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La systématisation
Choisissez toujours les meilleurs outils possibles. Des outils de qualité vous assurent une production maximale avec un minimum de facteurs. En investissant dans des Multiplicateurs de force, vous économisez du temps, de l’énergie et de l’attention, ce qui vous permet de vous consacrer pleinement au développement de votre entreprise et pas simplement à son exploitation.
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multiplier/
La systématisation
« Si vous ne pouvez pas décrire ce que vous faites sous la forme d’un
processus, vous ne savez pas ce que vous faites. »
W. EDWARDS DEMING, SPÉCIALISTE EN GESTION DE PRODUCTION ET PIONNIER DU
CONTRÔLE DES PROCESSUS STATISTIQUES
M ême si vous improvisez au fur et à mesure, il y a toujours un processus qui s’opère, sachant que plusieurs étapes sont nécessaires pour aller d’un point A à un point B. Par conséquent, clarifier votre processus peut vous procurer quelques avantages majeurs.
Un Système est un processus rendu explicite et répétable – une série d’étapes qui ont été plus ou moins formalisées. Les Systèmes peuvent être représentés textuellement ou graphiquement, mais ils sont toujours Extériorisés (concept abordé ultérieurement) d’une manière ou d’une autre.
Le premier avantage lié à un Système est de pouvoir examiner les processus et effectuer des améliorations. En explicitant chaque étape du processus, vous pouvez comprendre comment fonctionnent les processus fondamentaux, comment ils sont structurés, comment ils affectent d’autres processus et Systèmes, et comment vous pouvez améliorer votre Système au fil du temps.
Google illustre à merveille le pouvoir des Systèmes. À chaque fois que vous utilisez le moteur de recherche Google, des milliers d’ordinateurs s’activent automatiquement pour vous fournir des résultats. L’algorithme (un terme de programmation assimilable à un Système) du moteur de recherche de Google définit la manière dont ces ordinateurs fonctionnent ensemble et les salariés de l’entreprise améliorent constamment le fonctionnement du Système dans ses moindres détails. Chaque année, les ingénieurs de chez Google apportent plus de 550 améliorations à l’algorithme de base du
moteur de recherche4 pour améliorer la pertinence des résultats.
Conséquence : cet algorithme est devenu si efficace que vos résultats de recherche apparaissent sur votre écran en 0,2 seconde environ, et ce sans aucune intervention humaine. Une prouesse extraordinaire, non ? Si Google n’avait pas consacré initialement l’essentiel de son temps et de ses efforts à définir et à Systématiser le processus de recherche, l’entreprise n’existerait tout simplement pas.
Les Systèmes aident également les équipes à communiquer efficacement. Comme nous le verrons dans le chapitre 8, la communication est indispensable au travail d’équipe, et plus votre équipe est importante, plus vous avez besoin de communiquer. Développer des Systèmes et clarifier les processus liés à certains événements ou à certaines tâches peut aider tous les membres de l’équipe à remplir la mission qui est la leur en réduisant au maximum les malentendus et les sources de stress.
Si vous ne pouvez pas Systématiser votre processus, vous ne pouvez pas l’Automatiser (concept abordé ultérieurement). Imaginez ce qui se passerait si Google devait compter sur une équipe de bibliothécaires pour générer des résultats de recherche : ce serait un vrai cauchemar et vous seriez obligé d’attendre des jours (voire des semaines ou des mois) pour obtenir vos résultats.
La clé de la qualité et de la rapidité de Google est l’Automatisation (concept abordé ultérieurement) : en définissant clairement les règles de fonctionnement du Système, les programmeurs du moteur de recherche sont capables d’Automatiser son fonctionnement au quotidien. Ce qui laisse les développeurs libres de concentrer leurs efforts sur l’amélioration continue du Système et pas seulement sur son exploitation.
La plupart d’entre nous rechignent à créer des Systèmes sous prétexte qu’il s’agit d’un travail supplémentaire. Comme nous sommes déjà très occupés, nous affirmons que nous n’avons pas le temps de créer des Systèmes et de les améliorer. Alors qu’en réalité des Systèmes bien conçus vous facilitent la tâche. Morale de l’histoire : si vous vous sentez surchargé de travail, passez le temps qu’il faut à créer de bons Systèmes.
La Systématisation et l’Automatisation présentent quelques inconvénients majeurs que nous étudierons en détail dans les chapitres 10 et 11. Pour le moment, reconnaissez que des Systèmes efficaces sont le moteur d’une entreprise – ils vous permettent de créer, de commercialiser et de vendre votre offre en distribuant de la valeur à votre clientèle.
Meilleurs seront vos Systèmes, meilleure sera votre entreprise.
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1. Avant l’invention de l’imprimerie, les bibles étaient copiées et enluminées (décorées et illustrées) par des moines qui passaient des années sur une seule copie.
2. http://www.kk.org/thetechnium/archives/2008/01/better_than_fre.php
3. Nous parlerons ultérieurement des malheurs de Toyota avec ses rappels de véhicules dans « Le paradoxe de l’automatisation ».
4. “Inside the Box”, Wired, Mars 2010.
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