Le Personal MBA
L’illusion du planning
L’Apathie du spectateur explique pourquoi les tâches assignées à un comité ne sont jamais exécutées. Si vous avez déjà travaillé avec un groupe de personnes qui n’ont aucun Pouvoir les unes sur les autres, vous savez de quoi je veux parler. Si aucune ne prend personnellement la responsabilité de faire avancer les choses et de tenir les membres du comité responsables des progrès réalisés, le comité peut délibérer pendant des années sans jamais mener la moindre action. Chacun des membres part du principe que c’est l’un de leurs collègues qui est chargé de travailler sur telle ou telle question.
Le meilleur moyen de supprimer l’Apathie du spectateur dans la gestion d’un projet est de s’assurer que chaque action a été clairement assignée à un individu en particulier et s’accompagne d’un délai d’exécution précis. Si chaque membre de votre équipe ne sait pas exactement ce qu’il doit faire et pour quand, il y a peu de chance qu’il le fasse.
Lorsque vous déléguez des responsabilités, assignez toujours chacune des actions à un seul individu en lui fixant un délai parfaitement clair. C’est la seule façon de le responsabiliser et de l’inciter à agir.
RETROUVEZ CE CONCEPT À L’ADRESSE :http://book.personalmba.com/bystander-
apathy/
L’illusion du planning
« La Loi de Hofstadter : il faut toujours plus de temps que vous ne le pensez, même
si vous tenez compte de la Loi de Hofstadter. »
DOUGLAS HOFSTADTER, SPÉCIALISTE DES SCIENCES COGNITIVES ET AUTEUR DE GÖDEL
ESCHER BACH – LES BRINS D’UNE GUIRLANDE ÉTERNELLE (PRIX PULITZER 1980)
L es êtres humains sont incroyablement mauvais lorsqu’il s’agit de prévoir ou de planifier. Même le plan établi par le plus intelligent et le plus talentueux des dirigeants ou des chefs de projet a toutes les chances d’être complètement erroné.
Comme l’affirment ironiquement Jason Fried et David Heinemeier Hansson dans leur livre Rework: Réussir autrement, « Planifier, c’est procéder au pifomètre ». Si nous sommes aussi nuls en prévision et en planification, c’est parce que nous ne sommes pas omniscients – des événements ou des circonstances inattendus peuvent bouleverser les plans les plus exacts. Lorsque nous échafaudons des projets, nous nous contentons de faire des suppositions et d’utiliser l’Interprétation pour combler les vides, aussi forts que nous soyons à dissimuler cette réalité désagréable sous le jargon le plus complexe et les graphiques les plus sophistiqués.
L’Illusion du Planning signifie que les individus ont tendance à sous-estimer le temps d’exécution d’un projet. Plus un projet est complexe, plus il renferme d’Interdépendances (concept abordé ultérieurement). Et plus les Interdépendances sont nombreuses, plus il y a de chances qu’à un moment donné les choses ne se déroulent pas comme prévu.
Lorsque nous élaborons des projets, nous avons naturellement tendance à imaginer un scénario où tout va comme sur des roulettes. Résultat : nous sous-estimons la probabilité de survenue d’événements susceptibles de modifier le déroulement de notre projet et la force de leur impact. Rares sont les projets à tenir compte d’une éventualité telle que : « Le chef de projet contracte une mononucléose : arrêt d’un mois. »
La plupart des projets sous-estiment considérablement la Marge de manœuvre (concept abordé ultérieurement) nécessaire à prendre en compte pour éviter les mauvaises surprises. Si vous êtes responsable de la réalisation d’un projet complexe, veillez à inclure quelques mois de Marge de manœuvre pour les retards imprévus, les congés, les arrêts maladie et autres événements inattendus qui risquent de retarder l’achèvement de votre projet.
Le problème, c’est que se garder de la Marge n’est jamais vu d’un bon œil. Que vous discutiez avec un dirigeant, un client ou un partenaire d’un projet qui implique trois mois de Marge, il va vous répondre : « Ce n’est pas acceptable, avancez plus vite. » La Marge est éliminée et, du coup, tous les projets, ou presque, prennent du retard.
Toutefois, ce n’est pas parce que les prévisions sont inexactes qu’elles sont inutiles. Anticiper permet de mieux comprendre les exigences, les dépendances et les risques. Comme le disait très justement Eisenhower : « Aucune bataille n’a jamais été remportée selon les prévisions, mais aucune bataille n’a jamais été remportée sans plan préalablement établi… Les plans sont inutiles, mais la planification est indispensable. » La valeur de la planification tient à la Simulation mentale : le processus de pensée nécessaire pour élaborer le plan lui-même.