Créer des artefacts et un univers de référence

Voici quelques exemples de questions de finalisation :

Comment classer ces options par ordre de priorité ?

Quels objectifs sont réalisables ?

Que pouvons-nous effectuer au cours des deux prochaines

semaines ?

Quelles seront les missions de chacun ? 

Créer des artefacts et un univers de référence

En 1968, Spencer Silver, un scientifique de chez 3M, développe un adhésif peu collant et réutilisable. Pendant plusieurs années, il tente de le promouvoir au sein de son entreprise dans l’espoir de faire naître un produit. L’adhésif est assez puissant pour coller des feuilles entre elles mais suffisamment léger pour qu’elles puissent être décollées sans se déchirer. Spencer Silver essaie de le présenter sous forme de spray puis comme surface d’un tableau de conférence, permettant de coller des feuilles et de les retirer sans utiliser de punaises.

Malheureusement, la promotion de cette invention échoue… Jusqu’au jour où Spencer Silver fait la connaissance d’Arthur Fry, qui est chef de chœur dans son église et s’agace de voir sans cesse tomber de son livre de chants les petits bouts de papier qu’il utilise comme marque-pages. Il s’aperçoit alors que l’adhésif développé par Spencer Silver permet de maintenir parfaitement ses marque-pages sans endommager le livre de chants. Le post-it était né, bientôt suivi par d’autres papiers autoadhésifs.

Le post-it est un outil des plus utiles car il permet de transformer un sujet complexe en petits artefacts amovibles (associables à des atomes) que l’on peut ensuite répartir dans un espace physique en les fixant sur un mur, une porte ou un bureau sans causer aucun dégât. Vous pouvez ainsi explorer tout type de relation entre vos différents atomes et les garder sous les yeux en les travaillant.

L’intérêt de cette distribution de l’information dans l’espace est particulièrement saisissant lorsque l’on observe l’usage du post-it dans la vie quotidienne. Vous avez peur d’oublier d’emporter quelque chose en partant travailler ? Il suffit de coller un post-it sur votre porte pour vous le rappeler ! Vous voulez vous souvenir de ce que vous devez aller chercher après votre journée de travail ? Laissez un post-it sur votre téléphone ! Vous souhaitez connaître un itinéraire particulier ? Inscrivez-le sur un post-it que vous collez sur le volant de votre voiture ! Un message à transmettre à un collègue ? Écrivez-le sur un post-it et fixez-le sur l’écran de son ordinateur !

Répartir ainsi différents artefacts au sein de son environnement permet d’inscrire ses idées dans un contexte précis de façon dynamique. Les associations créées grâce aux post-it se maintiennent aussi longtemps que vous le souhaitez et peuvent être réorganisées ou reconfigurées en un rien de temps.

Les artefacts tels qu’un post-it ou une fiche bristol présentent les mêmes propriétés qu’un jeu de cartes. Celles-ci peuvent former diverses combinaisons ou être réparties de mille et une façons. On peut aussi les battre pour créer un ordre aléatoire. Il est possible d’opérer des variations et des combinaisons infinies.

ATOMES

Les artefacts créés sont comparables à des atomes, c’est-à-dire des éléments appartenant à un système plus large.

Vous disposez donc d’une série d’atomes (généralement sous forme de fiches ou de post-it) et vous souhaitez les associer de différentes façons. Comment allez-vous procéder ? Vous pouvez les battre, comme des cartes. Vous pouvez également les regrouper en piles ou en tas (il s’agit tout simplement d’une pile étalée afin d’en distinguer tous les éléments).

LIENS

Vous pouvez aussi organiser vos atomes en les reliant de différentes manières, à l’image du Web, qui est construit grâce à des liens connectant diverses pages et idées entre elles. Ainsi, vous pouvez ordonner vos atomes sous la forme d’une chaîne ressemblant à un organigramme et représentant un processus, ou les relier de façon conceptuelle telle une carte didactique. À l’aide de post-it et d’un tableau, vous pouvez créer des structures comme la suivante :

Inscrivons maintenant cette méthode dans le cadre d’un univers de référence tel que le plateau d’un jeu de société, un court de tennis ou encore un terrain de golf. Réfléchissez aux possibilités qu’ouvrent ces univers : ils confèrent à la position de chaque artefact un sens bien précis.

