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La liste de vérification
Ne laissez pas vos Procédures standards se transformer en lenteurs administratives. Rappelez-vous que le but d’une Procédure standard est de minimaliser le temps et les efforts nécessaires pour réaliser une action ou résoudre un problème efficacement. Si vos Procédures standards exigent des efforts importants sans fournir de valeur, c’est du Frottement.
Des résultats optimaux passent par une révision périodique de vos Procédures standards – tous les deux à trois mois, dans l’idéal. Si vous jugez que vos Procédures standards sont encombrées d’éléments obsolètes, inefficaces ou superflus, changez-les. Qui voudrait se compliquer inutilement la vie ? Ni vous ni vos clients.
Créez des Procédures standards pour des tâches récurrentes importantes et vous allez voir votre productivité grimper en flèche.
RETROUVEZ CE CONCEPT À L’ADRESSE :http://book.personalmba.com/standard-
operating-procedures/
La liste de vérification
« Aussi compétent que vous soyez, des listes de vérification bien conçues
peuvent améliorer vos résultats. »
STEVEN LEVITT, COAUTEUR DE FREAKONOMICS
V ous voulez avoir la certitude qu’une action importante est correctement effectuée dans 100 % des cas ? Créez une Liste de vérification .
Une Liste de vérification, souvent appelée check-list, est une Procédure standard prédéfinie qui s’applique à la réalisation d’une action spécifique. Elle est précieuse pour deux raisons. D’abord, elle vous aide à définir un Système pour un processus qui n’a pas encore été formalisé – avec une Liste de vérification, il est plus facile de voir comment améliorer ou Automatiser le système. Ensuite, elle vous évite au quotidien d’oublier de traiter des étapes importantes et facilement négligées quand les actions se bousculent et que le rythme de travail s’accélère.
Les pilotes ont des check-lists extrêmement détaillées concernant le décollage et l’atterrissage. Pour une bonne raison : il est facile de sauter une étape, mais les conséquences d’un oubli peuvent être particulièrement graves. Même les pilotes très expérimentés utilisent systématiquement des Listes de vérification pour être certains qu’ils effectuent les actions correctement et dans le bon ordre. Résultat : les crashs sont extrêmement rares et, statistiquement, il est plus sûr de prendre l’avion que la voiture.
Même des processus simples peuvent être améliorés par la Systématisation et l’usage de Listes de vérification. En 2001 une étude sur les effets des check-lists a été menée par le docteur Peter Pronovost, puis décrite en détail dans The Checklist Manifesto d’Atul Gawande et dans un article publié
dans le New Yorker.3 L’étude a été réalisée dans un hôpital de Détroit qui affichait le taux d’infections à dix jours liées à la pose de cathéters intraveineux le plus élevé du pays. L’objectif de Pronovost était de déterminer si l’utilisation de Listes de vérification pouvait réduire le risque infectieux.
Ainsi, à chaque fois qu’un médecin insérait un cathéter par voie intraveineuse, il devait suivre la Liste de vérification suivante : Étape 1 : se laver les mains avec du savon.
Étape 2 : nettoyer la peau du patient avec un antiseptique à la chlorhexidine. Étape 3 : recouvrir l’ensemble du corps du patient de champs stériles. Étape 4 : porter une charlotte, un masque, des gants et une blouse stériles. Étape 5 : poser un pansement stérile sur le cathéter une fois ce dernier posé. Aucune de ces étapes n’est particulièrement compliquée. D’ailleurs, de nombreux médecins ont refusé de se plier à cette étude, jugeant qu’être obligés d’utiliser une Liste de vérification pour une procédure aussi simple était une insulte à leur statut de spécialiste hautement qualifié. Et, encore plus humiliant, l’infirmière en chef était habilitée à les stopper dans l’exécution de leurs actions s’ils ne suivaient pas scrupuleusement la Liste de vérification – un renversement des rôles inhabituel qui en rendait furieux plus d’un !