A Ferramenta do Quadrante II

O objetivo da administração Quadrante II é conduzir a vida com eficácia - a partir de um centro de princípios sólidos, e de um conhecimento da missão pessoal, com foco no importante bem como no urgente, dentro de um quadro de manutenção do equilíbrio entre o aumento da produtividade e o aumento da capacidade de produção.

Este é um objetivo reconhecidamente ambicioso para as pessoas presas ao peso das coisas leves dos Quadrantes III e IV Mas batalhar para conseguir isso causa um impacto fenomenal na eficácia pessoal.

Um organizador Quadrante II deve observar seis critérios importantes.

COERÊNGIA - A coerência indica que existe harmonia, unidade e integridade entre a visão e a missão, entre papéis e metas, entre prioridades e planos, entre desejos e disciplina.

No planejamento deve haver espaço para sua declaração de missão pessoal, de modo que você possa constantemente voltar a ela.

Também há necessidade de deixar espaço para seus papéis, e para as metas de curto e longo prazo.

EQUILÍBRIO - Seu instrumento deve ajudá-lo a manter o equilíbrio em sua vida, identificar os diversos papéis e mantê-los bem a sua frente, de modo que você não negligencie áreas importantes como a saúde,

Muita gente parece pensar que o sucesso em uma área pode compensar o fracasso em outras áreas da vida. Mas pode mesmo? Talvez, por um período

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limitado, em algumas áreas. Mas o sucesso profissional pode compensar um casamento arruinado, a saúde abalada ou a fraqueza de caráter?

A verdadeira eficácia exige equilíbrio, e você precisa dos instrumentos para criar e manipular este equilíbrio.

FOCO DO QUADRANTE II –

Você precisa de um instrumento que o encoraje, que o motive, que realmente o ajude a dedicar o tempo necessário ao Quadrante II, de forma que você lide com a prevenção, em vez de dar prioridade às crises. Em minha opinião, a melhor maneira de fazer isso é organizar sua vida em uma base semanal. Você pode continuar a fazer adaptações e ter prioridades diárias, mas a energia fundamental vai para a organização da semana.

A organização com base na semana possibilita um equilíbrio maior e um contexto mais amplo do que o planejamento diário. Parece haver um consenso cultural implícito de que a semana é uma unidade de tempo única, completa. O

mundo dos negócios, da educação e muitas outras facetas da sociedade operam dentro do quadro dado pela semana, determinando certos dias para o trabalho e outros para o relaxamento e inspiração.

A ética judaico-cristã básica guarda o Sabbath, um dia a cada sete, para propósitos enaltecedores.

A maioria das pessoas pensa em termos de semanas. Mas a maior parte dos instrumentos de planejamento de terceira geração se concentra no planejamento diário. Apesar deles ajudarem a priorizar as atividades, basicamente eles apenas auxiliam a organizar as crises e as tarefas urgentes.

O segredo não é valorizar o que está no planejamento, determinar as prioridades. E isso pode ser feito melhor no contexto da semana.

UMA DIMENSÃO "HUMANA” –

Você também precisa de um instrumento que lide com as pessoas, não apenas de planos. Apesar de poder pensar em termos de eficácia ao lidar com o tempo, uma pessoa centrada em princípios pensa em termos de eficiência ao lidar com gente.

Há momentos nos quais a vida centrada em princípios, no Quadrante II, exige que se subordine os planos às pessoas. Seu instrumento passa a refletir este valor, facilitando sua aplicação, em vez de gerar senti mentos de culpa quando o plano não está sendo cumprido.

FLEXÍVEL - O instrumento de planejamento deve ser seu escravo, nunca seu senhor. Uma vez que ele deve trabalhar em seu benefício, precisa ser talhado conforme seu estilo, sua necessidade e seu modo específico de agir.

PORTÁTIL - Seu instrumento também deve ser portátil, de forma que possa carregá-lo a maior parte do tempo. Você pode querer revisar sua declaração de missão pessoal quando estiver no ônibus. Ou desejar analisar o potencial de uma nova oportunidade, em comparação com algo anteriormente planejado. Se seu instrumento for portátil, você o terá a seu lado, e as informações importantes estarão ao seu alcance.

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Uma vez que o Quadrante II é a base da administração pessoal eficaz, você precisa de um instrumento que o leve ao Quadrante II. O trabalho com o conceito de quarta geração levou à criação de um instrumento especificamente elaborado com os critérios relacionados acima. Mas a maioria dos instrumentos de terceira geração pode ser facilmente adaptada. Desde que os princípios sejam válidos, as práticas e aplicações específicas podem variar de um indivíduo para outro.

Torne-se um Administrador Pessoal do Quadrante II Apesar de minha intenção aqui ser ensinar princípios de eficácia, não sua prática, acredito que você possa compreender melhor os princípios e a força da quarta geração se fizer a experiência concreta de organizar uma semana centrado nos princípios, com base no Quadrante II.

A organização Quadrante II envolve quatro atividades-chave.

IDENTIFICAR PAPÉIS –

A primeira tarefa é anotar seus papéis principais. Se você ainda não pensou seriamente nos papéis que desempenha na vida, pode anotar aquilo que vier à cabeça. Você tem um papel como indivíduo. Você pode querer relacionar um ou mais papéis familiares - marido ou esposa, pai ou mãe, filho ou filha, ou membro da família ampliada de avós, tios e primos. Precisará anotar seus papéis no trabalho, indicando as diferentes áreas nas quais deseja investir tempo e energia de maneira sistemática. Você pode desempenhar papéis na sua igreja ou nas atividades da comunidade.

