clareza quanto a seus valores e metas estabelecidos. Eles planejam cada dia, e dão prioridades a certas atividades.

Como já foi dito, a moderna administração do tempo concentra-se aí. Mas esta terceira geração tem suas limitações críticas. Primeiro, possui uma visão limitada - o planejamento diário com freqüência passa ao largo de coisas importantes, que só podem ser vistas a partir de uma perspectiva mais ampla. A própria expressão "planejamento diário" está focalizada no urgente - no "agora".

Apesar de a terceira geração ordenar a atividade, ela não questiona a sua essencial importância – não coloca a atividade no contexto dos princípios, missão pessoal, papéis e metas.

O planejamento diário de terceira geração, voltado para os valores, tem uma abordagem que prioriza os problemas e as crises de momento dos Quadrantes I e III.

Ademais, a terceira geração não toma providências para administrar os papéis de um modo equilibrado. Falta realismo aos projetos, que mostram tendência

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para se exceder na programação diária, resultando na frustração e no desejo ocasional de jogar os planos fora e fugir para o Quadrante IV.

O foco na eficiência e na administração do tempo tende a dificultar os relacionamentos, em vez de estimulá-los.

Apesar de cada uma destas três gerações ter reconhecido o valor de alguma forma de instrumento para a administração, nenhuma delas produziu um instrumento que possibilitasse às pessoas viver conforme os princípios, no Quadrante II. As listas de "coisas a fazer" e lembre da primeira geração nos fornecem apenas um local para registrar as coisas, para que penetrem em nossa consciência e nos impeçam esquecê-las. As agendas e calendários da segunda geração fornecem apenas um local para registrar os compromissos futuros, de modo que possamos estar onde nos comprometemos a estar na hora certa.

Mesmo a terceira geração, com sua vasta gama de planejamentos e materiais, se concentra primordialmente em ajudar as pessoas a priorizar e planejar suas atividades do Quadrante II. Apesar de muitos consultores e professores reconhecerem o valor das atividades do Quadrante II, os instrumentos da terceira geração não facilitam a organização e o planejamento destas atividades.

Como cada uma das gerações se afirma em cima daquilo que a precedeu, as vantagens e alguns dos instrumentos de cada uma das primeiras três gerações fornecem o material fundamental para a quarta.

Mas existe uma necessidade suplementar de uma nova dimensão, para o paradigma e a realização que nos permitirão passar para o Quadrante II, agindo a partir dos princípios e administrando a vida conforme o que é verdadeiramente mais importante.