FRONTIÈRES

Les frontières représentent les lignes qui cadrent un espace. Elles créent des limites découpant les différents éléments. Une frontière peut se réduire à une simple ligne verticale au milieu d’une page, séparant les avantages des inconvénients. En traçant un carré ou un cercle, vous pouvez également créer une frontière qui dissocie l’intérieur de l’extérieur. Les frontières sont des lignes imaginaires. Elles séparent les pays sur une carte bien qu’il n’existe en réalité aucune démarcation visible au sol. Et pourtant, les frontières sont si importantes que certains sont prêts à entrer en guerre pour les défendre.

AXES

Un axe donne un sens à la direction à suivre au sein d’un espace précis. On donne souvent l’exemple des points cardinaux. Il est d’usage de situer le nord en haut de la carte à moins qu’une autre direction ne soit indiquée. Outre les frontières séparant les différents pays, nous disposons à présent d’un langage commun qui nous permet de naviguer dans cet espace. Contrairement aux frontières qui dissocient simplement un élément d’un autre, les axes sont des lignes de force, représentant une direction. Le nord peut être indiqué par une petite flèche au coin d’une carte, et pourtant son orientation détermine l’ensemble du contenu représenté.

De même, certains axes ne sont pas toujours illustrés de manière explicite mais leur direction est sous-entendue par l’usage. Ainsi, la lecture se fait de gauche à droite dans les pays occidentaux ; dès lors, si vous placez des post-it les uns à côté des autres, comme s’il s’agissait d’une suite, on pensera généralement qu’ils doivent être lus dans l’ordre (à savoir de gauche à droite). De la même manière, si vos post-it sont présentés à la verticale, on en déduira presque toujours que vous les avez classés par ordre d’importance (du moins dans les pays occidentaux).

Bon nombre de méthodes d’organisation des idées s’appuient sur des axes implicites. Un organigramme comporte par exemple un axe implicite, organisé de haut en bas selon un rapport de subordination. Quant à un tableau de tournoi, il présente également un axe de temps implicite allant de la gauche vers la droite.

CERCLES ET CIBLES

Cercles et cibles peuvent s’avérer utiles lorsque vous souhaitez évaluer la distance qui vous sépare du but. Tout comme un archer tirant une flèche pour atteindre sa cible, vous pouvez estimer la position d’un artefact par rapport au centre que vous visez. Vous pouvez également associer anneaux et axes concentriques afin de définir les lignes de force.

ESPACE MÉTRIQUE VS ESPACE ORDONNÉ

Pour comprendre la di érence entre espace métrique et espace ordonné, réfléchissez à la manière dont le temps est mesuré. Lorsque l’on parle des jours de la semaine ou des mois de l’année, nous faisons une sorte de distinction. Ainsi, la question « Quel jour sommes-nous ? » est exclusive : soit lundi, soit mardi, etc. En revanche, lorsque l’on parle d’un instant de la journée, l’approche est bien plus approximative et dépend du contexte ainsi que de la personne posant la question. Selon la situation, on peut dire « vers midi » ou encore « à 12 h 01 min 36 s ». En effet, les mois et les jours sont ordonnés (nous nous attachons davantage à leur enchaînement qu’à leur précision) tandis que l’heure obéit à une mesure (nous privilégions ainsi son exactitude).

L’espace métrique est mesuré avec plus ou moins de précision. Il donne la priorité à l’ordre des choses plutôt qu’à leur position exacte. Lors d’une course à pied, par exemple, il est essentiel de savoir qui est arrivé en première, deuxième et troisième positions. Le temps précis réalisé par les concurrents peut également avoir son importance, mais elle reste moindre. Que le vainqueur arrive une heure ou quelques secondes avant les médaillés de bronze et d’argent, l’ordre du podium reste le même. Dans un univers de référence métrique, nous nous intéressons à des éléments absolus : la taille, le poids, la longueur, la distance, la vitesse, la température, etc. Dans un univers de référence qui est ordonné, la catégorisation et les relations entre les différents éléments nous importent davantage : est-ce plus petit ou plus grand ? Plus lourd ou plus léger ? Plus long ou plus court ? Et ainsi de suite…

