Le Personal MBA
Les coûts de communication
Puisque John Donne a dit : « Aucun homme n’est une île », concentrez-vous sur ce que vous faites bien et collaborez avec les autres pour le reste.
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advantage/
Les coûts de communication
« Si vous deviez identifier, en un seul mot, la raison pour laquelle la race humaine
n’a pas réalisé, et ne réalisera jamais, tout son potentiel, ce mot serait : “réunions”. »
DAVE BARRY, COMÉDIEN ET CHRONIQUEUR
S i les meilleures équipes chirurgicales, militaires ou sportives sont généralement limitées à quelques personnes et focalisées sur leur Objectif, c’est parce qu’elles savent que consacrer trop de temps à la communication et à la coordination peut anéantir leur efficacité.
Les Coûts de communication équivalent au temps que vous passez à communiquer avec des membres de votre équipe au lieu de fournir un travail productif. La communication est absolument nécessaire au travail en équipe. Plus vous avez de membres au sein de votre équipe, plus vous devez communiquer avec eux pour coordonner leurs actions.
Les Coûts de communication augmentent proportionnellement au nombre de personnes avec lesquelles vous devez travailler jusqu’à ce que le pourcentage total de temps que chaque personne doit consacrer à la communication collective frôle les 100 %. Au-delà d’un certain seuil, chaque membre supplémentaire au sein de l’équipe diminue la capacité du groupe à faire autre chose que de communiquer.
Si les grandes entreprises sont lentes, c’est parce qu’elles souffrent de leurs Coûts de communication. Si vous êtes amené à travailler avec un groupe de plus de cinq à huit personnes, vous devrez consacrer au moins 80 % de votre temps à communiquer avec elles. Les objectifs, les projets et les idées ne sont valables que si tout le monde les comprend parfaitement afin de pouvoir les concrétiser.
Je vivais cette situation au quotidien à l’époque où je travaillais chez P&G. L’un de mes premiers projets a consisté à mettre au point une stratégie d’évaluation des méthodes marketing de l’entreprise. Et, bien sûr, mes propositions nécessitaient l’approbation d’un grand nombre d’acteurs au sein du groupe avant de pouvoir être appliquées.
Naturellement, tout le monde ne partageait pas les mêmes idées, débattait interminablement des différentes approches possibles et voulait récolter les fruits du projet sans y investir trop d’efforts ni d’argent. Il m’a fallu trois mois de travail à plein temps rien que pour préparer une proposition viable. Et, pendant ce temps, je ne fournissais aucun travail productif puisque je passais 99 % de mon temps à communiquer avec les autres membres du groupe. Un bon exemple des Coûts de communication.
Dans son livre Beyond Bureaucracy1, Derek Sheane a relevé « 8 symptômes de la bureaucratie » présents dans les équipes pénalisées par leurs Coûts de communication :
1. La décision invisible – Personne ne sait où ni comment les décisions sont prises et il n’existe aucune transparence dans le processus décisionnel. 2. Les projets avortés – Un nombre excessif d’actions sont commencées mais très peu sont menées à bien.
3. La paralysie de coordination – Rien ne peut se faire sans le contrôle d’une multitude d’unités interconnectées.
4. L’absence de nouveauté – On constate un manque général d’initiative – personne ne lance d’idées nouvelles ni d’approches originales aux problèmes. 5. Les faux problèmes – Des problèmes mineurs prennent une ampleur démesurée.
6. La prise de pouvoir du siège – Le siège, une sorte d’« unité centrale », veut maintenir la cohérence et se bat pour contrôler les unités régionales ou locales. 7. Le mauvais usage des délais – Les délais à respecter dans l’accomplissement des tâches deviennent plus importants que la qualité du travail à fournir. 8. La dominante réactionnaire – Les individus réagissent uniquement aux informations reçues au lieu de prendre des initiatives et d’agir par eux-mêmes. Si l’un ou plusieurs de ces symptômes décrivent votre expérience quotidienne, votre équipe souffre probablement de ses Coûts de communication.