Você não precisa se preocupar em definir os papéis de modo a se prender a eles pelo resto da vida - considere apenas a semana, e marque as áreas em que você se vê gastando mais tempo, nos próximos sete dias.

Eis aqui dois exemplos do modo como as pessoas podem ver seus diversos papéis:

Indivíduo 1. Desenvolvimento Pessoal

Marido / Pai 2. Esposa

Gerente de Novos Produtos 3. Mãe Gerente de Pesquisa 4. Corretora de Imóveis

Gerente de Depto. Pessoal 5. Professora - Escola Dominical Gerente Administrativo 6. Diretora da Sinfônica

Diretor da United Way

ESTABELECENDO METAS –

O passo seguinte é pensar em dois ou três resultados que pretende conseguir em cada um dos papéis, nos próximos sete dias. Eles devem ser registrados como metas. (ver esquema na página 180).

Pelo menos algumas destas metas devem refletir atividades do Quadrante II.

Estas metas de curto prazo, de preferência, precisam estar vinculadas às de longo prazo que você identificou ao elaborar sua declaração de missão pessoal. Mas, mesmo que você não tenha escrito sua declaração, pode sentir, intuir o que é importante no momento em que medita sobre cada um dos papéis, e sobre as duas ou três metas para cada papel.

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PLANEJANDO –

Agora você pode olhar para a semana que tem pela frente, com as metas em mente e tempo reservado para atingi-las. Por exemplo, se sua meta é elaborar a primeira versão da sua declaração de missão pessoal, você pode querer reservar um período de duas horas para trabalhar nisso.

Domingo (ou qualquer outro dia da semana que seja especial para você, sua fé ou condições) é freqüentemente o momento ideal para planejar as atividades pessoalmente mais gratificantes, o que inclui a organização da semana. É um bom momento para relaxar, buscar inspiração, olhar para sua vida no contexto dos princípios e valores. Se você estabelecer a meta de melhorar sua forma física através de exercícios, talvez seja bom reservar uma hora durante três ou quatro dias da semana, ou quem sabe em todos os dias, para atingir este objetivo. Existem algumas metas que você só conseguirá realizar durante as horas de trabalho, outras que dependerão da presença dos filhos em casa, no sábado. Consegue começar a ver algumas das vantagens de organizar a semana, em vez do dia?

Tendo identificado seus papéis e estabelecido as metas, você pode consignar cada uma a um dia específico da semana, seja na condição de item prioritário ou, melhor ainda, como tarefa específica. E checar sua agenda mensal ou anual, para verificar os compromissos que assumiu

anteriormente, e avaliar sua importância no contexto das suas metas, transferindo aqueles que resolveu manter para sua agenda semanal, e fazendo planos para adiar ou cancelar outros.

Conforme você estuda o plano de trabalho para a semana a seguir, observe como cada um dos dezenove itens mais importantes, em geral Quadrante II, foi programado ou traduzido em planos de ação específicos. Além disso, note o boxe chamado de "Afinar o instrumento", que fornece um espaço para o planejamento de atividades vitais de renovação do Quadrante II em cada uma das quatro dimensões humanas que serão explicadas no Hábito 7.

Mesmo com todo o tempo reservado para atingir dezenove metas importantes durante esta semana, repare na quantidade de espaços em branco restantes na agenda! Além de dar condições para colocar as coisas importantes em primeiro lugar, a organização semanal Quadrante II lhe dá plena liberdade e flexibilidade para lidar com eventos inesperados, mudar compromissos se necessário, aprimorar relacionamentos e interações com outras pessoas e desfrutar totalmente experiências espontâneas, sabendo que organizou proativamente sua semana, para conquistar as metas em todas as áreas de sua vida.

ADAPTAÇÃO DIÁRIA –

A partir da organização da semana no Quadrante II, o planejamento diário torna-se mais uma questão de adaptação diária, de priorizar atividades e reagir a eventos, relacionamentos e experiências inesperadas de um modo proveitoso.

Dedicar alguns minutos, todas as manhãs, para repassar seus compromissos pode colocá-lo em contato com as decisões baseadas em valores que você tomou quando organizou a semana. E se adaptar a acontecimentos jnesperados que possam ter surgido. Conforme você revê o dia, percebe que seus papéis e metas

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implicam o estabelecimento de prioridades naturais, que derivam de seu senso interno de equilíbrio. Trata-se de uma priorização mais suave, do cérebro direito, que em última análise vem do senso de missão pessoal.

Você ainda pode achar que a priorização diária, de terceira geração, do tipo A, B, C, ou 1, 2, 3, dá uma ordem necessária às atividades diárias. Seria uma falsa dicotomia sustentar que estas atividades são importantes ou que não são. Elas se encaixam, obviamente, em uma progressão, e algumas atividades importantes são mais prioritárias do que outras.

No contexto da organização diária, a priorização de terceira geração sistematiza o enfoque diário. Entretanto, tentar priorizar informações sem nem mesmo saber como elas se relacionam com seu senso de missão pessoal, e como elas se encaixam no equilíbrio de sua vida não é eficaz. Você corre o risco de dar prioridade ou de conquistar coisas que não queria ou não precisava nem um pouco.

Declaração - Papéis - Metas de Missão