GRILLES

On peut voir des grilles partout : sur un échiquier, une feuille de calcul, et même dans un défilé où les soldats forment des rangs distincts. Lignes et colonnes, rangées et files… La file ou la colonne forme la partie verticale de la grille. Lorsque l’on marche en file indienne, cela signifie ainsi que l’on avance les uns derrière les autres, en colonne, comme on peut le voir en faisant la queue dans une épicerie ou à la banque. La ligne ou la rangée est au contraire tracée à l’horizontale. L’association de ces formes crée une grille, l’une des méthodes d’organisation de l’information les plus utiles.

Une grille sert aussi bien à organiser l’espace physique (sur une carte, par exemple) qu’à effectuer une recherche stratégique (à la bataille navale), élaborer la disposition d’un site Web ou la couverture d’un magazine, faire ses comptes ou organiser toute série de chiffres en colonnes et en lignes. L’une des formes de grille les plus utiles consiste à partager un carré en quatre parties égales (quadrants) afin d’organiser l’information selon deux critères différents. Il est également intéressant de s’appuyer sur une grille pour classer divers éléments par colonne ou par ligne.

PAYSAGES ET CARTES

Il est parfois pertinent de se représenter l’information comme un paysage. Chaque entreprise effectue un voyage visant à se rendre d’un point à un autre. Quant au marché, il s’agit d’un paysage aux risques, défis et opportunités multiples. Dans quel périple vous êtes-vous donc engagé ? Quel chemin se profile devant vous ? Quels sont les obstacles qui vous barrent la route ? Que se cache-t-il au prochain tournant ? Quelles forces vous poussent à aller de l’avant ou vous empêchent de progresser ?

David Sibbet, fondateur du cabinet de conseil The Grove Consultants International, a développé un outil qu’il a appelé « plan de jeu graphique » visant à aider les équipes à relever leurs défis. Le plan de jeu graphique s’appuie sur un ensemble d’univers de référence scrupuleusement définis qui permet d’organiser la réflexion des membres d’une équipe et de concrétiser leurs idées pour passer à l’action. Les défis y sont représentés par un terrain accidenté, les actions par une flèche, les facteurs de réussite par des roues, les objectifs par une cible, etc.

Le plan de jeu graphique conçu par David Sibbet1

MÉTAPHORE

On peut également organiser l’information en élaborant des analogies et des liens conceptuels divers. Votre univers informationnel peut être représenté par une maison, un avion, un immeuble, un animal, un bateau, un restaurant ou toute image qui vous permettra de sortir des sentiers battus. Une bonne métaphore crée de nombreuses associations qui transformeront votre vision des choses et vous aideront à aborder un sujet différemment. Par l’intermédiaire d’une structure métaphorique, il vous est alors plus facile de poser des questions originales qui alimentent la réflexion et auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé.

Ainsi, la métaphore de la maison, souvent utilisée, peut soulever les questions suivantes : quelles sont les fondations ? Quelles sont les colonnes et les poutres qui soutiennent le toit ? Qu’allons-nous mettre au plafond ? De quoi sont faits les murs et le sol ?

Ce mode de fonctionnement engendre néanmoins un risque : s’en tenir à une approche trop proche de l’image. Inutile d’essayer de tout faire coïncider avec la métaphore ! J’ai par exemple travaillé au sein d’une agence de recrutement dans laquelle nous utilisions la pêche comme métaphore. Il s’agit d’une image forte tant qu’elle permet de soulever des questions alimentant la réflexion. Mais vous risquez de vous embourber si vous commencez à vous interroger ainsi : cela signifie-t-il que nous considérons nos candidats comme de la chair à pâté ? Que nous les appâtons et que leur situation financière se dégradera ? Non, bien sûr. Il ne s’agit que d’une métaphore, un outil appelant à réfléchir. Si votre équipe prend tout au pied de la lettre, vous serez dans l’impasse.